Презентация на тему Структура документа

той или иной информации) определяется его структурой.

Структура –

целое, задающее характер входящих в него элементов, их взаиморасположение и связь

так и документ в целом.

Структура – относительно устойчивый

способ организации элементов документа как системы

ей объект сохраняет свое качество при изменении внешних или

внутренних условий.

Пока сохраняется структура, сохраняется и система в целом, а разрушение или преобразование структуры ведет к существенной перестройке или гибели системы

простым (элементарным) или составным (сложным);
2) монодокументным (монодокументы) и полидокументным

(полидокументы).

Деление документов на простые и сложные, моно- и полидокументные во многом условно

целостность которого выражается общим содержанием (смыслом) и логикой изложения,

зафиксированное на одной единице материального носителя.
Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т.п., зафиксированных на нескольких материальных носителях

карта, открытка). Полидокумент состоит из нескольких произведений.
Разновидности полидокумента:

1) сборник – документ, содержащий ряд произведений;
2) многотомник – документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений);
3) серийное издание: периодическое (журнал, газета, бюллетень); продолжающееся (серия).

множество компонентов, взаимосвязи которых дают ему возможность функционировать как

некой целостности (системе), позволяют отличить книгу от журнала, грампластинку от дискеты, микрофильм от кинофильма, перфокарту от географической карты и т. п., т. е. идентифицировать каждый тип и вид документа

образом оформленным с целью его использования и хранения. Для

этого большинство из подсистем и элементов документа регламентированы стандартами, положениями, инструкциями и т.п.

Каждый вид документа имеет свой типовой формуляр – необходимые сведения о документе, служащие основой для его регистрации, учета, хранения, выдачи, продажи. Формуляр документа состоит из двух слагаемых: требований к оформлению документа и совокупности его реквизитов.

внешней и внутренней формы, включающее установление формата, выбор шрифта,

подготовку иллюстраций.

Оформление документа – это его внутренняя и внешняя структура (конструкция)

внутреннее строение, набор взаимосвязанных элементов и частей, позволяющих более

эффективно искать, воспринимать и использовать содержащуюся в нем информацию.
Она объединяет документ в единое целое, подчиняет его внутренние компоненты друг другу и целому.
Состав внутренних структурных элементов и частей во многом определяется видом документа

издания (издание должно включать расположенные в определенной последовательности следующие

элементы и части):
- элементы издания, на которых помещают выходные сведения (обложка, титульный лист, оборот титула);
- содержание;
- предисловие (введение);
- вступительную статью;
- основную часть (основной текст);
- послесловие;
- вспомогательные указатели;
- приложения

документ и предназначенных для его оформления, библиографической обработки, систематического

учета и информирования потребителей: автор, заглавие (название), надзаголовочные данные, подзаголовочные данные, аннотация (реферат), место и год издания, издательство

участие в его создании, а также учреждение или организа­ция,

от имени которых публикуются материалы. В лице ав­тора могут выступать один или несколько человек – автор­ский коллектив.
Заглавие (название) документа – слово, фраза или за­конченное предложение, в котором формулируется содержа­ние (тема, идея, предмет, объект) публикуемого произведения (сообщения). Издание может иметь несколько вариантов за­главия (на титульном листе, обложке, корешке издания и т. п.), идентичных или отличающихся друг от друга.
Место издания – местонахождение издательства или издателя, выпустившего документ.
Место печатания – местонахождение полиграфического предприятия, напечатавшего издание.
Год издания – год выхода документа в свет

представляющий собой перечень заглавий произведений, напечатанных в издании, или

фамилий авторов и заглавий публикуемых произведений, а также заголовков разделов, входящих в состав произведения, с указанием страниц.
Предисловие – элемент аппарата издания, предшествующий основному тексту и содержащий пояснение цели, особенностей произведения и т.п. Может принадлежать автору, издательству, редактору, переводчику.
Текст – тематически взаимосвязанная последовательность высказываний или одно высказывание, выраженное с помощью определенной системы знаков, а также письменная ориентация высказываний; основная часть литературного произведения, выраженная в виде связанных лексически, грамматически, логически, стилистически фраз, передающая его содержание.
В издании различают текст основной (литературного произведения или произведений), вспомогательный и дополнительны

за основным текстом, содержащий необходимые разъяснения, обощающие идеи, сведения

об авторе, его произведении (произведениях), рассчитанный на читателя, уже ознакомив­шегося с основным текстом.
Вспомогательный указатель – часть издания, отражающая сведения о тексте в ином аспекте, чем основной текст пособия, с отсылкой к соответствующим библиографическим записям. Это упорядоченный по алфавиту (или какому-либо другому признаку) путеводитель по тексту издания, обеспечивающий быстрый поиск необходимой информации. Состоит из рубрик, ссылок по тексту, а также ссылок «см.» и «см. также», связывающих родственные понятия.
Приложения – справочная или документальная часть издания, помещенная в конце его (статьи, документы, карты, схемы, таблицы и т. п.).

В зависимости от вида документа набор внутренних элементов и их расположение могут изменяться

издания, не рассчитанное на длительное хранение, обычно из плотной

бумаги, иногда защищенное плотной пленкой прозрачного полимера, соединяемое с книжным блоком без форзацев. В разговорной речи издания в бумажной обложке называют книгой в мягкой обложке, а издание в переплете – книгой в твердой обложке.
Суперобложка – дополнительная, обычно объемная об­ложка книги или брошюры, в виде листа бумаги с клапана­ми, загибаемыми на внутреннюю часть сторонок переплета или обложки. Выполняет защитную, оформительскую и рекламно-информационную функцию

из картона, пластмассы или картонных сторонок, обтянутых кожей, тканью,

бумагой, которое соединяется с книжным блоком посредством фор­зацев и служит для защиты блока от повреждения и загрязнения, а также для первоначальной информации об издании и в качестве элемента художественного оформления.
Книжный блок – комплект скрепленных тетрадей или будущего издания.
Форзац – односгибный лист бумаги, который скрепляет первую и последнюю тетради блока с переплетной крышкой

заглавный лист издания (кни­ги, брошюры, продолжающегося издания и т.

д.), содержащий основные сведения о нем, позволяющие отличать его от лю­бого другого, служит основой для составления библиографического описания. Существуют следующие разновидности титульных листов: разворотный, распашной, контртитул, основной, главный, параллельный титульный лист, авантитул.
Авантитул – первая страница книжного блока, издания, предшествующая титульному развороту и имеющая декоратив­но-композиционное значение. Он обычно содержит некоторую часть выходных сведений: издательскую марку, название серии, фамилию автора и заглавие произведения, реже эпиграф. Авантитул еще называют выходным листом, фортитулом.

титулом (заглавием) крупной части произведения, нечто вроде подтитула.
Контртитул –

левая часть разворотного титульного листа, содержащая сведения, относящиеся к многотомному или серийному изданию в целом, или титульные сведения на языке источника в переводном издании.
Колонтитул – справочный текст над основным текстом полосы (реже сбоку или снизу), указывающий читателю, какой материал напечатан на странице (в сборнике – какое произ­ведение и какого автора, в моноиздании – к какому разделу и подразделу произведения относится текст страницы, в словаре – какие слова либо слова на какие начальные буквы или букву объяснены или помещены на странице и т. д.)

страницы или столбца книги, периодического издания и т. п.,

помещается чаще всего в верхнем или нижнем поле каждой страницы у на­ружного края полосы.
Корешок – боковая сторона книжного блока, место скрепления его тетрадей или листов, а также прикрывающая эту сторону блока часть переплетной книжки.
Футляр – коробка, предназначенная для упаковки

(ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и

издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») (ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения«: реквизит – это «обязательный элемент оформления официального документа» ).

