Презентация на тему ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ

организации, предприятия, фирмы, в рамках организационной структуры управления, предусмотренной

для делопроизводства.

в зависимости от масштабов организации именуют по-разному:

для министерств

(ведомств) — управлением делами,
для исполнительных органов власти — общим
отделом,
для предприятий, организаций, учебных заведений — канцелярией.
На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря, секретаря-референта.

который в свою очередь подчиняется непосредственно руководителю организации.

При

этом!

Объединение делопроизводственной службы с другими подразделениями, например вхождение этой службы в административно-хозяйственный отдел, является грубой ошибкой.

устанавливаются вышестоящими организациями в государственных учреждениях, а в негосударственных

их руководством или их коллегиальными органами.

полной мере все действия по документационному обеспечению деятельности организации:

руководство, координацию, реализацию.

На службу делопроизводства обычно возлагается организация единой комплексной системы делопроизводства (информационно-документационного обеспечения управления) в организации, единого порядка работы с документами, начиная с их создания (или получения) и кончая сдачей в архив (или уничтожением).

с документами в соот­ветствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими

и организационно-распорядительными документами;

• осуществление методического руководства организацией работы с докумен­тами в структурных подразделениях предприятия;

• обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного по­рядка работы с документами;

• совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

форма работы с документами:

централизованная – все операции по обработке

документов сосредоточиваются в едином центре, например, в канцелярии или у секретаря-референта (используют на малых и средних предприятиях);
децентрализованная - предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации (используют в территориально разобщенных организациях, а также тогда, когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях);
смешанная форма – часть операций выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов), а часть — децентрализовано (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

организационной структуры предприятия.


В большинстве учреждений используют смешанную форму.

ДОУ;
• положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в

со­ставе службы ДОУ);
• инструкцией по ДОУ;
• инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;
• инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;
• нормами времени на выполнение работ по ДОУ;
• документами планирования и отчетности;
• должностными инструкциями персонала службы.
В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы — частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.

Работа канцелярии строится так, чтобы руководители и специалисты организации

были в максимальной мере освобождены от рутинных операций по документационному обслуживанию.

и операций является централизация, поскольку она позволяет:

снизить стоимость делопроизводственных

операций;
улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;
обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;
использовать прогрессивные и производительные технические средства;
обеспечить единство организационного и методического руководства.

и численный состав службы ДОУ определя­тся в соответствии со

штатным расписанием.

Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

«На государственных предприятиях (объединениях) — от­дел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;
б) рассмотрению писем (жалоб);
в) секретариат;
г) экспедиция;
д) машинописное бюро;
е) копировально-множительное бюро;
ж) архив.

ДОУ определяется ру­ководством организации.
В совместных предприятиях (организациях) —

правле­нием.
В акционерных обществах — учредительной конференцией.
В кооперати­вах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива.
В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях об­щественных организаций — общий отдел. В состав общего отдела включаются:

а) секретариат;
б)канцелярия;
в) группа контроля;
г) протокольная группа;
д) группа совершенствования работы с документами;
е) группа писем (жалоб);
ж) машинописное бюро;
з) копировально-множительное бюро;
и)архив.

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управ­ления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секре­тарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо»

о документации
Закон позволит нормативно закрепить общие принципы и наиболее

существенные положения документационного обеспечения, в том числе, обязательность документирования деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документировние, обмен документированной информацией удовлетворения потребностей в документации субъектов права, мер ответственности за нарушения.

Необходимость государственных правовых актов
Исключительно важной представляется также разработка государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности за их нарушение. Прежде всего это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту.

и утвержденный Госстандартом Российской Федерации ГОСТ 6.30-97. "УСД. Система

ОРД. Требования к оформлению документов". Стандарт, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации. 

Автоматизация ДОУ
С проблемой электронного документа тесно связана проблема электронного документооборота, автоматизации ДОУ. В настоящее время различными фирмами разработано и внедрено большое число автоматизированных систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология.

Организационное и кадровое обеспечение
Актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ. В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ). Целесообразно создание базового центра повышения квалификации при ВНИИДАД, а также укрепить профессиональное объединение документоведов в секции документоведения и делопроизводства Российского общества историков-архивистов.