Слайд 2
Письмо-предложение
Письмо-предложение – деловое письмо, направляемое с предложением сотрудничества,
участия в различных мероприятиях и других ситуациях.
Особая задача –
привлечь внимание, заинтересовать, побудить к действию.
Начало письма с конкретного предложения, а не с обоснования или объяснения причин.
Например: Предлагаем Вам продолжить начатую в прошлом году совместную работу по обучению персонала…..В подтверждении нашей договоренности предлагаем Вам..
Основное содержание: что именно предлагается, перечислить наиболее важные условия, цель данного предложения. Если предмет предложения нуждается в детализации, конкретизации, пояснении, то эта информации излагается в приложении или второй части письма.
Слайд 3
Письмо-ответ
Письмо-ответ (согласие, отказ) – разновидность писем, являющихся ответами
на поступившую просьбу, запрос, предложение.
Смысловые части: обоснование, принципиальное
согласие (не согласие) с предложением, дополнительная информация.
Общие фразы: Сообщаем Вам, что…, Доводим до Вашего сведения, что…., Информируем Вас о том, что ….., Согласны рассмотреть Ваши предложения.., Считаем невозможным применение данных методов …, Надеемся, что это не отразится на дальнейших …, Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество…
Не следует:
начинать текст фразой, указывающей номер поступившего запроса (ссылка на дату и номер есть в реквизитах);
пересказывать в ответном письме содержание поступившего, связь устанавливается с помощью заголовка текста.
Слайд 4
Письмо-сообщение
Письмо - сообщение, уведомление, извещение – письма, направленные
на информирование адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный
интерес (вызовы на совещания, мероприятия).
Стандартные выражения писем-сообщений: Сообщаем Вам, что…, Информируем Вас о том, что ….., Доводим до Вашего сведения, что…., Считаем необходимым поставить Вас в известность, что…, Ставим Вас в известность, что….
Письма-извещения, письма-уведомления: обычно начинаются указанием даты, места, времени мероприятия. Уведомляем Вас о …., Уведомляем, что …
Слайд 5
Информационное письмо
Информационное письмо – деловое письмо, в котором
сообщаются адресату сведения официального характера (о свершившемся факте, мероприятии
и пр.). Письма носят типовой характер, большую рассылку.
В письмах содержатся отдельные положения законодательства или иных актов, рекомендации, предложения по их применению, разъяснения.
Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двух-трех страниц.
Ранее это были «циркулярные письма» - письма, рассылаемые группе адресатов в целях сообщениях какой-либо важной информации.
Слайд 6
Письмо-напоминание
Письмо-напоминание, письмо-требование – деловое письмо, используемое в случаях,
когда организация-корреспондент не осуществляет действия, вытекающие из ее функциональных
обязанностей или принятых договоренностей. Письмо состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении принятых решений, договоренностей и указания мер, которые будут приняты в случае невыполнения.
Ключевые фразы письма-напоминания: Напоминаем Вам, Вторично напоминаем Вам, Обращаем Ваше внимание на то, что…., Ставим Вас в известность, что …, Считаем необходимым обратить Ваше внимание на…
Ключевые фразы письма-требования: Требуем выполнить взятые на себя обязательства, Срочно требуем выслать (предоставить, перечислить, выполнить).
Слайд 7
Письмо-приглашение
Письмо – приглашение – деловое письмо этикетного характера,
особая разновидность письма-извещения. Отличается от письма-извещения тем, что может
оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет, дополнительные элементы.
Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу или лицам, поэтому в них используются формулы обращения к адресату:
Уважаемый господин Иванов!
Уважаемый Петр Михайлович!
Уважаемые господа!
В письмах-приглашениях могут использоваться следующие выражения:
Приглашаем Вас принять участие в …
Просим Вас принять участие в ….
Имеем честь пригласить Вас…
Примите наше приглашение …
Слайд 8
Композиция делового письма
Композиция текста делового письма: последовательность смысловых
частей текста (обращение, вступление, аргументация, заключение).
