Презентация на тему Общие правила оформления документов

ДЛЯ ДАННОГО ВИДА ДОКУМЕНТА

целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и

во времени

реквизитов:

наименование организации и (или) структурного подразделения - автора;
дата;
регистрационный индекс;
подпись.

применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки

и основные реквизиты.

эмблема организации или товарный знак,
3 — код организации,
4 —

код документа,
5 — наименование вышестоящей организации,
6 — наименование организации,
7 — наименование структурного подразделения,
8 — почтовый адрес отправителя,
9 — коммуникационные и коммерческие данные,
10 — название вида документа,
11 — дата,
12 — регистрационный индекс,
13 — ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа,
14 — место составления или издания,
15 — гриф ограничения доступа,
16 — адресат,

заголовок к тексту,
20 — отметка о контроле,
21 — текст,
22

— отметка о наличии приложения,
23 — подпись,
24 — гриф приложения,
25 — гриф согласования,
26 — визы,
27 — печать,
28 — отметка об исполнителе,
29 — отметка о заверении копии,
30 — отметка об исполнении документа и направлении его в дело,
31 — отметка о поступлении (регистрационный штамп входящих документов),
32 — отметка о переносе данных на машинный носитель.

герба помещают на бланках в центре верхнего поля.
Диаметр

изображения не должен превышать 17 мм.
Правом помещать изображение Государственного герба РБ на бланках документов обладают только государственные органы (организации).

обслуживания)
это условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном

порядке.
Изображение эмблемы организации (размер 17 мм) государственной формы собственности располагается на левом поле бланка на уровне наименования организации.
Негосударственной формы собственности – также на левом поле бланка.

наименование организации (6) пишутся в строгом соответствии с наименованием,

зарегистрированном в учредительных документах.
Наименование учреждения указывается в точном соответствии с его уставом.
Сокращенное наименование помещается вслед за полным наименованием и также указывается в точном соответствии с уставом.
Наименование структурного подразделения (7) печатается под названием организации.

связи и почтовый адрес.
Реквизит оформляется в соответствии с

Правилами оказания услуг почтовой связи.

телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и т.д.
Коммерческие

данные: номер счета, название банка и т.д.

соответствовать его содержанию.
Реквизит печатают прописными буквами без разрядки

от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.

реквизит в соответствии с административно-территориальным делением.
Перед населенными пунктами

проставляется сокращенное обозначение города, поселка и т.п.

и других органов управления проставляют по ОКРБ 004-2001 —

«Общегосударственный классификатор органов государственной власти и управления» (ОКОГУ). Длина кода составляет пять цифровых десятичных знаков.
Код организации для других организаций за исключением министерств и иных органов управления проставляют по ОКРБ 018-2003 — «Общегосударственный классификатор юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (ОКЮЛП). Длина кода равна девяти цифровым десятичным знакам.
Реквизит проставляют на верхнем поле справа на первом листе документа.

— «Унифицированные документы».
Длина кода — десять цифровых десятичных

знаков.
Место расположения — под реквизитом «Код организации».

подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, – дата его

принятия; для документа, требующего его утверждения, – дата его утверждения; для протоколов, актов – дата события.
Даты в тексте и других реквизитах оформляются только цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 01.09.2017.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно – цифровой способ оформления дат: 1 сентября 2017 г.
Дату проставляет должностное лицо, подписывающее или утверждающее документ непосредственно при подписании.

комбинированное обозначение документа, присваиваемое ему при регистрации.
Проставляется на

одном уровне с датой.
Для внутренних документов (приказов, протоколов) – это обычный порядковый номер с начала года в пределах каждого вида документа в течение календарного года.
Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей: индекс структурного подразделения; номер дела в номенклатуре; порядковый номер отправляемого документа.
Реквизиты «Дата» и «Регистрационный индекс» на бланке оформляется в виде трафарета:
№____________от_____________.

входящего документа
Данный реквизит присутствует на бланке для писем;

полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом.
На бланках для писем он оформляется в виде трафарета:
На №___________от___________.

о конфиденциальности информации, содержащейся в документе (также в черновиках

и рабочих записях), и наличии ограничений на доступ и ознакомление с ней. Он проставляется на самом документе и/или на сопроводительной документации к нему.
Реквизит располагается в правом верхнем углу документа на расстоянии 100 мм от границы левого поля. На документах, содержащих коммерческую тайну, гриф ограничения доступа может быть оформлен словами «Конфиденциально», «Строго конфиденциально», «Коммерческая тайна», «КТ» и т.д.
Не допускается использование грифов «Особая важность», «Совершенно секретно», «Секретно» для сведений, не отнесенных к государственным секретам.
При определении степени конфиденциальности документов следует руководствоваться Положением о коммерческой тайне, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 6 ноября 1992 г. № 670. На основании вышеуказанного Положения в каждой организации необходимо разработать Перечень сведений, являющихся коммерческой тайной организации, и Перечень издаваемых документов, содержащих коммерческую тайну организации.
Одновременно с наименованием гриф ограничения доступа должен содержать указание на номер экземпляра данного документа, например: Коммерческая тайна Экз. № 2
Рассматриваемый реквизит может быть дополнен указанием срока его действия, например: Коммерческая тайна (до 21.05.200Х) Экз. № 2
При снятии гриф зачеркивается с проставлением на документе соответствующей отметки (штампа) и подписи уполномоченного должностного лица, например:
Ограничения сняты
(подпись) О. В. Яглов
20.10.200Х

части документа от четвертого положения табулятора (после 80 мм).

Адресат – сложный реквизит, включающий в себя следующие части:
наименование учреждения и структурного подразделения (в именительном падеже);
указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже);
почтовый адрес.

