Презентация на тему Тема 8 Коммуникации в системе управления организацией

Коммуникация – это обмен информацией

приблизительно 80% рабочего времени менеджеры

тратят на общение с другими людьми. 48 минут в час они проводят на встречах, в разговорах по телефону и просто в неформальных разговорах, в коридорах. Остальные 20% времени менеджера уходит на работу за столом, большая часть из которой представляет собой те же коммуникации, только в виде чтения или письма

Принятие управленческих решений

ОРГАНИЗАЦИЯ

ПЛАНИРОВАНИЕ

МОТИВАЦИЯ

КОНТРОЛЬ

РЕГУЛИРОВАНИЕ

и осмысление переданной информации
виды коммуникаций
Межличностные коммуникации – общение работников

организации между собой по поводу определения целей, распределения заданий, обсуждения способов выполнения работы, разрешения проблем, корректировки действий, назначения вознаграждений и др.

Организационные коммуникации – возникающие между организациями, а также подразделениями, уровнями, звеньями в середине организации

Обе стороны выступают отправителями и адресатами информации. Канал передачи информации - голос (звук) или взгляд (жест), а обратной связью – ответ каждого из участников

Один человек доводит определенную информацию значительному кругу других лиц. Особенность: плохая обратная связь, что усложняет передачу информации

Небольшое количество людей собирается вместе с определенною целью (например, для реализации проекта). Оптимальный для коммуникаций размер группы – 10-12 человек.

более полной и достоверной информации о внешней среде с

помощью анализа данных, опубликованных в СМИ и официальных документах

Направлены на:

* сообщение потребителям, партнерам, конкурента о состоянии дел на фирме и формировании у них положительного восприятия ее деятельности средствами public relations, целенаправленной рекламы товаров, публикаций ежегодных отчетов и др.

Внутренние коммуникации

Формальные –

1.1. Вертикальные - коммуникации между уровнями управления

1.2. Горизонтальные - взаимоотношения между исполнителями в одном отделе, между структурными подразделениями

1.3. Диагональные - между уровнями управления не в форме прямого подчинения, а с целью согласования действий линейных и функциональных руководителей

2. Неформальные – каналы распределения слухов

внедрение целей и стратегий, должностные инструкции и приказы, процедуры и правила, обратная связь по результатам деятельности

проблемы и вопросы, предложения по улучшению, отчеты о результатах деятельности, жалобы и споры, финансовая и бухгалтерская информация.

– это передача информации на бумажных, магнитных, лазерных носителях. Используются при написании отчетов, докладов, оформлении объявлений, информировании широкого круга пользователей информации

в соответствии со стандартными требованиями (лаконичность, полнота, системность изложения, корректность)

требуют тщательной подготовки и значительных затрат времени для написания сообщения, чтобы адресат информацию воспринимал однозначно, как этого хотел бы отправитель

2. Устные коммуникации –

экономия времени, быстрое понимание, обеспечивают оперативную обратную связь, способствуют быстрому принятию решений

3. Невербальные коммуникации – мимика, жесты, выражение глаз и др., что свидетельствует об отношении собеседников друг к другу и к информации

возможность сохранять информацию на протяжении длительного времени

(если в письме есть непонятная информация или ошибка, для ее выяснения нужно несколько дней)

ОБРАТИТЬ ВНИМАНИЕ НА:
способность собеседника принимать символы, которыми кодируется информация

установленные требования к точности воспроизведения и неоднозначности понимания информации (законы, инструкции, правила, приказы следует направлять в письменной форме);

способность выбранного метода в определенное время предоставлять информацию необходимому количеству адресатов. На пятиминутках, например, руководитель устно сообщает подчиненным, что именно им необходимо сделать. Если имеется отдаленность адресатов от источника информации, целесообразно информацию высылать письменно (например, уведомление акционеров о времени проведения собраний и их порядке проведения);

(если все распоряжения и указания будут оформлены письменно, это приведет к росту бумажных потоков).

Правильный выбор способов коммуникаций и их совмещение обеспечивает эффективный обмен информацией, неправильный – усложняет общение, приводит к непониманию, которое может привести к конфликтной ситуации

по которому передается информация.
Он обеспечивает эффективность коммуникаций и

характеризуется

Пропускная способность –

* способностью обрабатывать несколько сигналов одновременно

* способностью обеспечить личный подход к коммуникациям

Виды

Физическое присутствие (личное общение). Наиболее эффективен, т.к. гарантирует прямое взаимодействие, передачу многих информационных сигналов, мгновенную обратную связь и личный подход

Характеризуются ускоренным объемом информации, но отсутствием личного контакта. Поэтому в последнее время очень популярны видеоконференции

Персональные письменные каналы – записки, письма замечания.
Имеют личную направленность, но не обеспечивают быструю обратную связь

Безличные коммуникативные каналы – отчеты, бюллетени.
Имеют наименьшую пропускную способность и не обеспечивают обратной связи

определяется:

зависимости от пропускной способности
Личное общение
Персональные письменные каналы
Безличные коммуникативные

каналы

Наиболее ёмкий канал

Целесообразно использовать для нестандартных, многозначных, сложных сообщений

значение того, что он хочет передать
Коммуникационный процесс – процесс

обмена информацией с целью решения какой-либо проблемы

Элементы коммуникационного процесса:

Канал – средство передачи информации

Цель коммуникационного процесса –

Получатель – лицо, которому предназначена информация

формулировки идеи, которую отправитель считает нужным и правильным сделать

предметом обмена. Затем осуществляется выбор информации. На этом этапе идеи информация еще не закодирована в слова или символы. Отправитель только принимает решение, какую именно идею он желает сделать предметом коммуникации.

