Что такое findslide.org?

FindSlide.org - это сайт презентаций, докладов, шаблонов в формате PowerPoint.


Для правообладателей

Обратная связь

Email: Нажмите что бы посмотреть 

Яндекс.Метрика

Презентация на тему Документоведение и делопроизводство

Содержание

Связи организации с внешней средой
Документоведение и делопроизводство Лекция 1 Связи организации с внешней средой Документационное обеспечение управления (ДОУ) — отрасль деятельности аппарата управления, обеспечивающая документирование и Предмет и задачи курсаОбъектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность Предмет и задачи курсаПредполагается, что курс ДОУ даст:общую концепцию о документировании деятельности Основные задачи ДОУотражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;обеспечение Основные понятияДокументирование- часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов. (запись информации на Основные понятияИнформация – (от лат. Information – разъяснение, изложение) сведения, передаваемые людьми, Основные понятияДокумент (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий информацию Свойства документаИнформативное - способность передавать информацию (актуальность, достоверность, доступность информации и др.)Эксплуатационное Функции документаИнформационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности по отражаемым в них видам деятельности документы по общим и административным вопросам (вопросы Классификация документовпо способу документированиярукописные;электронные;графические;кино-, фотодокументы.по сфере использованияорганизационно-распорядительные;финансовые;научно-технические;отчетно-статистические. по содержаниюпростые;сложные.по степени гласностиоткрытые;с грифом ограничения доступа «для служебного пользования» - информация, по происхождениюофициальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в по юридической силеоригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные по форме изложения (степени унификации)индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);трафаретные по срокам исполнениясрочные (с указанием срока исполнения);несрочные.по срокам хранениявременного хранения (до 10 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫСистема документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части:подготовка управленческих документов;технология Состав нормативно-методической базыНормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и Нормативно-методическая база включает:законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;постановления и Стандартизация и унификация системы ДОУУнификацияУнификация производится в целях сокращения количества применяемых в СтандартизацияСтандартизация Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и Результатом работы по унификации и стандартизации стандарты на отдельные виды документов Государственная система документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданная в Управленческая документация. Системы документацииУНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИУНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИУНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УСПЕХ ПРЕДПРИЯТИЯВ конце хотелось бы подчеркнуть следующие моменты:1. В работу с документами
Слайды презентации

Слайд 2


Слайд 3 Связи организации с внешней средой

Связи организации с внешней средой

Слайд 5 Документационное обеспечение управления (ДОУ) — отрасль деятельности аппарата

Документационное обеспечение управления (ДОУ) — отрасль деятельности аппарата управления, обеспечивающая документирование

управления, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

в процессе осуществления им управленческих функций.
ДОУ является основополагающей технологией менед-жмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Предмет и задачи курса


Слайд 6 Предмет и задачи курса
Объектом ДОУ являются как отдельные документы,

Предмет и задачи курсаОбъектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся

так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих

весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота.


Слайд 7 Предмет и задачи курса
Предполагается, что курс ДОУ даст:
общую

Предмет и задачи курсаПредполагается, что курс ДОУ даст:общую концепцию о документировании

концепцию о документировании деятельности современной организации и работе с

документами;
практические навыки в составление основных видов управленческих документов в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов.

Слайд 8 Основные задачи ДОУ
отражение управленческой, производственной и иной деятельности

Основные задачи ДОУотражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих

предприятия в соответствующих документах;

обеспечение рационального использования документов в деловой

практике предприятия.

Слайд 9 Основные понятия
Документирование- часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием

Основные понятияДокументирование- часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов. (запись информации

документов. (запись информации на различных носителях по установленным правилам)
Документооборот

- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив. 
Архивное дело - деятельность по организации хранения документов.
Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.


Слайд 10 Основные понятия
Информация – (от лат. Information – разъяснение,

Основные понятияИнформация – (от лат. Information – разъяснение, изложение) сведения, передаваемые

изложение) сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.



У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
В законе отражены определения “информация” и “документ”.

ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;

К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.




Слайд 11 Основные понятия
Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство),

Основные понятияДокумент (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство), материальный объект, содержащий

материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально

предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п. 
Официальная формулировка в законодательстве России (Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов)
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ)  — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.


