Презентация на тему Регистрация документов. Информационно – справочная система документов

Начиная от нашей информации в государственной сфере, заканчивая записью

на прием к врачу. Обеспечить более легкое обращение с документами нам может их регистрация. Регистрации документов – это придание им юридической силы.
Основные цели регистрации документов это
Учет документов
Контроль их исполнения
Справочная работа по документам

номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).

Это значит, что документ регистрируется один раз:создаваемые – в

день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

вида документа;
дата и регистрационный номер документа;
дата и индекс поступления;
заголовок

к тексту (краткое содержание документа);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
гриф (отметка) ограничения доступа к документу;
внутренняя переадресация документов по исполнителям;
код по тематическому классификатору;
ключевые слова;
количество листов документа;
наличие приложений;
должностное лицо, поставившее документ на контроль;
промежуточные сроки исполнения;
перенос сроков исполнения;
срок хранения документа;
статус документа (проект, версия);
вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.[5]
Существует три вида регистрации документов:
журнальная
карточная
автоматизированная электронная

карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости

от задач в соответствии с используемыми классификаторами.
Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.
Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:
справочные, контрольно-справочные;
картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;
тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер

и персональные компьютеры, объединенные в сеть). При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях

коллегиальных органов.

Протокол

факты или события

Справка:
1) документ, содержащий описание и подтверждение тех

или иных фактов и событий.
2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.

вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований и т.д.).

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы. 

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Список – перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями