Слайд 2
► Деятельность любой организации сопровождается созданием документов.
►
Оформление документов в соответствии с установленными правилами обеспечивает защиту
интересов этой организации, повышает эффективность управленческого труда.
► Единые принципы организации корпоративной системы общего делопроизводства и документирования управленческой деятельности в ОАО «РЖД», порядок работы с документами и контроля за исполнением принимаемых решений устанавливаются инструкцией по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД», утверждённой приказом ОАО «РЖД» от 17 июня 2013 г. №55, знание и соблюдение требований которой являются необходимыми условиями успешной работы специалистов управленческих структур компании.
Слайд 3
► Делопроизводство, включая подготовку и согласование документов, осуществляется
в ОАО «РЖД» с использованием Единой автоматизированной системы документооборота
ОАО «РЖД» (ЕАСД).
► Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях аппарата управления, филиалах и структурных подразделениях ОАО «РЖД» осуществляется Департаментом управления делами, инструктивные документы которого по этим вопросам являются обязательными для исполнения.
► Управленческая деятельность ОАО «РЖД» подлежит документированию путём издания по установленным правилам организационно-распорядительных документов ОАО «РЖД» (приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, регламентов, протоколов, писем и др.), а также документов подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД».
Слайд 5
► Приказ – это документ, которым оформляются решения
по наиболее важным и комплексным вопросам функционирования ОАО «РЖД»
и регулирования хозяйственной деятельности подразделений ОАО «РЖД», а также решения по кадровым вопросам.
► Приказ ОАО «РЖД» от 9 сентября 2005 г. №140 (ред. от 2 февраля 2015 г.) «О структуре управления ОАО «РЖД» и распределении обязанностей между президентом, первыми вице-президентами, старшими вице-президентами, вице-президентами и отдельными членами правления ОАО «РЖД»
► Приказ ОАО «РЖД» от 21 апреля 2004 г. №25 (ред. от 29 июня 2004 г.) «Об утверждении правил внутреннего трудового распорядка аппарата управления ОАО «РЖД»
Слайд 6
►Распоряжение – это документ, которым оформляются решения по
вопросам преимущественно оперативного характера.
Распоряжение может содержать отдельные предписания
общего характера или длительного действия.
► Распоряжение ОАО «РЖД» от 16 января 2015 г. №64р «Об утверждении Плана внедрении процессорного подхода в управлении персоналом ОАО «РЖД»
► Распоряжение ОАО «РЖД» от 26 марта 2013 г. №743р «О назначении уполномоченного по вопросам деловой этики ОАО «РЖД»
Слайд 7
► Приказы и распоряжения могут издаваться также для
организации исполнения решений высших органов государственной власти, федеральных органов
исполнительной власти и иных государственных органов, совета директоров и правления ОАО «РЖД».
► Приказами (распоряжениями) могут утверждаться при необходимости другие документы.
Слайд 8
►Положение – это документ, определяющий статус, организационную структуру,
задачи, функции, права и обязанности подразделения аппарата управления, филиала,
структурного подразделения или координационного и совещательного органа ОАО «РЖД».
► Положения издаются также для регулирования организационных, имущественных, трудовых и иных отношений в определённой сфере деятельности ОАО «РЖД».
► Положение о системе нормирования труда в ОАО «РЖД» (утверждено распоряжением ОАО «РЖД» от 3 июля 2006 г. №1350р (в ред. распоряжения ОАО «РЖД» от 20 октября 2010 г. №2195р))
► Положение о корпоративной системе оплаты труда работников филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» (утверждено решением Правления ОАО «РЖД», протокол от 2 апреля 2013 г. №9)
Слайд 9
►Правила – это документ, устанавливающий обязательные для выполнения
требования и определяющий порядок осуществления какого-либо вида деятельности ОАО
«РЖД», его филиалов и структурных подразделений, а также регулирующий производственные отношения и поведение работников, занятых в определённой сфере деятельности.
► Распоряжение ОАО «РЖД» от 4 февраля 2014 г. №255р (в ред. Распоряжения от 4 февраля 2015 г. №253р) «Об утверждении Правил по охране труда, экологической, промышленной и пожарной безопасности при техническом обслуживании и ремонте объектов инфраструктуры путевого комплекса ОАО «РЖД»
► Распоряжение ОАО «РЖД» от 14 марта 2013 г. №632р «Об утверждении Правил эксплуатации сети телеграфной связи ОАО «РЖД»
Слайд 10
►Инструкция – это документ, содержащий нормы и требования,
определяющие кем, в каком порядке и какими способами и
методами должна осуществляться организационная, эксплуатационная, технологическая, научно-техническая, финансовая или другая специальная деятельность подразделений ОАО «РЖД».