С точки зрения
композиции: простые и сложные (детальное описание, анализ ситуации, мнений, доказательств).
Простые письма обычно состоят из одной-двух смысловых частей, сложные письма – из трех и более.
Письмо, состоящее из одной части – это просьба без пояснения, напоминание без преамбулы, сообщение без обоснования, выражение благодарности и прочее.
Письмо может состоять из двух смысловых частей: первая – обоснование (изложение причин написания), вторая заключение (просьба, отказ, напоминание и пр.). Обоснованием в письме может быть ссылка на документ (нормативный акт, распорядительный документ и пр.) либо описание конкретных обстоятельств, сложившейся ситуации или формулировка цели. Как минимум из двух композиционных частей должны состоять письма-отказы, необходимо, чтобы отказ был обоснован.
К типу простых писем относятся сопроводительные письма, приглашения, извещения, напоминания и др.
Слайд 9
Композиция делового письма
Сложные письма:
вступление, формулировка темы;
основная часть;
заключение.
Вступление – это формулировка темы
письма, объясняющая причины или повод написания.
Основная часть письма – смысловой центр, раскрытие темы, которая дается через описание сложившейся ситуации, ее анализ. В этой же части письма приводятся доказательства, позволяющие автору в заключительной части сделать вывод, высказать предложение, мнение, сформулировать просьбу или отказ.
Заключение – это итог рассмотрения темы, представляющий собой вывод в виде предложений, мнений. Требований, просьб, напоминаний и пр. Заключение обычно начинается словом, являющимся ключевым в выводе (просим, предлагаем выполнить, напоминаем о необходимости, сообщаем выводы комиссии, приглашаем принять участие, рекомендуем и пр.). Если в заключении содержится отказ, он формулируется как отрицание: не располагаем, не нуждаемся, не считаем целесообразным, не можем обеспечить и пр.
Слайд 10
Устойчивые языковые конструкции
Выражения, подтверждающие получение письма, документов: Сообщаем,
что Ваше письмо получено нами, Подтверждаем получение вашего письма.
Выражение благодарности: Благодарим вас за…, Заранее благодарим за …, Признательны Вам за….
Выражения, объясняющие мотивы: В связи с тяжелым экономическим положением, В соответствии с протоколом.., В ответ на вашу просьбу, Учитывая социальную значимость объекта, По причине задержки оплаты, Учитывая изменившуюся ситуацию.
Указания на цель: В целях выполнения распоряжения, В целях повышения эффективности деятельности, Во исполнение Федерального закона от .…№ .. «О..», Для согласования вопросов.
Слайд 11
Устойчивые языковые конструкции
Отправка документов или материальных ценностей: Представляем
Вам, Высылаем Вам, Возвращаем Вам … для (в связи
с …).
Отказ и отклонение: Ваше предложение отклонено по следующим причинам, Вынуждены отклонить ваше предложение из-за, Представленный вами проект не может быть принят (утвержден) по следующим причинам, Ваше предложение не может быть нами принято по причине, В связи с … вынуждены отклонить ваше предложение.
Подтверждение: Подтверждаем (получение, согласие), С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа, Организация подтверждает согласие (предварительную договоренность), Заверяем Вас в том, что готовы.
Извещение: Сообщаем Вам, что (совещание …состоится), Ставим Вас в известность, что руководство приняло решение о (Ваше предложение принято), Информируем, что мы не располагаем интересующей Вас информацией.
Слайд 12
Устойчивые языковые конструкции
Выражение просьбы: Просим Вас, Департамент просит
предоставить данные, Просим предоставить более подробную информацию, принять меры.
Интерпретация
собственной позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам, В связи с … не можем направить, принять участие, Возражений против проекта не имеем.
Интерпретация действий другой стороны: Взятые Вами на себя обязательства до настоящего времени не выполнены, Сложившаяся ситуация не способствует развитию наших отношений.
