Слайд 2
КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
СОСТАВ И ВИДЫ
Слайд 3
Классификация кадровых документов
Все документы по управлению персоналом можно
систематизировать по различным признакам:
По назначению документов;
По сроку хранения документов;
По
степени обязательности ведения документов работодателем;
По целевой принадлежности;
По управленческим задачам решаемых с помощью соответствующих документов
Слайд 4
Классификация документов
по назначению
Документы по комплектованию персонала;
Документы связанные
с перемещением персонала;
Документы связанные с прекращением трудовой деятельности;
Организационно-управленческие документы
по личному составу.
Слайд 5
Классификация документов
по срокам хранения
Документы с постоянным сроком
хранения;
Документы с ограниченным сроком хранения (до 5 лет);
Документы долгосрочные
(свыше 75 лет).
Классификация по степени обязательности ведения
документов работодателем
Документы обязательные для ведения любым работодателем;
Документы носящие, рекомендательный характер;
Документы зависящие от специфики деятельности работодателя.
Слайд 6
Документы обязательные для
ведения любым работодателем
правила внутреннего распорядка;
положение о защите персональных данных.
штатное расписание;
график отпусков;
табель
учета рабочего времени;
трудовой договор;
дополнительное соглашение к трудовому договору;
учетные книги (трудовой договор и соглашение, вводного и первичного инструктажа);
приказ о приеме на работу;
трудовая книжка;
личная карточка;
Слайд 7
Документы рекомендательного характера
положение об аттестации
коллективный договор
положение об оплате
труда
положение об охраняемой законом тайне
должностная инструкция
личное дело
Документы, зависящие от
специфики деятельности работодателя
график сменности;
журнал прохождения предварительных и периодических медицинских осмотров;
личная карточка на спецодежду, спецобувь и другие средства индивидуальной защиты;
иные
Слайд 8
Классификация документов
по целевой принадлежности
Документы по учету личного
состава;
Документы связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и
организацией труда;
Документы связанные с вопросами охраны труда;
Документы связанные с вопросами социального страхования и пенсионного обеспечения.
Слайд 9
Классификация по
управленческим задачам, решаемым
с помощью соответствующих
документов
Организационно-правовые документы (локальные акты внедоговорного характера- положения, инструкции и
т.д.);
Персональные документы (трудовая книжка, личное дело, личная карточка и т.д.);
Договорные документы (трудовой договор, дополнительное соглашение к трудовому договору, коллективный договор и т.д.);
Распорядительные документы (приказы, распоряжения. постановления, указания и т.д.);
Слайд 10
Классификация по
управленческим задачам, решаемым
с помощью соответствующих
документов
Учетные документы (табель учета рабочего времени, учетные книги и
журналы и т.д.);
Информационно-справочные документы (справки, протоколы, акты и т.д.);
Информационно-расчетные документы (графики, таблицы, расчетные листы и т.д.).
Слайд 11
Система кадровой документации, исходя из ее функционального назначения,
может быть представлена следующими видами документов.
Слайд 12
Организационные
документы, регулирующие порядок построения и функционирования системы управления
персоналом в конкретной организации.
правила внутреннего трудового распорядка;
положение об
отделе кадров;
должностные инструкции;
различные положения, регламентирующие работу с персоналом: положение о персонале, положение о персональных данных, положение о работе с конфиденциальными документами и др.;
инструкция по кадровому делопроизводству.
Эта документация должна иметь визы согласования и грифы утверждения и соответствовать требованиям оформления в соответствии с ГОСТ-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».
Слайд 13
Плановая кадровая документация
включает в себя документы перспективного прогнозирования
и текущего планирования в части комплектования кадрами, численного состава
различных категорий рабочих и служащих, повышения квалификации работников.
Плановые документы представлены программой социального развития коллектива, планами комплектования кадров, командировок, графиками отпусков и др.
Договорная кадровая документация
регламентирует правовые взаимоотношения работников и работодателя в процессе реализации различных аспектов социального партнерства. Эти взаимоотношения закрепляются в различных соглашениях, коллективном договоре и трудовом договоре
Слайд 14
Персональная документация
достаточно объемный комплекс, включающий:
документы, удостоверяющие личность, которые
предъявляются при поступлении на работу;
документы об образовании (дипломы, свидетельства,
аттестаты и др.);
документы о семейном положении;
документы, отражающие трудовую деятельность (трудовая книжка, приказы по личному составу и др.);
служебные документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества (представления на должность, аттестационные листы, справки-объективки и др.);
личное дело, в котором сосредоточены многие документы персонального характера.