проставляется слева ниже реквизита «Подпись» непосредственно от границы левого

служебного поля и включает следующие элементы:
слово СОГЛАСОВАНО, которое пишется прописными буквами без кавычек и двоеточия;
указание должности, включая наименование организации;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилия);
дату.

одинарный, при оформлении реквизита, состоящего из нескольких строк –

точно 14 пт., при оформлении составной части реквизита – одинарный, при отделении реквизитов документа друг от друга - полуторный.

левого служебного поля (нулевое положение табулятора) ниже реквизита «Подпись»

и проставляют на остающихся в организации экземплярах документов.
Первым документ визирует исполнитель, затем визирование осуществляется в следующей очереди: руководители исполнителя, заинтересованные в документе должностные лица, заместитель руководителя, курирующий данный вопрос, главный бухгалтер (при необходимости), юристы.
По структуре аналогичен реквизиту «Подпись»

правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения

табулятора (100 мм).
В соответствии со способом утверждения документа гриф имеет два варианта оформления:

законченных строительством объектов, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел

и т.д.).
2. Графики (отпусков, личного приема и т.д.).
3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство, проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технол. работ, технические и т.д.).
4. Заявки (на материально-техническое снабжение, оборудование и т.д.).
5. Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.).
6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.).
7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.).
8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения и т.д.).
9. Планы (производственные, капитальных вложений, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ и т.д.).
10. Положения (уставы) (об организации, структурном подразделении, премировании и т.д.).
11. Программы (проведения работ, мероприятий и т.д.).
12. Расценки (на производство работ, оказание услуг).
13. Сметы (расходов, доходов и расходов внебюджетных средств, на капитальное строительство и т.д.).
14. Стандарты.
15. Структура и штатная численность.
16. Унифицированные формы документов.
17. Штатные расписания.

В обязательном порядке утверждению подлежат все организационные документы (уставы, положения, инструкции, правила и др.).

входят:
наименование должностного лица, подписавшего документ (печатают о нулевого положения

табулятора);
личная подпись;
расшифровка подписи (печатается от 120 мм), причем инициалы помещаются перед фамилией, пробелы между инициалам и фамилией не делают.
Если документ подписан не на бланке, то в состав наименование должности включают наименование организации.
В документах, подготовленных комиссией, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, временно отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем.
В случае отсутствия должностного лица подписание документа осуществляется заместителем руководителя или лицом, временно его замещающим. Однако нормативные правовые акты не допускают замену аббревиатуры «И.о.», «Зам.» знаком «/» или предлогом «за».

чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и личной

подписи подписавшего документ.
Печати делятся на гербовые и простые.

эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения

всего текста, а также для контроля исполнения документа.
Заголовок текста печатают строчными буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал.
Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем?».

(о чем?) "О канцелярии";
протокол (чего?) "собрания акционеров";
правила (чего?) "внутреннего

трудового распорядка";
должностная инструкция (кому?) "секретарю-референту";
акт (о чем?) "О выделении документов к уничтожению";
акт (чего?) "ревизии";
письмо (о чем?) "Об изменении сроков выполнения договора".

его печатают через 2-3 межстрочных интервала после реквизита «Заголовок

к тексту» от нулевого положения табулятора.
Тексты сложных, больших по объему документов могут делиться на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Каждая часть нумеруется арабскими цифрами.
При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: достоверность и объективность содержания; полнота информации; краткость изложения; унификация и стандартизация языка и стиля документа; нейтральность тона.

обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа.
Слово

«Приложение» печатают от нулевого положения табулятора строчными буквами, после него ставится двоеточие.
Варианты оформления:

верхнем углу первой страницы приложения.
Реквизит включает: слово «Приложение»,

порядковый номер без знака №, название вида документа в дательном падеже, его дату и номер.

следующие элементы: фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), предписание действий,

порядок и сроки исполнения, подпись руководителя, дата наложения резолюции.
Резолюция располагается на первом листе документа; выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или на любой свободной площади параллельно или под углом к основному тексту.
Конкретные указания выражаются в форме повелительного наклонения или в неопределенной форме глагола и адресуются подчиненным лицам.

исполнение которых проверяется, и состоит из заглавной буквы «К»

или слова КОНТРОЛЬ, которые пишутся от руки или проставляются резиновым штепселем на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.
Обычно их наносят цветным карандашом или чернилами красного цвета.
Отметка может быть дополнена контрольной детой.

лицевой стороне последнего листа, пишется от границы левого поля

и включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона.
При оформлении на компьютере отметка выполняется размером шрифта 9 пт, перед фамилией исполнителя размещают индекс структурного подразделения, в котором создавался документ, а на второй строке добавляется имя файла, например:
13 Соколов 250 35 45
МЛ 17.09.2008

– это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и

все его внешние признаки или часть его.
Характерной особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник, поэтому подлежит заверению.
Заверительную отметку проставляют ниже реквизита «Подпись» и печатают от нулевого положения табулятора без отступа от границы левого поля.
В нее входят слово: Верно (с прописной буквы без кавычек), наименование должности лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения.

его в дело
Реквизит размещается в левом нижнем углу

первой страницы документа и включает:
слова «В дело» и индекс дела по номенклатуре дел, в которое будет подшит документ;
краткие сведения о порядке решения вопроса;
подпись исполнителя (руководителя структурного подразделения - исполнителя);
дату.

входящих документах от руки или с помощью штампа в

правом нижнем углу первой страницы документа.
В состав реквизита входят сокращенное наименование организации (поручителя), дата поступления и регистрационный индекс документа.
Отметка о поступлении является свидетельством принятия организацией документа. С даты, зафиксированной в отметке, начинается исчисление сроков исполнения документа, если иное не установлено нормативными правовыми актами.