Термин «реквизит» латинского происхождения (requisitum) и переводится как «потребность».
Он использовался ещё в средние века в Италии в вексельном праве,
а в XIX в. вместе с другими финансовыми терминами стал применяться и в России

расположенных в определённой последовательности
(ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы

документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации»)

герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;

организации;
09 – справочные данные об организации;
10 –

наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 - гриф утверждения документа;

18 – заголовок к тексту;
19 – - отметка

о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию

органами государственной власти (паспорт, трудовая книжка, свидетельство о рождении,

диплом об образовании и др.), состав реквизитов закреплён нормативными правовыми актами:

документа попытались рассмотреть историки в рамках науки дипломатики (структура

акта соответствует информационной структуре сделки, зафиксированной этим актом).
2. В делопроизводстве в середине XIX в. одним из первых структуру документа и его реквизиты рассмотрел Н.В. Варданов, анализируя «деловые бумаги» (связывал элементы структуры документа с зонами их расположения).

структуры документа занимались археографы (выделили в структуре документа текст,

делопроизводственный штамп, пометы, назвав их элементами, также разработали методику проведения идентификации документов по определённым признакам).
4. В 1940-1960-х гг. основатель отечественного документоведения К.Г. Митяев (элементы или признаки документа далеко не равнозначны).

до

1960-х гг. термин «peквизит» обозначал специфические элементы документа, которые классифицировались и обусловливались нормами права.
6. 1960-х гг. документалистика (изучает документы и документные системы как информационные системы).
Реквизиты – «некоторые информационные совокупности, не поддающиеся дальнейшему расчленению на единицы информации» (М.А. Королёв).
Реквизиты, были классифицированы на реквизиты-основания и реквизиты-признаки.

полученные в результате подсчёта натуральных единиц, взвешивания, измерения, вычислений

и т.п. Поэтому значениями оснований могут быть только числовые величины (цена, количество отпущенного товара, сумма и т.п.)
Реквизиты-признаки выражают качественные свойства и характеризуют обстоятельства, при которых протекал процесс и были получены те или иные числа-основания (наименование, сорт, размер, номенклатурный номер, дата отпуска и т.д.).
С позиций современного документоведения к реквизитам-основаниям можно отнести, например, дату и номер документа, а к реквизитам-признакам – автора, адресата, эмблему организации и т.п.

ГОСТ 6.39-72 «Система организацион-но-распорядительной документации. Формуляр-образец» выделены основные реквизиты

документа.
8. Информационно-структурный подход в изучении структуры документа (Г.Г. Воробьёв, В.Д. Банасюкевич, И.И. Быкова, М. А. Васильев, В.И. Тихонов и др.) (природа реквизитов обусловливается целевой направленностью содержательной информации).
9. Структурно-правовой подход (С.И. Семилетов) (природа реквизитов обусловливается целевой направлен-ностью содержательной информации и характером право-отношений).

Кушнаренко –представитель «книговедческого документоведения») (в книгах основные реквизиты приводятся

в выходных сведениях).
11. Системно-функциональный подход (Е.А. Плешкевич) (документ содержит в себе два вида информации: информацию в виде текста и метаинформацию, которая содержится в системе реквизитов).

реквизиты, обеспечивающие включение документа в систему (наименование автора, его

адрес и другие, определяющие его финансовые, налоговые и социальные координаты).
2. Реквизиты, защищающие документ от искажения (подпись, печать, отметка о заверении копии, заверительная надпись и т.д.)
3. Реквизиты, повышающие информативность сообщения (текста) (заголовок к тексту, отметка о наличии приложения).
4. Реквизиты, фиксирующие движение документа в информационной системе (различные отметки).
5. Реквизиты, необходимые для машинной обработки информации (различные коды)

стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и

архивное дело. Термины и определения»: «организация, должностное лицо или гражданин, создавшие документ».

(ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: автор официального документа – это «физическое или юридическое лицо, создавшее документ»).

стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и

архивное дело. Термины и определения»: «классификационное понятие, обозначающее принадлежность документа к определенной группе документов по признаку общности функционального назначения»

(ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: