Презентация на тему Системы документации. Оформление управленческих документов

отчетной документации
Кадровая документация
Система бухгалтерской документации

которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной

сфере. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированные формы документов разрабатываются и утверждаются министерствами и ведомствами. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от формы собственности. Унифицированные системы документации устанавливает общегосударственный классификатор унифицированной документации – ОКУД.

документация;
плановая документация;
отчетно-статистическая;
кадровая документация;
бухгалтерская документация.

являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для

исполнения. Основными видами организационных документов являются уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.

организации, ее функции, задачи, порядок работы.
Содержание устава в

соответствии с законодательством Республики Беларусь должно включать:
наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;
местонахождение (почтовый адрес);
предмет и цель деятельности;
порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);
порядок распределения прибыли;
порядок образования учреждения (организации, предприятия);
порядок управления и прекращения деятельности;
органы управления (внутренняя организационная структура).
Устав оформляется на общем бланке с указанием реквизитов:
наименование организации – автора документа (с указанием министерства, ведомства вышестоящей организации);
наименование вида документа – УСТАВ;
дата;
регистрационный номер, место издания (город);
гриф утверждения (если предприятие частное, указывают, кем зарегистрировано);
текст;
подпись.

положение, права, обязанности, организацию работы учреждения, структурного подразделения (служб).
Структура

текста положения и его формуляр унифицированы в УСОРД(Унифицированная система организационно-распорядительной документации). Положения оформляют на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации, структурного подразделения, вид документа, а также дата и регистрационный номер, гриф утверждения, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования или визы.
Текст положения включает следующие разделы:
Общие положения;
Цели и задачи;
Функции;
Права и обязанности;
Руководство;
Взаимоотношения с другими подразделениями.

научно-технические, технологические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций,

предприятий (их структурных подразделений), должностных лиц.
Инструкция оформляется на общем бланке организации и должна содержать реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; заголовок к тексту; текст; подпись; гриф утверждения; гриф согласования или визы.
Текст инструкции разбивается на разделы, которые нумеруются арабскими цифрами, а количество разделов определяется разработчиками.
Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:
Общие положения;
Должностные обязанности;
Права;
Ответственность;
Взаимоотношения.

состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания

унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы

административных и организационных вопросов деятельности организации.
Все распорядительные документы

должны строго соответствовать положениям действующего законодательства.
Текст распорядительного документа чаще всего состоит из двух взаимозависимых частей – констатирующей и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Констатирующая часть может и отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.
Распорядительная часть излагается в повелительной форме. В зависимости от документа она начинается словами: «постановляет» («постановил») – в постановлении; «решает» (решил») – в решении; «предлагаю» – в распоряжении; «приказываю» – в приказе. Эти слова печатаются прописными буквами.
Основные виды распорядительных документов: постановления, решения, приказы, распоряжения и др.

принимаемый коллегиальным органом: коллегией министерства или ведомства, научным советом,

советом директоров и т.д.
Решения оформляются, как правило, на бланках, вклю­чающих следующие реквизиты: название органа управления, вид документа (решение), место для проставления даты, ин­декса документа, место его издания, место для размещения заголовка к тексту.

в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции. Распоряжения

делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса. Распоряжения издают министерства, ведомства, администрации областей, городов, районов, администрации предприятий (учреждений) в пределах прав, предоставленных им законами Республики Беларусь. Подготовка и оформление распоряжения аналогично остальным видам распорядительных документов.

преимущественно по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций

и др. актов. Указание должно иметь конкретных исполнителей и по оформлению не отличается от приказа, его распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» («ОБЯЗЫВАЮ»).
Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

учреждения, действующим на основе принципа единоначалия. Приказ издается для

решения основных задач, стоящих перед данной организацией. Оформляется приказ на бланке, где указаны наименование организации, наименование вида документа – ПРИКАЗ, место издания, регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, подпись.
Реквизиты приказа по вопросам общей деятельности:
        Название вида документа (ПРИКАЗ);
        дата;
        индекс;
        место издания или составления;
        заголовок к тексту;
        текст;
        подпись руководителя;
        отметка о согласовании.

управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого

воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения. К основным видам информационно-справочным документам можно отнести:справки, докладные записки, объяснительные записки, акты, доверенности, служебные письма и т.д.

вопросу, о фактическом состоянии дел, описание и подтверждение тех

или иных факторов и событий.
Справки бывают двух разновидностей: 1) справки, удостоверяющие юридический факт, которые выдаются гражданам и учреждениям, 2) справки информационного характера, составляемые по запросу или указанию вышестоящих должностных лиц и организаций.

вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем

место явлении или факте, о выполненной работе.
Докладные записки могут быть внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и внешними – адресуемыми в вышестоящие инстанции, а также быть инициативными и составленными по указанию руководства.

основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо

события, факта, поступка. (Например, нарушение трудовой дисциплины, невыполнение поручений).
По содержанию объяснительные записки делятся на две группы: 1) записки, являющиеся приложением к основному документу; 2) объяснительные записки, составляемые отдельными работниками, оформляются на листе формата А4 и подписываются исполнителем.

установленного факта, действия или события.
Разновидности акта в зависимости

от их назначения: акт ликвидации (учреждения, организации, предприятия), акт проверки, акт приема-передачи (материальных ценностей и т.п.), акт инвентаризации, акт проведения испытаний, акт приема законченных объектов, акт уничтожения (например, дел) и многие другие.

на совершение каких-либо действий от лица доверителя.
Можно выделить

несколько видов доверенностей: генеральная или полная, специальная, разовая и др.

вопросам деятельности.
Служебные письма оформляются на специальном бланке для письма

организации, имеют реквизиты – адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии предложений.
Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы – инициативные и ответные.

Инициативные письма – это письма, требующие ответа.

Письма-ответы – по своему содержанию носят зависимый характер от инициативных писем. Например, излагается, все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки.
Разновидности писем: сопроводительное, информационное, рекламное, письма-приглашения, письмо-извещение, письмо-подтверждение, письмо – напоминание, гарантийное и др.

– документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений

на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях.

Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основной, где фиксируется ход заседания.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также такой протокол допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

составляются на какой-либо определенный срок.
Республиканские планы, программы, генеральные схемы

разрабатываются по решению Правительства Республики Беларусь одним или несколькими министерствами или ведомствами.
Отраслевые планы и программы разрабатываются органом исполнительной власти для подведомственных учреждений и организаций.
Территориальные программы, планы, схемы разрабатываются администрациями областей, районов, городов и других территориальных образований и действуют в рамках территории.
Разрабатываются плановые документы руководством с привлечением квалифицированных специалистов и обязательно проходят стадию согласования и утверждения.

той или иной отрасли управления или деятельности.
Программа оформляется на

общем бланке организации.
Обязательными реквизитами программы являются:
наименование организации;
название вида документа;
дата, регистрационный номер документа;
место составления;
заголовок к тексту, подпись;
грифы согласования (или визы);
гриф утверждения.

мероприятий, их последовательность, объем, сроки, ответственных исполнителей. Форма планов,

как правило, табличная. Планы организаций оформляются на общем бланке.
Обязательными реквизитами плана являются:
наименование организации;
название вида документа;
дата;
номер документа;
место составления плана;
заголовок к тексту;
подпись;
гриф утверждения.

за определенный период времени. Отчетная документация учреждения состоит из

нескольких комплексов документов: государственная статистическая отчетность; ведомственная отчетность; внутриучрежденческая отчетность.

и анализа Республики Беларусь и являются обязательными для всех

учреждений, организаций и предприятий. Порядок составления и оформления документов государственной статистической отчетности устанавливаются постановлениями этого министерства.

Национальный банк Республики Беларусь, Министерство по налогам и сборам

и Министерство финансов представляют формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой отчетности, обязательные для всех организаций. Формы ведомственной отчетности готовят органы исполнительной власти, которые осуществляют отраслевое управление.

сроки соответствующим территориальным органам. По срокам представления она может

быть декадной, месячной, квартальной, полугодовой и годовой.

