Презентация на тему Электронный документооборот

сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения

выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие в слабоформализованной форме инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией

концепции «безбумажного делопроизводства».

организации с момента их создания или получения до завершения

исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98); комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.
Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
Возможность параллельного выполнения

операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

к документам и отчетной информации;
эффективное управление процессами движения документов;

сокращение времени процедур согласования документов и принятия решений;
повышение исполнительской дисциплины;
снижение финансовых затрат на документооборот и делопроизводство.

электронный документооборот (workflow).
управление договорным процессом;
автоматизация работы с документацией СМК

(системы менеджмента качества);
автоматизация обращений граждан.

эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.
Инструментарий, входящий в

систему электронного документооборота, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности.
Система электронного документооборота рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

документов при условии, что это не противоречит действующему законодательству

(некоторые типы документов требуется иметь в бумажном виде). Это позволяет избежать дублирования информации на различных носителях, обеспечивает надежное хранение данных и предотвращает утечку конфиденциальной информации;
отпадает надобность в физической передаче сотрудникам бумажных документов, что многократно ускоряет процессы принятия решений по документам и доведения решений руководства до сотрудников.

(PDF)-это переносимый платформонезависимый портативный формат электронных документов.

использованы для подготовки различных документов, таких как новости, пресс-релизы,

служебные записки, контракты, электронные книги, электронные учебники и многое другое.

Adobe.
В первые дни существования данный формат был крайне

непопулярен:
Программное обеспечение от Adobe для чтения и создания PDF было платным;
В PDF отсутствовала поддержка внешних ссылок, что делало его практически бесполезным во всемирной паутине;
PDF-документы были большего размера по сравнению с обычным текстом, что означало более длительную загрузку на медленных модемах, широко использующихся в те времена;
На слабых машинах отображение PDF-документов осуществлялось с заметными задержками;

простота пользования;
Для просмотра PDF-файла не нужно ничего, кроме

самого файла и бесплатной программы Adobe Reader;
Формат PDF позволяет внедрять необходимые шрифты (построчный текст), векторные и растровые изображения, формы и мультимедиа-вставки;
Включает механизм электронных подписей для защиты и проверки подлинности документов.

DjVu является его популярность и широкоизвестность. Формат PDF популярен

в мировом масштабе.
Открытость стандарта. Формат PDF стандартизован международным комитетом по стандартам ISO.
Обилие программ по работе с форматом. Для работы с форматом PDF существует великое множество всевозможных программ - как коммерческих, так и бесплатных.

невероятно громоздки.
защита, которую применяют для кодирования файла, если не

применять специальных для этого программ – знающим программистом преодолевается за несколько секунд.

PDF довольно сложен по своей внутренней структуре. Одна лишь

его спецификация занимает более тысячи страниц.

Ориентированность на бумажную печать, а не на электронный вид. Формат ориентирован в основном на создание бумажных распечаток из PDF-файла. PDF не является электронно-ориентированным форматом. Он плохо масштабируется, он "тормозит" при скроллинге (как векторный PDF, так и растровый), он не позволяет открыть недокаченный файл - чтобы открыть PDF, его требуется всегда полностью скачать, поскольку заголовок PDF находится в конце файла.

использует 3-слойную сегментацию контента, обеспечивающую оптимальное сжатие.
Ориентированность на

электронный вид документа.
Низкие ресурсные требования.
Малый размер файла. DjVu обеспечивает минимально возможный размер файла.
Простота и оптимальность внутреннего устройства формата.

ISO для утверждения.
Относительная неразвитость программного обеспечения для работы с

форматом.

документа, позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе

с момента формирования ЭЦП и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа ЭЦП. Значение реквизита получается в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП.

подписи человека, применяемый в электронных документах. Электронно-цифровая подпись создается

с помощью закрытого ключа — уникальной последовательности символов, которая известна его владельцу и предназначена для создания ЭЦП в электронных документах с использованием соответствующих средств.

Мартином Хеллманом было впервые предложено понятие «электронная цифровая подпись
В

1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман разработали криптографический алгоритм RSA, который без дополнительных модификаций можно использовать для создания примитивных цифровых подписей.
Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле.
В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам цифровой подписи.
В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации был разработан первый российский стандарт ЭЦП — ГОСТ Р 34.10-94[6], основанный на вычислениях в группе точек эллиптической кривой и на хеш-функции, описанной в ГОСТ Р 34.11-94.
В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма взамен ГОСТ Р 34.10-94 был введен стандарт ГОСТ Р 34.10-2001.[1] В соответствии с этим стандартом термины «электронная цифровая подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.

лица, подписавшего электронный документ.
Контроль целостности передаваемого документа: при

любом случайном или преднамеренном изменении документа подпись станет недействительной, потому что вычислена она на основании исходного состояния документа и соответствует лишь ему.
Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления подделки при контроле целостности делает подделывание нецелесообразным в большинстве случаев.
Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец не может отказаться от своей подписи под документом.
Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от деталей определения документа могут быть подписаны такие поля, как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

документа;
целостность — документ не может быть изменен после подписания;
неотрицание

авторства (неотрекаемость) — автор впоследствии не сможет отказаться от своей подписи.

передаче и проверка подписи отправителя после получения, то есть

защищенная передача документа. Часто подобную схему воспринимают как юридически значимый документооборот, что является глубоким заблуждением. Защита электронного сообщения посредством ЭЦП — вещь, безусловно, полезная и нужная, но для обеспечения полноценного документооборота совершенно недостаточная;
использование ЭЦП во всем жизненном цикле электронного документа — при его создании, согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д. Только в том случае, когда автоматизируется полный жизненный цикл документа и ЭЦП является его неотъемлемой частью, можно говорить об использовании полноценной, т. е. юридически значимой системы электронного документооборота.

1.7, PDF 1.6 (ISBN 0-321-30474-8), PDF 1.5, PDF 1.4

(ISBN 0-201-75839-3), PDF 1.3 (ISBN 0-201-61588-6)
Adobe PDF 101: Quick overview of PDF — pdf-документ с описанием основных возможностей формата.
@ http://www.compute-rs.com
PC Week\RE 19 сентября 2006 г. Сергей Силин, специалист компании "Аплана Софтвер" по ЭЦП
ГОСТ Р 34.10-2001 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.