Слайд 3
Связи организации с внешней средой
Слайд 5
Документационное обеспечение управления (ДОУ) — отрасль деятельности аппарата
управления, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами
в процессе осуществления им управленческих функций.
ДОУ является основополагающей технологией менед-жмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.
Предмет и задачи курса
Слайд 6
Предмет и задачи курса
Объектом ДОУ являются как отдельные документы,
так и вся совокупность документации.
Предмет ДОУ – правильность оформления документов, отражающих
весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота.
Слайд 7
Предмет и задачи курса
Предполагается, что курс ДОУ даст:
общую
концепцию о документировании деятельности современной организации и работе с
документами;
практические навыки в составление основных видов управленческих документов в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических материалов.
Слайд 8
Основные задачи ДОУ
отражение управленческой, производственной и иной деятельности
предприятия в соответствующих документах;
обеспечение рационального использования документов в деловой
практике предприятия.
Слайд 9
Основные понятия
Документирование- часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием
документов. (запись информации на различных носителях по установленным правилам)
Документооборот
- движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения их исполнения и передачи в архив.
Архивное дело - деятельность по организации хранения документов.
Организация работы с документами — организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения.
Слайд 10
Основные понятия
Информация – (от лат. Information – разъяснение,
изложение) сведения, передаваемые людьми, устным, письменным или др. способом.
У нас в стране 27.07.2006 г. принят ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации".
В законе отражены определения “информация” и “документ”.
ИНФОРМАЦИЯ - это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления;
К информации помимо достоверности и точности предъявляют еще два жестких требования:
1. Она должна быть своевременной.
2. Она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения.
Слайд 11
Основные понятия
Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство),
материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально
предназначенный для её передачи во времени и пространстве. Носителем информации может быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, магнитофонная лента и т.п.
Официальная формулировка в законодательстве России (Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов)
ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ (ДОКУМЕНТ) — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Официальный документ (имеющий право на использование в организации, учреждении, предприятии) – документ, созданный юридическим лицом или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Слайд 12
Свойства документа
Информативное - способность передавать информацию (актуальность, достоверность,
доступность информации и др.)
Эксплуатационное - способность противостоять различным воздействиям,
долговечность, прочность документа, т.е. сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
Слайд 13
Функции документа
Информационная (в документе фиксируются факты, события, явления
практической и мыслительной деятельности человека).
Организационная (с помощью документа обеспечивается
воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности).
Коммуникативная (обеспечивает внешние связи предприятия.
Юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов).
Воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус).
Слайд 14
по отражаемым в них видам деятельности
документы по
общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его
деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
документы по функциям управления.
Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.
Классификация документов
Слайд 15
Классификация документов
по способу документирования
рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фотодокументы.
по сфере использования
организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.
Слайд 16
по содержанию
простые;
сложные.
по степени гласности
открытые;
с грифом ограничения доступа
«для
служебного пользования» - информация, предназначенная только для работников данного
предприятия;
«коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю;
«секретно» - информация, составляющая государственную тайну.
Классификация документов
Слайд 17
по происхождению
официальные или служебные (составленные юридическим или физическим
лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы
предприятия);
личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).
по месту составления
внутренние;
внешние.
Классификация документов
Слайд 18
по юридической силе
оригиналы или подлинники (первые или единственные
экземпляры официальных документов, подписанные автором);
копия (документы, полностью воспроизводящие информацию
подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);
отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);
заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);
выписки (части документа с указанием , из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);
дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.
Классификация документов
Слайд 19
по форме изложения (степени унификации)
индивидуальные (разовый документ, содержание которого
излагается в произвольной форме);
трафаретные (когда структура и часть содержания
документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);
типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);
примерные ( используются для составления и оформления документов по аналогии);
унифицированные ( входящие в какую-либо унифицированную систему документации).
Классификация документов
Слайд 20
по срокам исполнения
срочные (с указанием срока исполнения);
несрочные.
по срокам
хранения
временного хранения (до 10 лет);
долговременного хранения (свыше 10 лет);
постоянного
хранения.
Классификация документов
Слайд 21
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ МАТЕРИАЛЫ
Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных
составных части:
подготовка управленческих документов;
технология работы с документами;
систематизация документов в
течение календарного года и организация их архивного хранения.
Слайд 22
Состав нормативно-методической базы
Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов,
нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания,
обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения.
Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).
Слайд 23
Нормативно-методическая база включает:
законодательные акты Российской Федерации в сфере
информации и документации;
постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных
органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
государственные стандарты на документацию;
унифицированные системы документации;
общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
нормативные документы по организации архивного хранения документов.
Слайд 24
Стандартизация и унификация системы ДОУ
Унификация
Унификация производится в целях
сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их
форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности
Слайд 25
Стандартизация
Стандартизация
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для
применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению
документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
ГОСТ 23670-79
Слайд 26
Результатом работы по унификации и стандартизации
стандарты на
отдельные виды документов
(например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе.
Структура и правила оформления")
стандарты на унифицированные системы документации
(например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
а также унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д.
Полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.)
Слайд 27
Государственная система документационного обеспечения управления
Государственная система документационного обеспечения
управления (ГСДОУ), изданная в 1990 г.
Нормы и правила ГСДОУ
базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г.
ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.
Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.
Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.
Слайд 28
Управленческая документация. Системы документации
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА
БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ
УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
