Презентация на тему Основы организации и ведения служебного делопроизводства и служебной переписки в воинских частях

личного состава. Занятие № 1. Основы организации и ведения служебного

делопроизводства и служебной переписки в воинских частях

делопроизводства.
2. Виды служебных документов, порядок согласования, визирования и подписания документов.
3. Обращение со служебными документами. Рассмотрение и организация исполнения служебных документов. Контроль исполнения.
4. Учет личного состава в подразделении в мирное время.

1. Приказ МО от 04.01.2011 г. № 8 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в ВС»
2. Приказ МО от 07.09.2015 г. № 1435 «О внесении изменений и дополнений в приказ Министра обороны от 04.01.2011 г. № 8»
3. А.К.Усов. Управление подразделениями в мирное время. Учебно-методическое пособие для курсантов. – Минск: БНТУ, 2011. – 371 стр.
Дополнительная:
3. Управление подразделениями в мирное время. Пособие ч.1 Е.Е.Карпович; А.Е.Гредюшко − Минск: ВА РБ, 2009.− 169 с.
4. Общевоинские уставы ВС РБ.

делопроизводства

документирования и организации работы с документами в процессе осуществления

им управленческих функций. Главная задача делопроизводства - обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы органов управления воинских частей и учреждений.
Делопроизводство состоит из двух основных частей: документооборота и документирования.

с готовыми документами, изданными в данной в/ч (учреждении) и полученных извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.
Документирование - это совокупность процессов включающих в себя все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению служебных документов.
Документ - это закрепленная на физической основе (бумажной, электронном носителе и т.д.) различными способами разнообразная информация.

По назначению:
а) как средство фиксированных фактов, событий (акты,

отчеты, протоколы);
б) как средства передачи информации на расстояние (письма, телеграмм и т.д.).;
3. По месту составления: внутренние и внешние;
4. По наименованию ( приказы, ведомости, инструкции и т.д;
5. По срокам исполнения: срочные и несрочные;
6. По срокам хранения: постоянного (вечного) и временного хранения.
7. По количеству отраженных вопросов: простые и сложные.
8. По технике издания: рукописные, машинописные и типографские.
и т.д.

для управленческой деятельности.
Штабная культура включает в себя умение

в короткие сроки:
1) осуществлять сбор информации;
2) анализировать обстановку и четко излагать выводы из ее оценки;
3) производить основные тактические расчеты;
4) своевременно доводить задачи до исполнителей;
5) четко организовывать свою деятельность;
6) осуществлять эффективный контроль за выполнением соответствующих приказов и указаний;
7) эффективно использовать современные технические средства управления;
8) грамотно отрабатывать документы.
Она основывается на всесторонних знаниях, необходимых для исполнения должностных обязанностей, воспитанности и добросовестном исполнении служебного долга.

Виды служебных документов (СД), порядок согласования, визирования и подписания

документов.

Командир войсковой части
Начальник штаба

Постановление, Приказ, Директива, Приказание
Указание, Положение
Устав, Уставные документы,
Боевой устав, Наставление,
Руководство, План, Отчет, Доклад,
Протокол, Акт, Телеграмма,
Докладная записка, Справка,
Служебное письмо….

(начальника), основной распорядительный СД, правовой акт военного управления, издаваемый

на правах единоначалия командирами воинских частей (начальниками учреждений), содержит нормы, обязательные для исполнения подчиненными.
ДИРЕКТИВА - письменный распорядительный СД, содержащий указания по боевой и идеологической подготовке, обучению, воспитанию, штатной организации и другим вопросам жизни и деятельности войск (сил).
ПРИКАЗАНИЕ - распорядительный СД, издаваемый начальником штаба от имени командира в/ч (начальника учреждения) или военным комендантом гарнизона от имени начальника гарнизона.
УКАЗАНИЕ - разъяснение, указывающее как действовать.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ - правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности органа ВУ.

и иные специальные стороны деятельности воинских частей и должностных

лиц.
ПЛАН - перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий с указанием сроков и последовательности их исполнения и исполнителей.
ОТЧЕТ, ДОКЛАД - сведения о выполнении планов, заданий, проведении мероприятий и другие сведения, представленные вышестоящему командиру (начальнику).
ПРОТОКОЛ - фиксирует ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях……..
АКТ - подтверждает установленные факты и события, составляется комиссионно и подлежит утверждению должностным лицом в пределах полномочий.
ТЕЛЕГРАММА - для передачи распоряжений и сообщений только срочного характера.
СПРАВКА – описание или подтверждение фактов и событий.

проходят следующие этапы:
- подготовка проекта СД (его написание) соответствующими

должностными лицами;
- согласование проекта с заинтересованными должностными лицами;
- утверждение (подписание) СД;
- доведение СД до исполнителя.

вышестоящих командиров (начальников);
основываться на фактах и содержать конкретные, реальные

предложения или указания;
не дублировать требования, содержащие в ранее изданных документах, а при необходимости иметь ссылки на них;
составляться кратко, четко, без употребления формулировок, порождающих различные толкования;
составляться по следующей форме:
- наименование документа (приказ, директива),
заголовок документа – о чем, для чего (за исключением служебных писем),
изложение содержания,
- удостоверение документа (подпись, заверение печатью),
- дата,
- адресование документа.

