Презентация на тему Автоматизированные системы электронного документооборота. Обзор ECM решений

— материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и

специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Виды документов:
Бумажный
Транзакционный
Электронный

Состояние документов:
Архив
Движение

СЭД

- НСИ (MDM)
- BPM

- Аналитическая отчетность
- Средства Интеграции (современные технологии решения задач интеграции)

Состав решений, входящих в СЭД

документооборота

Обзорный курс OpenText for SAP

Практический опыт внедрений СЭД на

платформе OpenText

компоненты ECM решений

Задачи решаемые ECM вчера и сегодня

Домашнее задание

Движущие

силы внедрения ECM решений

Вопросы

АВТИ, кафедра УиИ.

- Факультет военной подготовки МЭИ (ТУ) (2005-2008)
- РАНХ при президенте РФ(2012-2014) – MBA “Евроменеджмент”
Сертификация и участие в профессиональных тренингах:
- SRM210 – SAP SRM Server Configuration - BIT640 - SAP Records Management in Detail
- BIT601 - SAP Workflow – построение и использование
- BIT615 - SAP ArchiveLink: управление документами при помощи SAP ArchiveLink
- BC400 – Основы ABAP - SAP Document Access by Opentext
- SAPArc_83 SAP Archiving by OpenText (курсы SAP 710, 720,727, 760, 770) – SAP Access by OpenText ( ArchiveLink, DocuLink, EnterpriseScan, Archive Server и т.д.)
- SAP ArchiveLink for SAP 9.6, основанный на Livelink ECM Archive Server9.6.x, SAP R/3 system, Release 4.7
- Archive Server, основанный на Livelink ECM Archive Server9.6.x
- SAP Bootcamp
- Open Text certified Consultant for SAP Archiving & Document Management (Livelink for SAP R/3 9.6.*)
- OpenText certified expert Extended ECM for SAP
- OpenText Content Server Consultant
- OpenText certified expert VIM for SAP Solutions
Опыт работы: - Aй-Теко – Руководитель практики ECM решений
- SAP CIS – Head of ЕIM practice
- Энергодата – Руководитель направления электронного документооборота и архивных систем
Проектный опыт внедрения в компаниях: ОАО “ФСК ЕЭС” (более 5 проектов), ОАО “TNK BP”, ОАО “Аэрофлот”, ОАО “Мегафон”(2 проекта), ОАО “Газпром”, ГУП “Санкт-Петербурский метрополитен”, SOCAR (Азербайджан), Самрук-Казына (Казахстан), ОАО “НЛМК”, ОАО “Металлинвест”, Аппарат Мэра и Правительство Москвы, ООО “НефтеГазИндустрия”
Точечный консалтинг и поддержка продаж: ООО «Мегаполис», ОАО «Эльдорадо», ОАО «Лукойл», ОАО «Сургутнефтегаз», ОАО «Сибур», ОАО «Татнефть», ОАО «Газпромнефть», ОАО «Лукойл Оверсиз», ОАО «МГТС», ИЦ Сколково, X5 Retail Group, ООО “ЦентрОбувь”, ОАО «Нижнекамскнефтехим», ОАО «АК «Транснефть», ООО «Метинвест ХОЛДИНГ», Sony, Xerox, Provimi, и т.д.

компоненты ECM решений

Задачи решаемые ECM вчера и сегодня

Домашнее задание

Движущие

силы внедрения ECM решений

Вопросы

(контент) предполагается слабо структурированной — это могут быть файлы

различных форматов, электронные документы с различными наборами полей и т. п.
По определению Gartner ECM — это стратегическая инфраструктура и техническая архитектура для поддержки единого жизненного цикла неструктурированной информации (контента) различных типов и форматов
ECM-системы состоят из приложений, которые могут взаимодействовать между собой, а также использоваться и продаваться самостоятельно

корпоративным контентом (EMC). Карен Шегда (Karen Shegda), Тоби Белл

(Toby Bell), Кеннет Чин (Kenneth Chin), Марк Р. Гилберт (Mark R. Gilbert) и Мик Маккомашайг (Mick MacComascaigh), Gartner, Inc.

