Слайд 2
Для чего нужен учет мероприятий
Под мероприятиями понимаются:
совещания, собрания,
обсуждения, заседания, корпоративные мероприятия и проч.
Механизм управления мероприятиями позволяет
организовывать, учитывать и анализировать мероприятия, которые проводятся в организации.
Управление мероприятиями дает возможность:
сократить время на подготовку и проведение мероприятий;
упростить согласование участия в мероприятии;
провести мероприятие в соответствии с планом;
обеспечить принятие решений и их своевременное выполнение;
проанализировать эффективность мероприятий.
Слайд 3
Жизненный цикл мероприятия
Подготовка:
планирование участников, места и времени мероприятия,
оформление
программы мероприятия,
согласование участия (места, времени),
подготовка материалов к мероприятию,
рассылка материалов
к мероприятию.
Проведение:
фиксирование присутствующих/отсутствующих,
фиксирование принятых решений.
Оформление протокола:
подготовка протокола,
согласование протокола,
утверждение протокола.
Исполнение решений.
Анализ мероприятий.
1С:Документооборот позволяет автоматизировать большинство этапов жизненного цикла мероприятия.
Слайд 4
Карточка мероприятия
На карточке мероприятия указываются
основные сведения о
мероприятии.
Слайд 5
Список участников
В списке участников указываются возможные
участники мероприятия.
В
качестве участников можно указать пользователей, роли исполнителей, корреспондентов и
их контактных лиц.
В колонке Приглашение отображается состояние приглашения участника (отправлено \ принял \ не принял).
Слайд 6
Программа мероприятия
Программа – это перечень того, чем планируется
заниматься на мероприятии (с указанием времени начала и окончания).
Программа мероприятия вводится на закладке Программа:
в таблице,
в файлах мероприятия,
в отдельном внутреннем документе.
Слайд 7
Протокол мероприятия
Протокол – это список решений,
принятых по
результатам мероприятия.
Протокол мероприятия вводится на закладке Протокол:
в таблице,
в файлах мероприятия,
в отдельном внутреннем документе.
Слайд 8
Протокольные мероприятия
Видимость закладки Протокол
и расположенных на ней
полей определяет настройка
Протокольное мероприятие у вида мероприятия.
Слайд 9
Состояния мероприятий
Мероприятие имеет несколько наборов состояний:
состояние программы,
состояние приглашений,
состояние
материалов выступающих,
состояние протокола,
состояние мероприятия в целом.
Слайд 10
Файлы мероприятия
К мероприятию может быть приложено произвольное количество
файлов (схема рассадки, презентации выступающих и т.п.).
Для приложенных
файлов работают операции редактирования, просмотра, сохранения, шифрования, подписи ЭЦП.
Слайд 11
Операции мероприятия
Возможные операции по мероприятию:
утвердить программу,
отправить приглашения,
запросить
материалы,
ознакомить с материалами,
провести мероприятия,
подготовить протокол,
согласовать протокол,
утвердить протокол,
исполнить протокол.
Слайд 12
Приглашение на мероприятие
Для приглашения на мероприятие используется бизнес-процесс
Приглашение.
В табличной части бизнес-процесса перечисляется список участников, которых требуется
пригласить на мероприятие.
Каждому участнику придет задача «Принять участие в мероприятии».
Слайд 13
Права на мероприятия
Чтение:
по умолчанию право имеют все пользователи,
можно
ограничить при помощи Грифа доступа, Вида мероприятия, Организации и
Рабочей группы,
если заполнена рабочая группа мероприятия, то увидеть его смогут только участники рабочей группы.
Изменение:
права имеют организатор, предстатель и секретарь мероприятия,
остальные участники мероприятия имеют права на редактирования файлов мероприятия, но не имеют прав на изменение самого мероприятия.
Слайд 14
Отчеты по мероприятиям
Различные варианты отчета дают возможность узнать:
какие
мероприятия были проведены за период,
как растет \ уменьшается количество
мероприятий в организации,
сколько времени тратится на мероприятия сотрудниками,
мероприятия какого вида чаще всего проводятся в организации,
кто из сотрудников не является на мероприятия,
кто из председателей \ организаторов нарушает сроки,
по каким мероприятиям были непринятые решения.
