Слайд 2
Введение
Делопроизводство составляет полный цикл обработки и
движения документов с момента их создания (получения) до завершения
исполнения и отправки.
Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых гражданскими, арбитражными и третейскими судами.
Слайд 3
Понятие "документооборот"
Документооборот — движение документов
в организации с момента их создания или получения до
завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения.
Слайд 4
Изначальную основу документооборота отражают такие
организационные документы, как устав, положения, приказы о распределении обязанностей,
организационная структура учреждения.
Таким образом, документооборот учреждения представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства.
Слайд 5
Организация документооборота — это правила, в
соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация
документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления.
Слайд 6
Развитие документооборота
Термин «документооборот» появился в литературе
в 1920-е годы. В работах таких крупных специалистов в
области управленческого труда и делопроизводства, как З.К. Дрезен, Р.С. Майзельс, Д.Р. Покровский, П.М. Керженцев, сформулированы основные положения его организации, которая и в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями.
Слайд 7
Первая попытка нормативной регламентации единых
принципов организации документооборота сделана в проекте «Общих правил документации
и документооборота», подготовленном в 1931 г. Институтом техники управления. В эти годы в литературе термин «документооборот» практически не употреблялся. Обозначаемое им понятие или отождествляли с делопроизводством в целом, или заменяли термином «организация переписки».
Слайд 8
С середины 1970-х годов понятие «документооборот»
становится однозначным, чему способствовало закрепление определения термина в государственном
стандарте на терминологию.
Слайд 9
Правила организации
Документооборот — сложный технологический
процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и
со всей деятельностью организации.
документооборота
Слайд 10
Главное правило документооборота - оперативное движение документов
по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и
труда.
Слайд 11
Основными правилами организации документооборота являются:
оперативное прохождение документа,
с наименьшими затратами времени;
максимальное сокращение инстанций прохождения документа;
порядок прохождения
и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Слайд 12
Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный
документооборот:
Входящие. Входящий документ – это документ, поступивший в учреждение.
Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.
Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).
Слайд 13
Внутренние. Внутренний документ - официальный
документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные
документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы.
Слайд 14
Заключение
В связи с развитием электронно-вычислительной техники и внедрением
автоматизированных систем управления вопрос об эффективности документационного обеспечения управления
становится все более актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования документооборота. Электронный документооборот сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.
