Презентация на тему Общие нормы и правила оформления документов

оформлении документов
1. Рекомендуемый шрифт - Times New Roman,

размер шрифта – 14 пт.-13 пт.;
для таблиц – 12 пт.;
для реквизита «исполнитель» - 11 пт.

2. Междустрочный интервал – одинарный и полуторный.

3. Отступ для начала абзаца (красная строка) – 1,25 см.

4. Поля для документов:
левое – 20 мм;
правое – 10 мм;
верхнее – 20 мм;
нижнее – 20 мм.

цифровой и словесно-цифровой

Цифровой способ является наиболее экономичным. Элементы

даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год.
Например: 1 сентября 2002 года — 01.09.2002.


Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом:
01 сентября 2002 года или 01 сентября 2002 г.

года, слово год пишется полностью: смета на 2002 год.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму:
в апреле 2004 г.; в октябре– ноябре 2001 г.; в I квартале 2002 г.; в III–IV кварталах 2002 г.; в первом полугодии 2002 г.

за 8 месяцев 2003 года, в 1995 году, с

1995 по 2001 год, в 1999— 2002 годах.

Период ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, указывается: в 1992-1993 гг., в период 1985 г.-1995-е гг.

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту: в 2001/2002 учебном году, отчетный 2000/2001 год

I квартал 2002г.; во втором полугодии 2002г.

В названиях

праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, но День Победы.

Если начальное порядковое числительное написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово: 8 Марта, 1 Мая.

связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение

дат.
Пример написания даты 1 сентября 2008 года выглядит следующим образом:
20080901 (основной формат);
2008-09-01 (расширенный формат);
08-09-01 (сокращенный формат).

характера:
т.е. - то есть

и др. - и другие
и т.д. - и так далее и пр. - и прочие
и т.п. - и тому подобное
2) ссылки на части текста, иллюстрации, таблицы:
разд. - раздел см. - смотрите
гл. – глава п. - пункт
ср. - сравните т. - тома
табл. - таблица с. - страница
экз. - экземпляр

с.-х.–сельскохозяйственный
г.–город

им.–имени
с.–село ин-т–институт
4) сокращения при цифрах:
млрд –миллиард млн–миллион
тыс.–тысяча р.(руб.)–рубль
г., гг.–год, годы кв.–квартал
5) название единиц измерения (при цифрах):
м–метр т–тонна
см–сантиметр кг–килограмм
мин–минута г–грамм
с–секунда ч–час

преп.–преподаватель
акад.–академик к.э.н.–кандидат экономических наук
проф.–профессор д.т.н.–доктор технических наук
доц.–доцент
7) Буквенные аббревиатуры:
РФ – Российская Федерация
РАН – Российская академия наук
ВЦ – вычислительный центр
ПК – персональный компьютер
ОРД – организационно-распорядительная документация
ЧП – частное предприятие
СП – совместное предприятие
НПО – научно-производственное объединение
КБ – коммерческий банк
ТНК – транснациональная компания

производится группировка их налево по три цифры (точку ставить

не допускается):
Например: 14 287 624; 12 841.
Числа в обозначениях (марках) машин и других технических устройствах на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам:
Например: 1К62М
Пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам:
Например: ЗИЛ-155; ИЛ-18.
Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после №), в обозначениях нормативных документов:
Например: № 4321; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

стоят в ряду с дву- и многозначными.
Рекомендуется: вслед за

поставкой изделий из 5, 8, 12 наименований…
Не рекомендуется: вслед за поставкой изделий из пяти, восьми,12 наименований…
В случае образования сочетаний с единицами физических величин, денежными единицами:
Рекомендуется: при массе до 10 кг.
Не рекомендуется: при массе до десяти кг.
Буквенная форма используется, если они стоят в косвенных падежах (не при единицах физических величин, денежных единицах):
Рекомендуется: офис укомплектован тремя сканерами
Не рекомендуется: офис укомплектован 3 сканерами

чисел (тыс., млн, млрд.)
Например: 10 млрд, 12 млн
Единиц физической

величины:
Например: 20 млн км; 200 млрд кВт-ч.
Денежные выражения, обозначающие суммы
более одной тысячи рублей в тексте рекомендуется писать:
5 тыс. рублей, 1 млн рублей
В рублях и копейках: 105 руб. 55 коп.

