Презентация на тему УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ

менеджмента качества должна быть тщательно документирована. Документация делает систему

“видимой” не только для ее разработчиков, но и для пользователей и проверяющих.
Доказать соответствие системы установленным требованиям можно только тогда, когда система представлена в документированном виде. В противном случае можно утверждать, что система менеджмента качества отсутствует, как это следует из распространенного афоризма: “ Нет документации – нет системы ”.
Документация системы менеджмента качества необходима для:
достижения соответствия требованиям;
оценки системы менеджмента качества;
улучшения качества;
поддержания улучшений.

выполнению работ в системе менеджмента качества;
- обеспечение воспроизводимости процессов

менеджмента качества;
- регулярная регистрация фактических данных о качестве продукции и состоянии системы менеджмента качества в ходе ее функционирования и совершенствования;
- обеспечение идентификации и прослеживаемости продукции и контрольно–измерительного оборудования;
- закрепление лучших традиций и накопленного опыта по организации и проведению работ;
- разрешение и предупреждение спорных вопросов в процессе деятельности;
- обеспечение проверяемости и оценки качества продукции и системы менеджмента качества.

должна быть системной, т.е. определенным образом структурированной, с четкими

внутренними связями между документами. Она должна давать ясное представление как о системе менеджмента качества в целом, так и о каждом отдельном ее процессе. Системность документации выражается также в том, что она выступает неотъемлемой частью документации общей системы менеджмента предприятия;
2 Документация должна быть комплексной, т.е. затрагивать все аспекты деятельности в системе менеджмента качества, в том числе организационные, экономические, технические, правовые, социально – психологические, методические.
3 Документация должна быть полной, т.е. содержать исчерпывающее представление о деятельности, реализуемой в системе менеджмента качества.

стандартов ИСО серии 9000.

Это означает, что каждый документ

должен содержать положения, соответствующие конкретным требованиям и/или рекомендациям определенного стандарта ИСО.
5 Документация должна содержать только практически выполнимые требования. В ней нельзя устанавливать нереальные положения.
6 Документация должна быть легко идентифицируемой. Это предполагает, что каждый документ системы менеджмента качества должен иметь соответствующее наименование и условное обозначение, позволяющее установить его принадлежность к определенному виду документов, определенной части системы.
7 Документация должна быть адресной, т.е. каждый документ системы менеджмента качества должен быть предназначен для определенной области применения и адресован конкретным исполнителям.

документация в целом и каждый отдельный ее документ должны

своевременно отражать изменения, происходящие в законодательстве, государственных и международных стандартах, нормах и правилах (по мере их пересмотра), а также изменения условий обеспечения качества на предприятии.
9 Документация должна быть понятна всем ее пользователям – руководителям, специалистам, исполнителям, заказчикам и аудиторам.
10 Документация должна иметь санкционированный статус, т.е. каждый документ системы менеджмента качества и вся документация в целом должны быть утверждены или подписаны полномочными должностными лицами.
11 Должен соблюдаться единый подход к разработке документов всех уровней, т.е. единство структуры, последовательности и стиля изложения при разработке и оформлении каждого отдельного документа и всего комплекса документации по системе менеджмента качества.

целях в области качества;
руководство по качеству;
документированные процедуры, требуемые настоящим

стандартом;
документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими;
записи, требуемые стандартом ГОСТ ISO 9001:2011 требует разработать документированные процедуры:
управления документацией (4.2.3);
управления записями (4.2.4);
внутренних аудитов (проверок) (8.2.2);
управления несоответствующей продукцией (8.3);
корректирующих действий (8.5.2);
предупреждающих действий (8.5.3).

кроме Руководства по качеству будет действовать только 6 документов.

В пункте 4.2.1 Стандарта упомянуты документы, необходимые организации для обеспечения эффективной деятельности. Это могут быть технологические регламенты, схемы процессов, организационные структуры, утвержденные перечни поставщиков, планы по качеству и т.д.
Процессный подход предполагает также сбор информации, мониторинг и измерения показателей (характеристик) процессов на входе, выходе и на отдельных операциях.
По процессам, важным для менеджмента качества ГОСТ Р ИСО 9001-2008 (2011) требует вести записи (регистрировать данные о качестве).
Документация СМК должна быть взаимосвязана с документации общего менеджмента организации и желательно ее представление в электронном виде.

в целом ( Руководство по качеству).
Документы, описывающие, как система

менеджмента качества применяется к продукции, услуге, проекту (планы качества, планы развития, планы работы подразделений и т.д.).
Документы, устанавливающие требования к продукции или услуге (ГОСТы, Технические условия (ТУ).
Методические документы, содержащие рекомендации или предложения, помогающие в работе.

действия и процессы (документированные процедуры, рабочие инструкции).
Документы, содержащие объективные

свидетельства выполненных действий или достигнутых результатов (записи по качеству).
Другие нормативные документы, регламентирующие работу организации (Устав, Положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и др.).

(ДП)
Положения о подразделениях (ПП)
Должностные и рабочие инструкции (ДИ

и РИ)
Программы качества

Подтверждающие
– записи по качеству

и вида деятельности;
сложности и взаимодействия процессов;
компетентности персонала.
Документация

может быть представлена в любой форме и на любом носителе.

Степень документированности

Лист оглавления и утверждения
Оглавление
1 Вводная часть
1.1. Назначение, область применения

и сфера действия
1.2. Введение в действие системы менеджмента качества
1.3. Краткая характеристика вуза и его организационной структуры.
2. Нормативные ссылки
3. Термины, определения и сокращения.

