Презентация на тему Документоведение и делопроизводствоКурс лекций

должностная инструкция работника;
распорядительные документы:
приказ, распоряжение, указание;
информационно-справочные документы:
протокол, акт, письмо,

докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

требования к их оформлению и порядок расположения реквизитов на

стандартном листе бумаги установлены

ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ введен в действие с 01.07.2003 постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст.

реквизитами.
Реквизит документа– обязательный элемент оформления официального документа.
(от лат. requisitum - необходимое)

последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов.
Под

формуляром документа понимается его модель, т.е. набор присущих ему реквизитов и схема их расположения на бумажном носителе информации.

Формуляр-образец устанавливает:
1) форматы бумаги;
2) служебные поля;
3) конструкционную сетку;
4) расположение частей и зон;
5) расположение реквизитов.

трех основных частей, на которые можно условно разделить любой

документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.

Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе (реквизиты 01—16).

Содержательная часть — главная часть документа, раскрывающая его смысл и назначение (реквизиты 17—20).

Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21—24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25—29).

герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 –

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания;
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/
код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издание документа;

15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текст документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.

субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак

(знак обслуживания;
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер
(ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/
код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 – место составления или издание документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
19 – отметка о контроле;

Реквизиты заголовочной части документа (01-16)

Российской Федерации»
Допускается размещать изображение герба на части площади,
занимаемой реквизитом

«Наименование организации»,
например:

Изображение герба располагается на верхнем поле документа центрованно относительно наименования организации, например

Федеральный закон «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях

мест происхождения товаров» от 23.09.92 № 35201.

При наличии на бланке герба эмблема не воспроизводится.

государственный регистрационный номер» (ОГРН).
06. «Идентификационный номер. налогоплательщика/код причины постановки

на учет» (ИНН/КПП)
07. «Код формы документа» (ОКУД).

Коды, проставляемые на документах, являются элементами их электронной идентификации и служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи, сокращая количество возможных ошибок при передаче данных.

должно быть сокращенных названий, условных букв, цифр или каких-либо

знаков. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса адресата:

наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
название улицы, номер дома, номер квартиры;
название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
название области, края, автономного округа (области), республики;
страна (для международных почтовых отправлений);
почтовый индекс.

парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя

цифрами, например:
28.08.2011
01.09.2011
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например:
15 марта 2010 г.
28 декабря 2010 года.
08 декабря 2010 г.

внутреннему и входящему документу при его регистрации

№ 301/07-15 от

21.04.2011

проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный

номер и дату документа, на который дается ответ, например:

На № 301/07-15 от 21.04.2011

эта информация содержится в справочных данных об организации, в

других документах может входить в реквизит «Наименование организации»,
например:

конкретному должностному лицу.

его заместителями, главными специалистами и другими должностными лицами, которым

делегированы соответствующие полномочия. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа.

в форме резолюции, включающей фамилию и инициалы исполнителя, содержание

поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется, например:

И.С. Коростелеву
Подготовить проект ответа
с обоснованием к 12.03.2005
Егоров 01.03.2005

документах, исполнение которых взято на контроль. Отметка включает букву

«К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом.

– отметка о наличии приложения;

Реквизиты содержательной части документа (18 -21)

заголовке к тексту.

представлена связным текстом, а при необходимости имеет форму таблицы

или анкеты. Для служебных документов возможно сочетание текстовых и табличных форм изложения содержания.

Можно выделить общие требования к текстам служебных документов:
краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;
объективность и достоверность информации;
составление по возможности простых, т.е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;
структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;
широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

уделить языку и стилю служебных документов, т.к. при составлении

текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
нейтральный (без эмоциональной окраски) тон изложения;
точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т.д.);
краткость текста, исключение повторов, излишних подробностей и т.д.;
употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний (сообщаем, что в период..., направляем на рассмотрение и утверждение..., проверкой установлено, что...);
ограниченная сочетаемость слов (вносить предложения, а не давать предложения; предоставить кредит, а не выдать кредит; обладать правом, а не владеть правом; вступать в силу, а не входить в силу);
использование отглагольных существительных (оказать содействие, а не посодействовать; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать);
безличный характер изложения текста;
исключение из текста сокращенных слов (в тестах документов все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми и понятными);
использование универсальных слов с неопределенным значением;
исключение из текста архаизмов (сего года, при сем направляем);
исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке (продлить, а не пролонгировать), и др.

названное в тексте, то отметка о наличии приложения оформляется

по следующей форме:
Приложение: на 3 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их перечисляют с указанием наименования, количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт сдачи-приемки выполненных хоздоговорных работ на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень объектов для внедрения системы на 5 л. в 3 экз.

При наличии нескольких приложений, полностью названных в тексте, указывают только вид документа, количество листов и количество экземпляров, например:
Приложение: 1. Акт на 3 л. в 2 экз.
2. Перечень на 5 л. в 3 экз.

о наличии приложения делается по форме:
Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь»
от

18.04.2005 № 138/07-12
и приложение к нему, всего на 3 л.
Документы-приложения должны иметь соответствующую отметку, указывающую на их связь с основным документом.

визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о

заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении
его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.

Реквизиты оформляющей части документа (22-30)

и проставление печати.
В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица,

подписывающего, личная подпись и ее расшифровка, например:
Директор
ООО «Агат» Потапов Н.И. Потапов
или
Директор Потапов Н.И. Потапов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор Морозов К.Т. Морозов
Главный бухгалтер Фомина Г.И. Фомина

предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо,

исполняющее его обязанности или его заместитель.

Если документ подписывается несколькими равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне, например:

лицами внутри предприятия (внутреннее согласование), так и с должностными

лицами других организаций (внешнее согласование).
Внешним считается также согласование документа с коллегиальными органами общественных объединений (с профсоюзными комитетами, с советами трудовых коллективов и т.п.).
Внутреннее и внешнее согласование выражаются в разных формах: для внутреннего согласования используется визирование документов, для внешнего — оформляется гриф согласования.
СОГЛАСОВАНО
Начальник планового отдела
ОАО «Промстрой»
Уваров А.В. Уваров
13.07.2005

органом делается ссылка на протокол заседания, в ходе которого

было принято решение о согласовании документа.

согласования документов. Реквизит «Виза» используется и при оформлении процедуры

ознакомления с документом.

документах, подтверждая их подлинность.
Печати делятся на гербовые и простые.
Печать

проставляется с захватом части слова, обозначающего должность, например:




Оттиск печати не ставится на личной подписи руководителя и ее расшифровке. Отдельные виды документов имеют установленное место для простановки печати, обозначенное буквами «М.П.» или надписью «Место печати» (например: бухгалтерские документы, личные документы граждан и др.).

документа, напечатанные под копирку или ксерокопированные, обязательно заверяются по

установленной форме. Отметка о заверении копии проставляется ниже реквизита «Подпись» и включает заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения, например:

из специалистов организации составлял текст документа, подписанный в дальнейшем

руководителем.

А.П. Иванов 123-78-89
или
Емельянов Петр Васильевич
145-22-34

дело»
Отметка проставляется на исполненных документах, подлежащих списанию в дело

для последующего хранения и использования в справочных целях. Отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения организации, в котором исполнен документ, например:

поступлении проставляется на входящих документах с помощью специального регистрационного

штампа или от руки.