Слайд 12 Свойства документа
Информативное - способность передавать информацию (актуальность, достоверность,

Свойства документаИнформативное - способность передавать информацию (актуальность, достоверность, доступность информации и

доступность информации и др.)
Эксплуатационное - способность противостоять различным воздействиям,

долговечность, прочность документа, т.е. сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Слайд 13 Функции документа
Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления

Функции документаИнформационная (в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной

практической и мыслительной деятельности человека).
Организационная (с помощью документа обеспечивается

воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).
Коммуникативная (обеспечивает внешние связи предприятия.
Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).
Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).


Слайд 14 по отражаемым в них видам деятельности
документы по

по отражаемым в них видам деятельности документы по общим и административным

общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его

деятельностью). Такие  документы могут составлять работники всех подразделений.
документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Классификация документов


Слайд 15 Классификация документов
по способу документирования
рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фотодокументы.
по сфере использования
организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.



Классификация документовпо способу документированиярукописные;электронные;графические;кино-, фотодокументы.по сфере использованияорганизационно-распорядительные;финансовые;научно-технические;отчетно-статистические.

Слайд 16 по содержанию
простые;
сложные.
по степени гласности
открытые;
с грифом ограничения доступа
«для

по содержаниюпростые;сложные.по степени гласностиоткрытые;с грифом ограничения доступа «для служебного пользования» -

служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного

предприятия;
«коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю;
«секретно» - информация, составляющая государственную тайну.

Классификация документов


Слайд 17 по происхождению
официальные или служебные (составленные юридическим или физическим

по происхождениюофициальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные

лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы

предприятия);
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
по месту составления
внутренние;
внешние.

Классификация документов


Слайд 18 по юридической силе
оригиналы или подлинники (первые или единственные

по юридической силеоригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов,

экземпляры официальных документов, подписанные автором);
копия (документы, полностью воспроизводящие информацию

подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

Классификация документов


Слайд 19 по форме изложения (степени унификации)
индивидуальные (разовый документ, содержание которого

по форме изложения (степени унификации)индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной

излагается в произвольной форме);
трафаретные (когда структура и часть содержания

документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии);
унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

Классификация документов


Слайд 20 по срокам исполнения
срочные (с указанием срока исполнения);
несрочные.
по срокам

по срокам исполнениясрочные (с указанием срока исполнения);несрочные.по срокам хранениявременного хранения (до

хранения
временного хранения (до 10 лет);
долговременного хранения (свыше 10 лет);
постоянного

хранения.

Классификация документов


Слайд 21 НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных

НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫСистема документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части:подготовка управленческих

составных части:
подготовка управленческих документов;
технология работы с документами;
систематизация документов в

течение календарного года и организация их архивного хранения.

Слайд 22 Состав нормативно-методической базы
Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов,

Состав нормативно-методической базыНормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных

нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания,

обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.
Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

Слайд 23 Нормативно-методическая база включает:
законодательные акты Российской Федерации в сфере

Нормативно-методическая база включает:законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;постановления

информации и документации;
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных

органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
нормативные документы по организации архивного хра­нения документов.

Слайд 24 Стандартизация и унификация системы ДОУ
Унификация
Унификация производится в целях

Стандартизация и унификация системы ДОУУнификацияУнификация производится в целях сокращения количества применяемых

сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их

форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности 






Слайд 25 Стандартизация
Стандартизация
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для

СтандартизацияСтандартизация Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил

применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению

документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

 

 ГОСТ 23670-79


Слайд 26 Результатом работы по унификации и стандартизации
стандарты на

Результатом работы по унификации и стандартизации стандарты на отдельные виды документов

отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе.

Структура и правила оформления")
стандарты на унифицированные системы документации
(например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
а также унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. 
Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.)

Слайд 27 Государственная система документационного обеспечения управления
 Государственная система документационного обеспечения

Государственная система документационного обеспечения управления Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), изданная

управления (ГСДОУ), изданная в 1990 г.
Нормы и правила ГСДОУ

базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г.
ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки  и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.


Слайд 28 Управленческая документация. Системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

Управленческая документация. Системы документацииУНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИУНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИУНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА

БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

  • Имя файла: dokumentovedenie-i-deloproizvodstvo.pptx
  • Количество просмотров: 108
  • Количество скачиваний: 0