► Инструкция по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД» (утверждена приказом ОАО «РЖД» от 17 июня 2013 г. №55)
► Распоряжение ОАО «РЖД» от 10 февраля 2015 г. №312р «Об утверждении типовой технологической инструкции по порядку обслуживания электропоездов «Ласточка»
Слайд 11
►Регламент – это документ, устанавливающий правила, регулирующие какую-либо
деятельность:
► регламент взаимодействия – это документ, содержащий описание и
требования к организации выполнения процедур информационного обмена, приема-передачи технических средств, результатов оказания услуг и др. между двумя и более подразделениями аппарата управления и филиалами в ходе осуществления какого-либо вида деятельности;
► регламент бизнес-процесса – это документ, нормативно закрепляющий выполнение процедур в рамках бизнес-процесса.
► Распоряжение ОАО «РЖД» от 12 ноября 2014 г. №2641р «Об утверждении Регламента взаимодействия по процессу №2 «Обеспечение персоналом»
► Распоряжение ОАО «РЖД» от 1 сентября 2014 г. №2041р «Об утверждении Регламента проведения специальной оценки условий труда в ОАО «РЖД»
Слайд 12
►Стандарт общества – это документ, содержащий требования к
продукции или к связанным с ними процессам проектирования (включая
изыскания), производства, строительства, монтажа, наладки, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, к выполнению работ или оказанию услуг, которые утверждаются в соответствии с федеральным законом «О техническом регулировании», а также нормативными документами общества.
► Распоряжение ОАО «РЖД» от 19 декабря 2014 г. №3032р «Об утверждении Стандарта ОАО «РЖД» «Система управления охраной труда в ОАО «РЖД» Специальная оценка условий труда» (СТО РЖД 15.012-2014)
► Распоряжение ОАО «РЖД» от 22 декабря 2010 г. №2677р «О введении в действие стандартов по качеству в процессе управления персоналам «Развитие персонала»
Слайд 13
►Протокол – это документ, которым оформляются решения, принимаемые
на совещаниях, проводимых президентом (вице-президентом) ОАО «РЖД» и другими
должностными лицами общества.
►Протокол заседания Правления ОАО «РЖД» от 25 ноября 2013 г. №39
► Положение о корпоративной системе оплаты труда работников филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» (утверждено решением Правления ОАО «РЖД», протокол от 2 апреля 2013 г. №9)
Слайд 14
►Письмо – это документ, применяемый в управленческой деятельности
ОАО «РЖД» для осуществления информационного обмена.
► Письмо ОАО «РЖД»
от 14 октября 2010 г. №Исх-1188/ЦН «О Методических указаниях по составлению и оформлению основных организационно-распорядительных документов ОАО «РЖД» (Вместе с методическими указаниями)
Слайд 15
►Факсограмма – это копия документа, переданного по факсимильной
связи.
Факсограммой может быть передан любой документ на бумажном
носителе: приказ, распоряжение, протокол, чаще всего письмо, а также разного рода информационные сообщения.
Слайд 16
►Телефонограмма используется для оперативной передачи по телефону информационных
сообщений служебного характера (например, извещений, приглашений, экстренных сообщений), которые
записываются получателем.
Текст телефонограммы составляется на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается должностным лицом, которое инициирует её передачу, или по его указанию – исполнителем документа.
► Телефонограмма ОАО «РЖД» от 17 марта 2004 г. №ЦЭУБТ-6/17 «О порядке премирования начальников филиалов ОАО «РЖД»
Слайд 17
►Докладная записка – это документ, который адресуется президенту
(вице-президенту), руководителю подразделения ОАО «РЖД» и содержит доклад о
проделанной работе, состоянии дел в каком-либо виде деятельности ОАО «РЖД» (его подразделения), выполнении поручений (указаний), заданий по командировке, проверке, ревизии (с выводами и предложениями) и др.
Слайд 18
►Служебная записка по своему назначению близка к докладной
записке, но подготавливается должностным лицом одного подразделения ОАО «РЖД»
и направляется должностному лицу другого подразделения ОАО «РЖД» (либо одним вице-президентом другому вице-президенту).
Слайд 19
►Пояснительная записка составляется для обоснования целесообразности издания прилагаемого
документа, разъяснения содержания отдельных положений документа, подготовленного для подписания
или утверждения (например, проекта приказа, распоряжения или иного документа, программы, сметы, плана).
