Ирина:
1. Ключи – охрана
2. Звезда
3. Автоответчик
4. Записи по интервью
отдать администратору базы данных5. База – отметить себя, сотрудников (также студентов)
- Главная
- Разное
- Бизнес и предпринимательство
- Образование
- Развлечения
- Государство
- Спорт
- Графика
- Культурология
- Еда и кулинария
- Лингвистика
- Религиоведение
- Черчение
- Физкультура
- ИЗО
- Психология
- Социология
- Английский язык
- Астрономия
- Алгебра
- Биология
- География
- Геометрия
- Детские презентации
- Информатика
- История
- Литература
- Маркетинг
- Математика
- Медицина
- Менеджмент
- Музыка
- МХК
- Немецкий язык
- ОБЖ
- Обществознание
- Окружающий мир
- Педагогика
- Русский язык
- Технология
- Физика
- Философия
- Химия
- Шаблоны, картинки для презентаций
- Экология
- Экономика
- Юриспруденция
Что такое findslide.org?
FindSlide.org - это сайт презентаций, докладов, шаблонов в формате PowerPoint.
Обратная связь
Email: Нажмите что бы посмотреть
Презентация на тему Инструкция сотрудникаресепшн
Содержание
- 2. Ежедневные обязанности по жизнеобеспечению офисаУтренний секретарь –
- 3. 6. Почта- (спам тоже)7. Свет во всех
- 4. Вечерний секретарь – Дорощенко Марина:1. Отметить в
- 5. 6. Выписать пропуска на следующий день7. Отключить
- 6. Закупка необходимых продуктов и товаров для офиса
- 7. Периодичность закупки Закупка ~ 1 раз в
- 8. Предоставление чеков в бухгалтериюЧеки предоставляются сразу после
- 9. ПропускаГостевые пропуска печатаются вечером в программе «Расписание».
- 10. Выписка пропуска в течение дняВыписка пропуска на
- 11. Внесение в списки нового сотрудника (База)Отправить Сергею
- 12. Внесение в списки нового сотрудника (Бумажные списки)Внести
- 13. Внесение в списки нового сотрудника (Группа Google)Входим
- 14. Коммуникация внутри офиса «Аквиус» и между офисами
- 15. Входящие звонки Подняв трубку, первым делом, представьтесь
- 16. В случаях, если сотрудника нет
- 17. Если спрашивают генерального директора, главного бухгалтера или
- 18. Если звонит потенциальный клиентОбязательно соединить с руководителем
- 19. Если приходит по почте приглашение на участие
- 20. Способы набора IP-телефонииМанго: Номер 60, 61.
- 21. Способы набора IP-телефонииПраймлинк Номер 62. После слов «Введите
- 22. Автоответчик (перевод в ночной режим)Не снимая трубки,
- 23. Автоответчик (прослушивание сообщений)Если есть сообщения – мигает
- 24. Автоответчик (перевод в дневной режим)Не снимая трубки
- 25. Документооборот. Входящая почтаРегистрируется вся входящая корреспонденция. Если
- 26. Документооборот. Входящая корреспонденцияНа конверте ставится печать в
- 27. Печать ставится в правом нижнем углу, далее
- 28. Почта РоссииКаждую неделю ( в четверг )
- 29. Подписанные с обеих сторон документа «Аквиус» (договоры,
- 30. Документооборот. исходящая корреспонденция заявки на «Квартал
- 31. Документация для поставщиковКвартал Сити – относится сотрудником
- 32. Документооборот. отправленная корреспонденцияЭто почта, отправленная через курьерскую
- 33. Google AppsGoogle Apps подразумевает использование почтового домена
- 34. По результатам отправляется письмо Дмитрию Прянчикову со
- 35. КанцелярияКанцелярию заказываем в магазине «Комус» через интернет.Создается
- 36. После ее подтверждения делается предварительный заказ, который
- 37. визиткиМакет визитки «Аквиус»Формат: 50х90 мм;Бумага:Tintoretto Ceylon Cumino, 250 г/м2Красочность: 4+0;Печать офсетом
- 38. Заказ визитокРассылка сотрудникамСобрать заявки по кол-вуУзнать стоимость,
- 39. После утверждения делается заказПосле поступления с их
- 40. Услуги уборщицы/преподавателяЗарплата выдается за месяц в конверте
- 41. Поиск по интренетуИнформацию которую просят найти в интернете оформляется в документах формата «Excel»Счета в формате PDF.
