Презентация на тему Технические средства, используемые в делопроизводстве

оргтехникой.
В делопроизводстве в настоящее время отмечается большое разнообразие отечественной

и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

средства для составления документов;

копировальная и множительная техника;

средства обработки документов;

средства хранения, поиска и передачи документов;

техника управленческой связи.

незаменимым средством не только составления документов, но и организации

рациональной и оперативной работы с ними. Иначе говоря, компьютерные технологии радикально изменяют сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа

и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о Получении документа);

отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство

организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста);

защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

документа выводится на экран дисплея и в него можно

вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами — переносить части текста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т. п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т. д., и т. п.

основные функции делопроизводства.