Презентация на тему Основы технологии и организация делопроизводства

развития общества - актуальны. Четкая организация документирования - залог

высокой эффективности в любой деятельности. Важным является то, что "неграмотные" документы снижают авторитет подписавшего их должностного лица или организации, в которой они составлены; ставят под сомнение квалификацию сотрудников, работающих в сфере делопроизводства. Наконец, документы с ошибками способны превратиться в своего рода "бомбу замедленного действия": рано или поздно содержащиеся в них неверные и неточные сведения могут быть использованы и нанесут юридическому, физическому лицу существенный вред.

деятельность, направленная на регистрацию, учет, движение судебных дел и

других материалов, справочно-информационный поиск и контроль исполнения документов, подготовку материалов к последующему хранению и использованию.

целью обеспечить соблюдение процессуальных норм, исполнение приговоров, решений, определений

и постановлений суда, четкое и культурное обслуживание обращающихся в суд граждан, юридических лиц, представителей учреждений и организаций, выполнение других функций суда.

сохранения какой-либо информации на различные носители по установленной форме

и правилам при помощи записи.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Архивное дело - профессиональная деятельность по хранению и использованию архивных документов.

организационная и распорядительная. Они выделяются по своей информационной природе

в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.

задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и

ответственность руководства и специалистов предприятия:
Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.
Должностная инструкция - организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно - технические, финансовые стороны деятельности должностных лиц.
Положение – это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений.
Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы.

решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы

регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач:
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основании единоначалия, для разрешения основных и оперативных задач предприятия.
Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован.
Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, организациями по вопросам организационно - методического характера.
Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый министерствами, ведомствами, научными советами.
Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти.

документов является его содержание. Служебные документы по содержанию могут

делиться на следующие группы по направлениям деятельности: административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
По наименованию. Существует множество разновидностей документов, классифицированных по этому признаку. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.
По способу фиксации информации документы бывают письменные(рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах),графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один

вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) идокументы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и не срочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

предприятиях, в организациях, и личные(письма граждан с изложением жалоб,

предложений, просьб).
По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные– обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.
По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

управленче­ских документов закреплены в действующих в настоящее вре­мя в

России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нор­мативных и нормативно-методических документов каждое уч­реждение (организация, фирма) устанавливает свои требова­ния к работе с документами в уставе (положении), регламен­тах, правилах, инструкциях.

числе:
права и обязанности должностных лиц, отдельных со­трудников в процедурах

оформления документов;
состав применяемых в аппарате управленческих документов;
компетенция руководителя, его заместителей и руководи­телей среднего звена, их право на издание различных ви­дов распорядительных документов;
порядок подписания, согласования и визирования доку­ментов, их заверение печатью;
обязательные требования к оформлению и порядок рабо­ты с документами.
Независимо от способа документирования и вида носителя к документам, используемым в управленческой деятельности, предъ­являются следующие основные требования:
обеспечение юридической силы документа;
создание условий для оперативного исполнения документов;
возможность оперативного поиска документов (использо­вания их в справочных целях);
возможность использовать для создания, копирования, об­работки документов средства организационной техники.

предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством. После этого входящие документы

передаются конкретным исполнителям. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

изготовления документа (подготовки текстовых, цифровых данных и печатания их

на бланке), придания документу юридической силы. Все эти операции могут быть автоматизированы. Рационализация формы и содержания документов на бумажном носителях с последующим их вводом в базу данных ЭВМ, фиксацией на машинный носитель или отображением на экране видеотерминала осуществляется в процессе унификации.

которая, пройдя необходимые стадии обработки, разбившись на «ручейки» в

виде конкретных поручений, попадает в конечном итоге к конкретным сотрудникам для ознакомления и на исполнение.
В подразделениях из документов, подготовленных сотрудниками, также формируются документопотоки, которые в результате сливаются в единый поток отправляемой корреспонденции.
Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы, созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы – потоки внутренней документации. Их путь начинается у одних сотрудников-авторов и заканчивается у других сотрудников-исполнителей. Так что в начале их путь – это путь отправляемых документов, а продолжение – путь получаемых документов.

исполнения документов должен прежде всего содействовать своевременному и качественному

исполнению документов, обеспечению получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Фискальная функция для оптимизации технологий работы с документами является второстепенной.
Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:
постановку документов на контроль;
проверку своевременности доведения документов до исполнителей;
предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

своего права, заключаются в том, чтобы максимально ясно и

точно изложить свои требования, доказать обстоятельства, на которых они основаны, и получить положительное решение суда, а лица, к которому предъявлено требование, - четко и доходчиво обосновать свои возражения, доказать несостоятельность заявленных требований, добиться отказа в их удовлетворении. Задача суда - вынести законное и обоснованное решение по делу.
Выполнение этих задач зависит, прежде всего, от того, насколько правильно и грамотно составлены процессуальные документы. Здесь немаловажную роль играет оформление подаваемых заявлений, возражений, жалоб, ходатайств и иных письменных документов.
Содержание любого документа должно быть четким. Отражать только то, что имеет отношений к той цели, которая преследуется. Если в тексте документа содержаться ссылки на материалы дела, имеющиеся в нем доказательства, то весьма желательно указывать при этом конкретные листы дела, где называемые сведения находятся.