Слайд 20
► В объяснительной записке автор даёт объяснение должностному
лицу ОАО «РЖД» в связи с невыполнением задания, поручения,
обязательства или совершением какого-либо действия, имеющего негативные последствия.
Слайд 21
► Справка подготавливается, как правило, для отражения результатов
производственно-финансовой деятельности ОАО «РЖД» и его подразделений, а также
для подтверждения сведений об их работниках, и содержит описание (подтверждение) тех или иных фактов, событий и другую необходимую информацию.
Слайд 22
Подготовка и согласование документов
► При подготовке и оформлении
документа необходимо соблюдать установленные ОАО «РЖД» правила и требования
в целях обеспечения:
► юридической силы документа;
► оперативного поиска документа и контроля за его исполнением;
► возможности обработки и тиражирования документа с помощью средств вычислительной и копировальной техники;
► исключения предписаний, дублирующих предписания, установленные другими документами, а также положений декларативного характера.
Слайд 23
► Документ должен быть проверен на соответствие правилам
русского языка и тщательно отредактирован с целью обеспечения его
точного и однозначного понимания.
► Используемые в документе транспортные и иные термины должны соответствовать их значениям.
► Документы ОАО «РЖД» подготавливаются подразделениями аппарата управления, филиалами и структурными подразделениями ОАО «РЖД» во исполнение поручений (указаний) президента (вице-президента) ОАО «РЖД» или решений, содержащихся в документах общества, а также в инициативном порядке.
► Подготавливаемые документы должны отвечать на вопросы, содержащиеся в этих поручениях (указаниях) или решениях, и предусматривать необходимые меры по их реализации.
Слайд 24
► Проект документа ОАО «РЖД», подготовленный подразделением аппарата
управления, филиалом, структурным подразделением ОАО «РЖД», до представления его
на подписание (утверждение) президенту (вице-президенту) ОАО «РЖД» согласовывается с должностными лицами, имеющими непосредственное отношение к вопросам, изложенным в этом проекте.
► При подготовке документа, содержащего предписания нормативного характера, необходимо прежде всего на основании критериев, признаков и структуры нормативных документов, приведенных в инструкции по делопроизводству, определить вид этого документа: приказ, распоряжение, положение, правила, инструкция, регламент, стандарт и др.
Слайд 25
► Издание нормативных документов в виде поручений, писем,
протоколов и телеграмм не допускается.
► Подготовка документа, оформление его
реквизитов, согласование проекта с причастными должностными лицами, порядок представления документа на подписание (утверждение) и его регистрация производятся в соответствии с требованиями, установленными Инструкцией по делопроизводству и документированию управленческой деятельности в ОАО «РЖД».
► Подразделение аппарата управления, филиал, структурное подразделение ОАО «РЖД» при подготовке проекта документа взаимодействуют с причастными подразделениями общества.
Слайд 26
Требования к оформлению документов
► Издаваемые документы должны соответствовать
законодательству Российской Федерации и документам общества.
► Документы, которыми оформляются
управленческие решения в ОАО «РЖД», имеют юридическую силу, если установленные государственным стандартом ГОСТ Р 6.30–2003 их реквизиты (заголовок к тексту, текст документа, подпись, дата, регистрационный номер и др.) оформлены в соответствии с инструкцией по делопроизводству.
Слайд 27
► Документы ОАО «РЖД», подразделений аппарата управления, филиалов
и структурных подразделений ОАО «РЖД» оформляются, как правило, на
бланках установленной формы, которые представляют собой стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) с соответствующими реквизитами, расположенными в определённом порядке.
► При подготовке организационно-распорядительных документов ОАО «РЖД», подразделений аппарата управления, филиалов и структурных подразделений ОАО «РЖД» применяются бланки, которые размещены в ЕАСД в разделе «Общие папки» (подраздел «Бланки документов»), а также во внутренней сети передачи данных (Интранет) на сайте общества, на странице Департамента управления делами.
Слайд 28
► Основными параметрами корпоративного стиля оформления документов являются:
►
шрифт – Times New Roman, размер №14;
► начертание с
точки зрения наклона – прямое и курсивное;
► начертание с точки зрения насыщенности – светлое и полужирное;
► абзацный отступ – 1,25 см;
► межстрочный интервал –18 пт;
► выравнивание строк – по обеим границам;
► отсутствие межстрочных отступов между абзацами.
