Слайд 2
Введение
Ввиду сложностей возникающих при заполнении и обработке отчетов
по расходам, Вам предлагается новый вариант отчета.
Основное изменение касается
способа внесения данных. Все расходы должны вносится в отчет через диалоговые окна. Форма для просмотра расходов остается прежней.
Этот способ позволит корректно и в полном объеме отражать информацию по расходу.
Также мы избавимся от необходимости ручной обработки присылаемых Вами отчетов.
Слайд 3
Структура файла
Файл состоит из нескольких листов:
Первый лист
«Input» предназначен для занесения и редактирования расходов, лист «Расходы
по а-м» - для отражения расходов по автомобилю.
Всю внесенную на листе «Input» информацию можно просмотреть в знакомой для Вас форме отчета на листах «отчет за 1-ую пол. месяца», «отчет за 2-ую пол. месяца» и «смета». Для этого необходимо лишь нажать на кнопку «Сформировать отчет».
Также внесенные данные по отчетам отражаются на листе «Base», а по смете на листе «Budget».
Вся информация на этих листах доступна только для просмотра, редактирование возможно осуществить только через диалоговые окна на листе «Input».
.
Слайд 4
Заполнение отчета
Отчет заполняется одним человеком. Однако возможно отражение
расходов других сотрудников в отчете заполняющего.
Прежде чем внести
расход, на листе «Input» выберете из списка фамилию человека, к которому этот расход относится, также выберете месяц и вид отчета:
Слайд 5
Заполнение отчета
Каждому виду расхода соответствует своя кнопка.
Итак,
например, для внесения хозяйственных расходов нажимаем на кнопку «Хозяйственные
расходы», затем «Ввод данных».
В списке «Вид расхода» выбираем необходимую
позицию.
Далее заполняем поля «Документ» и «Сумма».
Нажимаем на кнопку «Заполнить».
Остальные виды расходов заполняются по аналогии.
Все предложенные поля обязательны для заполнения,
кроме поля «Комментарий».
.
Слайд 6
Заполнение отчета
Для всех видов расходов, кроме хозяйственных, необходимо
указывать на что именно относится расход. Это можно сделать
на вкладке «отнесение расходов».
Для того, чтобы выбрать продуктовую группу, к которой относится расход, достаточно поставить флажок напротив соответствующей группы или нескольких групп.
Если расход связан с внедрением программы SAP или относится к затратам компании «Гематек», ставим флажок напротив SAP или Гематек.
Слайд 7
Заполнение отчета
У некоторых сотрудников на вкладке «отнесение расходов»
не будет продуктовых групп, в связи с тем, что
их расходы нельзя отнести на какой-либо вид продукции. Флажок нужно будет поставить напротив SAP, Гематек или B.Braun.
Слайд 8
Редактирование и удаление
Для редактирования или удаления
расхода выберете необходимый вид расхода и нажмите на кнопку
«Редактирование», в появившемся диалоговом окне укажите вид отчета (отчет за месяц или смета), а затем в списке введенных данных выберете нужную позицию:
Слайд 9
Редактирование и удаление
В появившемся окне можно сделать
корректировки, а затем нажать на кнопку «Редактировать».
Если Вам нужно
удалить позицию из отчета, достаточно ее открыть также как и для редактирования, а затем нажать на кнопку «Удалить».
Слайд 10
Формирование отчета
После того как Вы внесли все расходы,
Вам осталось лишь сформировать отчет в знакомой для Вас
форме и проверить его.
Нажмите на кнопку «Сформировать отчет» на листе «Input», выберете в появившемся окне вид отчета, фамилию и месяц, а затем нажмите на кнопку «Сформировать».
Слайд 11
Формирование отчета
Если Вы вносили расходы , которые
относятся к разным сотрудникам, выберете в списке вашу фамилию
(т.е. того, кто заполнял файл). В результате в отчете вы увидите все заведенные Вами суммы, а в колонке «Комментарий» напротив каждого расхода будет стоять фамилия того, к кому данный расход относится.
.
Слайд 12
Формирование отчета
Если Вы сформировали отчет и увидели, что
при заполнении допустили ошибку, Вы можете внести необходимые изменения
на листе «Input» и снова сформировать отчет. Он полностью обновится в соответствии с последними изменениями.
При закрытии файла в качестве напоминания Вы увидите окно со следующим вопросом:
Ответив на него утвердительно, файл закроется. Нажав на кнопку «Нет», файл не будет закрываться и Вы сможете сформировать отчет.
Внимание! В заполняемом файле должны присутствовать данные только за тот месяц, за который вы вносите (1-ая половина месяца, 2-ая половина месяца и смета на следующий месяц), т.е. ранее внесенных расходов в нем не должно быть. Поэтому Вы должны каждый раз использовать чистый шаблон отчета.
