Презентация на тему Работа секретаря по бездокументному обслуживанию в организации

по телефону
Прием сотрудников
Организация совещаний
Организация приемов
Имидж секретаря

Заключение

Прием посетителей из других организаций

Прием командированных

Деловой этикет

Список литературы

отсутствует у многих руководителей.
Эту проблему секретари решают путем выявления

смысла работы из круга выполняемых ими обязанностей, вместо того, чтобы в соответствии с логикой поступать наоборот.
Главное в любом деле можно найти только обладая критерием важности, то есть умение определять различные по значению цели: общие, частные. Поэтому необходимо выработать в себе способность как можно быстрее и точнее это сделать.

Рациональное планирование
времени и работы

секретарь должен очень хорошо знать структуру предприятия, иметь представление

о его деятельности, знать распределение обязанностей и вопросов между руководящими работниками.

Секретарь должен довести до сведения всех сотрудников предприятия часы приема по текущим вопросам. Он должен хорошо знать сотрудников, которые имеют доступ к руководителю в любое время.

Прием сотрудников

подготовлен секретарем. Время приема должно быть согласовано и удобно

как для посетителя, так и для руководителя. Секретарь должен заранее поставить в известность руководителя о вопросе, который будет решаться во время встречи.
В ряде организаций, особенно государственных, принята практика предварительной записи посетителей в специальный журнал, в котором указывают: Ф.И.О., должность посетителя, организацию, телефон, вопрос, который подлежит обсуждению, дату и время приема.

Прием посетителей из других организаций

прием прибывает делегация, то секретарю следует заранее позаботиться о

выделении сотрудника, который будет сопровождать ее.
При прибытии иностранной делегации секретарь должен позаботиться о наличии переводчика и сувениров для членов делегации.

Прием
командированных

оперативного обсуждения вопросов большое значение имеют своевременная подготовка, размножение

и рассылка участникам документов. Все предполагаемые к совещанию документы должны быть собраны не менее чем за 48 часов и размножены и разосланы за 24 часа до совещания.
Участники совещания регистрируются. Одновременно с регистрацией желательно проводить и проставление отметок на командировочных удостоверениях.
При проведении совещания с ограниченным числом участников секретарь
встречает их перед входом в помещение, где будет проходить совещание, приветствует каждого и приглашает пройти на совещание.

Организация совещаний

образом. В подготовку приема входят: выбор вида приема, составление

списка приглашаемых лиц, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом на завтраке, обеде или ужине.

Размещение приглашенных можно в соответствии с заготовленными карточками с указанием фамилий.
Правая сторона от хозяина приема по этикету является более почетной нежели левая. Поэтому старшему по положению гостю и дамам предлагают место по правую сторону от себя. В международной практике принято, что две разные делегации размещаются лицом к лицу по обе стороны стола. Руководители делегаций располагаются в центре, секретари – на торцах стола. Этого правила можно придерживаться и в случае приемка гостей из российских фирм.

Организация приемов

красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой

и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, - укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов.

Имидж секретаря

множество посетителей, и от знания и соблюдения секретарем правил

деловой этики зависит имидж ее руководителя и организации в целом. Соблюдая деловой этикет, секретарь одновременно служит положительным примером и для посетителей, и для сотрудников.

Приветствие Секретарь приветствует доброжелательной улыбкой всех, кто заходит в приемную. Особое правило: секретарь приветствует своего руководителя, руководителя высшего ранга и почетных гостей, вставая из-за рабочего стола, если видит их в этот день впервые

Представление. Секретарь может представлять своему руководителю всех посетителей, кроме непосредственного вышестоящего руководства. Выполняя деловые поручения, секретарь должен и сам представиться.

Деловой этикет

качествах секретаря и о его роли в работе с

руководителем.
Важными факторами успеха работы личного секретаря является умение вести себя с людьми и способность создать впечатление, повышающее авторитет руководителя. Секретарь должен быть важным звеном в системе контактов своего руководителя, обеспечивая эффективную связь и своевременное принятие необходимых мер. Секретарь является личным представителем своего руководителя, и выполнение этой ключевой роли требует умения производить благоприятное впечатление на работников организации и представителей других фирм.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