Информацию кодируют с помощью слов, символов, интонации, жестов. Вследствие кодирования идея превращается в сообщение

3. Передача

Передача сообщения от отправителя к получателю информации с помощью выбранного канала.

ЭТАПЫ ПРОЦЕССА КОММУНИКАЦИЙ

4. Декодирование

дает возможность отправителю узнать, дошло ли послание до адресата

и как оно декодируется. Свидетельствует о мере понимания получателем сообщения

возникающие на всех этапах коммуникационного процесса искажения содержания сообщений.
Источники шума варьируются в зависимости от языка (в вербальным и невербальном оформлении)

из-за которых может изменяться смысл в процессах кодирования и декодирования

* различия в организационном статусе

участие в его подготовке и реализации, предоставляют информацию о

ходе его реализации

* лицо, принимающее решение

УЧАСТНИКИ

ГРУППЫ

** централизованные

решение проблем и принятие решений предусматривает

Коммуникационная сеть – совокупность источников каналов поступления и распространения информации, созданной субъектом управления для

**

члены команды вольно общаются между собой, в одинаковой степени обрабатывают информацию и принимают согласованные решения

лица, выполняющие роль советника
Y - образная
Децентрализованные сети
Равномерный поток информации

между всеми членами команды, лидер отсутствует, сеть неорганизованна, неустойчивая, но активная

«круг»

X - образная

Прямой доступ к информации всех участников команды, все одинаково участвуют в обсуждении, групповой лидер не имеет чрезмерной власти

все каналы

ЭФФЕКТИВНОСТЬ КОМАНДНЫХ КОММУНИКАЦИОННЫХ СВЯЗЕЙ

КОММУНИКАЦИОННЫХ СВЯЗЕЙ
Простые задачи

Организационные
* Межличностные
Искажение сообщений
Преграды, обусловленные восприятием
Социокультурные отличия отправителя и

получателя информации

Невербальные преграды

Некачественная обратная связь

Неудовлетворительная организационная структура

обусловленные восприятием
* конфликт между сферами компетенции. Из всего потока

информации человек отбирает те данные, которые привлекают его внимание. Поэтому эффективными считают те коммуникации, в которых не менее 30% информации уже известно получателям, находится в сфере их компетенции и сформировало у них определенные стереотипы восприятия.

Опытный работник знает, как решать проблемы, возникающие в производственном процессе, понимает своего руководителя с полуслова; новичок должен приложить больше усилий и времени для осмысления ситуации и принятия правильного решения).
социальный статус собеседников.

* эмоциональное состояние получателя информации. Эмоциональное возбуждение препятствует нормальному восприятию информации: человек слышит лишь себя, находится в плену собственных чувств и переживаний

барьеры

Известно, что слова (символы) различные люди понимают неодинаково, поэтому

то, что сообщает кто-то, необязательно также понимает получатель информации.
Например, руководитель дает задание подчиненному выполнить определенную работу, когда тот освободиться, т.е. он имеет ввиду, что работа не очень срочная, а подчиненный может понять по-другому и отложить действительно важную и срочную работу.
Это также касается профессиональных высказываний или слов иностранного происхождения.

Социокультурные отличия отправителя и получателя информации

проявляются в общении людей различных социальных слоев, наций и вероисповеданий, когда разное значение могут иметь не только слова (в случае несовершенного перевода или использования жаргона), но и

его слушать.

Сопереживайте говорящему.
Будьте терпеливы.
Сдерживайте свой характер.
Не допускайте

споров или критики.
Задавайте вопросы.

3. Барьеры коммуникаций и пути их преодоления

Барьеры коммуникаций

Невербальные преграды

взгляд, выражение лица, жесты, интонация

Неумение слушать

Слушать – означает не только вести себя спокойно и дать другому человеку говорить (это лишь незначительный фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания)

Профессор
Кит Дэвис приводит
10 правил эффективного слушания

сознательно, когда какой-либо работник не согласен с сообщением, тогда

он трактует сообщение в своих интересах.
Например, имеет место тенденция оповещать руководителей высших уровней только о хорошем. Т.е. подчиненные не информируют руководителя о потенциальной или существующей проблеме, а сообщают только хорошие новости, т.к. хотят добиться от него хорошего отношения

Доказано, что чем больше уровней управления имеет предприятие, тем более высока вероятность информационных перегрузок, т.к. каждый следующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения

Искажение сообщений

Неудовлетворительная организационная структура