способность к реализации

претенденты

лидеры

нишевые игроки

новаторы

полнота концепции

Доля рынка в мире:

компоненты)
Решения ECM, ориентированные на бизнес-процессы (контент интегрируется в бизнес-процессы)
Комплекс

решений ECM (интегрированное решение)

Повышение эффективности
Сокращение издержек
Сокращение рисков несоблюдения нормативных требований

в разрозненных приложениях

компоненты ECM решений

Задачи решаемые ECM вчера и сегодня

Домашнее задание

Движущие

силы внедрения ECM решений

Вопросы

контроль версий, безопасность и службы библиотек для деловых документов.
Document

Imaging, Управление образами документов — захват, преобразование и управление бумажными документами.
Record Management, Управление записями (или, в соответствии с последним переводом стандарта IEEE 15489 — ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами») — долгосрочное архивирование, автоматизация политик хранения и соответствия нормам регулирующих органов, обеспечение соответствия законодательным и отраслевым нормам.
Workflow, Управление потоками работ — поддержка бизнес-процессов, передача контента по маршрутам, назначение рабочих задач и состояний, создание журналов аудита.
Web Content Management(WCM) ,Управление веб-контентом — автоматизация роли веб-мастера, управление динамическим контентом и взаимодействием пользователей.
Digital Access Management (DAM), Управление мультимедиаконтентом — управление графическими, видео и аудиофайлами, различными маркетинговыми материалами, например, флеш-баннерами, рекламными роликами.
Knowledge Management, Управление знаниями — поддержка систем для накопления и доставки релевантной для бизнеса информации.
Collaboration, Документо-ориентированное взаимодействие — совместное использование документов пользователями и поддержка проектных команд.

документы
Контролировать доступ к документам
Вести атрибуты документов (в т.ч. Данными

справочников) для идентификации и обеспечения точности поиска
Обеспечивать полную историю работы с документами и встроенные средства нотификации
Обеспечивать автонумерацию документов, связь между документами, поддержку агрегатов и контейнеров, и т.д.

индексирование – от минимальных до промышленных объемов документов
Распознавание штрих-кодов

промышленных форматов
Автоматическое разделение документов
Рендиция в промышленные форматы (TIFF, PDF, Searchable PDF, PDF/A)
Создание и просмотр заметок на документах
Создание, просмотр, редактирование аннотаций, включая графические элементы
Запуск маршрута обработки документов

система управления записями, обеспечивающая возможность
автоматического создания, хранения и

удаления официальных документов на всех стадиях
жизненного цикла, ведения архивного хозяйства. Система поддерживает стандарты
Министерства обороны США (DoD 5015.2)
Государственного архива Великобритании (UK PRO)
Спецификации Европейского Союза MoReq (EC) и FDA 21CFR11
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007, «управление документами»

Назначение:
Классифицировать и категоризировать информационные объекты
Управлять сроками хранения в зависимости от времени и/или событий
Единый корпоративный процесс обработки сроков хранения для всего корпоративного контента
Включение/выключение таймера времени хранения
Штрих-кодирование и изготовление этикеток для контейнеров
Управление архивом, управление загрузкой, учет топологии
Все типы контента вне зависимости от носителя

бизнес процесса;
Выполняет обработку данных во внешних системах;
Автоматизирует процессы согласования,

утверждения и исполнения документов;
Обеспечивает контроль проводимых работ и соответствие утвержденным регламентам и процедурам

контентом и взаимодействием пользователей

материалами
Флеш-баннерами
Рекламными роликами

кластеризация
Мониторинг текстовых ресурсов
Собственные источники
документы
блоги
Форумы
Комментарии
почта
Внешние источники
СМИ
Интернет
Данные предоставляемые партнёрами

компоненты ECM решений

Задачи решаемые ECM вчера и сегодня

Домашнее задание

Движущие

силы внедрения ECM решений

Вопросы

дела, тома
Входящие, исходящие документы
Реестры
Пресейл, Продажи
Комм. предложение, Бриф, Презентация,
Спецификации, Тех.задание

Организационно-распорядительный
документооборот
Приказы, распоряжения, поручения, резолюции

