Слайд 2
Нужна ли СЭД малым предприятиям?
Слайд 3
Значения термина «документ»
в информационных системах
бумажный документ и
набор его свойств
электронный образ документа
электронный документ
записи баз данных,
а также отчёты
из записей различных баз данных
Слайд 4
Атрибуты документов
Установленная форма
Носитель
Реквизиты:
Регистрационный номер документа - однозначно
позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию
Источник документа
(контрагент) - указывает
на источник получения документа
Ответственный исполнитель документа - указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ
(для исходящих и внутренних).
Дополнительные реквизиты – у конкретных предприятий разные
Слайд 5
Реквизиты электронного документа:
наименование организации,
дата,
регистрационный номер,
должность и фамилия лица,
подписавшего документ,
прочие реквизиты – как у бумажного документа, но
возможны дополнительные, специфичные для электронной формы
Слайд 6
Основные принципы организации документооборота
ни у кого не должно
существовать локальных архивов
только один канал поступления входящих
документооборот не должен
заканчиваться
на ответственных исполнителях
система автоматизации документооборота
как ядро системы автоматизации основной деятельности предприятия
Слайд 7
Определение понятия электронного документооборота
Как правило, это целый комплекс
средств автоматизации:
создания и модификации электронных документов
автоматизации делопроизводства
электронной почты и
организации коллективной работы
архива, деловых процессов обработки документов на всех этапах их жизненного цикла (workflow), извлечения знаний (knowledge management) и многое другое
Слайд 8
Классификация СЭД
Системы делопроизводства
Системы маршрутизации и хранения документов
Электронные архивы
Системы смешанного
типа
Слайд 9
Классификация функций СЭД и смежных систем
регистрационные - реализуют
учетные функции
OCR & Production System - средства создания
автоматизация групповой
работы (groupware)
управление электронными архивами
извлечения знаний (knowledge management)
управление деловыми процессами обработки документов (workflow)
управление устройствами хранения (storage management system)
Слайд 10
Вспомогательное программное обеспечение:
Системы распознавания
Средства шифрования
Системы массового
ввода
Системы редактирования и просмотра хранящихся документов
Слайд 11
Общие требования к СЭД
Масштабируемость
Распределенность
Модульность
Открытость (интегрируемость)
Простота ввода в действие
Слайд 12
Функциональные требования и основные свойства СЭД
открытость
интегрируемость с прикладным
ПО
доступ - как иерархический, так и многоссылочный
маршрутизация документов -
как "свободная",
так и "жесткая"
разграничение полномочий, контроль за доступом, протоколирование, механизмы обеспечения надежности, ЭЦП
утилиты просмотра разных форматов
аннотирование (функция «красного карандаша»)
поддержка различных клиентских программ (многоплатформенность и Web-интерфейс)
Слайд 13
Состав СЭД
При автоматизации документооборота надо изначально разделить:
А) внедрение
приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов
и
Б) внедрение платформы
для подобной автоматизации.
Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач
Слайд 14
А) Приложения автоматизации документооборота (примеры)
регистрация корреспонденции
согласование и утверждение
контроль
исполнения документов и поручений
автоматизация договорного процесса
оформление командировок
внутренний информационный портал
контроль
знаний работников
и т.д.
Слайд 15
Примеры задач СЭД, являющихся частью процессов, уже автоматизированных
при помощи других ИС
формирование документов в бюджетном процессе
процесс публикаций
и наполнения сайта
отслеживание обработки накладной
за границами складского учета
контроль и уведомление в приложении управления контактами
документооборот при управлении проектами
утверждение платежных документов
и т.д.
Слайд 16
Б) Подсистемы автоматизации документооборота (СЭД) (идеализировано)
автоматизация делопроизводства
архивы
ввода и
обработка образов документов
оптимизация стоимости хранения
маршрутизация
комплексная автоматизация бизнес-процессов
Слайд 21
Зарубежные производители СЭД
Microsoft (Microsoft Exchange Server в
комплекте с Microsoft Outlook. Microsoft Sharepoint Portal Server в
качестве архива и Intranet/Extranet портала)
IBM/Lotus (платформа Lotus Notes, архив - Domino.doc, Domino.Workflow, groupware).