Слайд 15
Информационно-справочная документация
служит основанием для принятия распорядительных документов.
Она
включает:
заявления;
докладные и объяснительные записки;
акты;
справки.
Слайд 16
Распорядительная документация
представлена различными по назначению приказами (распоряжениями) по
личному составу, предназначенными для юридического оформления отношений гражданина с
организацией.
Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении на должность; освобождении от должности и перемещениях по службе; вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; утверждении систем оплаты труда работников; премировании, предоставлении отпусков, перемене фамилии и т. д.
Приказы служат единственным основанием для внесения соответствующих записей в трудовую книжку, учетные формы и другие документы.
Слайд 17
Учетная кадровая документация
выполняет функцию персонального учета работников, является
накопителем (базой) персональных данных, получаемых при первичной регистрации и
последующем обновлении необходимых индивидуальных сведений по составу и движению кадров.
К учетным документам относятся личная карточка унифицированной формы Т-2, Т-2ГС (для государственных служащих), Т-4 (учетная карточка научного работника).
Слайд 18
Документация по учету использования рабочего времени и расчетов
с персоналом по оплате труда
информационно базируется на сведениях, содержащихся
в трудовом договоре, плановых и распорядительных документах (штатном расписании и приказах по личному составу). Комплекс образуется в процессе учета рабочего времени и расчета соответствующего материального вознаграждения рабочих и служащих за труд.
Данный комплекс документации включает следующие унифицированные формы:
табель использования рабочего времени и расчета заработной платы;
табель использования рабочего времени;
расчетно-платежная ведомость;
лицевой счет;
записка-расчет о предоставлении отпуска работнику;
записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником;
акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы.
Слайд 19
Регламентация работы с персоналом
в локальных учредительных и организационных
документах
Слайд 20
Учредительные документы
Устав организации представляет собой основной организационно-правовой документ, регламентирующий
важнейшие вопросы функционирования организации, включая порядок ее образования и
реорганизации (ликвидации).
Устав организации - это правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения.
Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы деятельности.
Слайд 21
ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА ДНЯ
Правила внутреннего трудового распорядка
= Трудовой Кодекс организации.
По статье 189 Трудового кодекса подобные
правила должны регламентировать:
порядок приема и увольнения работников,
основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора,
режим работы, время отдыха,
применяемые к работникам меры поощрения и взыскания,
а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.
Слайд 22
Коллективный договор
Коллективный договор - договор между собственником или
администрацией предприятия, с одной стороны, и трудовым коллективом, представленным
профсоюзным комитетом, с другой стороны.
Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей.
Слайд 23
Штатное расписание
Данный документ является локально нормативным актом, который
применяется для оформления штатного состава, структуры и штатной численности организации
в соответствии с ее Уставом (Положением).
Необходимо помнить, что штатное расписание - это не простая формальность, а необходимый в работе документ, наличие которого обусловлено потребностями организации.
Расписание должно содержать :
перечень структурных подразделений,
должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладах,
надбавках и месячном фонде заработной плате,
поэтому прежде чем приступить к составлению документа, необходимо определиться с организационной структурой предприятия.
Слайд 24
Формы документов
Альбом печатных форм
Слайд 25
Федеральный закон
от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ
«О бухгалтерском учете»
Первичные документы и регистры бухучета
Хорошей новостью является
упразднение понятия «унифицированные формы»:
с 2013 года любой первичный документ может быть разработан компанией самостоятельно.
Формы первичных учетных документов будет утверждать руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухучета.
Слайд 26
Номенклатура дел
систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве
организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Номенклатура дел — документ многоцелевого назначения
Функции номенклатуры дел
Номенклатура дел является основой для размещения и поиска документов по папкам.
Номенклатура дел закрепляет индексацию документов и дел.
Номенклатура дел устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности.
Номенклатура дел — учетный документ для дел временного (до 10 лет) хранения.
Номенклатура дел — основа для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу и актов на уничтожение дел организации с истекшими сроками хранения.
