Что такое findslide.org?

FindSlide.org - это сайт презентаций, докладов, шаблонов в формате PowerPoint.


Для правообладателей

Обратная связь

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Яндекс.Метрика

Презентация на тему Электронный документооборот

Содержание

Нужна ли СЭД малым предприятиям?
Электронный  документооборот Нужна ли СЭД малым предприятиям? Значения термина «документ»  в информационных системахбумажный документ и набор его свойствэлектронный Атрибуты документовУстановленная формаНосительРеквизиты: Регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на документ, Реквизиты электронного документа:наименование организации,дата,регистрационный номер,должность и фамилия лица, подписавшего документ,прочие реквизиты – Основные принципы организации документооборотани у кого не должно существовать локальных архивовтолько один Определение понятия электронного документооборотаКак правило, это целый комплекс средств автоматизации:создания и модификации Классификация СЭДСистемы делопроизводстваСистемы маршрутизации и хранения документовЭлектронные архивыСистемы смешанного типа Классификация функций СЭД и смежных системрегистрационные - реализуют учетные функцииOCR & Production Вспомогательное программное обеспечение:Системы распознавания Средства шифрования Системы массового ввода Системы редактирования и просмотра хранящихся документов Общие требования к СЭДМасштабируемостьРаспределенностьМодульностьОткрытость (интегрируемость)Простота ввода в действие Функциональные требования и основные свойства СЭДоткрытостьинтегрируемость с прикладным ПОдоступ - как иерархический, Состав СЭДПри автоматизации документооборота надо изначально разделить:А) внедрение приложений, автоматизирующих конкретные процессы А) Приложения автоматизации документооборота (примеры)регистрация корреспонденциисогласование и утверждениеконтроль исполнения документов и порученийавтоматизация Примеры задач СЭД, являющихся частью процессов, уже автоматизированных  при помощи других Б) Подсистемы автоматизации документооборота (СЭД) (идеализировано)автоматизация делопроизводстваархивыввода и обработка образов документовоптимизация стоимости хранениямаршрутизациякомплексная автоматизация бизнес-процессов Потоки документов Построение маршрута документа Поиск документа Структура СЭД Зарубежные производители СЭД Microsoft (Microsoft Exchange Server в комплекте с Microsoft Outlook. Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (1/2)Предметом регламентации в Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (2/2)Отечественная традиция - Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (3/3) Производители отечественных СЭД План внедрения СЭД (1/2)1. Первоначальные этапы запуска проекта:подбор команды, организация административных процессовразработка План внедрения СЭД (2/2)2. Стадии внесения изменений в управление организацией: разработка коммуникативной Проблемы внедрения СЭДНеинформированность руководителей о продуктах СЭДРасхождение с реальной оргструктурой и бизнес-процессами)Психологические Основные тенденции развития систем электронного документооборота переход от работы с атрибутами документа Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов) «документированная информация (документ) – зафиксированная Стандарты СЭД (1/2)Электронный обмен данными (EDI - Electronic Data Interchange) налагает три Стандарты СЭД (2/2)ODMA - стандарт взаимодействия с внешними приложениями (средствами потокового ввода, XMLXML—документ, в отличие от сообщения формата EDIFACT, позволяет более наглядно представить объектную
Слайды презентации

Слайд 2 Нужна ли СЭД малым предприятиям?

Нужна ли СЭД малым предприятиям?

Слайд 3 Значения термина «документ» в информационных системах
бумажный документ и

Значения термина «документ» в информационных системахбумажный документ и набор его свойствэлектронный

набор его свойств
электронный образ документа
электронный документ
записи баз данных,

а также отчёты из записей различных баз данных

Слайд 4 Атрибуты документов
Установленная форма
Носитель
Реквизиты:
Регистрационный номер документа - однозначно

Атрибуты документовУстановленная формаНосительРеквизиты: Регистрационный номер документа - однозначно позволяет сослаться на

позволяет сослаться на документ, прошедший через канцелярию
Источник документа

(контрагент) - указывает на источник получения документа
Ответственный исполнитель документа - указывает сотрудника, которому поручено исполнение данного документа или который разработал документ (для исходящих и внутренних).
Дополнительные реквизиты – у конкретных предприятий разные

Слайд 5 Реквизиты электронного документа:
наименование организации,
дата,
регистрационный номер,
должность и фамилия лица,

Реквизиты электронного документа:наименование организации,дата,регистрационный номер,должность и фамилия лица, подписавшего документ,прочие реквизиты

подписавшего документ,
прочие реквизиты – как у бумажного документа, но

возможны дополнительные, специфичные для электронной формы

Слайд 6 Основные принципы организации документооборота
ни у кого не должно

Основные принципы организации документооборотани у кого не должно существовать локальных архивовтолько

существовать локальных архивов
только один канал поступления входящих
документооборот не должен

заканчиваться на ответственных исполнителях
система автоматизации документооборота как ядро системы автоматизации основной деятельности предприятия

Слайд 7 Определение понятия электронного документооборота
Как правило, это целый комплекс

