Слайд 2
Письмо состоит из:
Letterhead or Heading - шапка бланка
или адрес отправителя (Return address, Sender’s address, Addresser);
Date -
дата отправления;
Inside Address - внутренний адрес или адрес компании-адресата (Addressee, the Delivery address, Recipient’s address, Mailing address);
Salutation – приветствие;
The Body of the Letter - текст письма;
Complimentary Close - выражение вежливости, которым заканчивается письмо;
Signature - подпись;
Enclosure – приложение;
Sender’s name - имя отправителя;
cc - указание на рассылку копий.
Слайд 3
Название и адрес компании (Letterhead or Heading) оформляется
на фирменном бланке компании вверху страницы. Используется только для
первой страницы письма. Включает в себя следующую информацию о компании: название, логотип, подробный адрес, телефон, факс, электронную почту, сайт. Название компании и адрес располагаются по центру письма. Адрес отправителя без названия компании в английском деловом письме располагается в правом верхнем углу страницы, хотя часто его можно видеть и в левом верхнем углу.
Слайд 4
Western Wear
2212 Boot Hill Rd. Cheyenne, WY 82001
Italics
Unlimited
231 W. 40th Street Camden, NJ 08618
Tel. (623) 555-2678
Word
Trade, Inc.
5698 Adie Road, St. Ann, MO 63074
Слайд 5
Дата (Date) делового письма располагается после названия и
адреса компании. Существуют следующие способы написания даты:
October 7, 2014
October 7th, 2014
7 October, 2014
7th October, 2014
В США стандартный формат написания даты следующий: месяц/ день/ год (December 15, 2014), тогда как в Европе придерживаются формата день/ месяц/год (15 December 2014).
Слайд 6
Адрес получателя (Inside Address) указывается тот же, что
и на конверте. Адрес получателя должен включать имя адресата,
его должность, название компании и адрес компании.
При написании внутреннего адреса часто употребляются следующие сокращения:
Слайд 7
В названии компании:
PLC (Public Limited Company)
- открытая акционерная компания с ограниченной ответственностью.
Ltd
(Limited) - закрытая акционерная компания, компания с ограниченной ответственностью.
Corp. (Corporation) - в названии американских компаний, в форме корпораций).
Inc. (Incorporated) - акционерное общество, зарегистрированное как корпорация. Используется в названии американских компаний.
Слайд 8
В почтовом адресе:
Rd – Road;
St – Street;
Sq. –
Square;
# - номер дома в США;
№ - номер дома
в Великобритании.
Слайд 9
При указании имени адресата:
Mr. - при обращении к
мужчине;
Miss - при обращении к незамужней женщине;
Mrs. - при
обращении к замужней женщине;
Ms - если неизвестно, замужем она или нет.
Слайд 10
Обращение (Salutation) используется во всех форматах деловых писем
за исключением упрощенного типа делового письма (Simplified Letter) и
служебной записки (Memo). В деловых письмах используются следующие виды обращений:
Dear Sir:
Dear Madam:
Gentlemen:
Ladies:
Dear Mr. Thompson:
Dear Ms. Brown:
Ladies and Gentlemen:
Dear Personnel Director:
После обращения, как правило, стоит двоеточие, и первая строка письма начинается с заглавной буквы.
Слайд 11
Текст письма (Body of the Letter) содержит основную
информацию, отражающую цель письма. Построение письма должно быть простым,
прозрачным и логически связанным. Абзацы отделяются друг от друга интервалами. Отступ вначале абзаца отсутствует. Объем письма не должен превышать полутора страниц.
Слайд 12
Вежливое, формальное завершение письма (Complimentary Close) используется во
всех типах деловых писем упрощенного типа делового письма (Simplified
Letter) и служебной записки (Memo). Для вежливого официального способа завершить письмо могут быть использованы следующие стандартные фразы:
Truly yours,
Yours truly,
Respectfully,
Sincerely yours,
Sincerely,
Respectfully yours,
Слайд 13
Подпись (Signature)
Имя написавшего (Sender’s name), его должность и
звание. Печатается четырьмя строками ниже формального завершения письма, чтобы
оставить место для подписи.
Слайд 14
Перечень приложений (Enclosure). Если имеются приложения, то необходимо
написать слово «Enclosure» и составить список прилагаемых документов.
Примечания о
рассылке. В случае, если копия письма была направлена другому адресату, то в конце письма необходимо поставить знак «сс» и имя этого человека.
Слайд 15
Оформление конверта
Существует единый стандарт оформления конверта. Согласно этому
стандарту информация располагается в строго определенном месте и в
строго определенном порядке. Основной принцип этого расположения: от частного к общему.
Слайд 16
Для того, чтобы обеспечить надежную доставку письма адресату,
адрес получателя на конверте всегда следует писать полностью.
Различные указания
о способах доставки письма делаются, как правило, почтовым отделением в правой верхней части конверта под маркой.
Например:
Registered (mail) – заказное письмо
Air mail/ Via air mail - доставка авиапочтой
Express (delivery) – Экспресс-доставка
If not delivered please return - в случае недоставки просьба вернуть.
Слайд 17
Письмо-запрос (Inquiry Letter)
Письмо-запрос компания посылает, в случае если:
Вам
необходимо запросить какую-либо информацию о товарах, ценах, технических характеристиках
новых товаров, уточнить сроки поставки, условия поставки и скидки, получить каталоги и образцы товара.
Вам необходимо заказать тот или иной товар.
Вам необходимо забронировать место в гостинице.
Вам необходимо попросить оказать какую-либо услугу.
В письмах, содержащих просьбу необходимо:
Быть кратким и точным;
Подробно изложить суть вопроса;
Письмо-запрос печатается на фирменном бланке, на котором указывается название компании - отправителя запроса, её почтовый адрес, номер телефона и факса.