Государственная статическая и ведомственная отчетность составляется на основе утвержденных унифицированных форм и в соответствии с утвержденными нормативными документами. Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно свободной форме. Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе бумаги.

наименование организации, наименование подразделения (если это отчет или справка

о работе подразделения), название вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке отчетного характера).

В заголовке отчета указывается: наименование органа или должностного лица, о результатах деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе аттестационной комиссии…»; «Отчет о работе отдела…»); отчетный период (на 2001 г., за период с января по июнь 2000 г., за 1-й квартал 2000 г.).

Республики Беларусь. На основании статей Кодекса на предприятии должен

быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу (кадрам, персоналу). К таким документам относятся:
Трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работников;
Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
Трудовые книжки;
Личные карточки формы Т–2;
Личные дела;
Лицевые счета по заработной плате.

унифицированные формы документов:
Приказ (распоряжение) о приеме на работу (ф.Т–1);
Личная

карточка (ф.Т–2);
Учетная карточка научного работника (ф.Т–4);
Приказ (распоряжение) о переводе (ф.Т–5);
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (ф.Т–6);
Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (ф.Т–8).

резюме; трудовые контракты; приказ по личному составу; трудовая книжка;

личные дела и т.д.

на работу является резюме. Его особенностью является изложение сведений

об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке.
Реквизиты РЕЗЮМЕ: наименование вида документа, дата, текст, подпись, а также указываются данные об авторе (фамилия, имя, отчество, профессия, специальность, квалификация, домашний адрес, телефон).
Текст может состоять из разделов:
цель резюме – место, на которое претендует составитель;
образование;
трудовая деятельность;
специальные знания;
семейное положение.

установлении трудовых правоотношений и регулирует их, является трудовой контракт

(договор). Трудовой контракт должен заключаться в письменной форме.
При заключении контракта рекомендуется указывать следующие основные условия:
место работы (наименование предприятия, куда принимается работник, его адрес);
конкретную работу в соответствии с квалификацией по определенной профессии или должности, которую должен выполнять работник;
дату начала работы и ее окончания, если заключается срочный трудовой контракт;
оплату труда;
обязанности предприятия по обеспечению охраны труда.

на следующие категории работников:

на постоянных работников;
на временных работников;
работающих на

основном месте работы;
работающих по совместительству.

В контракте определяются обязанности работника в соответствии с той профессией или должностью, на которую он принят, или делается ссылка на соответствующую должностную инструкцию, разработанную и утвержденную руководством предприятия.

сотрудников предприятия оформляются приказами по личному составу. Приказы по

личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с» или «к». Приказ по личному составу оформляется на общем бланке и одновременно информация фиксируется в унифицированной форме первичной учетной документации.

Реквизиты приказа: наименование организации, вид документа, дата, номер, место составления, заголовок, визы, подпись. Начинаются приказы по личному составу с глагола: принять, перевести, уволить, командировать, зачислить, назначить, который печатается прописными буквами. Затем с новой строки указывается фамилия, имя, отчество, название должности, наименование структурного подразделения, с какого числа и с каким окладом принять работника.

Приказ о приеме на работу оформляется также на бланке типовой межотраслевой формы №Т–1. Бланк размером А5 имеет лицевую и оборотную стороны. Приказ о прекращении трудового договора составляется на бланке формы №Т–8.

документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы.

На титульном

листе трудовой книжки указываются фамилия, имя, отчество работника полностью без сокращений, а также указывается дата рождения.

Сведения об образовании и специальности или профессии указываются на основании соответствующих документов (аттестатов, дипломов, сертификатов, справок, если образование незаконченное высшее).

На титульном листе обязательно ставится подпись лица, выдавшего трудовую книжку, и печать предприятия, где она была заведена.

Все записи на последующих страницах трудовой книжки производятся в точном соответствии с приказом о приеме, переводе или увольнении.

учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах

унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные сведения:
наименование документа;
дату составления документа;
наименование организации, от имени которой составлен документ;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции в натуральном или денежном выражении;
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции;
операции и правильность их оформления;
личные подписи указанных лиц.
Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций.