Презентация на тему Составление документа и письма

нормах письменного делового общения
получим представление о наиболее распространенных жанрах

деловой документации и переписки
научимся составлять резюме, заявления, деловые письма и другие тексты официально-делового стиля

между людьми,
органами власти и другими структурами.

Функция официально-делового стиля:

служить инструментом делового общения,
средством фиксации управленческой,
деловой и служебной информации.

производственные; маркетинговые; реклама и связи с
общественностью

Коммуникативные партнеры компании:

органы власти и государственные учреждения;
общественные организации; клиенты; партнеры;
поставщики; конкуренты; кадровые агентства;
рекламные агентства; СМИ.

коммуникации
формировать свою стратегию общения, организовывать
общение, управлять им
владеть речевым

этикетом
представлять в устной и письменной форме свои идеи и
предложения (публичное выступление, презентация)
вести деловую переписку, составлять внутренние документы
эффективно участвовать в переговорах и совещаниях
переводить информацию с одного типа речи на другой (из
устной в письменную и наоборот)
свертывать и развертывать информацию (перефразирование,
резюмирование, вербализация и т.д.)
обосновывать, доказывать, аргументировать, давать оценки
убеждать собеседника, влиять на собеседника, создавать
доверительные отношения с собеседником

Этические нормы:
Ответ на письмо необходимо дать в любом случае и с соблюдением установленных сроков
Нельзя писать ответ на бланке присланного письма
Нельзя побуждать адресата к спешке
Нельзя навязывать адресату ожидаемый исход вопроса, затронутого в документе
Нельзя указывать адресату на его ошибки (невнимательность и т.д.)
Нельзя начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным. Начинать необходимо с мотивации принятого решения и в конце письма указать на возможность и условия повторного обращения к вопросу

достоверность, детальность
логичность и структурированность
ясность и недвусмысленность
стандартизация

(использование
устойчивых
языковых формул)
официальность
(неличный
характер
краткость
(не более
2 страниц)

Основные характеристики деловой
письменной речи

лица, пред-
ставляемая работодателю или в посредническую фирму по набору

кад-
ров для заочного профессионального конкурсного отбора на замещение
вакантной должности.
       Структура резюме:
Фамилия, имя и отчество соискателя, возраст, семейное поло-
жение, контактная информация (телефон, e-mail).
Цель: трудоустройство на должность … получение должности…
Образование (в том числе, дополнительное). Сведения о полученном
образовании излагаются в обратном хронологическом порядке.
Называется вуз, год окончания и полученная специальность.
4. Опыт работы. Сведения о трудовой деятельности (место работы и за-
нимаемая должность) излагаются в обратном хронологическом по-
рядке. Указывается  полностью наименование предприятия, его место-
нахождение, занимаемая должность и конкретные функции, которые
исполнял соискатель.
5. Дополнительные сведения: знание иностранных языков, профес-
сиональные навыки по другой специальности, личностные качества,
готовность к работе с ненормированным рабочим днем, наличие дело-
вых связей и др.
6. Дата, подпись.
      

женат, имею сына.
Телефон: 80684444444.
Цель: соискание должности системного администратора
Образование:

Харьковский национальный университет радиоэлектроники, специальность «Ком-
пьютерные интеллектуальные системы и сети», закончил в 2002.
Опыт работы:
С 31.03.2003 г. по настоящее время: ЗАО «Рога и Копыта» г. Киев, должность:
специалист информационного отдела, выполняемые обязанности: прокладка и
обслуживание сети, учёт компьютерной и офисной техники.
Достижения и результаты: обеспечил полную информатизацию компании, повысил
на 50 % эффективность использования офисной техники.
С 1.12. 2000 г. по март 2003: ООО «CтримС» г. Киев, должность: системный
администратор, выполняемые обязанности: разработка программного обеспе-
чения, обслуживание почтового сервера.
Достижения и результаты: разработанная программа «MX» позволила повысить
производительность труда в компании на 25 %.
Дополнительные сведения:
Владение иностранным языком: английский технический.
Имею диплом международного конкурса программистов.   

каком качестве и в
течение какого периода времени Вы

знаете человека, которому даете
рекомендацию, продолжительность его работы в компании, выпол-
няемые им обязанности и все значительные проекты, разработанные
и осуществленные им. В заключительном предложении этого абзаца
можно подвести итог вышесказанного или высказать Ваше мнение о
рекомендуемом лице.
3. Дать более подробную характеристику человека с точки зрения
его профессиональных качеств. Опишите его умение справляться с
выполнением определенных задач и перечислите все его значи-
тельные достижения. Какие достоинства и недостатки рекомендуе-
мого лица проявляются на работе? Какое впечатление производит
этот человек при общении и взаимодействии с другими людьми?
4. Дать характеристику человека с точки зрения его личностных
качеств и поведения.
5. Рекомендации (укажите степень, до которой Вы рекомендуете
человека на искомую должность: безоговорочно, настоятельно, с
некоторыми оговорками и т.д.).
6. Должность, Ф.И.О. того, кто подписывает рекомендательное пись-
мо, контактные координаты.

письмо
Госпожа Иванова А.А. с ноября 2006г. по декабрь 2008г.

работала в Московском отделении Банка «Золото-Банк» в должности главного менеджера кассового центра операционного управления банка. Г-жа Иванова А.А. создавала кассовый центр Московского отделения Банка. При ее непосредственном участии была налажена работа в соответствии с требованиями Центрального Банка РФ, открыт отдел ВИП - обслуживания на базе Банка. Все проверки Центрального Банка РФ давали отличную оценку работе кассового центра.
Г-жа Иванова зарекомендовала себя как отличный специалист, способный принимать решения и нести ответственность за поставленные цели. Г-же Ивановой присущи высокая работоспособность, общительность, благожелательность. Особенно хочется подчеркнуть ее умение контактировать с людьми и бесконфликтно решать возникающие вопросы.
В настоящее время в Банке происходит реформа деятельности управленческого персонала и значительное сокращение штата, при котором должность г-жи Ивановой А.А. ликвидируется.
Профессиональные навыки и личностные качества г-жи Ивановой позволяют рекомендовать ее для дальнейшей работы в банковском секторе. Руководство Банка рассчитывает, что приобретенный опыт работы позволит Ивановой А.А. быть востребованным специалистом и желает ей дальнейших успехов в профессиональной сфере.
С уважением,
Исп. директор Московского отделение ОАО «Золото-Банк»
Михайлов Н.С.
Тел./факс: 8-111-1112693

– адрес и др.информация)

заявление.
Прошу + инфинитив (принять, разрешить, допустить, предоставить и т. п.).
    Текст заявления может начинаться и типовыми конструкциями
для ввода аргументации: ввиду того что...; в связи с тем, что...; на
основании того, что...; потому что...; так как...; учитывая (что ?)...
Дата Подпись

Генеральному директору
компании «Восток»
Петрову А.А.
Калинина Б.В.

заявление.

2 вариант Генеральному директору
компании «Восток»
Петрову А.А.
от Калинина Б.В.

Заявление

Прошу принять меня на работу в должности менеджера по
продажам с 1.06.2006 г.

30 мая 2006 г. Калинин

автора записки)

служебная записка

Описание ситуации, проблемы, изложение причины или мотива составления записки (в связи с увеличением штатного расписания…; в соответствии с Вашими указаниями …)
изложение просьбы, предложения, информации (прошу предоставить рабочее место… мною были проведены мероприятия…)
изложение деталей или выводов просьбы, предложения, информации (рабочее место также необходимо оборудовать … в результате проведенных мероприятий…).

дата подпись

(рекламация)

Кому: Должность, название
реквизиты компании, Ф.И.О.
компании-
отправителя Адрес:

Реквизиты письма (исходящий номер, дата написания)

Обращение!

Текст письма

С уважением,
должность,
название компании-отправителя, Подпись
Ф.И.О. руководителя

Уважаемый господин Васильев! Уважаемый г-н Иванов! Уважаемый Алексей Степанович,.. Дорогая Ирина Петровна! Уважаемый

господин директор!
Уважаемый господин посол!
       Уважаемые господа! Уважаемые дамы и господа! Уважаемые коллеги! (при обращении к лицам одной профессии) Многоуважаемые ветераны!
Завершающие фразы:
С наилучшими пожеланиями... С наилучшими пожеланиями и надеждой на сотрудничество... Всегда рады оказать Вам услугу... Надеюсь на дальнейшие добрые и взаимовыгодные отношения. Заранее благодарим. С интересом ждем от Вас новых предложений. Мы уверены, что недоразумение будет улажено в ближайшее время и т. п. Мы надеемся, что Вы оцените преимущества нашего проекта и примете участие в...              

и т. п.: Ваше письмо от ... получено нами

.. Сообщаем вам,
что мы (своевременно) получили ваше письмо от ... (Настоящим)
подтверждаем (с благодарностью) получение + существительное в
родительном падеже (... нового прейскуранта).
Выражение благодарности: Благодарим вас за + существительное в
винительном падеже (...ваше письмо) Мы вам очень благодарны за +
существительное в винительном падеже (...ваш своевременный ответ)
Заранее благодарим за + существительное в винительном падеже
(...ваше участие) Мы были бы вам очень признательны (благодарны),
если бы вы + глагол (...прислали нам ваш прейскурант)
Выражения, объясняющие мотивы создания письма: В порядке
оказания технической помощи... В связи с тяжелым положением...
В связи с проведением совместных работ... В соответствии с Вашим
письмом № ... В соответствии с протоколом... В целях усиления охраны
государственного имущества... В ответ на вашу просьбу...
В подтверждение нашего телефонного разговора... В подтверждение
нашей договоренности... На основании вашей телеграммы от.. В ответ
на Ваш запрос…

причины для обращения:
Учитывая, что производственные показатели снизились на...

;
В соответствии с достигнутой ранее договоренностью... ;
На основании нашего телефонного разговора... ;
Согласно постановлению правительства... ;
Согласно протоколу о взаимных поставках... и т. п.
В связи с неполучением счета-фактуры... ;
Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям...;
Вследствие изменения цен на энергоносители... и т. п.
Формулировка цели обращения:
В целях скорейшего решения вопроса... ;
Для согласования спорных вопросов... ;
В целях безопасности прохождения груза... ;
Во избежание конфликтных ситуаций... и т. п.

выполнения...
(...гарантируем... )
Предложение: Мы можем предложить вам... (автоматизированную

систему управления в счет взаимных поставок на 2001 г. ...); Пред-
лагаем вам... (...приобрести... на комиссионных началах...); Мы
можем рекомендовать вам... (...подрядчика, который гарантирует
выполнение указанной работы в период с ... по...)
Приглашение: Приглашаем... (...представителя вашего предприятия
посетить...; Имеем честь пригласить Вас…Просим принять участие
(...в обсуждении проблемы...)
Отказ и отклонение предложения (проекта): Используется
лексика, помогающая отправителю письма оставаться вежливым,
заботящимся о сохранении чувства собственного достоинства полу-
чателя письма. Для этого в начале ключевой фразы используются
слова, выражающие сожаление: К сожалению, Ваше предложение
(проект) отклонено по следующим причинам... Присланный вами
проект ... нами не может быть утвержден по следующим причинам:
... К сожалению, в настоящий момент не располагаем возможностью
удовлетворить Вашу заявку …

выполнения
работ; ...выслать в наш адрес более подробную информацию;

принять меры...) Прошу... (сообщить данные о производительности
Сопроводительное письмо: Направляем... (...чертежи сборки
машин...) Высылаем...(...подписанный с нашей стороны договор...)
Посылаем... ( ...интересующую Вас документацию заказной
бандеролью...)
Извещение (подтверждение): Нам приятно сообщить, что...
Ставим Вас в известность, что... (...руководство завода при-
няло решение...; ...ваше предложение принято... ) Подтверждаем...
(...получение спецификаций на...) С благодарностью подтверждаем...
...получение Вашего заказа и приступаем к его выполнению...)
Завод "Прогресс" подтверждает... (...условия поставки обору-
дования...)
Напоминание: Напоминаем, что... (...по плану совместных работ
вы должны...; ...в соответствии с... вы должны... ) Напоминаем
Вам, что... (...Ваша задолженность по оплате составляет...)

Уважаемый Геннадий Иннокентьевич!

В соответствии с ранее утвержденным планом

прове-
дения научных мероприятий, с 10 по 15 апреля т.г. на
базе ВГУЭС состоится студенческая научная конферен-
ция. В связи с этим прошу предоставить 2 аудитории
вместимостью по 50 человек каждая, а также органи-
зовать питание участников. Оплату гарантирую.

Заранее благодарен,
директор научного центра Семенов Т.И.
12.03.07 г.

; Вследствие изменения цен на энергоносители)…
Или Цель обращения

(В целях скорейшего решения вопро-
са; для согласования спорных вопросов... ; В целях безопас-
ности прохождения груза... ; Во избежание конфликтных си-
туаций); Или Ссылки на основание для обращения (Учи-
тывая, что производственные показатели снизились на... ; На
основании нашего телефонного разговора...и т. п. )
2. Изложение просьбы (Прошу Вас сообщить о возможности
поставки.. Убедительно прошу направить в наш адрес указан-
ные документы; обращаюсь с просьбой выслать образцы
материалов)
3. Выражение благодарности (заранее благодарю, глубоко признателен за содействие и т.д.)

Директору ООО «Ромашка»
Кузнецовой Т.И.

Уважаемая Татьяна Ивановна!