Конкурсные документы
Заявки, предложения,…

Сопроводительная документация
по сделке/проекту
Спецификации, Договоры, Акты, Накладные,
Устав, Протоколы

Аналитика
Маркетинговые исследования,
Материалы СМИ, Прогнозы,…

Нормативно-справочные документы
Регламенты, Инструкции, Должностные инструкции,
Устав, Описание бизнес-процессов

Инженерно-конструкторская документация
производство (строительство)
и эксплуатация
Чертежи, Схемы, Спецификации
Документы от подрядчиков, заказчиков

Клиентские, кредитные и др. досье
Регистрационные документы, сертификаты,

Управление заявками
Обработка заявок, обращений, жалоб

Управление договорами и платежами
Протокол, Устав, Задание, План, Отчеты

Архив первичных документов
Протокол, Устав, Задание, План, Отчеты

Архив медиаконтента
Видео, Фото, Аудио и др. бинарные данные

решений
Услуги по внедрению
Обследование, описание бизнес-процессов и сбор требований
Разработка технического

проекта
Установка и настройка
Адаптация
Обучение
Поддержка

Решены поставленные задачи
Достигнуты цели

Проблемы
Неэффективность
Недостатки
Недостаточная оперативность

Решение

дел
Нумерация документов, дел, томов
Поэкземплярный учет
Управление жизненным циклом официальных документов
Срок

действия
Контроль исполнения
Списание в архив
Уничтожение
Изъятие и возврат

документов
Приказы
Распоряжения
Резолюции
Поручения
Планирование заседаний
Согласование повестки дня
Оповещение
Ведение протоколов
Контроль исполнительской дисциплины

поставщиков (анкета)
Обработка ответов


Совместная под-готовка заявоч-ных материалов (и их окончатель-ное

утверждение)
Совместная оценка предложений
Документирование решений
Создание контрактной документации

Получение товара
Дебиторская задолженность
Качество: обработка рекламаций

Оценка поставщика

Обсуждение поставщика

Управление заявками и заказами

Поступления и финансовые расчеты

Управление заявками
Запрос товара
Создание заказа
Управление документацией по заказу

Сотрудничество с поставщиками

Создание и хранение документов

Покупатель

Направление деятельности

2

3

4

5

Покупатель

Покупатель

Покупатель

1

документов
Маршруты согласования для различных документов
Контроль исполнения договорных обязательств
График платежей
Акты

выполнения/Накладные

Согласование и утверждения бюджетов
Согласование и исполнение платежа
Интеграция с ERP (SAP, Oracle Business Suite, 1C)

step
Forward
Affix barcode on document
Enter barcode value
Recognize barcode

необходимой информации в библиотеках документов, использование накопленной экспертизы
Коллективная подготовка,

согласование рекламной информации
Листовки
Статьи сайта
Автоматизация процессов
Согласования
Обработки обращения клиентов
Плановая работа с клиентами – мероприятия
Архивирование электронной почты

ролям проекта
Контроль целостности документов, наличие шаблонов документов
Соответствие плану проекта

(результаты, сроки)
Автоматизация управления задачами
Обоснованность принимаемых решений
Планирование заседаний
Согласование повестки дня
Оповещение
Ведение протоколов
Контроль за процессами согласования и исполнения поставленных задач и принятых решений
Учет и контроль финансовых и юридических документов сделки/проекта
Учет официальной переписки по проекту
Электронные письма
Доставка/Получение официальных документов

Классификация (система, объект, контрактная площадка, местоположение,…)
Контроль целостности
Автоматизация обмена документами

между подрядчиками
Автоматизация согласования и утверждения документов
Автоматизация выполнения регламентных работ

распознавание
Прием электронных форм
Досье клиента/сделки
Набор определенных документов
Контроль целостности и актуальности
Автоматизация

процессов
Одобрения сделки (кредита)
Исполнения обязательств

компоненты ECM решений

Задачи решаемые ECM вчера и сегодня

Домашнее задание

Движущие

силы внедрения ECM решений

Вопросы

этапы бизнес процесса
Детализировать субпроцессы каждого из этапов
Задание №2
Прорисовать ЖЦ

для любого выбранного вами документа
Детализировать под этапы жизненного цикла для документа
Задание № 3
Сравнить и дать ответ на вопрос: “Есть или нет разница между бизнес процессом и ЖЦ документа?”
P.S. На данный вопрос необходимо предоставить развернутый ответ, а не ограничиться ответом да или нет

компоненты ECM решений

Задачи решаемые ECM вчера и сегодня

Домашнее задание

Движущие

силы внедрения ECM решений

Вопросы

Слабые потоки информации между сотрудниками, плохая информированность
Значительные затраты

на обработку официальных документов
Невозможность обеспечить «правильного» пользователя «правильным» документом
Хаос в папках с общим доступом
Использование устаревшей информации
Несовершенные механизмы
обеспечения доступа к информации для сотрудников, партнёров, сотрудников филиалов
публикации и оповещения
Увеличенные сроки подготовки и согласования документов
Риски ошибок, несоответствия нормам, отставания по срокам

стоимость и сложность администрирования и сопровождения
Неудобство использования
Ограниченность

функционала
Автоматизация только части бизнес-процессов
Ограниченный круг пользователей
Невозможность применения для автоматизации других бизнес-процессов
Базовое ПО больше не поддерживается
Высокий уровень прикладной разработки
Невозможность масштабирования
Неподходящая архитектура

Увеличение производительности
Повышение эффективности
Повышение надежности хранения и защищенности

данных
Соответствие стандартам качества и государственным стандартам
Усиление контроля
Оперативный доступ
Представители IT, безопасность
Сокращение IT затрат (внедрение, сопровождение)
Соответствие стандартам
Архитектурные требования
Стремление к единой среде обработки данных
Подходящая архитектура
Устранение хаоса
Простота обслуживания
IT Outsoursing
Защита данных
Работа в условиях инфраструктуры защиты
Пользователи
Простота использования
Удобство
Необременительность
Повышение значимости

Что хотят

Опасения

Пользователи
Повышение личной ответственности
Усиление контроля со стороны руководства
Представители IT
Надежность? – поддержка со стороны вендора, количество прикладной разработки, экспертиза в России,
Простота настройки, развертывания, устранения неполадок?
Стоимость владения?
Представители бизнеса
ROI?
Надежность?
Затраты?
Есть ли прецеденты?

отрасли
Признанные стандарты в отрасли
Публикации в СМИ и Интернете
Внутренние движущие

силы

поставщиков из-за низкой оперативности
Срыв сделок по той же причине
Штрафы

по причине потерь бумажных экземпляров документов
Низкая оборачиваемость средств
Упущенная прибыль
Сокращение прямых затрат на печать документов
Сокращение сроков
Автоматизация и оптимизация процессов

управления?
Бюджетные возможности?
Экономическая целесообразность?
Движущие силы со стороны заказчика?
Сотрудничество
Инициаторы
Союзники
Противники
«Болото»
Ключевые лица?
Какие наши

шансы стать исполнителем?

решения в ближайшей перспективе
Инициация проекта
Заказчик выделил (запланировал бюджет)
Стать

исполнителем (пройти конкурс , заключить договор)
Высокая вероятность пройти по конкурсу
Внедрить
Ведется внедрение системы, заказчик заинтересован в успешном внедрении
Услуги по поддержке
Система запущена в промышленную эксплуатацию
Оказание услуг по поддержке системы
Развитие системы
Проекты по доработке решения
Развертывание в филиалах

Маржа от лицензий
Платежи по фазам проекта внедрения
Ежеквартальные платежи по поддержке
Услуги по обучению
Доходы от услуг по развитию системы
Продажа обновлений базового ПО

плоттеров
Совместными инженерные проектами (строительство, установка и наладка оборудования)
Поставками серверов,

хранилищ данных
Предоставление услуг облачных вычислений (SaaS, Clouds)
Внедрением ERP (SAP, Oracle Business Suite, 1C)
Системный интегратор
Участие в крупных интеграционных проектах
Субподряд

компоненты ECM решений

Задачи решаемые ECM вчера и сегодня

Домашнее задание

Движущие

силы внедрения ECM решений

Вопросы