Презентация на тему Как эффективно построить взаимодействие с другими подразделениями компании

компании
Задачи ФЭС
Система взаимодействия с другими подразделениями
Основные проблемы коммуникации
Решения
Три кита

успеха
Советы

это структурное подразделение, которое выполняет функции разработки, реализации и

управления финансовой политикой компании, а также контроля и составления финансовой отчетности.

Целью ФЭС является формирование достоверной и своевременной отчетности, необходимой для принятия управленческих решений, направленных на достижение целей компании

и планирование
Анализ ФХД
Привлечение заемных средств и управление оборотными активами
Разработка

и реализация инвестиционной политики
Учет и отчетность (бухгалтерская, налоговая, финансовая, управленческая)

продаж
Данные о продажах
Рекомендуемые цены
Данные о скидках
Финансово-экономическая служба
Планирование доходов
Анализ цен

реализации
Анализ издержек
Расчет себестоимости продукции
Анализ цен поставщиков
Сравнительная оценка конкурентоспособности продукции
Анализ рентабельности продаж / акций
Анализ затрат на единицу продукции
Анализ загруженности производственных мощностей
Анализ потребности в оборудовании
Анализ движения запасов
Анализ ликвидности запасов

Инженерные службы

Отдел снабжения

Отдел логистики

Производство

Отдел маркетинга

Цены закупок материалов
Плановые поставки материалов

Данные о рекламных акциях
Данные о сбыте продукции
Анализ рынка

Планы производства
Нормы времени
Расценки

Остатки готовой продукции
Данные о перевозках
Данные о собственном автопарке

Список производственного оборудования
Список запчастей и расходников

от ФЭС - отвлечение от основной работы или вмешательство

в чужую работу?
У нас свои отчеты, нам не нужны другие = задвоенность функций
Различная точка зрения на одни и те же бизнес-процессы, различие в методологии сбора данных
Отсутствие внутренних регламентов и зон ответственности
Сложные и непонятные формы для заполнения
Различия в профессиональной терминологии
Психологический барьер (боязнь ошибок)

с себя

Структура Положения о ФЭС

1. Организационно-функциональная структура, численность ФЭС
Указываются

названия отделов, должностей, количество действующих и резервных штатных единиц
2. Основные цели и задачи ФЭС
Указываются привязка целей к стратегии компании, перечень задач для каждого отдела, которые ставятся перед ФЭС
3. Матрица ответственности
Строится таблица, в которой по вертикали расположены функции ФЭС, а по горизонтали – руководители и ключевые сотрудники ФЭС
4. Должностные инструкции для ключевых сотрудников ФЭС

сотрудников
Отражается внутренний порядок – между отдельными сотрудниками и (или)

структурными подразделениями компании и внешний – с выделенными в Положении заинтересованными лицами (например, гос.органами, налоговыми и пр.)
6. Порядок разрешения конфликтных ситуаций
Указывается порядок подачи предложений и замечаний по цепочке «сотрудник отдела – руководитель подразделения – финансовый директор – генеральный директор/собственник»
7. Оценка финансового директора и ФЭС
Составляется список и описание показателей (в денежном и натуральном выражении) при выполнении которых работа ФЭС признается успешной
8. Заключительные положения
Фиксируется порядок согласования и утверждения Положения о ФЭС, срок его действия, процедура внесения изменений и ознакомления сотрудников, хранение

взять из учетных программ, надо брать без дополнительных запросов

в другие подразделения

Точки ввода информации
Кто? Какие данные? В какие учетные системы?

Системы хранения данных
Сколько учетных систем в компании?
Как хранится информация?

Взаимосвязь информационных систем компании
IT-инфраструктура, обмен данными

ФЭС

Анализ
Кто? Какие данные? В какие сроки?

Реорганизация
Схема движения данных и

информации
Карта существующих связей

Описание информационных потоков и их движения

отчетов
Нет ничего более легкого, чем быть занятым,
и нет

ничего более трудного, чем быть результативным
Алек МакКензи
Анализ потребности других подразделений
Исключение задвоенных функций
Выявление реальной потребности, а не обработка запросов

Формирование единых форм корпоративной отчетности
Составление отчетов и описание показателей

Разработка форм для заполнения исходных данных
Составление простых и понятных таблиц

правила взаимодействия
Единая терминология и система показателей

Закрепление ответственности за подразделениями
Взаимосвязь

с KPI
Сбалансированная система по вертикали и согласованная по горизонтали
Исключение конфликта интересов

его информировали честно,
беспристрастно, правдиво – и
в полном

соответствии с его взглядами
Гилберт Честертон

Обучение пользователей работе с отчетами
Информационная поддержка
Формирование аналитических записок к отчетам
Изменение отношения других подразделений к работе ФЭС

Предварительное обсуждение всех отчетов
Влияние на результат работы подразделения
Помощь в принятии управленческих решений

продаж
Данные о продажах
Рекомендуемые цены
Данные о скидках
Финансово-экономическая служба
Планирование доходов
Анализ цен

реализации
Анализ издержек
Расчет себестоимости продукции
Анализ цен поставщиков
Сравнительная оценка конкурентоспособности продукции
Анализ рентабельности продаж / акций
Анализ затрат на единицу продукции
Анализ загруженности производственных мощностей
Анализ потребности в оборудовании
Анализ движения запасов
Анализ ликвидности запасов

Инженерные службы

Отдел снабжения

Отдел логистики

Производство

Отдел маркетинга

Цены закупок материалов
Плановые поставки материалов

Данные о рекламных акциях
Данные о сбыте продукции
Анализ рынка

Планы производства
Нормы времени
Расценки

Остатки готовой продукции
Данные о перевозках
Данные о собственном автопарке

Список производственного оборудования
Список запчастей и расходников

Отдел продаж

Отдел снабжения

Отдел маркетинга

Производство

Отдел логистики

Инженерные службы

а не просто обработка запросов

2. Единые и понятные всем

стандарты и методика отражения данных

3. Влияние на результат работы подразделения, направленный на достижение целей компании

а не форме;
- Говорите простым и понятным языком;
- Предлагайте

новые отчеты подразделениям;
- Обсуждайте все новые отчеты и запросы с подразделениями-заказчиками, ориентируйтесь на подразделение;
- Обучайте пользователей работе с данными;
- Находите подход к каждому руководителю.