Слайд 2
Деловая переписка характеризуется:
Ограниченной тематикой и повторяемостью;
Официально-деловым стилем.
Слайд 3
Золотые правила деловой переписки
Пиши коротко, выражая только суть.
Пиши
грамотно.
Требуя вежливости (честности, доверия), будь вежлив (честен, доверяй) сам.
Не
затягивай с ответом.
Не «отписывайся» общими фразами. Если нечего сказать – сообщи, что вопрос закрыт или в стадии решения.
Слайд 4
Круг вопросов, решаемых при помощи переписки, ограничен.
При составлении писем используются языковые формулы – готовые
словосочетания (шаблонные, стандартные фразы), часто повторяющиеся в практике деловой переписки. Языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом.
Слайд 5
Например,
Выражаем глубокую признательность…
Считаем целесообразным…
Просим Вас изыскать возможность…
В соответствии
с договоренностью…
Направляем на утверждение (рассмотрение, согласование)…
Сообщаем, что в период
с… по…
Просим Вас рассмотреть вопрос о…
Принимая во внимание…, и другие.
Слайд 6
Деловая переписка
Наиболее часто используемыми формами обращения
в настоящее время являются:
Уважаемый господин (госпожа)… фамилия!
Уважаемый господин… должность!
Уважаемые коллеги!
Слайд 7
Если текст документа начинается с личного
обращения к адресату, то и в конце текста, перед
подписью, должна быть вставлена формула вежливости
«С уважением, …».
Директор И.И.Иванов
Слайд 8
Если участниками деловой переписки являются должностные
лица и работники, действующие от имени организации:
Просим изыскать возможность…
Напоминаем,
что…
Предлагаем сотрудничество…
Представляем на рассмотрение…
Слайд 9
Языковые формулы часто выступают как важные с
юридической точки зрения части текста. Например:
Контроль за выполнением приказа
возлагаю на…
Доставку груза гарантируем.
Гарантируем своевременную оплату. Наш расчетный счет…
… в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции.
…в случае отказа вынуждены будем обратиться в суд.
Слайд 10
Умение употреблять языковые формулы в
значительной степени указывает, на владение официально-деловым стилем. Официально-деловой стиль
отличается от научного, разговорного, литературного и других стилей. Его характеризуют краткость, ясность, точность и отсутствие эмоциональной окраски (нейтральный тон).
Слайд 11
Мы многократно выезжали, проверяли, и каждый
раз выяснялось, что…
Неоднократные проверки показали, что…
Краткость достигается
исключением речевой
избыточности.
Слайд 12
Это как нельзя лучше доказывает недопустимость
применения подобной методики…
Эта методика недопустима…
Ясность определяется
четкими и продуманными формулировками и отсутствием логических ошибок. Например:
Слайд 13
Нами рассмотрена возможность содействия урегулированию этого
вопроса…
Мы урегулируем этот вопрос…
Точность (четкость) изложения
предполагает однозначность (адекватность) понимания текста. Например:
Слайд 14
Вы, уже в который раз, обещаете
выслать полный финансовый отчет о командировке, но уже новое
тысячелетие наступило, а его так и нет на моем столе…
Напоминаю, что финансовый отчет по командировке на 01.01.2001
не получен…
Нейтральный тон не допускает субъективных (личных) моментов в деловой переписке. Например,
Слайд 16
Для успешного управления и
выработки правильных и своевременных решений управляющая информация должна быть
полной, доступной, оперативной и достоверной
Слайд 17
Свойства управленческой информации:
Полнота
Полнота информации
позволяет сделать на ее основании правильные выводы и принять
продуманные решения
Доступность
Доступность информации означает, что информация должна поступать к исполнителю в виде, удобном для восприятия и обработки.
Слайд 18
Оперативность
Оперативность информации позволяет выработать
на ее основании решение до того, как она устареет
или утратит силу
Достоверность
Достоверность информации означает, что она лишена двусмысленности и соответствует истинному положению дел.
Слайд 19
При анализе документов обычно обращается внимание
на следующие моменты:
Соблюдение общих требований к тексту;
Отсутствие типичных
языковых ошибок;
Соблюдение этикета делового общения.
Слайд 20
Общие требования к тексту
Текст документа отличается от
любого другого текста. Для документов свойственны:
Специфика построения предложений;
Ограниченное
употребление глаголов в личной форме;
Употребление сокращений;
Употребление специальной терминологии
Слайд 21
Построение предложений
При составлении деловых документов принято
использовать простые распространенные предложения без подлежащего. Они строятся по
схеме
«Обоснование» «Действие» «Объект».
Слайд 22
Примеры:
В связи с эпидемией гриппа (обоснование)
приказываю отменить (действие) занятия в колледже (объект) со 02.02.2005
по 06.02.2005.
Вследствие финансовых трудностей (обоснование) вынуждены прекратить поддержку (действие) кандидата в депутаты (объект).
Слайд 23
Двусоставные предложения
(с подлежащим и сказуемым)
могут строиться по одной из двух схем:
«Обоснование»
«Субъект действия»
«Действие»
и
«Субъект действия»
«Обоснование»
«Действие».
Слайд 24
Примеры:
В соответствии с Вашим ходатайством (обоснование)
администрация (субъект-подлежащее) сочла возможным выделить (действие-сказуемое) Вам материальную помощь
в размере месячного оклада.
Сэкономленные средства (субъект-подлежащее), в соответствии с решением совета директоров (обоснование), будут распределены (действие-сказуемое) между акционерами.
Слайд 25
Для выражения действий в
деловой речи и документах часто вместо глагола используются конструкции
из глагола и отглагольного существительного. Таким образом, в документе искусственно фиксируется действие и объект этого действия
Слайд 26
Примеры:
Приказываю произвести перерасчет заработной платы.
(Глагол «перерассчитать» заменен словосочетанием «произвести перерасчет» (глагол+отглагольное существительное))
Прошу оказать содействие службам безопасности.
Приглашаем принять участие в обсуждении устава.
Слайд 27
В документах часто
используются сложноподчиненные предложения.
В таких предложениях, как правило, главное
предложение располагается перед второстепенным, например:
Слайд 28
Мы надеемся, что руководство
Вашей фирмы с пониманием отнесется к возникшим у нас
обстоятельствам.
Заблаговременно предупреждаем, что в случае неуплаты электроэнергия будет отключена.
Слайд 29
В сложноподчиненных предложениях со
значением причины и следствия вместо привычного «потому что» используются
союзы «так как», «в силу того, что», «вследствие того, что» и тому подобное.
Слайд 30
Сокращение слов и словосочетаний в тексте:
Общепринятые сокращения:
т.е.- то
есть
и т.д. – и так далее
и т.п. - и
тому подобное
и др. - и другие
и пр. – и прочие
Н.э. – нашей эры
Различные сокращения (при названиях):
обл. – область ж.-д.- железнодорожный
р-н – район с.-х. - сельскохозяйственный
г. – город з-д - завод
с. – село им. - имени
дер. – деревня ин-т - институт
Слайд 31
Ссылки на части текста, иллюстрации, таблицы (с указанием
номера):
гл. – глава
см. – смотрите ил. - иллюстрация
п. – пункт ср. – сравните с. – страница
подп. – подпункт кн. - книга л. - лист
т. – том таб. – таблица рис. – рисунок
пп. – пункты разд. – раздел
Различные сокращения (при цифрах):
млрд – миллиард табл. - таблицы
млн – миллион ч. - часть
тыс. – тысяча гл. - глава
р. (руб.) – рубль п. - пункт
к. (коп.) – копейка с. - страница
кв. – квартал в., вв. – век, века
г., гг. – год, годы
Слайд 32
Название единиц измерения:
метр – м
центнер – ц
сантиметр – см килограмм – кг
миллиметр – мм грамм – г
гектар – га час – ч
атмосфера – атм минута – мин.
ампер – А секунда – с
Обозначение скорости:
см/с – сантиметр в секунду
м/с – метр в секунду
км/ч – километр в час
Слайд 33
Название ученой степени, звания, должности (при фамилии):
адм –
адмирал
зав. – заведующий
акад. – академик д-р – доктор
проф. – профессор доц. – доцент
зам. – заместитель инж. – инженер
пом. – помощник преп. - преподаватель
к.т.н. – кандидат технических наук
д.э.н. – доктор экономических наук
Буквенные аббревиатуры:
РФ – Российская Федерация
РАН – Российская Академия Наук
АСУ – автоматизированная система управления
ВЦ – вычислительный центр
ОРД – организационно-распорядительные документы
Слайд 34
Оформление в документах написания чисел:
Многозначные числа: производится группировка
с права на лево по три цифры: 14 287
624
Числа в обозначениях машин и др.технических устройств на группы не разделяются и пишутся слитно, если цифры предшествуют буквам (1К62М), и пишутся через дефис, если буквы предшествуют цифрам (ЗИЛ-155)
Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака №), в обозначениях нормативных документов, например: № 3241; ГОСТ Р 51141- 2003
Буквенная форма многозначных чисел рекомендуется при стечении двух чисел цифровой формы и в случаях, когда предложение начинается числом.
Слайд 35
Цифровая форма однозначных целых чисел используется, если однозначные
целые числа стоят в ряду с дву- и многозначными.
Рекомендуется писать: вслед за поставкой изделий из 5,6,8,12 наименований.
Когда однозначные целые числа образуют сочетания с единицами физических величин, денежными единицами и т.п., рекомендуется писать: при массе до 10 кг.
Буквенная форма однозначных целых чисел используется, если однозначные числа стоят в косвенных падежах: офис укомплектован двумя персональными компьютерами
Буквенно-цифровая форма чисел рекомендуется для обозначения крупных целых чисел в виде сочетания цифр с сокращениями: 10 млрд, 12 млн
Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте рекомендуется писать цифрами и словами:5 тыс.рублей, 105 руб. 55 коп.
Слайд 36
Домашнее задание
Составьте два документа, отражающие переписку
заведующей детским садом и депутата городского совета. Просьба заведующей
заключается в поисках средств на ремонт кровли. Ответ чиновника содержит обещание помощи в поисках этих средств.
Слайд 37
При составлении советую воспользоваться следующими правилами:
Необходимо
учесть, что хотя заведующая обращается лично к депутату, переписка
ведется между учреждением Детский сад и Городским Советом депутатов трудящихся;
В начале письма следует кратко изложить предысторию вопроса;
В просьбе должны быть перечислены все инстанции , куда ранее обращалась заведующая;
Слайд 38
Документ должен быть составлен на языке деловой переписки,
то есть с соблюдением вышеизложенных правил;
Ответ должен содержать известные
вам языковые формулы;
Необходимо понимать, что депутат не может сразу выделить средства, он должен их «изыскать»;
Необходимо избегать эмоциональных оборотов и оценок, излагать вопрос строго и по существу;
Слайд 39
Следует оформить документы в виде письма-просьбы и ответного
письма
Помните, что длинный документ с обилием подробностей, как правило,
не дочитывается до конца.
Измените следующий текст, придав ему официально-деловой стиль. Письменно проанализируйте
просьбу, выделив в ней основные составляющие элементы документа. Перечислите недостатки в изложении, которые «бросаются в глаза».
Какие правила деловой переписки, на ваш взгляд, нарушены в письме?