Определение понятия электронного документооборотаКак правило, это целый комплекс средств автоматизации:создания и

средств автоматизации:
создания и модификации электронных документов
автоматизации делопроизводства
электронной почты и

организации коллективной работы
архива, деловых процессов обработки документов на всех этапах их жизненного цикла (workflow), извлечения знаний (knowledge management) и многое другое

Слайд 8 Классификация СЭД
Системы делопроизводства
Системы маршрутизации и хранения документов
Электронные архивы
Системы смешанного

Классификация СЭДСистемы делопроизводстваСистемы маршрутизации и хранения документовЭлектронные архивыСистемы смешанного типа

типа


Слайд 9 Классификация функций СЭД и смежных систем
регистрационные - реализуют

Классификация функций СЭД и смежных системрегистрационные - реализуют учетные функцииOCR &

учетные функции
OCR & Production System - средства создания
автоматизация групповой

работы (groupware)
управление электронными архивами
извлечения знаний (knowledge management)
управление деловыми процессами обработки документов (workflow)
управление устройствами хранения (storage management system)

Слайд 10 Вспомогательное программное обеспечение:
Системы распознавания
Средства шифрования
Системы массового

Вспомогательное программное обеспечение:Системы распознавания Средства шифрования Системы массового ввода Системы редактирования и просмотра хранящихся документов

ввода
Системы редактирования и просмотра хранящихся документов


Слайд 11 Общие требования к СЭД
Масштабируемость
Распределенность
Модульность
Открытость (интегрируемость)
Простота ввода в действие

Общие требования к СЭДМасштабируемостьРаспределенностьМодульностьОткрытость (интегрируемость)Простота ввода в действие

Слайд 12 Функциональные требования и основные свойства СЭД
открытость
интегрируемость с прикладным

Функциональные требования и основные свойства СЭДоткрытостьинтегрируемость с прикладным ПОдоступ - как

ПО
доступ - как иерархический, так и многоссылочный
маршрутизация документов -

как "свободная", так и "жесткая"
разграничение полномочий, контроль за доступом, протоколирование, механизмы обеспечения надежности, ЭЦП
утилиты просмотра разных форматов
аннотирование (функция «красного карандаша»)
поддержка различных клиентских программ (многоплатформенность и Web-интерфейс)

Слайд 13 Состав СЭД
При автоматизации документооборота надо изначально разделить:

А) внедрение

Состав СЭДПри автоматизации документооборота надо изначально разделить:А) внедрение приложений, автоматизирующих конкретные

приложений, автоматизирующих конкретные процессы обработки документов
и
Б) внедрение платформы

для подобной автоматизации.

Одной из основных причин неуспеха внедрения систем автоматизации документооборота является смешивание двух этих задач

Слайд 14 А) Приложения автоматизации документооборота (примеры)
регистрация корреспонденции
согласование и утверждение
контроль

А) Приложения автоматизации документооборота (примеры)регистрация корреспонденциисогласование и утверждениеконтроль исполнения документов и

исполнения документов и поручений
автоматизация договорного процесса
оформление командировок
внутренний информационный портал
контроль

знаний работников
и т.д.

Слайд 15 Примеры задач СЭД, являющихся частью процессов, уже автоматизированных

Примеры задач СЭД, являющихся частью процессов, уже автоматизированных при помощи других

при помощи других ИС
формирование документов в бюджетном процессе
процесс публикаций

и наполнения сайта
отслеживание обработки накладной за границами складского учета
контроль и уведомление в приложении управления контактами
документооборот при управлении проектами
утверждение платежных документов
и т.д.

Слайд 16 Б) Подсистемы автоматизации документооборота (СЭД) (идеализировано)
автоматизация делопроизводства
архивы
ввода и

Б) Подсистемы автоматизации документооборота (СЭД) (идеализировано)автоматизация делопроизводстваархивыввода и обработка образов документовоптимизация стоимости хранениямаршрутизациякомплексная автоматизация бизнес-процессов

обработка образов документов
оптимизация стоимости хранения
маршрутизация
комплексная автоматизация бизнес-процессов


Слайд 17 Потоки документов

Потоки документов

Слайд 18 Построение маршрута документа

Построение маршрута документа

Слайд 19 Поиск документа

Поиск документа

Слайд 20 Структура СЭД

Структура СЭД

Слайд 21 Зарубежные производители СЭД
Microsoft (Microsoft Exchange Server в

Зарубежные производители СЭД Microsoft (Microsoft Exchange Server в комплекте с Microsoft

комплекте с Microsoft Outlook. Microsoft Sharepoint Portal Server в

качестве архива и Intranet/Extranet портала)
IBM/Lotus (платформа Lotus Notes, архив - Domino.doc, Domino.Workflow, groupware).
Documentum. (Documentum - мощный архив документов, с возможностью разработки управления жизненным циклом и автоматизации бизнес-процессов обработки документов).
Humminbird. (Группа продуктов PC Docs – сервер архива документов и Fulcrum – мощная поисковая система)
StaffWare. (функции управления бизнес-процессами - WorkFlow системы)

Слайд 22 Отличия традиционных российских и западных технологий работы с

Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (1/2)Предметом регламентации

документами (1/2)
Предметом регламентации в традиционных западных системах работы с

документами является систематизация хранения исполненных документов (аналогично отечественному архивному хранению).

Исполнители решают многие вопросы преимущественно на горизонтальном уровне, без участия руководства.


Слайд 23 Отличия традиционных российских и западных технологий работы с

Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (2/2)Отечественная традиция

документами (2/2)
Отечественная традиция - регистрация каждого документа уже с

момента его появления в организации, а также регламентированный документооборот еще до завершения исполнения документа. Предполагается три уровня иерархии:
руководители
служба делопроизводства
исполнители

Слайд 24 Отличия традиционных российских и западных технологий работы с

Отличия традиционных российских и западных технологий работы с документами (3/3)

документами (3/3)


Слайд 25 Производители отечественных СЭД

Производители отечественных СЭД

Слайд 26 План внедрения СЭД (1/2)
1. Первоначальные этапы запуска проекта:
подбор

План внедрения СЭД (1/2)1. Первоначальные этапы запуска проекта:подбор команды, организация административных

команды, организация административных процессов
разработка стратегии развертывания
установка аппаратного и программного

обеспечения и сети
согласование, настройка приложений и платформы СЭД
указание затрагиваемых СЭД направлений политики компании и процессов
разработка стандартов оценки проекта СЭД

Слайд 27 План внедрения СЭД (2/2)
2. Стадии внесения изменений в

План внедрения СЭД (2/2)2. Стадии внесения изменений в управление организацией: разработка

управление организацией:
разработка коммуникативной стратегии и подбор рабочих групп

пересмотр процесса ведения дел
3. Стадии разрешения проблем, возникающих по ходу развертывания СЭД:
конвертация в новый формат и перенос в систему унаследованных документов и файлов данных
проведение специального обучения сотрудников
оценка проекта СЭД
завершение проекта

Слайд 28 Проблемы внедрения СЭД
Неинформированность руководителей о продуктах СЭД
Расхождение с

Проблемы внедрения СЭДНеинформированность руководителей о продуктах СЭДРасхождение с реальной оргструктурой и

реальной оргструктурой и бизнес-процессами)
Психологические проблемы (СЭД – «контролёр»)
Отсутствия электронных

навыков у большинства из старых кадров

Иначе, другими словами:
консерватизм персонала
отсутствие поддержки первого лица
сложность формализации структуры и бизнес-процессов
отсутствие корпоративной культуры работы с документами
сложность оценки эффекта от внедрения

Слайд 29 Основные тенденции развития систем электронного документооборота
переход от

Основные тенденции развития систем электронного документооборота переход от работы с атрибутами

работы с атрибутами документа на работу с содержанием документа
повышение

спроса на электронные архивы
активное применение средств ЭП
переход к электронному документообороту не только внутри отдельной организации, но и между различными организациями и физическими лицами

Слайд 30 Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов)

Основные понятия и определения (по тексту федеральных законов) «документированная информация (документ) –


«документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с

реквизитами, позволяющими ее идентифицировать»
«электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме»
«информационная система - организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующих информационные процессы»
«информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах)»

Слайд 31 Стандарты СЭД (1/2)
Электронный обмен данными (EDI - Electronic

Стандарты СЭД (1/2)Электронный обмен данными (EDI - Electronic Data Interchange) налагает

Data Interchange) налагает три основных требования:
соблюдение единого синтаксиса обмена
возможность

выбора элементов данных
единый формат, в котором эти элементы представлены при генерации сообщений и файлов для обмена

Были разработаны:
в Европе - UNTDID (United National Trade Data Interchange Standards)
в Америке - ANSI X.12
Общий проект стандарта EDIFACT (Electronic data interchange for administration, commerce and transport) был принят как ISO9735

Слайд 32 Стандарты СЭД (2/2)
ODMA - стандарт взаимодействия с внешними

Стандарты СЭД (2/2)ODMA - стандарт взаимодействия с внешними приложениями (средствами потокового

приложениями (средствами потокового ввода, офисными приложениями). Не затрагивает вопросов

взаимодействия между различными СЭД
XML – документ в этом формате, в отличие от сообщения формата EDIFACT, позволяет более наглядно представить объектную модель данных
Использование технологий XML/EDI реализует следующие цели:
сделать EDI универсально допустимыми, используя свободное ПО и синтаксис SQL (XQL)
осуществлять разработку “последующих“ EDI-сообщений таким образом, чтобы они были полностью совместимы с существующими стандартами X12 и UN/EDIFACT
осуществлять, по возможности, единую трансляцию сообщений X12 и UN/EDIFACT

  • Имя файла: elektronnyy-dokumentooborot.pptx
  • Количество просмотров: 133
  • Количество скачиваний: 1