Для обозначения диапазона значений ставят: многоточие, тире, предлоги от и до.
Например: длиной 5…10 м; длиной 5-10 м; длиной от 5 до 10 м.

пятый);
Буквенно-цифровую (35-й);
Цифровую (XI конгресс, XXI век);
Падежные окончания в порядковых

числительных, обозначенных арабскими цифрами должны быть:
Однобуквенными, если последней букве предшествует гласный звук (5-й, 5-я, но не 5-ый, 5-ая);
Двухбуквенные, если последней букве предшествует согласный звук (5-го, 5-му, но не 5-ого, 5-ому).
Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся:
150-летие, 3-месячный срок, 1-,2-,3-секционный шкаф.
Сложные слова с числительным и прилагательным «процентный» пишутся: 10 %-ный сбор

единиц физических величин строго оговорены в ГОСТ 8.417-2002. Государственная

система обеспечения единства измерений. Единицы величин.

 В одном и том же документе допускается применять лишь один вариант обозначения — русский или международный.       

п. обязательно обозначаются цифрами; единицы счета и физических величин

приводятся сокращенно. При этом в конце сокращенного обозначения единиц измерения точка как знак сокращения не ставится:
Например: 10 т; 15 м2; 50 см3.       
Единицы измерения, которые не являются самостоятельными, но которые входят в наименование сложной единицы, имеют в обозначении точку как знак сокращения:
Например: 755 мм рт. ст.

 Между последней цифрой численного значения величины и обозначением единицы измерения оставляется пробел:
Например: 90 %; 1000 кг; 32 м2; 300 см3.

указываются обозначения всех единиц.
Например: 20 м/с или 20 метров

в секунду, но не 20 м/в секунду

текста сверху и снизу расстоянием в три интервала.

В тех

случаях, когда формула не помещается на одной строке, ее переносят на другую. Перенос формулы осуществляется после указания математического знака (=, +, -, :, х) с его повторением на новой строке. Между знаками арифметических действий и стоящими рядом символами или числами делаются пропуски в один пробел.
+ - =

=

формулой, написание которой заканчивается запятой.




где Нс -

норматив роста заработной платы при повышении производительности труда на 1 %;
Э3 - экономия заработной платы в соответствии со снижением трудоемкости продукции при переходе на новую технику (технологию);
Пф - прирост фондовооруженности на данном участке производства (на предприятии, в отрасли) в стоимостном измерении.

носящих пояснительный характер, допускается проводить расшифровку в строку.

При этом последующие строки должны приводиться после точки с запятой.



где - показатель уровня механизированного труда в общих трудозатратах; Тмаш и Т - соответственно машинное время и общая проектная трудоемкость изготовления всех изделий по данным расчета.

раздела или главы текста, но не с номерами пунктов

или подпунктов.     
А - С = Д (1)
П + К = Е (7)
Нумерация, связанная с разделами (главами), выглядит следующим образом:
А - С = Д (1.2)
П + К = Е (2.3)
Здесь 1 и 2 — номера разделов (глав), 2 и 3 — номера формул в них.

При ссылке в тексте документа на формулу ее выполняют по образцу: согласно формуле (4); в соответствии с формулой (2.5).

Рабочая бригада второй смены
18
15
Рабочая бригада третьей

смены

12

Показатели рабочих бригад.

чтобы единицы находились под единицами, десятки под десятками и

т. д. Если в графе указываются числа — пределы величин, то числа равняют по отточию или тире.

Давление
Примечание:
Значения температуры газов в цилиндре двигателя внутреннего

сгорания см. в табл. 00.

Таблица 02