Заключительные слова: Надеемся, что наша просьба будет выполнена, наши предложения будут встречены с пониманием, вопрос будет решен положительно. Убедительно просим Вас решить вопрос положительно, рассмотреть проект, дать заключение.
Слайд 13
Особенности употребления предлогов в текстах документов
Предлог – служебная
часть речи, имеющая неизменяемую форму и служащая для связи
существительных и местоимений с другими словами.
При употреблении предлогов возникает несколько проблем:
правописание предлогов;
выбор предлога при наличии синонимичных предлогов;
выбор падежной формы слова , присоединяемого предлогом.
Написание предлогов может быть слитным, раздельным и через дефис
Слайд 14
Особенности употребления предлогов в текстах документов
Выбор предлога при
наличии синонимичных предлогов:
в последнее время – за последнее время
(различия в значении: предлог в означает на протяжении всего отрезка времени, предлог за означает отрезок времени, взятый целиком);
в целях – с целью (различия в значении: предлог в означает общую целевую направленность, предлог с конкретизирует, уточняет цель), предлог в требует после себя отглагольного существительного (в целях повышения, в целях разработки), предлог с употребляется с глаголом (с целью увеличить, с целью усилить, с целью подготовить);
благодаря употребляется в тех случаях, когда речь идет о причинах, вызывающих положительные результаты, в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за (благодаря высокой квалификации специалистов поставленная задача была решена; из-за низкого качества работ значительное время уйдет на устранение неполадок).
с административно-географическими названиями в винительном и предложных падежах употребляется предлог в (в Украине, в город Москву, в Сибирь), с названиями морей – рек предлог на (на Черное море, на Урале).
Слайд 15
Особенности употребления предлогов в текстах документов
При выборе падежной
формы слова нужно учитывать, что предлоги могут управлять разными
падежами.
Употребление предлогов и предложных сочетаний
Предлоги согласно, вопреки, благодаря требуют дательного падежа!
Согласно приказу, согласно постановлению, вопреки распоряжению, благодаря достигнутым договоренностям, согласно положению.
Слайд 16
Особенности употребления предлогов в текстах документов
«В соответствии» или
«в соответствие»?
Оба написания полностью отвечают правилам современного русского языка.
Главное отличие данных выражений друг от друга:
в соответствии: предлог, всегда оканчивается на «и»;
в соответствие: предлог с существительным, имеет окончание –ие, в других падежах окончание существительного меняется.
Пример: «Произвести дополнительный набор сотрудников в соответствии с приказом». Перед вами предлог, который выполняет зависимую функцию в предложении, относясь к слову «приказом». Вы можете выстроить конструкцию с вопросом: в соответствии с (чем?) приказом. Самостоятельного значения предлог не несёт, являясь зависимой частью речи.
Пример: «Все документы нужно привести в соответствие образцам». Обратите внимание на смысловую нагрузку слова «соответствие»: речь идёт о конкретном соответствии чему-либо. Слово играет самостоятельную роль. Конструкция с вопросами будет отличаться от предыдущей: привести в (что?) соответствие (чему?) образцам. Существительное «соответствие» несёт здесь большую смысловую нагрузку, к нему можно задать конкретный вопрос.
Слайд 17
Особенности употребления предлогов в текстах документов
«В соответствии» или
«в соответствие»?
Есть несколько способов отличить существительное с предлогом
в соответствие от предлога в соответствии.
Запомните их и не забывайте использовать, чтобы убедиться в правильности написания.
Предлог в соответствии можно заменить синонимичным предлогом согласно. Когда употреблено существительное соответствие, подобная замена приведёт к нарушению смысла.
Запомните вопросы, которые задаются от предлога и предлога с существительным:
в соответствии с (чем?): предлог;
в соответствие (чему?): существительное с предлогом.
Определяйте роль слов в предложении как в синтаксической конструкции. Предлог не может являться членом предложения, а существительное обязательно имеет самостоятельную синтаксическую функцию.