Презентация на тему по учебной дисциплине: Компьютерное делопроизводство

делопроизводства и архивного дела, организация электронного документооборота, автоматизация ведения

кадровой информации.

Базовые продукты: система «ДЕЛО», подсистема «Архивное дело», система «Кадры».

и странах СНГ
Используется:
На 70 тыс. рабочих мест во всех

регионах России и в странах СНГ в 600 организациях и предприятиях
Некоторые проекты:
Совет Федерации, Государственная Дума, Конституционный Суд РФ, Счетная палата, Банк России, Минэкономразвития, Госатомнадзор, Судебный департамент ВС РФ, Госнаркононтроль, Федеральная служба по финансовому мониторингу, «Росавиакосмос», Минкультуры РФ, Главный радиочастотный центр, Респ. Башкортостан, Московская область, адм. Алтайского края, ФОМС, ГАС «Выборы», Татнефть (2 тыс.раб.мест.), Мосэнерго, Мосгортранс, Мострансгаз.

практики;
Возможность поэтапного перехода от автоматизации традиционных технологий к современному

электронному документообороту;
Промышленный продукт (коробочное ПО), отлаженные технологии ввода в действие и техподдержки. Постоянное развитие;
Возможность заказных разработок;
Масштабируемость: от отдельного рабочего места до территориально распределенной системы управления.

том числе обращений граждан;
Ввод резолюций и контроль их исполнения;
Создание,

согласование и подписание проектов документов в электронной форме;
Маршрутизация и контроль движения документов, рассылка по спискам;
Поиск документов с возможностью сохранения поискового запроса;
Работа с взаимосвязанными документами;
Сканирование и прикрепление электронных образов документов, возможность поточного сканирования, полнотекстовой поиск по прикрепленным файлам;
ЭЦП прикрепленных файлов документов;
Обмен документами по электронной почте с использованием ЭЦП и шифрования;
Справочно – аналитическая работа, формирование отчетов;
Web –доступ к базе данных.

системы

документов в электронной форме (проекты документов);
Возможность наложения электронной цифровой

подписи (ЭЦП) на файлы, прикрепляемые к РК документа;
Криптозащита документов, отправляемых электронной почтой (наложение ЭЦП и шифрование);
Возможность поточного сканирования документов;
Интеграция с приложениями MS Office;
Web-доступ к базе данных.

отправки
Регистрация в системе «Дело» получателя
Отправка электронного письма

выше

Оперативная память - 512 Mb

Место на диске - 50

Mb (на системные нужды)
+ 2 Kb на РК
+ прикрепляемые файлы

выше
Оперативная память - 128Mb

полнота, учет множества традиционно сложившихся и недокументированных технологических правил

и процедур ;
Коробочный, динамично развивающийся продукт, снабженный подробной документацией;
Комплект дополняющих технологий (архивное дело, средства ЭЦП, средства распознавания текстов и поточное сканирование) и взаимодействие с другими системами;
Легкая настраиваемость и быстрая внедряемость (10 мест – 1-2 недели, 100 мест – 1-2 месяца), гибкая перенастройка при изменении схем документооборота и структуры организации;
Полный набор услуг по внедрению и сопровождению

трудовых и материальных затрат на работу с документами);
Сокращение временных

циклов работы с документами и создание единого документального пространства;
Полный контроль за движением документов и исполнительской дисциплиной;
Унификация делопроизводственной деятельности организации, уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала

проектов документов с заданием фиксированных маршрутов их согласования;
Совершенствование технологии

контроля документов;
Создание хранилища документов

Перспективы развития системы

для контактов (факсы):
(095) 580-75-15

E-mail:
Служба маркетинга: market@eos.ru
Служба поддержки: support@eos.ru
WebMaster: webmaster@eos.ru

позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела

– регистрацию, обработку и контроль исполнения документов.

DIS:class - Электронная канцелярия «Золушка» - это четкие критерии оценки результатов работы исполнителя, объективный контроль за исполнением распоряжений руководителя, ускорение подготовки отчетной информации, повышение качества и снижение времени поиска документов.