ЗАО «Система» выступает с предложением о внедрении и распространении в Вашей
компании системы электронного документооборота и электронной отчетности.
Электронный документооборот осуществляется с помощью электронной цифровой
подписи и системы шифрования информации. Он может использоваться при отправке
различных отчетов в государственные структуры: налоговую инспекцию, органы
статистики, Пенсионный фонд.
Внедрение системы электронной отчетности освободит Вашу компанию от необхо-
димости сдачи деклараций на бумажных носителях с обязательным посещением нало-
говой инспекции, существенно упростит и ускорит сдачу отчетов, а также гарантирует
криптозащиту информации.
За более подробной информацией можно обратиться к менеджеру нашей компании
Соловьевой Т.П. по тел. 65-38-90. Наши специалисты также готовы продемонстрировать
работу системы электронной отчетности в Вашем офисе в любое удобное для Вас время.

С уважением,
генеральный директор ЗАО «Система» Морозко Д.И.

12.01.07 г.

излагается суть предложения: ЗАО
«Система» выступает с предложением о

внедрении и рас-
пространении в Вашей компании электронного документо-
оборота.
2. Описание услуги (товара) и ее преимуществ: Элек-
тронный документооборот осуществляется с помощью элек-
тронной цифровой подписи и системы шифрования инфор-
мации. Он может использоваться при обмене информацией с
органами власти и т.д.
3. Ожидаемые выгоды от получения услуги (покупки
товара): Внедрение системы электронной отчетности освободит
Вашу компанию от сдачи деклараций на бумажных носите-
лях с обязательным посещением налоговой инспекции,
существенно упростит и ускорит сдачу отчетов, гарантирует
криптозащиту информации.
4. Дополнительная информация: куда и к кому обращать-
ся за услугой, где можно получить информацию, какие скидки
действуют и т.д.

Уважаемый Игорь Николаевич!

На Ваше письмо от 20.02.2007 г. о подключении Вашей компа-
нии к системе Интернет-телевидения сообщаю следующее.
Подключение к сети Интернет с возможностью передачи теле-
визионных каналов в здании, где размещена Ваша компания, за-
планировано на 2 квартал текущего года. В настоящий момент в
здании осуществляется техническая подготовка.
К сожалению, подключение к Интернет-телевидению из-за
отсутствия необходимых сетей в здании в указанные в Вашем
письме сроки не представляется возможным. Однако Ваша заявка
будет удовлетворена в течение 3 квартала текущего года.

С уважением,
генеральный директор
Компании электросвязи Иванов О.Н.

12.03.07 г.

тематике текст по отношению к письму-запросу. В ответе обязательно

должна быть ссылка на первичное письмо и его тему. В обоих письмах должны совпадать аспекты содержания в последовательности их изложения, терминология, формулировки и система ссылок. Положительное решение:       1. повторение содержания запроса с использованием устойчивых языковых формул, например: На Ваш запрос о поставке запасных частей к ... сообщаем..., В ответ на Ваш запрос о ... направляем...;
2. изложение информации по запросу.
      Отрицательное решение: 1. повторение содержания запроса (по форме, аналогичной письму с положительным решением);
2. аргументированное указание причины (или причин), по которым просьба не может быть удовлетворена или почему предложение не может быть принято;
3. констатация отказа или отклонения предложения.      

Уважаемый Иван Семенович!
В соответствии с заключенным между нами договором № 15 от
13.04.2006 г. Ваша компания обязалась в течение января-февраля 2007
года осуществить обновление правовых программ в компании «Вектор».
Однако в указанные сроки обновление проведено не было, на наши
письменные обращения (от 15.01. и от 10.02 т.г.) о необходимости про-
ведения работ ответы не поступили. По этой причине компания не имела
возможности доступа к актуальной информации, что привело к задерж-
кам в обслуживании наших клиентов.
В связи с вышеуказанным предлагаю Вам в 3-хдневный срок
вернуть на наш расчетный счет уплаченную нами за установку программ
сумму (10 500 руб.,), а также выплатить неустойку за причиненный ма-
териальный ущерб в размере 50 000 руб. (расчет суммы ущерба
прилагается).


Директор компании «Вектор» Павлов А.К.
03.04.2007 г.

(В соот-ветствии с договором Ваша компания обязалась…; Согласно договору

Ваша компания должна поставить товар в количестве…)
2. Изложение сути претензии, описание нарушения (низкое качество, недостаточное количество, нарушение срока и т.д.) (В нарушение договора поставки произведены с нарушением срока…; Проданный Вашей компанией товар оказался с дефектом..).
3. Приведение доказательств и подтверждений допущенных нарушений (… о чем свидетельствует прилагаемый акт недостачи товара…)
4. Изложение конкретных требований (В связи с вышеизложенным предлагаем выплатить неустойку в размере, указанном в договоре. На основании вышеизложенного предлагаю в трехдневный срок принять решение о замене бракованного товара…).