Презентация на тему Урок. Презентация ДОУ Служба документационного обеспечения управления.

организации документооборота.

выполняющее работу с документами.

Задачей службы ДОУ является своевременная обработка

и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

структур могут быть следующие службы ДОУ:
- управление делами,
- общий

отдел,
- служба ДОУ.

служба ДОУ (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав управления делами включаются

с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи

и стенографии, архив.

В состав общего отдела включаются

ДОУ определяются руководством организации:
в совместных предприятиях (организациях) - правлением;
в

акционерных обществах – учредительной конференцией;
в кооперативах – общим собранием членов кооператива.
В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

нормативов и разработок по совершенствованию документирования;
- разработку и внедрения

рациональных форм документов, организацию работы с учетом ведомственной специфики;
- контроль за соблюдением стандартов на документы;
-экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям;
-регистрацию документов и учетно-справочную работу;

дел и выдачу их для использования;
- оформление, издание и

рассылку документов;
- машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
- организационное и методичное руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий

машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.
2 Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра.
3 Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь – машинистка, секретарь – стенографистка.

СДОУ
1 Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка

на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
2 Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.

документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя,

информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.
4 Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.

использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного

формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
6 Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.

Операции

СДОУ
1 Контроль за соблюдением стандартов на документы.
2 Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.
3 Регистрация документов и учётно - справочная работа.
4 Контроль за исполнением документов.
5 Формирование, оформления, хранения и использования дел.
6 Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
7 Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;
- обеспечение

единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;
- исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

(документы, поступающие в организацию);
исходящий документопоток (документы, отправляемые

из организации);
внутренний документопоток (документы, не выходящие за пределы подготовившей их организации).
Документопотоки различаются составом входящих в них документов, порядком их обработки и направлением движения. Каждый документопоток имеет свой, достаточно стабильный маршрут движения.

три формы организации работы с документами

1 Централизованная
2 Децентрализованная
3 Смешанная

с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с

документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).
2) Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило разобщённых территориально.
3) Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

определения учреждения по документообороту используют категорийность предложенную СГСДО
1 категория:

учреждения с объёмом документооборота свыше 100 тысяч документов в год.
2 категория: учреждения с документооборотом от 25 тысяч до 100тысяч в год.
3 категория: учреждения с документооборотом от 10 тысяч до 25 тысяч документов в год.
4 категория: учреждения с документооборотом до 10 тысяч документов в год.

аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От

того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

В условиях стремительного прогресса информатизации общественных, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач в области делопроизводства и документооборота определяет жизнеспособность фирмы, организации.