DIS:class - Электронная канцелярия «Золушка»

Электронная
канцелярия
«Золушка»

подразделения и до уровня предприятия и группы предприятий: формирование

централизованных и нецентрализо-ванных архивов и картотек документов любой сложности с разграничением прав доступа; сбор разнородной информации о клиентах и партнерах, планирование и учет связанных с ними событий и контактов; унификация ведущейся переписки и простота составления документов, путем использования типовых форм и образцов (письма, контракты, счета, ...);
автоматизация пересылки документов в электронном виде (в рамках Lotus
Notes, по факсу, E-mail); выдача поручений и организация согласования документов с оперативным сбором полной информации о ходе их выполнения.

"Золушка-Кабинет" - масштабируемая корпоративная система электронного документооборота

передаче, так и при ее хранении. "Золушка-Кабинет" интегрирована и

является дополнением системы автоматизации делопроизводства -
"Золушки-Канцелярии". В то время как "Золушка-Канцелярия" обеспечивает регистрацию, обработку и контроль исполнений "официальных" внешних и внутренних документов организации, т.е. ее "официальную" жизнь, "Золушка-Кабинет" обеспечивает "внутреннюю" жизнь организации.

"Золушке-Канцелярия" может содержать ссылку на документ "Золушки-Кабинет" - образ

или текст подлинника документа и наоборот. Простота использования и дружественный интерфейс обеспечивают быстроту и бесконфликтность внедрения, а возможности самостоятельного конструирования (посредством настроек) шаблонов различных типов и форм документов и
задание технологии обработки документов - независимость от разработчиков программы при эксплуатации в организации системы коллективной работы с документами.

Технология электронного документооборота строится на основе простых,
интегрированных между собой универсальных блоков: ПОЧТОВЫЙ ЯЩИК,
ДОСЬЕ и БИБЛИОТЕКА

интегрированных между собой универсальных блоков:


« Золушка-кабинет»

стол Кабинета" и механизм контроля. Обеспечивает работу с "личными"

документами и электронную переписку между сотрудниками и организациями: создание, хранение, классификацию и пересылку любой информации в электронном виде. Позволяет руководителям легко направлять поручения сотрудникам и эффективно контролировать их выполнение со сбором отчетов об их исполнении. Служит:

Личной рабочей библиотекой документов сотрудников.
Средством организации подготовки и согласования документов.
Системой сбора регламентной отчетности от подразделений.
Базой данных контроля исполнения поручений руководителя (внутренних
распоряжений), решений и поручений Совета директоров, ...
Системой организации совещаний с формированием личных и корпоративных календарей.
Электронной экспедицией - абонентским ящиком для получения электронных сообщений и системой рассылки корреспонденции (по факсу, по любой E-mail системе, Internet, в рамках Lotus Notes). И многим другим целям.

Средство накопления и поиска информации об организациях, их представителях

и связанных с ними событиях, с удобной систематизацией по различным критериям. Самостоятельное определение различных типов событий (переговоры, совещание, письмо, телефонный звонок, договор, договоренность, ...) позволяет организовать сбор информации в любой удобной форме.

Служит:
Телефонным и адресным справочником.
Картотекой отдела кадров и службы безопасности для хранения учетной
информации о сотрудниках, включая фотографии и другую факсимильную информацию.
Досье по организациям - контрагентам. Организации могут подразделяться по сфере Ваших интересов: партнеры, клиенты, покупатели, поставщики, органы власти и управления, общественные организации, фирмы-конкуренты. Для каждой организации ведется список ее контактных лиц, а также история всех контактов.
Регистрационным журналом заявок (например, на техническое обслуживание). И многим другим целям.

систематизации и поиска разнородных документов.
Настраиваемые шаблоны различных видов документов

в сочетании с
использованием в качестве содержимого файлов любого приложения (например, Word или Excel) позволяет организовать хранилище разнообразной документации.

Служит:
Доской объявлений - местом размещения внутренней
нормативно-распорядительной и справочной информации.
Справочной системой по юридическим и другим нормативным документам.
Хранилищем бланков и типовых документов (например, договоров, счетов, отчетов), которые подготавливаются сотрудниками соответствующих служб и могут использоваться в дальнейшем всеми сотрудниками.
Системой ведения договоров, выписывания счетов.
Оперативной полкой - местом хранения документов подразделения, находящиеся в работе, с ограничением доступа по списку исполнителей.
Картотекой архива, а возможно и частью самого архива, всей документации организации.
И многим другим целям.

