Презентация на тему План

делового общения.
3. Организация процессов коммуникации.
Вопрос для самостоятельного изучения

Культура предприятий и процесс коммуникаций.

упорядоченные данные, сведения об определенном событии, факте, явлении или

ситуации.

Событие – то, что произошло (не обязательно достоверно) или могло произойти.

Факт – то, что действительно произошло.

Явление – событие, в котором обнаруживается сущность чего-нибудь.

Ситуация – совокупность обстоятельств, обстановка.

Иногда информацию ошибочно отождествляют с данными. Главное различие здесь в том, что информация – это не просто данные, а нечто большее: осмысленные, упорядоченные сведения.

что она должна быть получена и реализована тогда, когда

это необходимо для управления.

Доступность – возможность получения информации, понятность для менеджера, соответствие принятым стандартам и обозначениям.

Реализуемость - возможность ее практического использования в действительных ситуациях.

Требование достоверности означает, что получаемая информация должна быть истинной, хорошо обоснованной, полученной из надежного источника, точной.

Полнота информации определяется ее достаточностью, подробностью, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

необходимую для менеджмента информацию можно условно разделить на следующие

виды:

явлением, как слухи и дезинформация.

в интересах дела взаимодействия между людьми внутри организации и

вне ее, включающая передачу и прием информации и ее восприятие участниками.

связей с общественностью, с необходимой социальной средой с целью

сформировать общественное мнение, направить мысли, чувства и поведение определенных групп людей на решение задач фирмы.

Презентацией называют представление фирмы, лица или продукции определенной аудитории.

Презентация обычно проводится по случаю открытия или создания новой фирмы, ее филиалов и представительств; с целью подвести итоги года или обнародовать планы на будущее; для представления и пропаганды нового товара, нового имиджа фирмы; для представления нового руководителя либо партнера; при открытии отделений фирмы в новой стране или регионе и т. д

для этой передачи носят название коммуникации.
Одновременно под коммуникацией понимают

связь между объектами, а также сам процесс взаимодействия в организации и между организациями.

Коммуникации играют в менеджменте огромную роль, являются важнейшим средством для достижения целей организации.

подверженность всевозможным помехам.

Под помехами понимаются препятствия, барьеры, возникающие

при формировании, передаче и приеме информации и нарушающие коммуникацию.


Основными коммуникационными барьерами являются помехи, связанные с содержанием сообщения, формой сообщения, средствами сообщения, организацией сообщения.

ими при этом задач различают следующие виды коммуникаций :

Коммуникации по горизонтали

Коммуникации по вертикали

Командные коммуникации

Коммуникации «состояния»

Коммуникации с внешней средой

Неформальные коммуникации

Это связи на одном уровне управления. Они применяются для обмена информацией между равными по иерархии подразделениями организации.

Связывают органы и объекты управления, находящиеся на различных уровнях иерархической лестницы. Эти коммуникации используются для передачи командной информации и информации «состояния».

Служат для передачи приказов и распоряжений «сверху-вниз», от начальников к подчиненным. С помощью этих коммуникаций до исполнителей доводятся решения, принятые руководителями.

Это линии обратной связи, идущие от подчиненных к руководителям. По ним передаются доклады о выполнении решений, данные об обстановке на местах, возникающих проблемах и т. п.

Связывают организацию с источниками внешних ресурсов, потребителями, партнерами, другими субъектами рынка, организациями, составляющими инфраструктуру менеджмента, органами государственного управления, общественностью, средствами массовой информации и т. д.

Это пути распространения неофициальной информации, так называемых утечек, а также всевозможных слухов.

подразделения данной организации;
источники ресурсов;
потребители;
партнеры;
другие субъекты рынка;
инфраструктуры

менеджмента;
органы государственного управления;
общественность;
средства массовой информации.

содержанию информация может быть: содержательной, малосодержательной, бессодержательной.

Объем информации определяется

в единицах, зависящих от средства ее передачи.

Форма кодирования информации зависит от средства ее передачи и может быть в виде устной речи или печатного текста на определенном языке, электронного сигнала и т. д.

е. языковой, речевые средства являются основными.
Вербальные средства должны отвечать

следующим требованиям:
-содержать необходимый материал;
-излагать его надлежащим образом;
-быть правильно адресованными;
-быть точно ориентированными по месту и времени.

Вербальные средства могут быть как устными, так и письменными. При этом следует помнить, что устный и письменный текст одного и того же содержания должен различаться по форме в зависимости от слухового или зрительного восприятия адресата.

Вербальные средства могут иметь форму публичного выступления либо текстового материала.

:

-жесты;
-изменения положения тела выступающего;
-особенности его внешнего вида;
-сопровождающее его выступление

окружение (например, музыкальное, вокальное сопровождение, наличие рядом известных, авторитетных людей и т. д.).

оценку, отбор среди них необходимых, соответствующее упорядочивание.

Кодирование информации заключается

в придании ей формы, требуемой для передачи, при необходимости – в засекречивании (кодировании) информации.

Передача информации связана с выбором и использованием канала связи.

