Слайд 2
Документ – это материальный носитель с зафиксированной на
ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото-
и кинопленка, электромагнитные носители и др.
Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации.
Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия, их унификации.
Слайд 3
Под кадровой документацией подразумевается большой перечень документов, которые
содержат информацию о работниках, деятельности предприятия и его кадровой
службы.
Слайд 4
По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых
документов:
Документы по учету личного состава работников.
Документы, связанные
с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда.
Слайд 5
Документы классифицируются по следующим признакам:
Служебные и
личные.
Личные – документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиография
и др.).
Служебные документы исходят от имени предприятий, организаций или представляющих их должностных лиц. Служебные документы включают в себя три группы ОРД: организационные, распорядительные, справочно-информационные .
Слайд 6
По содержанию документы подразделяются на организационно-распорядительные и т.д.
По
способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические и
др.
По наименованию – приказы, письма, инструкции и т.п.
Слайд 7
Виды документов:
Типовые документы разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных
организаций и носят обязательный характер.
Примерные документы разрабатываются вышестоящими органами,
носят рекомендательный характер (для внутреннего пользования в организации).
Трафаретные документы изготавливаются типографским способом и содержат постоянную часть, отпечатанную типографским способом и переменную – заполняемую составителем.
Слайд 8
По стадиям создания документы подразделяются на подлинники (оригиналы)
и копии (отпуск, дубликат, выписка):
Подлинники – первоначальный документ, содержащий
исходную информацию и надлежащим образом оформленный.
Копия – документ, точно повторяющий оригинал. В правом верхнем углу поля проставляется слово «копия» и заверяется соответствующим образом.
Слайд 9
По срокам хранения документы подразделяются на три основных
группы:
постоянного срока хранения;
долговременного (свыше 10 лет);
временного (до 10 лет).
Слайд 10
Классификация документов производится на этапе группировки их в
дела.
Дело – это совокупность документов по одному вопросу, помещенные
в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.
Слайд 11
Основные виды документов.
Приказ – правовой акт, издаваемый в
целях разрешения основных и оперативных задач.
Распоряжение – правовой акт,
издаваемый в целях решения оперативных вопросов (узкий круг должностных лиц).
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий.
Слайд 12
Указание – правовой акт, издаваемый по вопросам, связанным
с организацией исполнения приказов, инструкций, информационно-методического характера.
Протокол – документ
фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях и др.
Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов на бумажном носителе и пересылаемых по почте.
Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какой-либо информации, с выводами и предложениями составителя.
Слайд 13
Отчет – документ, содержащий сведения о выполнении плана,
задания, поручений и мероприятий организации или должностному лицу.
План
– документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению мероприятий или работ, их последовательность, сроки, объем и конкретных исполнителей.
Слайд 14
Электронные документы.
Под электронным документом понимается форма представления информации,
выполненная на компьютере и зафиксированная на магнитном носителе (магнитный
диск, дискета). Все экземпляры электронного документа являются оригиналами и имеют одинаковую юридическую силу.
Слайд 15
Электронный документ подписывается электронной цифровой подписью должностного лица.
Электронная цифровая подпись – набор символов, вырабатываемый средствами электронной
цифровой подписи и принадлежащая конкретному лицу.