и директивы - командиры (начальники), которым предоставлено право издавать

приказы и директивы;

приказания - начальники штабов и военные коменданты гарнизонов;

указания – начальники управлений, служб (отделов) и адресуются нижестоящим должностным лицам по роду своей деятельности.

документами.
Рассмотрение и организация исполнения служебных документов.
Контроль исполнения.

СД, ведение и оформление дел;
б) доклад командованию поступивших СД

и передача их на исполнение;
в) контроль за соблюдением исполнителями правил хранения СД, обращения с ними; за своевременным возвращением их в делопроизводство;
г) учет, хранение, выдача, проверка наличия СД с грифом "Для служебного пользования";
д) учет печатей и штампов, множительных аппаратов и контроль за их использованием (где нет секретных отделов);
е) подготовка и передача СД в архивы, а также отбор и уничтожение .

делопроизводством в/ч .

Поступившие СД регистрируются в журнале учета служебных

документов,
а поступившие для временного пользования (не для постоянного хранения), регистрируются в журнале учета переходящих документов.
До регистрации СД на доклад и исполнение передавать запрещается!

в дела, которые заводятся, в зависимости от содержания и

разновидности документов с учетом установленных сроков хранения( как правило на один год).
На все заводимые дела, книги и журналы к началу года составляется номенклатура дел, книг и журналов. Она является основным учетным документом на текущий год.
Подшивка документов в дела должна производиться по мере поступления исполненных документов.
ЗАПРЕЩАЕТСЯ подшивать в дела неисполненные документы!

и рассматриваются, в день поступления, а документы с отметкой

"СРОЧНО" и телеграммы – немедленно!
СД доводятся до исполнителей в кратчайший срок. Решение и поручение по исполнению СД пишутся на свободных от текста полях в форме резолюции.
Если срок исполнения в поручении или самом документе не указан, документ должен быть исполнен в срок не более месяца, телеграмма - не более 2 дней!

нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена

На исполненном документе должна быть отметка об исполнении и роспись исполнителя .
При невозможности исполнения СД в установленный срок должностному лицу, установившему срок, до его истечения представляется рапорт, с указанием срока исполнения, причин задержки, принимаемых мер и срока, необходимого для использования (доработки) документа.

за исполнением СД имеет целью обеспечить повышение персональной ответственности

каждого должностного лица за порученное дело, своевременное и качественное решение вопросов, изложенных в СД.
Обязательному контролю подлежат СД, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения исполнителям.
СД снимаются с контроля после полного разрешения вопросов, поставленных в них. О снятии с контроля делается отметка в журнале (карточке) контроля.
Состояние контроля за исполнением СД проверяется два раза в году (по состоянию на 1 января и 1 июля) специально назначенными комиссиями. Результаты проверок отражаются в актах.
Один раз в год (в январе-феврале) состояние делопроизводства в в/ч проверяется комиссией, которая проверяет выполнение требований Наставления

б я з а н ы:
- постоянно контролировать исполнение

СД и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения;
- упреждать возможность невыполнения поручений в установленные сроки, докладывать о всех случаях задержки исполнения соответствующим командирам (начальникам);
- периодически обобщать работу по исполнению документов, исполнительскую дисциплину, в том числе и в подчиненных в/ч (подразделениях).

в подразделении в мирное время

Учет личного состава (л/с)

– направление деятельности командира и штаба, которое заключается в документальном отображении количественно-качественной информации о л/с.

и начальников:
- справочными данными по л/с для принятия решений

по наиболее рациональному его использованию;
- данными о штатной и списочной численности л/с для принятия решений о порядке их комплектования, обеспечения, подготовки для них резерва и восполнения потерь;
Подготовка справочных данных по вопросам:
- прохождения военной службы ,
- трудовой деятельности гражданского персонала,
- розыска военнослужащих, самовольно оставивших место службы;
3. Извещение семей умершего (погибшего) л/с о месте, времени, причине смерти, выдача документов, необходимых для возбуждения ходатайства о назначении пенсии (пособия) и о предоставлении льгот.
Ведение учетных документов о :
- прохождении военной службы ,
- трудовой деятельности гражданского персонала.

лично этими командирами списке личного состава.

Во взводе на всех

военнослужащих - в журнале боевой подготовки взвода, а при отсутствии такого журнала ведется
именной список личного состава (по форме 34).

В роте учет личного состава ведется в
книге учета личного состава (по форме № 1),
а для проведения вечерних поверок сержантов и солдат срочной службы, кроме того, ведется
именной список для вечерней поверки (по форме 27).
Учет личного состава в роте ведет лично командир роты.

Командиры (начальники) всех степеней должны лично знать подчиненных им военнослужащих в полном объеме требований, установленных УВС ВС РБ.

1 мотострелковой роты

1 мотострелкового взвода 1 мотострелковой роты (наименование подразделения)

КНИГА (Форма 1) учета личного состава 1 мотострелковой роты РАЗДЕЛ 1. Краткие сведения о численности личного состава на _________