1 сервер Lotus Notes. В качестве технической платформы рекомендуется

использовать Intel Pentium с памятью от 24 Мб для Windows 95, 48 Мб для Windows NT и OS/2, 56 Мб для Novell Netware. Notes Client для администрирования и регистрации пользователей и лицензии Lotus Notes Desktop по числу пользователей системы. В качестве рабочих станций рекомендуется использовать 486/Pentium с памятью от 12 Мб для Windows 95, 20 Мб для Windows NT.

повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения

Использование

DIS:систем НТР ИРМ позволяет повысить эффективность управления организацией благодаря:
Обеспечению слаженной работы всех подразделений;
Упрощению работы с документами;
Повышению производительности труда сотрудников за счет сокращения времени создания, обработки и поиска документов;
Повышению оперативности доступа к информации;
Разграничению прав доступа сотрудников к информации.

DIS:системы НТЦ ИРМ - автоматизация документооборота с использованием технологии Lotus

DIS:системы НТЦ ИРМ имеют ряд

отличительных особенностей:
Универсальность и настраиваемость. Позволяют автоматизировать ДОУ в любой организации, от малых фирм до крупных холдингов и корпораций независимо от типа собственности, так как настраиваются на любую организационную структуру и схему документооборота.
Опциональность и модульность. При желании, даже без участия компании-разработчика заказчик может самостоятельно настраивать необходимую функциональность благодаря наличию нескольких опций (модулей). Все компоненты DIS:систем созданы по единой методологии, основаны на современной организационной и нормативно-правовой базах и легко интегрируются в полноценную информационную систему документационного обеспечения управления.
Многоплатформенность и демократичность. DIS:class – Электронная канцелярия «Золушка» реализована на различных платформах (Oracle, Lotus Notes, MS SQL Server). Файл-серверная версия DIS:class не требует покупки и установки дополнительного ПО и работает в промышленном режиме при объеме до 20 000 зарегистрированных документов в год.

Lotus

модули:

Система

DIS:assistant - Рабочее место обеспечивает пользователей более комфортными условиями работы с DIS:системами с централизованным, не зависящим от компьютера, хранением его индивидуальных настроек, а также централизованное администрирование и настройка пользовательских рабочих мест.

DIS:assistant - Рабочее место заменяет стандартную "домашнюю страницу" Lotus Notes и представляет пользователю в наглядном и компактном виде перечень систем (баз данных), ему доступных, его почтовый ящик и перечень всех Уведомлений, поступающих в его адрес из различных DIS:систем.

При этом системы в окне их представления можно произвольно сгруппировать, а Уведомления легко можно отсортировать по названиям DIS:систем их приславшим. Наряду с окном уведомлений пользователь может самостоятельно определить ряд дополнительных окон представления папок его почтового ящика.

DIS:library - Библиотека – автоматизированная система ведения

библиотек и архивов электронных документов.

DIS:library - Библиотека является одним из модулей документоориентированных информационных систем (DIS:систем), разработанных НТЦ ИРМ, легко интегрируется с другими модулями, что позволяет получить полноценную современную документоориентированную информационную систему.

DIS:library - Библиотека позволяет организовать:
Структурированные библиотеки различных электронных документов организации (текстовые, графические, аудио- и видеоматериалы).
Библиотеки документов по функциональному направлению деятельности организации, например планово-экономического отдела: договора, платежные поручения, накладные и т.п.
Библиотеки бланков и типовых форм документов.
Библиотеки информационных материалов (реклама, статьи, обзоры).

Структура документов произвольна и определяется пользователем.

DIS:library - Библиотека обеспечивает:

Систематизацию документов по их видам, темам и другим многоуровневым классификационным признакам.
Полнотекстовый поиск по содержимому документов и мощный генератор запросов.
Конфиденциальность, разграничение прав доступа к информации, электронную подпись и шифрацию данных.
Подписку пользователей на новые поступления в Библиотеку.
Подписку Библиотеки на новые поступления из Интернет.
Формирование поручений по документам.

При этом возможно:
Подключение программ сканирования и распознавания текста документов и программ для перевода.
Непосредственный доступ через Интернет.
Формирование шаблонов и списков-перечней хранимых документов.

документирования и контроля исполнения Поручений.

DIS:manager - Поручения является одним

из модулей документоориентированных информационных систем (DIS:систем), разработанных НТЦ ИРМ, легко интегрируется с другими модулями, что позволяет получить полноценную современную документоориентированную информационную систему.

Основным документом в DIS:manager - Поручения является Поручение. Это

название достаточно условно и подразумевает:
Поручение руководителя своему подчиненному;
Запрос от сотрудников своему руководителю;
Заявку лицу, находящемуся на том же уровне подчиненности;
Памятку, Поручение "самому себе" - для фиксации планов и дел, которые еобходимо выполнить самостоятельно.

Поручения могут быть иерархически связаны между собой. Например, Поручение (заявка, запрос) может быть выдано во исполнение другого Поручения и т.д. Таким образом, формируется целое "дерево" Поручений, отражающее ход исполнения исходного "главного" Поручения в подчиненных подразделениях.

К Поручению могут присоединяться:
Сообщения - информация, которая направлена любому сотруднику организации, имеющему свой электронный адрес, даже если он не является пользователем системы;
Дополнительная информация - информация, направленная исполнителю в дополнение к ранее выданному Поручению;
Напоминания - напоминания исполнителю об имеющемся Поручении (например, о приближении контрольного срока исполнения);
Отчеты (ответы) - информация от исполнителя о завершении (или о ходе) работ по Поручению.

цепочки Поручений. Вначале определяется «дерево» соподчиненных Поручений, составляющих цепочку,

т.е. создается "главное" Поручение, инициирующее цепочку, и подчиненные ему Поручения (до любой глубины вложенности). Потом цепочка «инициируется». Все Поручения «проходят» состояние «Черновик» и их можно редактировать, дополнять и выдавать по усмотрению соответствующего лица.

DIS:reception

- Деловая почта – автоматизированная система обработки электронной переписки организации.

DIS:reception - Деловая почта - является одним из модулей документоориентированных информационных систем (DIS:систем), разработанных НТЦ ИРМ, легко интегрируется с другими модулями, что позволяет получить полноценную современную документоориентированную информационную систему.

DIS:reception - Деловая почта предоставляет необходимые сервисы для следующих служб:

Экспедиция
прием входящей электронной корреспонденции (почтовых сообщений Lotus Notes и интернет, факсов).
сортировка поступившей корреспонденции: на регистрацию в DIS:class – Электронная канцелярия “Золушка” и исполнение, в DIS:library – Библиотека для сведения (реклама, информационные сообщения), «в корзину».
учет и рассылка корреспонденции в электронном виде (почтовых сообщений Lotus Notes, интернет, факсов).

Секретариат
формирование рабочей папки электронных документов «На подпись»;
подготовка бумажных документов для их подписания;
регистрация и рассылка подписанных документов.

могут быть включены следующие дополнительные функции:
Проверка на вирусы входящих

и исходящих почтовых сообщений Lotus Notes и Интернет (интеграция с антивирусным ПО);
Подключение различных факс-серверов;
Восстановление испорченного в процессе передачи по Интернету текста (интеграция с программой «Реаниматор»);
Проверка орфографии (русский, английский языки, смешанные русско-английские тексты);
Автоматизированный англо-русский и русско-английский перевод текстов (интеграция с программой «Сократ»).

DIS:reception - Деловая почта может использоваться как на уровне всей организации, так и на уровне отдельных подразделений (отделов, департаментов, служб и т.д.).

построении DIS:систем занимает возможность их централизованного администрирования. Сложность задачи

заключается в том, что базы данных Lotus Notes/Domino имеют территориальную и "серверную" распределенность - одна и та же база данных может располагаться на различных, в том числе и территориально удаленных серверах и компьютерах (удаленных клиентах). Информация в этой базе данных в различных точках синхронизируется методом репликаций, но окружение этой базы данных (другие доступные базы данных) на различных серверах может отличаться, например, своим местоположением. Для правильной интеграции таких "территориально-распределенных" приложений (баз данных) и централизации их администрирования устанавливается специальное приложение DIS:structure - Структура.

