Презентация на тему Работа с офисными программами. (Лекция 2)

«МS Office для пользователя»
Л.В. Рудикова, А.Э. Алехина «Основы информатики

и вычислительной техники», 2004

вид программного обеспечения, который предназначается для работы с документами.

Самым распространенным подобным пакетом офисных программ является Microsoft Office. По умолчанию в этот пакет программ, разработанный компанией Била Гейтса, включаются:
MS Word – самый популярный в мире редактор для работы с текстом, который по своим возможностям позволяет создавать, редактировать, форматировать текстовые файлы.
MS Excel – программа для создания таблиц данных, в которой можно форматировать данные, строить диаграммы, выводить формулы, классифицировать значения и т.д.
MS Outlook – офисное приложение для работы с электронной почтой, с помощью которого можно создавать, получать, отправлять сообщения из интернета, переписываться с другом или с деловым партнером. Также эта программа позволяет вести электронный органайзер событий и таким образом ты никогда не пропустишь день рожденье друга или важную встречу с клиентом.
MS Access - программа для работы с базами данных. С ее помощью можно создавать, редактировать базы данных, извлекать из них необходимую информацию, а также вести учет необходимых значений и цифр.

Office” с помощью которой создаются текстовые документы.

дополнительные вкладки Конструктор и Макет

последних документов и настроек параметров приложений.

Сохранить, Отменить, Вернуть.
Панель можно настраивать, добавляя в нее новые

элементы. Нажать кнопку – Настройка панели быстрого доступа.

создаваемые в Word 2007, сохраняются с новым расширением, которое

получается путем добавления суффикса «x» или «m» к привычному расширению. Суффикс «x» указывает на то, что XML-файл не содержит макросов, а суффикс «m» — что XML-файл макросы содержит.
Имена обычных файлов Word 2007 имеют расширение *.docx, с макросами – *.docm.
Преимущества: файлы автоматически сжимаются, и в некоторых случаях их размер может сокращаться на 75 % по сравнению с предыдущими версиями Word; формат обеспечивает улучшенное восстановление поврежденных файлов.

Создание оглавления
4) Создание указателей
5) Создание ссылок
6) Редактор формул
7)

Слияние документов
8) Работа с графическими объектами

может быть оформлен в виде Маркированного и Нумерованного списков

Для создания простого списка достаточно, чтобы каждый элемент списка был записан с новой строки.

2003
Меню Формат – Список – Вид списка
Выбираем в 2007
Закладка

Главная – Окно Редактирование – Вид Списка (маркированный, нумерованный,
многоуровневый)

1) создать во всем тексте нужные отступы для уровней.

Для этого используем кнопку:
увеличить отступ

2) выделить текст, который будет оформлен в виде списка.

3) выбирать многоуровневый список в меню Формат (Главная в 2007) и жмем ОК.

вложенности.
Самый верхний уровень в документе
- Название главы

(1)
Стиль Заголовок 1,
- Название параграфов (1.1)
Стиль Заголовок 2,
- Название пунктов (1.1.1)
Стиль Заголовок 3.

названия глав, параграфов, пунктов соответствующим стилем с помощью меню

Стилей

Заголовок 1,2, 3

Вставка – Номер страницы

4. Для

вставки автоматического оглавления перейти на первую страницу документа и выбирать закладку

Ссылки – Оглавление –Тип оглавления

Оглавление представляет собой одно поле.
Для изменения оглавления выделяют оглавление и из контекстного меню выбирают пункт
Обновить поле!

Оглавление можно форматировать любым способом, причет формат сразу же и применится ко всему оглавлению (одному полю).

вложенность уровней, проверяется наличие нумерации страниц документа.
Для создания указателей

используется закладка Ссылка – блок Предметный указатель.



1. Помечаются сначала все слова, входящие в указатель с помощью команды
Пометить элемент.

месту документа, в котором будет располагаться указатель (обычно конец

текста) и воспользоваться командой
Предметный указатель – ОК.

Сноску

который находится в другой части документа, например, «См. Рис

1.».
Можно создать перекрестные ссылки на заголовки, сноски, закладки, названия. Используем команду:
Ссылки –Перекрестные ссылки

Чтобы обновить перекрестные ссылки, можно выделить нужную ссылку или весь документ, а затем нажать клавишу F9.

объекта Microsoft Equation

необходимо создать много однотипных документов (например, писем), отличающихся только

несколькими полями (например, адресатами).
В MS Word 2003 для вызова мастера слияния необходимо активизировать соответствующую панель инструментов
Вид / Панели инструментов / Слияние: в которой первоначально будут активны только две первые кнопки.

Кнопка позволяет выбрать его тип (по

умолчанию предлагается обычный, а при необходимости можно выбрать другие шаблоны – например, конверты).
В документе создаётся основной текст, который будет одинаковым во всех экземплярах, а для тех полей, которые будут изменяться, оставляют пропуски.
После создания основной документ можно сохранить, не закрывать.

данных для слияния.
Он должен быть в виде таблицы Word,

столбцы её обязательно должны иметь заголовки. Количество столбцов должно быть таким, сколько пустых полей для вставки данных в основном документе.
После создания источник данных необходимо сохранить и закрыть.

источник данных и в диалоговом окне показать, какую таблицу

необходимо будет использовать для заполнения пропущенных полей. После этого нажать кнопку Открыть в правом нижнем углу диалогового окна.
После этого Вы заметите, что на панели инструментов Слияние стали активными все остальные кнопки:

нажать кнопку Вставить поля слияния. В открывающемся диалоговом окне

установить метку в окно Поля базы данных и выбрать заголовок нужного столбца Вашей таблицы данных. Нажать кнопки Вставить и Закрыть внизу диалогового окна. При этом в пустом месте Вашего основного документа пропишется название столбца, который Вы выбрали.
И так повторить и для следующего свободного поля.

кнопку Слияние в новый документ:
В открывающемся диалоговом окне

в опции Объединить записи выбрать Все.





Нажать ОК.
При этом Word сформирует новый документ, который будет содержать столько страниц, сколько адресатов Вы предполагали для своего письма (каждое новое письмо на новой странице).

формул в таблицы
Вставка встроенных фигур. Редактор диаграмм SmartArt
Работа с

рисунками и фигурами в MS Word
Вставка подписей WordArt

(установить курсор в соответствующую ячейку таблицы и воспользоваться командой

Таблица – Формула).

Для строки Всего произвести вычисления по формуле =SUM(ABOVE) (установить курсор в соответствующую ячейку таблицы и воспользоваться командой Таблица – Формула).
(правая клавиша мыши)
Обновить поле.

Word
Для того, чтобы созданный рисунок был цельным необходимо произвести

его группировку.
Удерживаем клавишу CTRL пока не появиться на фигуре знак + и затем нажимаем левую клавишу мыши.
Процедуру + повторяем со всеми объектами рисунка пока не выделим все элементы фигуры.
Нажимаем правую клавишу мыши Группировка - Группировать
Для разгруппировки нажимаем Разгруппировать

можно было свободно перемещать в документе установите режим обтекания

текстом.

Закладка Разметка страницы – Обтекание текстом