Documentum. (Documentum - мощный архив документов, с возможностью разработки управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов).
Humminbird. (Группа продуктов PC Docs – сервер архива документов и Fulcrum – мощная поисковая система)
StaffWare. (функции управления бизнес-процессами - WorkFlow системы)
Слайд 22
Отличия традиционных российских и западных технологий работы с
документами (1/2)
Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с
документами является систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению).
Исполнители решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне,
без участия руководства.
Слайд 23
Отличия традиционных российских и западных технологий работы с
документами (2/2)
Отечественная традиция - регистрация каждого документа уже с
момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот еще до завершения исполнения документа. Предполагается три уровня иерархии:
руководители
служба делопроизводства
исполнители
Слайд 24
Отличия традиционных российских и западных технологий работы с
документами (3/3)
Слайд 25
Производители отечественных СЭД
Слайд 26
План внедрения СЭД (1/2)
1. Первоначальные этапы запуска проекта:
подбор
команды, организация административных процессов
разработка стратегии развертывания
установка аппаратного и программного
обеспечения и сети
согласование, настройка приложений и платформы СЭД
указание затрагиваемых СЭД направлений политики компании и процессов
разработка стандартов оценки проекта СЭД
Слайд 27
План внедрения СЭД (2/2)
2. Стадии внесения изменений в
управление организацией:
разработка коммуникативной стратегии и подбор рабочих групп
пересмотр процесса ведения дел
3. Стадии разрешения проблем, возникающих
по ходу развертывания СЭД:
конвертация в новый формат и перенос в систему унаследованных документов и файлов данных
проведение специального обучения сотрудников
оценка проекта СЭД
завершение проекта
Слайд 28
Проблемы внедрения СЭД
Неинформированность руководителей о продуктах СЭД
Расхождение с
реальной оргструктурой и бизнес-процессами)
Психологические проблемы (СЭД – «контролёр»)
Отсутствия электронных
навыков у большинства из старых кадров
Иначе, другими словами:
консерватизм персонала
отсутствие поддержки первого лица
сложность формализации структуры и бизнес-процессов
отсутствие корпоративной культуры работы с документами
сложность оценки эффекта от внедрения
Слайд 29
Основные тенденции развития систем электронного документооборота
переход от
работы с атрибутами документа
на работу с содержанием документа
повышение
спроса на электронные архивы
активное применение средств ЭП
переход к электронному документообороту
не только внутри отдельной организации,
но и между различными организациями
и физическими лицами
Слайд 30
Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов)
«документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация
с
реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»
«электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»
«информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе
с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы»
«информационные ресурсы - отдельные документы
и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)»
Слайд 31
Стандарты СЭД (1/2)
Электронный обмен данными (EDI - Electronic
Data Interchange) налагает три основных требования:
соблюдение единого синтаксиса обмена
возможность
выбора элементов данных
единый формат, в котором эти элементы представлены при генерации сообщений и файлов для обмена
Были разработаны:
в Европе - UNTDID (United National Trade Data Interchange Standards)
в Америке - ANSI X.12
Общий проект стандарта EDIFACT (Electronic data interchange for administration, commerce and transport) был принят как ISO9735
Слайд 32
Стандарты СЭД (2/2)
ODMA - стандарт взаимодействия с внешними
приложениями (средствами потокового ввода, офисными приложениями). Не затрагивает вопросов
взаимодействия между различными СЭД
XML – документ в этом формате, в отличие от сообщения формата EDIFACT, позволяет более наглядно представить объектную модель данных
Использование технологий XML/EDI реализует следующие цели:
сделать EDI универсально допустимыми, используя свободное
ПО и синтаксис SQL (XQL)
осуществлять разработку “последующих“ EDI-сообщений таким образом, чтобы они были полностью совместимы
с существующими стандартами X12 и UN/EDIFACT
осуществлять, по возможности, единую трансляцию сообщений X12 и UN/EDIFACT