- 42. Закупка календарей для офисаЗакупка происходит сразу послее Новогодних праздников, в первые числа января
- 43. Курьерская доставка крупногабаритных товаров в офисДоставка крупногабаритных
- 44. Технические вопросыПринтеры и катриджи:В нашем офисе 4
- 45. Отсутствие фоновой музыки в телефонеПроверка: trans 7304Сообщаем
- 46. кулерНеобходимо следить за фильтрами в кулере( их
- 47. Фильтры на ресепшн 208 и ОС 202
- 48. Чистка файлов системы кондиционирования:Чистка файлов системы кондиционирования проходит 1 раз в полгода.График работы кондиционеров:9:00-10:0013:00-14:0015:0017:00
- 49. Дни рождения70 руб собрать к Дню РожденияУтром
- 50. Скачать презентацию
- 51. Похожие презентации
Ежедневные обязанности по жизнеобеспечению офисаУтренний секретарь – Гурова Ирина:1. Ключи – охрана2. Звезда3. Автоответчик4. Записи по интервью отдать администратору базы данных5. База – отметить себя, сотрудников (также студентов)
Слайд 2
Ежедневные обязанности по жизнеобеспечению офиса
Утренний секретарь – Гурова
Ирина:
отдать администратору базы данных5. База – отметить себя, сотрудников (также студентов)
Слайд 3
6. Почта- (спам тоже)
7. Свет во всех переговорных
8.
Календари
9. Часы (утром и в течение дня)
10. Жалюзи
11. В
зоне принтера убрать накопившиеся распечатки12. Наличие бумаги у принтера
13. Проверить наличие необходимых продуктов и товаров
14. Музыка ( trans 7304) – каждое утро в 9:15
15. Кондиционеры – каждый час на 10 мин.
Слайд 4
Вечерний секретарь – Дорощенко Марина:
1. Отметить в базе
приход и отмечать уход коллег в течение дня( также
студентов)2. Почта
3. Отчеты по встречам в конце рабочего дня
4. Проверить наличие необходимых продуктов и товаров
5. Музыка (trans 7304)
Слайд 5
6. Выписать пропуска на следующий день
7. Отключить кондиционеры
8.
Проверить наличие блокнотов, ручек в переговорных, состояние часов
9. Выключить
свет10. Проверить закрытие всех окон
11. Выключить все конционеры
12. Включить автоответчик
13. Ключи - охрана
Слайд 7
Периодичность закупки
Закупка ~ 1 раз в 2-3
недели по потребности.
Ответственные лица – Олеся Пятаева, Ирина Гурова,
Дорощенко Марина
Слайд 8
Предоставление чеков в бухгалтерию
Чеки предоставляются сразу после закупки
(кассовый чек, товарный чек).
Ответственные лица – Пятаева Олеся, Гурова
Ирина, Дорощенко Марина
Слайд 9
Пропуска
Гостевые пропуска печатаются вечером в программе «Расписание». Необходимые
имена и автомобили дописываются от руки.
Ответственное лицо – Дорощенко
Марина
Слайд 10
Выписка пропуска в течение дня
Выписка пропуска на нового
гостя или машину заказывается через ресепшн «Квартал-Сити».
Выписка пропуска на
другие дни записывается в журнал парковка сразу по поступлении заявкиОтветственные лица – Пятаева Олеся, Гурова Ирина, Дорощенко Марина.
