Слайд 2
Типы внутренних текстовых структур
Предметно-логическая структура (научно-учебные, официально-деловые, информационно-аналитические
тексты)
«Плетёная» структура (публицистика)
Свободная образно-ассоциативная структура (художественные тексты)
Слайд 3
Унифицированные системы документации
Отчетно-статистическая
Бухгалтерская
Снабженческо-бытовая
Организационно-распорядительная
Слайд 4
Составление распорядительных документов
Основная цель – регулирование управленческой деятельности.
Распорядительные
документы относятся к нормативным правовым актам и поэтому обязательны
для исполнения.
Слайд 5
Составление распорядительных документов
С точки зрения принятия решений все
распорядительные документы делятся на две группы:
Документы, издаваемые в
условиях коллегиальности
Документы, издаваемые на принципах единоначалия
Слайд 6
Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия
решений
Обоснование необходимости издания распорядительного документа
Сбор и анализ информации
Подготовка проекта
распорядительного документа
Согласование проекта документа
Доработка проекта документа в соответствии с замечаниями
Подписание проекта документа
Доведение распорядительного документа до исполнителей
Слайд 7
Составление приказов
Приказ – это правовой акт, издаваемый единолично
руководителем в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих
перед организацией.
Слайд 8
Реквизиты приказа
Наименование организации – автор документа;
Наименование вида документа
– ПРИКАЗ;
Дата, номер (в пределах календарного года);
Место издания (если
не указано в названии организации);
Заголовок;
Текст;
Подпись;
Визы согласования;
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Слайд 10
Заголовок к тексту приказа ...
… должен кратко отражать
содержание документа, быть максимально точным и емким.
Он отвечает на
вопрос «о чем?», формулируется с помощью отглагольного существительного («о совершенствовании …») и состоит из одной - двух строк.
Заголовок облегчает поиск документа, его регистрацию и восприятие текста приказа.
Слайд 11
Текст приказа …
… состоит из двух частей:
Констатирующая
часть
Распорядительная часть
Эти части разделены словом «ПРИКАЗЫВАЮ»
Слайд 12
В констатирующей части …
… дается обоснование предписываемых действий,
формулируются цели и задачи, факты и события, послужившие причиной
документа. («В связи…», «С целью …»)
В приказе, изданном во исполнение, констатирующая часть начинается с предлогов «В соответствии …», «На основании …», «Во исполнение …», содержит полное название документа, во исполнение которого издается документ.
Слайд 13
Распорядительная часть текста …
… составляется по пунктам, каждый
из которых нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной
строки.
Если в приказе даются поручения, то необходимо указать фамилии исполнителей, четко сформулировать действие и указать срок исполнения.
Последний пункт приказа - это пункт о контроле.
Слайд 14
Подготовка распорядительных документов на принципах коллегиальности
Подготовка материалов к
заседанию коллегиального органа;
Вынесение материалов на рассмотрение коллегиального органа;
Обсуждение подготовленных
материалов на заседании коллегиального органа;
Принятие решения по рассмотренным материалам;
Оформление протокола заседания;
Издание распорядительного документа;
Доведение решения до исполнителей и заинтересованных должностных лиц.
Слайд 15
Составление протоколов
Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов
и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях.
Виды протоколов:
Протоколы
заседаний, создаваемые в управленческой деятельности;
Следственные протоколы;
Протоколы договорного типа.
Слайд 16
Протоколы бывают …
… Краткими
Используются в случаях, когда:
Событие
стенографируется;
Тексты докладов будут приложены;
Протоколируется событие оперативного характера.
… Развернутыми
Во всех
остальных случаях протокол должен быть полным, т.е. содержать запись выступлений.
Слайд 17
Реквизиты протокола
Наименование учреждения (структурного подразделения);
Вид документа – ПРОТОКОЛ;
Дата,
порядковый номер заседания и место заседания;
Заголовок;
Тест;
Подписание.
Слайд 19
Организационные документы
Докладные записки
Справки
Деловые письма
Телефонограммы и т.п.
Слайд 20
Деловые письма могут быть …
Сопроводительными
Информационными
Гарантийными
Рекламационными
Арбитражными и т.д.
И могут
содержать …
Запрос
Напоминание
Подтверждение
Извещение
Приглашение и т.д.
Слайд 22
Сопроводительное письмо …
… подтверждает факт отправки приложенных к
нему документов.
Оно составляется лишь в тех случаях, когда они
содержат какую-либо дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах или в нескольких экземплярах.
Слайд 23
Гарантийное письмо …
… составляется с целью обеспечения гарантии
выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организациям, так
и отдельным лицам.
На всех гарантийных обязательствах должна проставляться основная печать организации.
Слайд 24
Письмо-приглашение …
… предлагает адресату принять участие в каком-либо
мероприятии.
Минимальный состав информации такого письма: сообщение о характере мероприятия,
сроках и месте проведения, условиях участия.
Слайд 25
Договор …
… это документ, юридически оформляющий взаимные обязательства
равноправных партнеров.
Разновидности договоров: трудовой договор, договор поставки, купли-продажи, аренды,
обслуживания и т.д.