DIS:structure - Структура позволяет оперировать

следующими элементами на разных уровнях:

Система – самостоятельная база данных (приложение), обеспечивающая работу ряда пользователей (сотрудников);

Структура – перечень взаимодействующих систем с указанием размещения соответствующих баз данных по серверам и описанием их связей друг с другом;

Шаблоны - место хранения и параметры шаблонов DIS:систем (из чего создаются системы), включающие версию и серийный номер модуля, возможное количество пользователей и все возможные права, связи данного модуля с другими и его свойства (особенности) при установке и администрировании;
DIS:системы - перечень DIS:систем, созданных на базе вышеописанных шаблонов, их описание;
Связи - описание связей DIS:систем, независимое от их распределения по серверам;
Серверы - описание серверов, на которых устанавливаются DIS:системы, распределение систем по серверам;

DIS:writer – Подготовка

документов - автоматизированная система подготовки и согласования документов.

DIS:writer – Подготовка документов является одним из модулей документоориентированных информационных систем (DIS:систем), разработанных НТЦ ИРМ, легко интегрируется с другими модулями, что позволяет получить полноценную современную документоориентированную информационную систему.
DIS:writer – Подготовка документов значительно упрощает процессы подготовки и согласования любых документов и позволяет:
создавать шаблоны для типовых документов;
отслеживать версии документов;
централизованно хранить ранее законченные и согласованные документы;
обеспечить многоуровневое согласование и утверждение документов;
работать с документами, полученными со сканера (интеграция со средствами для сканирования и распознавания), по факсу или электронной почте, из файлов (текст, графика, таблицы, презентации и т.д.).

DIS:writer

– Подготовка документов дает возможность работать над одним документом сразу нескольким сотрудникам, как рядовым, так и руководящим, централизованно учитывать и группировать замечания по документу, появляющиеся в процессе его создания и согласования, определять права на просмотр и редактирование документа на всех стадиях работы с ним, вплоть до отдельных пунктов документа.

Подготовленный и согласованный в системе документ можно передавать:
на подпись руководителю (при использовании модуля DIS:reception – Деловая почта);
на регистрацию в канцелярию (при использовании модуля DIS:class – Электронная канцелярия «Золушка»);
в электронный архив документов (при использовании модуля DIS:library – Библиотека).

С их использованием проводятся разработки

специализированных систем производственного документооборота, обеспечивающие автоматизацию большого количества задач в организациях. Разработки являются заказными на основе требований и задач заказчика. Опыт НТЦ ИРМ позволяет за 2-3 месяца внедрить полноценную систему автоматизированного ДОУ, обеспечивая преемственность существующим в организациях порядкам ведения дел.

Опытные консультанты НТЦ ИРМ в кратчайшие сроки проведут анализ всех бизнес-процессов, протекающих в вашей организации, схем документооборота и делопроизводства и помогут принять наиболее правильное решение для построения действительно эффективной и удобной в работе корпоративной документоориентированной информационной системы. Внедрение систем НТЦ ИРМ сопровождает обучением конечных пользователей в специализированном учебном центре и разработкой необходимых нормативных документов.

Следует отметить, что НТЦ ИРМ не просто разрабатывает и внедряет документоориентированные информационные системы, но и эксплуатирует их, т.е. гарантируется полная техническая поддержка, помощь во внедрении, настройке и сопровождении. НТЦ ИРМ создал очень мощную и действенную службу технической поддержки и эксплуатации, в которой работают опытные сертифицированные специалисты.

1994 году группой специалистов, занимавшихся автоматизацией документооборота в высших

органах государственной власти России.

Cегодня компания является признанным лидером на рынке систем автоматизации документооборота и делопроизводства. Продукты компании используют более тысячи организаций, в числе которых - крупнейшие государственные и коммерческие структуры России, а общее количество установленных рабочих мест превысило 100 000.

"ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ" - АВТОМАТИЗАЦИИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