Слайд 11
Внесение в списки нового сотрудника (База)
Отправить Сергею Прянчикову
запрос на создание почтового аккаунта
Во вкладке «Администрирование» > «Сотрудники»
вбираем нового сотрудника и редактируем его данные (внутренний номер, мобильный номер, дату рождения, почту)Ответственное лицо: Пятаева Олеся, Ирина Гурова, Марина Дорощенко
Слайд 12
Внесение в списки нового сотрудника (Бумажные списки)
Внести номер
внутреннего и мобильного телефона, почту и дату рождения во
все бумажные спискиПредоставить списки Марии Луговской
Ответственное лицо: Оляся Пятаева, Марина Дорощенко, Ирина Гурова
Слайд 13
Внесение в списки нового сотрудника (Группа Google)
Входим под
своим логином и паролем в AckviusGoogleGroups
Вводим адрес сотрудника, пишем
текст приглашения, отправляем. Необходимо проследить за тем, чтобы сотрудник принял приглашение.Ответственное лицо – Олеся Пятаева
Слайд 14 Коммуникация внутри офиса «Аквиус» и между офисами «Аквиус»
и «Хортон»
Для соединения с сотрудниками внутри офиса достаточно набрать
внутренний номер.Для соединения с сотрудником «Хортон» необходимо набрать 66-внутренний номер.
Слайд 15
Входящие звонки
Подняв трубку, первым делом, представьтесь и
поздоровайтесь.
Узнать максимально полную информацию о звонящем человеке (фамилия и
имя, по какой позиции или вопросу он звонит).Попросить подождать на линии.
Соединить с сотрудником (нажать кнопку «trans» и внутренний номер сотрудника, сообщить всю необходимую информацию и для соединения положить трубку).
Слайд 16 В случаях, если сотрудника нет на
рабочем месте, а ему поступил звонок:
Отсоединить мигающую зелёную кнопку, вернувшись к звонящему человеку.
Сообщить, что сотрудник на встрече и предложить оставить для него сообщение.
Оставленное сообщение переслать сотруднику по почте.
Слайд 17 Если спрашивают генерального директора, главного бухгалтера или руководителя,
не называя имён
Узнать имя, фамилию звонящего.
Из какой компании.
Общались ли
ранее.По какому вопросу звонят или что хотят предложить.
Тактично узнайте всю нужную информацию. Если это менеджер по продажам – предложите всю информацию скинуть на свою почту.
Слайд 18
Если звонит потенциальный клиент
Обязательно соединить с руководителем по
местному телефону или на мобильный. В случае отсутствия руководителя
соединить с Николаем Широковым или Веститой Голоядовой. Сообщить ФИО, компанию и по какому вопросу звонят.Не дозвонившись, взять контакты и написать электронное письмо руководителю.
Слайд 19 Если приходит по почте приглашение на участие в
тендере:
Переслать письмо Дмитрию Прянчикову, в его отсутствие – Николаю
Широкову или Вестите Голоядовой с копией Дмитрию Прянчикову.
Слайд 20
Способы набора IP-телефонии
Манго:
Номер 60, 61. После
гудков и слов «Наберите номер абонента» телефон вводится через
7, далее телефонный номер (если звонок по России).Если звонок междугородний/ международный, после 7 – код города или страны, а далее сам номер.
Слайд 21
Способы набора IP-телефонии
Праймлинк
Номер 62. После слов «Введите пароль
и нажмите решётку» немного подождать, после этого будут гудки,
после гудков можно вводить номер через 8.Если звонок по России: 8, далее номер телефона.
Если звонок междугородний/международный, после 8 – код города или страны, а далее сам номер.
Слайд 22
Автоответчик (перевод в ночной режим)
Не снимая трубки, нажимаем
Dnd/Fwd
Далее нажимаем 2 («ночь»)
Hold/Save
Снимаем трубку и снова нажимаем Dnd/Fwd
Далее
«1», «#»Ответственное лицо – Марина Дорощенко
Слайд 23
Автоответчик (прослушивание сообщений)
Если есть сообщения – мигает Call
Back
Нажимаем Call Back для прослушивания сообщений.
Удалить входящие сообщения (кнопка
«Удалить»)Ответственное лицо – Ирина Гурова
Слайд 24
Автоответчик (перевод в дневной режим)
Не снимая трубки нажимаем
2 раза Dnd/Fwd
Далее «1»
Hold/Save
Ответственное лицо – Ирина
Гурова, Олеся Пятаева
Слайд 25
Документооборот.
Входящая почта
Регистрируется вся входящая корреспонденция. Если документ без
конверта, регистрация во входящих. На конверте ставится печать в
правом нижнем углу.На самих документах никаких печатей!
Слайд 26
Документооборот.
Входящая корреспонденция
На конверте ставится печать в правом нижнем
углу.
На самих документах никаких печатей!
Если документ поступил без конверта,
регистрация только в папке «Входящие».Входящая корреспонденция от арендаторов «Квартал-Сити» регистрируется в папке «Входящие», на информационных письмах ставится печать с входящи номером.
Слайд 27 Печать ставится в правом нижнем углу, далее подшивается
в папку «входящие Аквиус», которая находится в Хортон.
Вся почта
отдается Марии Луговской!
Слайд 28
Почта России
Каждую неделю ( в четверг ) сотрудники
ресепшн ходят в отделение Почты России.
Для того, чтобы получать
почту, необходимо внести себя в доверенность и отдать ее в отделение на хранение.Ответственное лицо: Оляся Пятаева, Марина Дорощенко, Ирина Гурова
Слайд 29 Подписанные с обеих сторон документа «Аквиус» (договоры, акты,
доп.
соглашения) сканируются в папку : \\alpha\secretary\Договоры Аквиус
Если клиент
новый, и своей папки пока не имеет, необходимо ее создать(в названии папки – полное юридическое наименование компании клиента
на русском языке).
В названии отсканированных договоров достаточно указать номер: e.g.
«Договор № 111111 – HI».
В названии отсканированных актов, счетов, счетов-фактур – тип документа,
номер ( для счета и счета-фактуры), дату и позицию: e.g.
Акт к Договору № 111111 – HI от 11.11.11_Менеджер по развитию бизнеса
(второй этап).
Слайд 30 Документооборот. исходящая корреспонденция заявки на «Квартал - сити» и «центр
эксплуатации»: 1. Заявки на проведение работ в выходные дни оформляются
письменно в 2 экземплярах. На обоих ставится печать в левом верхнем углу 2. далее документы относим Марии Луговской на подпись, а потом на подпись Левкину Д.А. 3. Один экземпляр подшиваем в папку «исходящие», другой отдается на охрану.
Слайд 31
Документация для поставщиков
Квартал Сити – относится сотрудником в
бухгалтерию «Квартал Сити»
Софтпром(почта Google), Хедхантер – по почте заказным
письмом, когда приносят из бугалтерииПраймлинк – закрывающие документы за предыдущий месяц отдается курьеру, который приносит документы за текущий месяц.
Руна - аналогично
Слайд 32
Документооборот.
отправленная корреспонденция
Это почта, отправленная через курьерскую службу.
2. Печать
не ставится.
3. Оформляется конверт для отправки письма.
4. Старые файлы
в архив!
Слайд 33
Google Apps
Google Apps подразумевает использование почтового домена ackvius.com.
Этот домен предоставляется консультантам, общающимся с клиентами.
21 числа каждого
месяца необходимо составлять списки сотрудников, нуждающихся в этом домене.Слайд 34 По результатам отправляется письмо Дмитрию Прянчикову со сведениями
и файлом во вложении, в котором указан список сотрудников,
которые общались с клиентами в предыдущем месяце.После утверждения письмо отправляется менеджеру «Софтпром» с просьбой выслать счет на данное кол-во аккаунтов.
Присланные счет отправляется Марии Луговской для оплаты.
Слайд 35
Канцелярия
Канцелярию заказываем в магазине «Комус» через интернет.
Создается рассылка
с бланком заказа, который заполняется каждым сотрудником.
Информация о заказе
вносится в таблицуПосле обработки заказ отправляется Марии Луговской на согласование.
Слайд 36 После ее подтверждения делается предварительный заказ, который также
отправляется Марии Лугоской на согласование.
После подтверждения оформляется заказ.
Пароли на
сайте «Комус»:Аквиус: secretary@ackvius.ru,
Пароль: 535208
Хортон: piven@horton-intl.ru,
Пароль: 535208
Слайд 37
визитки
Макет визитки «Аквиус»
Формат: 50х90 мм;
Бумага:Tintoretto Ceylon Cumino, 250
г/м2
Красочность: 4+0;
Печать офсетом
Слайд 38
Заказ визиток
Рассылка сотрудникам
Собрать заявки по кол-ву
Узнать стоимость, сообщить
Марии Луговской
После ее подтвержения составляется таблица «Excel», отправляется Дмитрию
Прянчикову
Слайд 39
После утверждения делается заказ
После поступления с их стороны
макетов, утверждаем у каждого сотрудника. Подписанные макеты отдаются на
финальное согласование Дмитрию ПрянчиковуПечать, доставка визиток
Слайд 40
Услуги уборщицы/преподавателя
Зарплата выдается за месяц в конверте под
расписку
Расписки: \\alpha\secretary\Расписки
Уборщице в начале следующего месяца (числа 5-7)
Преподавателю англ.
яз. – сразу после окончания последнего занятия в текущем месяце(отпр. Файл посещаемости Диме и Маше)\\alpha\secretary\Английский язык
Слайд 41
Поиск по интренету
Информацию которую просят найти в интернете
оформляется в документах формата «Excel»
Счета в формате PDF.
Слайд 42
Закупка календарей для офиса
Закупка происходит сразу послее Новогодних
праздников, в первые числа января
Слайд 43
Курьерская доставка крупногабаритных товаров в офис
Доставка крупногабаритных товаров
(больше 1 м) осуществляется только с Жукова проезда!
Согласовать доставку
в офис нужно с руководством и с поставщикомПеред ввозом нудно оформить заявку в HelpDesk (графа Иное\иное) 6на имя Левкина Д.А.
Слайд 44
Технические вопросы
Принтеры и катриджи:
В нашем офисе 4 принтера
HP( ресепшн 202, ОС 2008, бухгалтерия, АФ), 1 цветной(ресепшн
202) и 1 ч\б(ОС 202) Kyocera.Обязательно вести запись по любому событию!
Перед заказом обязательно согласовать расходы с МЛ, предварительно посчитав стоимость и кол-во
Слайд 45
Отсутствие фоновой музыки в телефоне
Проверка: trans 7304
Сообщаем хелпдеску,
и он исправляет проблему, или испр. Сами:
На CD –
плеере нажимаем кнопку «Play»6на нем же ставим макс громкость
Для воспроизведения музыки по кругу нажимаем кнопку «Play mode»
Слайд 46
кулер
Необходимо следить за фильтрами в кулере( их следует
менять каждые полгода)
Фильтры для кулера на ресепшн 202 покупает
Михаил ФилиповПроцедура:
1.Созваниваемся-узнаем стоимость
2.Сообщаем МЛ
3.После согласования договариваемся с МФ
Слайд 47 Фильтры на ресепшн 208 и ОС 202 меняет
компания ИнРус.
С нами предварительно связывается менеджер Екатерина, озвучивает стоимость
замены.Соглосуем с МЛ финансы и сроки поставки
Звоним в ИнРус и договариваемся о замене
Слайд 48
Чистка файлов системы кондиционирования:
Чистка файлов системы кондиционирования проходит
1 раз в полгода.
График работы кондиционеров:
9:00-10:00
13:00-14:00
15:00
17:00
Слайд 49
Дни рождения
70 руб собрать к Дню Рождения
Утром делаем
рассылку с поздравлением и открыткой
Взять в бухгалтерии 1000 руб.
Уточнить
по почте у Димы кто и во сколько будет поздравлятьСогласовать время с именинником
Занести Диме конверт
Накрыть стол, собрать коллектив, поздравить
