Презентация на тему Распорядительные документы и их роль

организации,
ее компетенции,
структуры
и других факторов

руководство любой

организации наделяется правом осуществлять исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать распорядительные документы.

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.
К распорядительным документам относятся:
постановление;
решение;
приказ;
распоряжение;
указание.

вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому,

от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.
Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

Распорядительные документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

(принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

на:
федерального уровня - издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской

Федерации, органами федеральной исполнительной власти (министерствами, комитетами, агентствами, службами и др.);
уровень субъектов Российской Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также и территориальных образований;
уровень организаций, учреждений, предприятий.

которые осуществляются в определенной последовательности.

Четвертого апреля текущего года премьер-министром

России Владимиром Путиным было дано поручение, касающееся совершенствования системы общего образования и увеличения оплаты труда педагогов. Это поручение имеет цель постепенно, начиная с 1 сентября этого года, довести зарплату учителей до средней зарплаты в соответствующих субъектах Российской Федерации. 

Владимир Путин дал поручение на повышение оплаты труда педагогам

Распорядительные документы издаются только в случаях

действительной необходимости

воздействия на события в распорядительной форме, в том числе для решения текущих вопросов деятельности предприятия (организации, учреждения), либо отдельных ее направлений и вопросов.

указанием конкретного вида (постановление, приказ и т.д.);
Печатаются в 2-х

экземплярах;
Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста документа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок начинается с предлога о (об) и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа; Например: О назначении...; Об утверждении...; Об итогах...; О мерах... и т. п. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.

вводной (констатирующей) и распорядительной.
Констатирующая часть - это введение в

существо рассматриваемого вопроса. (кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа);
Распорядительная часть излагается в повелительной форме и должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.
Вид распорядительного документа предопределяет и характер изложения его текста. Слова постановляет, решает (решил), предлагаю, приказываю печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т. е. они зрительно выделяются и таким образом отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.
Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Например: Кому? что сделать? - подготовить, зачислить; организовать; обеспечить и т.д.

Оформление распорядительных документов

условиях единоличного принятия решений власть по всем вопросам управления

в организации принадлежит ее руководителю.
Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

способам оформления бывают двух видов:

распорядительных документов имеет только руководитель :
2. Для средних и

крупных предприятий, где правом подписи распорядительных документов обладает не только руководитель предприятия, но и руководители структурных подразделений.

готовиться в следующих случаях:
на плановой основе (в соответствии с

ранее разработанным планом или программой);
по поручению руководства предприятия;
по инициативе руководителей структурных подразделений или ­подведомственных предприятий, а также отдельных специалистов.
Обоснование необходимости издания приказа или распоряжения может излагаться в:

или распоряжения

готовится специалистом или специалистами структурных подразделений.


Если проект документа

затрагивает интересы различных подразделений, то по решению руководства предприятия должна создаваться временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта.

организации,
10 - название вида документа,
11, 12

дата и регистрационный номер документа,
14 - место составления или издания,
18 - заголовок к тексту,
19 - отметка о контроле 
20 - текст,
22 - подпись,
24 - визы согласования документа
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело
30 - идентификатор электронной копии документа.

МАКЕТ ОФОРМЛЕНИЯ ПРИКАЗА, РАСПОРЯЖЕНИЯ

числа и состоит из двух частей:

с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительного документа.

Например:

перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Однако реквизит

«Отметка о наличии приложения» никогда не оформляется на приказах и распоряжениях в связи с тем, что ссылка на приложение дается непосредственно в тексте распорядительного документа.

Приложение № 2
к приказу ЗАО «Альтернатива-М»
от 11.01.2007 № 1

проект приказа

Нижняя оборотная сторона последнего листа проекта приказа,  на которой

проставили свои визы исполнители (разработчики) проекта

проектах приказов и распоряжений и включать в себя краткое

содержание документа.
Он должен отвечать на вопрос «о чем (о ком)?», например, «Об утверждении инструкции по делопроизводству», «О проведении аттестации сотрудников ЗАО «Связьинвестком»», «О реализации концепции ­ совершенствования документационного обеспечения управления».
При этом заголовок должен занимать не более пяти строк общей длиною до 150 знаков, печататься от поля (т.е. без абзацного отступа) через одинарный межстрочный интервал без кавычек и не подчеркиваться, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки.

должностных лиц
Обеспечение качественной подготовки проектов документов и их согласование

с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые выносят проект.
Согласование проекта документа подразумевает:

его согласования и доработки по замечаниям согласующих могут осуществляться так

называемым «традиционным» способом или с помощью системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.
При «традиционном» способе проект распорядительного документа готовится на бланке и передается на согласование в бумажном виде.
В этом случае визы должностных лиц проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа проекта документа.
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Например:

на бумажном носителе возможен только один вид маршрута движения проекта:

последовательный.
Согласование проектов документов с помощью систем автоматизации делопроизводства и электронного документооборота имеет множество преимуществ по сравнению с «традиционным» способом. При таком подходе разработчик проекта документа создает проект в системе, указывает вид маршрута движения проекта документа во время согласования и активизирует процедуру согласования.
Возможны следующие маршруты согласования:

отметить, что наиболее оптимальным будет являться параллельно-последовательный маршрут. В

этом случае можно организовать согласование по следующей цепочке:

ряд преимуществ по сравнению с «традиционным» согласованием.
Назовем основные

из них:

характера, меняющих суть документа, проект должен быть перепечатан (т.е.