1

менеджмента качества
4.1.Общие требования и карта рабочих процессов в вузе
4.2.

Управление документацией, данными и записями
4.2.1. Назначение, область применения и сфера действия
4.2.2. Руководство по качеству
4.2.3. Управление документацией (ДП) СМК
4.2.4. Управление записями и данными (ДП)

руководства
5.1. Обязательства руководства
5.2. Ориентация на потребителей
5.3.Политика в области качества
5.4.

Планирование в области качества
5.5. Ответственность, полномочия и обмен информацией (матрица ответственности)
5.6. Анализ со стороны руководства (входные, выходные данные и регистрация данных анализа)

ресурсов
6.1. Обеспечение ресурсами. Общие положения
6.2. Человеческие ресурсы (менеджмент персонала)

6.3. Управление инфраструктурой
6.4. Производственная среда
7 Управление процессам
7.1. Планирование процессов
7.2. Процессы, связанные с потребителями
7.3. Проектирование и разработка.
7.4. Закупки (ДП)
7.5. Процесс обучения

анализ и улучшение
8.1. Общие положения
8.2. Мониторинг и измерения
8.2.1. Удовлетворённость

потребителей (студентов и работодателей)
8.2.2. Внутренние аудиты системы качества (ДП)
8.2.3. Мониторинг и измерение процессов обучения
8.3. Управление несоответствующей продукцией
8.4. Анализ данных работы вуза ( ДП)
8.5. Общие положения
8.5.1. Постоянное улучшение
8.5.2. Корректирующие действия (ДП)
8.5.3. Предупреждающие действия (ДП)

9.1. Лист регистрации документов и изменений к ним
9.2. Перечень

документированных процедур
9.3. Перечень рабочих инструкций
9.4. Перечень рабочих форм записей
9.5. Лист рассылки

процессы организации
Содержат указания к действию
Разрабатываются сотрудниками, ответственными за

выполнение процессов
Документированная процедура - означает, что процедура разработана, документально оформлена, внедрена и поддерживается в рабочем состоянии

2

СМК
управление несоответствиями
корректирующие действия
предупреждающие действия

в результате описываемого в документированной процедуре процесса? Что описывает

данный процесс?
2 Область действия Какие сотрудники и подразделения участвуют в реализации данного процесса?
3 Понятия и сокращения Определения специальных для данного процесса понятий и сокращений, отличающиеся от приводимых в общей терминологии.

исполнителей, участвующих в реализации процесса, с обязательным указанием лица,

ответственного за весь процесс
О – ответственный за процесс, И – исполнитель

Входные данные и поставщик: что является основанием для выполнения

данного процесса (приказы, планы, задания и т.д.)? Кто является поставщиком информации и данных для начала данного процесса?
Выходные данные и потребитель: что получается в результате выполнения данного процесса (перечень отчетных документов)? Кто использует результаты данного процесса для выполнения своего процесса?

описание процесса и подпроцессов, понятное для сотрудников, участвующих в

процессе, потребителей и поставщиков процесса, руководства и других пользователей данного документа.
В описании процесса должны быть ответы на следующие вопросы:- что делается?; кем выполняется?; когда (при каких условиях) выполняется процесс?; какие регламентирующие документы при этом используются?; кто, как и какие записи по качеству заполняются при выполнении данного процесса?; что является результатом выполнения данного процесса?; каким образом осуществляется передача результатов на следующий процесс?

:
Оценка результативности процесса. При помощи каких показателей, критериев можно

контролировать результативность выполнения процесса. Например, производительность, время реагирования на запрос, количество отказов, удовлетворенность потребителей и т.д.
Кто, когда и каким образом проводит мониторинг процесса на основе критериев результативности и их дальнейшее распределение по подразделениям и к высшему руководству.

названия документов, с которыми связана данная документированная процедура и

на которые делаются ссылки в тексте.
9 Используемые формы:
Формы, используемые для документирования данного процесса. Порядок ведения записей по качеству данного процесса.
10 Графическая модель процесса:
Графическое представление процесса
11 Лист согласования:
№ Должность ФИО Подпись Дата
Составил (ответственный за процесс), проверил (потребители процесса, участники процесса, поставщики процесса, уполномоченный по качеству), утвердил (ректор)

важнейших операций
Дополняют, конкретизируют способы и правила выполнения операций, процедур
СТП

должен соответствовать:
ГОСТ Р 1.4-92 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений. Общие положения
ГОСТ Р 1.5-92 Государственная система стандартизации РФ. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов.

3

и функции подразделения, права и обязанности, ответственность и полномочия

сотрудников и руководителя подразделения;
Содержит ссылки на регламентирующие документы;
Отражает взаимодействие с другими подразделениями и внешними организациями.

4

в виде алгоритмов, блок-схем
Находятся на рабочих местах у

непосредственных исполнителей

5

назначение
основания для разработки
область распространения и порядок использования
другие сведения

общего характера
Понятия и сокращения
Ответственность и полномочия
Порядок работы
подготовительная фаза, ресурсы
процесс выполнения работы
контрольная фаза
Техника безопасности
Могут не иметь однозначной структуры

сотрудников
Содержат требования к квалификационному уровню, описание условий работы
Должны

быть согласованы с юристом, работодателем и исполнителем
Должны находиться на рабочих местах
Сборники типовых ДИ
Штатное расписание, оргструктура

6

модели
3. Карты процессов
4. Спецификации процессов
5. Информационные карты с документированными

процедурами
6. Регламенты процессов