Слайд 2
Управленческие документы представлены несколькими системами
документации, основными из которых являются:
организационно-правовая документация;
организационно-распорядительная документация;
информационно-справочная документация;
плановая документация;
отчетная
документация;
документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
документация по материально-техническому обеспечению;
договорная документация;
документация по информационному обеспечению деятельности организации и другие системы документации
Слайд 3
Справочно-информационные документы
содержат информацию о фактическом состоянии дел
для принятия организационно-правовых и распорядительных документов.
Сообщают сведения, побуждающие
принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Слайд 4
Справочно-информационные документы
Документы этой системы играют служебную роль
по отношению к организационным и распорядительным документам
Особенностью этих документов
является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
Слайд 5
Справочно-информационные документы
Виды:
Служебное письмо;
Докладная записка;
Служебная записка;
Объяснительная
записка;
Предложение;
Представление;
Заявление;
Протокол;
Акт;
Справка;
Заключение;
Отзыв…
Слайд 6
Докладная записка
- документ, адресованный руководителю вышестоящей организации,
руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с
выводами и предложениями составителя.
Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения.
Слайд 7
Докладная записка
Докладные записки могут быть инициативными,
информационными и отчетными.
Инициативная докладная записка составляется с целью обратить
внимание адресата на имевшее место событие, ситуацию и побудить руководителя принять определенное решение.
Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен.
Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний и т. д.
Слайд 8
Докладная записка
Докладная записка в зависимости от адресата может
быть:
Внешняя - представляется руководителю вышестоящей организации;
Внутренняя
- представляется руководителю подразделения или организации.
Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя с целью повысить эффективность деятельности организации.
Слайд 9
Реквизиты докладной записки:
наименование организации;
наименование вида документа;
дата;
регистрационный номер;
место составления
или издания;
заголовок;
адресат;
текст;
подпись.
Слайд 10
Докладная записка
Текст докладной записки состоит
из двух или трех смысловых частей:
В первой
части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания;
Во второй части анализируется сложившаяся ситуация и приводятся возможные варианты решения;
В третьей части содержатся выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.
Вторая часть в докладной записке может отсутствовать – в этом случае текст докладной записки содержит обоснование, выводы и предложения составителя.
Слайд 11
Докладная записка
Внутреннюю докладную записку подписывают составитель (если
она представляется руководителю подразделения) или руководитель подразделения (если она
представляется руководителю организации); внешнюю докладную записку подписывает руководитель организации.
Датой докладной записки является дата ее составления и подписания.
Слайд 14
Служебная записка
Форма внутренней деловой переписки между подразделениями
организации или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.
Может иметь информационный, инициативный или отчетный характер.
Слайд 15
Служебная записка
Текст служебной записки состоит из обоснования
(изложения причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.
Служебную записку подписывают специалист или руководитель подразделения.
Датой служебной записки является дата ее составления и подписания.
Слайд 16
Служебная записка
Обязательные реквизиты:
Наименование вида документа;
Дата, номер;
Адресат;
Заголовок;
Текст;
Подпись.
Слайд 18
Объяснительная записка
1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного
документа (плана, отчета, проекта);
2) сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо
действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.
Слайд 19
Объяснительная записка
Текст состоит из двух частей:
Первая
часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию;
Вторая
– причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.
Объяснительную записку подписывает ее составитель.
Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.
Может быть оформлена рукописным способом.
Слайд 20
Объяснительная записка
Обязательные реквизиты:
Наименование организации;
Наименование вида документа;
Дата, номер;
Место составления;
Адресат;
Заголовок;
Текст;
Подпись.
Слайд 24
Предложение
разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных
предложений по определенному вопросу.
Текст предложения содержит две части: обоснование
и заключение – перечень предложений.
Предложения составляются руководителями подразделений и специалистами, представляются руководству, подписываются составителем.
Предложения могут представляться в вышестоящие организации по вопросам, решение которых находится в компетенции этих организаций.
Предложения, адресованные другому должностному лицу, оформляются на стандартном листе бумаге, предложения, адресованные вышестоящей организации, – на бланке.
Слайд 25
Предложение
Обязательные реквизиты
наименование структурного подразделения, (наименование организации – при
адресовании вышестоящей организации),
наименование вида документа
дата и регистрационный номер
место составления
(при адресовании вышестоящей организации)
заголовок к тексту
адресат
подпись