должна быть создана новая версия проекта документа) и повторно согласован.
Если во время согласования были вынесены замечания редакционного характера, не меняющие содержания проекта, то проект также подлежит перепечатке, но повторного согласования в этом случае не требуется.

подпись руководителю.

Если визы согласования оформлялись не на оборотной стороне

последнего листа проекта, а на отдельном листе согласования, то в этом случае также необходимо передать руководителю лист согласования проекта документа.

Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, после чего он должен быть зарегистрирован.

о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания,

отправления или получения.
В нашем случае регистрация будет фиксировать факт создания документа. Стоит отметить, что регистрация также нужна для дальнейшего учета документов и организации справочной работы.
Регистрация может осуществляться одним из трех способов:
записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке ­(карточная форма регистрации);
внесением информации о документе в систему автоматизации дело­производства и электронного документооборота ­(автоматизированная форма регистрации).

до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно

сжатые сроки) или передача исполнителям.
При «традиционной» организации делопроизводства чаще всего с приказов и распоряжений снимают копии, реже делают выписки, которые затем направляют исполнителям или сотрудникам организации в соответствии с указателем рассылки (он также составляется и подписывается исполнителем)
Если при работе с документами используется система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота, то в большинстве случаев (когда сотрудника не надо знакомить с документом под роспись, что бывает актуально, например, при оформлении некоторых распорядительных документов по личному составу) зарегистрированный документ отсылается сотрудникам с помощью используемой системы. Такой подход позволяет получить адресатам документ в максимально короткие сроки, а также экономить материальные и временные ресурсы, которые затрачиваются при «традиционном» подходе на копирование документов и передачу копий.

является правовой акт, издаваемый единолично: – главой государства –

Президентом Российской Федерации; – руководителем коллегиального органа власти и управления в пределах предоставленной ему компетенции, например, распоряжение Председателя Правительства Российской Федерации; – главами исполнительной власти субъектов Российской Федерации – губернаторами, мэрами и др.

составу должны оформляться на основании статьи 9 Федерального закона

от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» по унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

05 января 2004 г. № 1 "Об утверждении унифицированных

форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" утверждены унифицированные формы для следующих разновидностей приказов:
приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (унифицированная форма № Т-1);
приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (унифицированная форма № Т-1а); 
приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (унифицированная форма № Т-5);
приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (унифицированная форма № Т-5а); 
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (унифицированная форма № Т-6); 
приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (унифицированная форма № Т-6а); 
приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)(унифицированная форма № Т-8);
 приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении) (унифицированная форма № Т-8а); 
приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (унифицированная форма № Т-9); 
приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (унифицированная форма № Т-9а); 
приказ (распоряжение) о поощрении работника (унифицированная форма № Т-11); 
приказ (распоряжение) о поощрении работников (унифицированная форма № Т-11а).

перевод на другую работу, увольнение;   • изменение условий труда,

присвоение разрядов, классности;   • установление размеров оплаты труда;   • предоставление отпусков;   • командирование сотрудников;   • наложение дисциплинарных взысканий и др.

такое как заявление работника, докладная записка, акт (например, о

нарушении трудовой дисциплины), запрос на перевод работника из другой организации и др.  
Личное заявление работника обычно пишется от руки в произвольной форме, в которой излагается просьба о приеме на работу, увольнении, переводе на другую вакантную должность или в другую организацию и т.д.
В заявлении обязательно указывается адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя организации), текст, личная подпись, дата.
На заявлении проставляются резолюция руководителя и отметка о направлении документа в дело.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности организации.

УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК И Т.Д.
По структуре приказы могут быть

простыми и сложными.
Если приказ касается одного лица, то он называется  простым  (индивидуальным). В заголовках к текстам таких приказов пишется: «О приеме на работу...», «О переводе на другую работу...», «О поощрении...» и т.п.
   Объединение в приказе нескольких распорядительных пунктов делает приказ сложным.  В сложных приказах при решении одного кадрового вопроса (прием или увольнение и др.) заголовок формулируется в зависимости от решаемого вопроса. В сложных приказах, решающих несколько кадровых вопросов (и прием, и увольнение и др.), заголовок отсутствует или дается в обобщенном виде («По личному составу»). В этих приказах, как правило, существует определенная последовательность расположения отдельных вопросов: сначала — назначение на должности, затем — перевод на другие должности, далее — освобождение от занимаемых должностей. Если в одном пункте перечисляется несколько фамилий, то они следуют в алфавитном порядке.

соответствии с ТК РФ.
  • при приеме на работу

обязательно указывается установленный размер оплаты труда и условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (продолжительность) и т.п.;   • при увольнении – причина увольнения (конкретная статья ТК РФ);   • при предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания;   • при переводе на другую работу – вид перевода (если временный - продолжительность), новая должность и подразделение, причина перевода, изменение оплаты труда;   • при поощрении или дисциплинарном взыскании – причина и вид поощрения или взыскания;   • при командировании – дата, продолжительность и цель командировки, наименование организации командирования.

часть приказа начинается с указания фамилии (печатается прописными буквами), имени

и отчества (печатаются полностью строчными буквами), в ней должны быть точные формулировки решения того или иного кадрового вопроса.
Приказ по личному составу должен по каждому пункту содержать обоснование, в котором указывают документы, послужившие основой для его издания.
  В приказе по личному составу обязательна запись: «С приказом ознакомлен, подпись, расшифровка подписи, дата».
  Приказы по личному составу визируются лицом, ответственным за кадры, и руководителями тех структурных подразделений, чьих сотрудников приказ касается.

юристом (при его наличии).
Бухгалтером могут визироваться приказы по вопросам

увольнения, направления в командировку, предоставления очередного отпуска, вызова из отпуска, премирования.
Приказы по личному составу подписываются руководителем, а в его отсутствие - заместителем руководителя, курирующим эти вопросы, в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством.   
Отдельно издаются приказы о поощрении, премировании, об отпусках и командировках.

номер в пределах календарного года и буквенный индекс:  «л/с»

(личный состав);    «к» (кадры). 
Допустима и другая буквенная индексация, например, для приказов о приеме, переводе, увольнении - «л/с», для приказов о поощрении - «п», для приказов по командировкам - «к».
Приказы по личному составу регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров.
Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.
В связи с тем, что приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

приказы по производственной деятельности в канцелярии.

по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным

с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
В целом указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания могут быть: "ОБЯЗЫВАЮ" или "ПРЕДЛАГАЮ" – в зависимости от содержания указания. 
Если указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них норм общего характера или иных сведений, они оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов и оформлением в правом верхнем углу реквизита "Адресат". 
Обязательными реквизитами указания являются: наименование организации, название вида документа (УКАЗАНИЕ), дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой

работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.).
Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.
На основе коллегиальности действуют федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, комитеты и комиссии, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

сбор информации по вопросу и ее анализ и завершается

оформлением аналитической справки.
Эту работу проводят в соответствии с планом работы коллегиального органа специалист или группа специалистов соответствующего структурного подразделения. Необходимая информация может запрашиваться из других подразделений, подведомственных и иных организаций.
Справка должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию и конкретные предложения по решению проблемы. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение.
Наряду со справкой готовится проект решения коллегиального органа. Справка по вопросу и проект решения оформляются на стандартных листах бумаги. Проект решения содержит обоснование решения и распорядительную часть – поручения.

материалы – справка и проект решения – передаются секретарю

коллегиального органа – как правило, за 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылки членам коллегиального органа для предварительного изучения.
Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании.

и принятие решения по рассмотренным материалам
 



На третьей и четвертой

стадиях председатель коллегиального органа знакомится с представленными материалами, проводятся организационные мероприятия по подготовке заседания (членам коллегиального органа рассылаются приглашение, повестка дня, материалы к заседанию), на заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения и предложения по его изменению и дополнению.
В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосуют члены коллегиального органа.
В итоге обсуждения большинством голосов или квалифицированным большинством (2/3 голосов) принимается решение.

фиксация хода заседания в протоколе.
Во время заседания ведутся

черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органах власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью.
После заседания на основе записей оформляется протокол заседания. Если протокол составляется на основе рукописных записей, желательно согласовать с выступавшими запись их выступлений. В этом случае выступивший визирует протокол на левом поле напротив записи выступления.

После согласования протокол подписывают председатель коллегиального органа и ответственный секретарь.

издание распорядительного документа по решению коллегиального органа.
Решения коллегиальных

органов оформляются  постановлениями  или  решениями.
Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, Правительством Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, Московской городской Думой, Правительством Москвы и т.п.).
Коллегиальные органы учреждений, организаций, предприятий (например, общее собрание учредителей (участников), акционеров, совет директоров открытого акционерного общества) издают решения.
Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе.
В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания. 

его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе

коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов Российской Федерации в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.
Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.
Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой от поля прописными буквами.
Постановления оформляются на бланке постановления (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами постановления являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись.

органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных

вопросов их деятельности.
Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия. 
Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ: ...".
В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ"). 

законы и другие нормативные акты.
Распорядительная часть излагается пунктами.
Решения могут

содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)". На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:
Приложение 1
к решению Совета директоров
от 06.05.2009 № 15
Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.
Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа).
Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.