Презентация на тему Описание реквизитов документа

определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система

организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Угловое

- герб субъекта Российской Федерации
03 - эмблема организации или

товарный знак (знак обслуживания)

04 - код организации

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

07 - код формы документа

08 - наименование организации

09 - справочные данные об организации

10 - наименование вида документа

11 - дата документа

12 - регистрационный номер документа

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа

14 - место составления или издания документа

15 - адресат

16 - гриф утверждения документа

17 - резолюция

18 - заголовок к тексту

19 - отметка о контроле

20 - текст документа

21 - отметка о наличии приложения

22 - подпись

23 - гриф согласования документа

24 - визы согласования документа

25 - оттиск печати

26 - отметка о заверении копии

27 - отметка об исполнителе

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело

29 - отметка о поступлении документа в организацию

30 - идентификатор электронной копии документа

органов власти, имеющих право приводить изображение герба на бланках

своих документов.
Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации подлежат учету.
Гербовые бланки изготавливают только полиграфические предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности.
Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

на бланках документов изображения герба субъекта РФ определяется нормативными

актами органов государственной власти республик, автономных областей, округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга.
Гербы городов, автономных округов, районов РФ размещаются на бланках документов органов представительной и исполнительной власти муниципальных образований в соответствии с нормативными актами территориальных единиц.

или товарный знак – символы, признаки, придающие эстетический вид

бланку, дающие представление об адресанте, помогающие потребителю отличить товар или услугу производителя.
Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации)
Размещают на верхнем поле бланка над серединой наименования организации – автора документа. Возможно расположение эмблемы и товарного знака на одном уровне с названием организации (реквизит 06) слева.

по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Реквизит служит для

ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества ошибок при передаче данных.
Код является элементом электронной идентификации документа.

05 – Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (обяз)

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица выдается налоговыми органами.
ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код. Основной государственный регистрационный номер указывается во всех документах юридического лица наряду с его наименованием.

06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (обяз)

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) выдается налоговыми органами.

бланка под справочными данными организации (реквизит 09)
05 – Основной

государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

06 – Идентификационный номер налогоплательщика/ Код причины постановки на учет (ИНН/КПП)

проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД)
ОКУД предназначен для

обеспечения учета и систематизации унифицированных документов с целью сокращения количества применяемых форм документов.
Код состоит из 7 знаков и контрольного числа: Устав – 02112312: 02 – класс формы; 11 – подкласс форм; 231 – регистрационный номер; 2 – контрольное число

автора документа
Автором документа может быть организация (юридическое лицо),

структурное подразделение, должностное лицо. Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.
Над наименованием организации указывают сокращенно, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное название организации указывают, если оно закреплено в учредительных документах организации.

на двух языках и располагают ниже или справа от

наименования на государственном языке РФ.

содержит сведения об организации, важные при информационных контактах.
Располагают справочные

данные ниже реквизита наименование организации.
Справочные данные об организации включают в себя:
почтовый адрес;
номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты, адрес веб-страницы организа­ции в сети Интернет, номер счета в банке и т. д.);
код по ОКПО; ОГРН; ИНН/КПП;
код по ОКУД.

составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации)

и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД и ОКУД
Вид документа определяется его назначением и содержанием.
В письме наименование вида документа не указывают.
Название документов печатается большими буквами: ПРИКАЗ, АКТ, ПРОТОКОЛ и т. д.
Расположение реквизита – продольное или угловое.

строке с регистрационным номером документа, которая располагается ниже справочных

данных об организации, но выше ссылки на инициирующий документ.
На бланке письма для отображения даты документа предусмотрены специальные ­ограничительные отметки.
Датой письма является дата его подписания. Она оформляется восемью арабскими цифрами в последовательности: по две цифры приходятся на день месяца и месяц, четыре цифры – на год. При этом буква «г.» после цифр не ставится.

– это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при

его регистрации.
Регистрации подлежат все документы, создающиеся в организации и поступающие из других организаций и от частных лиц.
Исключение составляют документы, не подлежащие регистрации в соответствии с перечнем, который должен входить в Инструкцию по делопроизводству.

документа (доп)
Ссылка на регистрационный номер и дату инициирующего документа

проставляется в специально предусмотренные для этого на бланке письма отметки: «На № _________ от _________».

Реквизит размещают ниже регистрационного номера документа

составления документа указывают в том случае, если затруднено его

определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".
Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и этот реквизит включает только общепринятые сокращения.
Место составления документа не указывается, если оно включено в состав наименования организации.

бланке письма «Адресат» размещается в верхнем правом углу на

уровне наименования организации – автора документа.
При продольном – для данного реквизита часто проставляют угловые ограничительные отметки.

лицом или специально издаваемым документом.
Оба способа утверждения имеют одинаковую

юридическую силу. Уставы, положения, регламенты, штатные расписания, инструкции, должностные инструкции, правила, акты, протоколы приобретают юридическую силу только после их утверждения.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

УТВЕРЖДАЮ  Генеральный директор ЗАО "Термика"  Личная подпись             А.Г. Цицин  15.04.2009

исполнению документа, пишется на документе соответствующим должностным лицом и

включает должности и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату
Резолюция пишется от руки на подлиннике документа на свободном месте между адресатом и текстом.
Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регист­рационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

содержание документа, а потому он не может быть слишком длинным

(не более пяти строк) через один межстрочный интервал.
Заголовок располагают ниже реквизита «13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа» от границы левого поля (без отступов).

исполнения документа сигнализирует о наблюдении за доку­ментом в процессе

его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Отметка о контроле исполнения документа обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".
Располагается в правом верхнем углу документа.

лаконичным, последовательным, убедительным, корректным и простым. Изложенная информация должна

трактоваться однозначно Структура письма, как правило, содержит две части: вводную и основную.
Во вводной указываются причины, вызвавшие составление письма, и делаются ссылки на факты, даты, документы (кроме ссылки на реквизиты инициирующего документа, ответом на который является данное письмо). Вводная часть может начинаться словами:
В связи с тем что…;
Ввиду поступления с большим опозданием…;
На основании приказа от… №…;

наличии приложения располагается сразу после текста перед подписью через

два–четыре межстрочных интервала.
. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

лица, подписавшего документ.
Если документ оформлен на бланке, то

используется сокращенный вариант должности (без упоминания наименования предприятия, например, генеральный директор).
Если документ оформлен не на бланке, то должность должна включать:
наименование предприятия;
личную подпись
расшифровку (инициалов с фамилией).
Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их подписи располагают друг под другом в порядке занимаемой должности: от более высокопоставленной к менее значимой.

с должностным лицом состоит из:
слова СОГЛАСОВАНО;
должности лица, с которым

согласовывают документ (включая наименование организации);
личной подписи;
расшифровки подписи (инициалы, фамилия);
даты согласования.
Зона для реквизита "Гриф согласования" размещается в нижней части листа (под реквизитом "Подпись") " или на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. При этом на документе делается отметка: "Лист согласования прилагается".

указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с

содержанием документа.
Согласование документа оформляется визой, включающей:
должность и подпись визирующего документ;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату подписания.
При наличии замечаний выше подписи в краткой форме излагается замечание или делается пометка: "Замечания прилагаются". Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визирования устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида документа и его содержания.

в соответствии с «Положением о порядке оформления, изготовления, регистрации, использования,

хранения и уничтожения печатей и штампов», которое утверждено приказом генерального директора.

документа производится для придания ей юридической силы.
При заверении соответствия

копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют:
заверительную надпись "Верно";
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения.
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

инициалы и фамилию (или полностью имя, отчество и фамилию)

исполнителя документа и номер его телефона.
Это позволяет получателю письма оперативно связаться с его составителем.
Такая отметка располагается на лицевой стороне или на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и часто делается ­ уменьшенным кеглем 10.

его в дело обяз
Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих

списанию в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.
Отметка об исполнении документа включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;
слова "В дело";
номер дела, в котором будет храниться документ;
личную подпись исполнителя;
дату исполнения.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело может быть подписана руководителем подразделения, в котором исполнен документ.

(обяз)
Содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимо­сти

- часы и минуты).
Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию в виде штампа.
Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего документа в нижнем правом углу