Потребление информации предусматривает облечение ее в необходимую форму, приведение к виду, удобному для использования, осуществление реализации информации путем выработки управленческих решений.

факт, явление, ситуация?
2. Перечислите основные качества информации.
3. Назовите основные

виды информации.
4. Дайте пояснение термину «коммуникации»?
5. Назовите виды коммуникаций.
7. Кто участвует в коммуникационном процессе?
8. Назовите основные источники информации.
9.Чем характеризуется передаваемая информация?
10. Что такое вербальные и невербальные средства?
11. Назовите этапы коммуникационного процесса.
12. Что такое деловое общение?
13. Назовите основные формы делового общения.
14. Что такое паблик рилейшнз (PR)?
15. Что такое презентация?
16. Что такое слухи и дезинформация?! В чем различие этих понятий?
17. Дайте определению понятию «помехи».
18. С чем связаны помехи, являющиеся основными коммуникационными барьерами?!

Свой ответ аргументируйте.

2. В чем отличие горизонтальной коммуникации от

вертикальной. Приведите примеры.

3. Раскройте сущность признаков, подтверждающих, что информация является основой коммуникаций.

4. Поясните существующую связь между менеджментом и информацией. Ответ аргументируйте.

5. В чем отличие делового разговора от деловой беседы? Приведите примеры.
 

деятельности организации;
б) осмысленные, упорядоченные данные, сведенья об определенном событии,

факте, явлении, ситуации;
в) представление фактов и идей в форматизированном виде, пригодном для передачи и обработки в некотором информационном процессе;
г) исходные данные.

2. Что понимается под деловым общением:
а) речевой контакт;
б) форма совещания;
в) непосредственный контакт участников;
г) организация в интересах дела взаимодействия между людьми, включающая передачу и прием информации, и ее восприятие участниками.

3. Что представляет собой кодирование информации:
а) выбор и использование канала связи;
б) придание формы информации, требуемой для передачи;
в) облечение информации в необходимую форму;
г) реализация информации.

адекватность, объективность, полнота;
в) содержательность, устойчивость, точность;
г) репрезентативность, реализуемость, достаточность.

5.

Чем определяется ситуационная информация:
а) решением определенных управленческих задач;
б) осуществлением определенных вычислений;
в) обстановкой, в которой действует организация;
г) сообщением сведений общего характера.

6. Что представляет собой явление:
а) совокупность обстоятельств;
б) сложившаяся ситуация;
в) то, что произошло;
г) событие, в котором обнаруживается сущность чего-нибудь.

к управленческой информации:
а) статистическая, административная, массовая;
б) специальная, секретная, личная;
в)

целевая, руководящая, ситуационная;
г) первичная, смысловая, семиотическая.

8. Помехи, связанные с организацией сообщения, могут быть уменьшены путем:
а) тщательного подбора участников коммуникационного процесса;
б) привлечения к созданию сообщения и к его приему специалистов;
в) придания сообщению принятого вида и доступной формы;
г) выделения дополнительных средств на оснащение коммуникаций современной техникой.

9. Что может стать барьером восприятия:
а) различная система доказательств, принимаемая сторонами, различное видение одних и тех же обстоятельств, разные принципы и установки;
б) обстановка, в которой воспринимается информация;
в) трудности понимания сообщения;
г) неизбежные искажения на каждом этапе приема-передачи сообщения.

передачи – это:
а) взаимосвязь;
б) информация;
в) деловое общение;
г) коммуникации.

11. Что

представляют собой коммуникации «состояния»:
а) пути распределения неофициальной информации;
б) связи на одном уровне управления;
в) линии обратной связи, идущие от подчиненных к руководителю;
г) передачу приказов и распоряжений «сверху-вниз».

12. В каких двух формах может быть представлена информация:
а) устная и письменная;
б) вербальная и невербальная;
в) бумажная и электронная;
г) доступная и точная.

вопросу;
б) деятельность фирмы по установлению связей с общественностью;
в) предоставление

фирмы определенной аудитории;
г) коллективная подготовка управленческих решений по всему кругу управленческих задач.


14. Выберите из предложенных помех помехи, которые связаны со средствами сообщения:
а) запаздывание информации;
б) низкая оперативность передачи информации;
в) неопределенное посредничество в передачи и интерпретации информации;
г) языковые вербальные помехи.


15. Невербальные средства – это…:
а) жесты, изменение положения тела, особенности внешнего вида;
б) языковые, речевые средства;
в) публичное выступление;
г) текстовый материал.

что получила университетскую степень бакалавра
по направлению «Менеджмент» и сразу

же включилась в работу компании
своего отца. Ее отец Богдан Иванов являлся владельцем и президентом компании «Бутики Иванова». Компания владела сетью из 12 магазинов модной женской одежды в ряде крупных городов Украины. Компанию основал дед Жанны. Связи и опыт деда, долгое время работавшего в сфере советской торговли, и последние 10 лет деятельности ее отца в области женской одежды, их умение покупать и продавать эту одежду превратили компанию из одного магазина в центре Киева в достаточно большую сеть магазинов. Управленческий стиль Богдана Иванова был продолжением стиля его отца. Богдан знал, что и как он делает.
Он был горд тем, что был способен «держать руку на пульсе» всех деталей по покупке, рекламе и управлению магазинами. Каждый из менеджеров его магазинов, равно как и члены правления, встречались с ним каждые две недели в Киеве. Между этими встречами Богдан тратил 2—3 дня каждой недели на посещение своих магазинов и работу с их менеджерами.

коммуницируют и как они мотивированы к работе. Он отмечал,

что на заседаниях, которые он проводил, все его менеджеры и специалисты слушают его очень внимательно. Тем не менее, от суждений, которые они делали, его начала беспокоить мысль: слышат ли они его или просто внимательно слушают. Как результат ряд его указаний точно не выполнялись магазинами. Он часто сам правил документацию и рекламные проспекты. В некоторых магазинах работники поговаривали о вступлении в профсоюз. Нередко приходилось слышать то, что ему совсем не нравилось.
Так, ему стало известно, что многие работники компании, включая некоторых менеджеров, знают, что пытается делать его компания, и уверены, что они могли делать дело лучше, если бы имели шанс говорить непосредственно с Богданом и его ближайшим окружением. Сам Богдан чувствовал, что многие его менеджеры, так же как и служащие магазинов, делали свою работу без каких-нибудь реальных усилий в творчестве, без изобретательности и энтузиазма. Его, кроме того, интересовало, почему некоторые его лучшие работники увольнялись и устраивались на работу к конкурентам.
Когда дочь пришла к нему, чтобы занять должность его специального помощника, он сказал: «Жанна, меня беспокоит происходящее в компании. Очевидно, что это проблема коммуникации и мотивации. Я знаю, что ты изучала менеджмент в университете. Я слышал, как ты говорила о проблемах барьеров и техники коммуникации. Ты называла имена Маслоу, Герцберга, Врума, МакКлелланда и других, кто много знает в области мотивации. Конечно, я сомневаюсь, что эти психологи знают достаточно много о бизнесе. Вместе с тем я знаю о мотивации людей то, что главное - деньги, хороший начальник и хорошие условия работы. Может быть, ты знаешь что-то еще, что поможет мне? Я надеюсь на это. За твое обучение в университете я заплатил немало денег. Мне это недешево обошлось. Так что ты могла бы мне предложить?»

компания, определял политику в
области коммуникации?
2. Какой управленческий

стиль преобладал у деда и отца Жанны и как он
влиял на решение проблем межличностной и организационной коммуникации в компании?
3. Какие формы коммуникации с подчиненными преимущественно использовал Иванов-отец?
4. Где у Иванова-отца происходил сбой в коммуникационном процессе?
5. Какие коммуникационные барьеры имели место в компании? Какие
меры вы предложили бы для их устранения?
6. Какие коммуникационные сети использовались Ивановом-отцом во
взаимодействии с подчиненными?
7. Какой коммуникационный стиль преимущественно использовал Иванов-отец в общении с подчиненными?
8. Какие невербальные формы коммуникации использовал Иванов-отец и были ли они эффективными?
9. Как решение вопросов коммуникации в данной ситуации связано с решением проблем мотивации?
10. Как бы вы на месте Жанны ответили ее отцу на его монолог?

корпорация «Самсунг» приобрела фирму «ЭнБиЭм», производящую конторское оборудование и

располагающую 17 сбытовыми центрами, «функционировавшими практически без вмешательства из главной конторы». Это невмешательство означало, что «семнадцать отделений фирмы идут по семнадцати разным направлениям», результатом чего в значительной мере стала репутация фирмы «ЭнБиЭм» — «вечного аутсайдера в своей области».
К 2010 г. отделение «Офис Канцелярии» (занимавшееся конторским оборудованием) корпорации «Самсунг» увеличило свою выручку на 40%, а лучшие торговые агенты побили все предыдущие рекордные показатели объема продаж. Что же способствовало такому быстрому преобразованию? В значительной мере успех был обусловлен изменением подхода к обмену информацией.
Вскоре после приобретения фирмы «ЭнБиЭм» Анна Ведякова была назначена вице-президентом по сбыту корпорации «Самсунг». Ведякова быстро поняла, что между торговыми агентами нет эффективного обмена информацией — иногда она отсутствует полностью — поэтому невозможна совместная работа над определением текущих и перспективных целей. Плохой обмен информацией стал главной помехой для повышения эффективности работы организации. В совершенствовании нуждались коммуникации как между отдельными людьми, так и В организации в целом.

между торговыми агентами. Главная помеха заключалась в том, что

они никогда не встречались. Памятные записки курсировали взад-вперед, но в силу непрерывных разъездов агентов эти записки часто лежали без дела неделями. Ведякова установила также, что «трудно пробудить воодушевление и энтузиазм с помощью клочка бумаги». Она решила создать механизм оповещения торговых агентов о работе их коллег, пригодный также для обмена идеями и предложениями и получения необходимой информации. Она посчитала необходимым, чтобы каждый агент в одно и то же время получал одну и ту же информацию по новым изделиям, мероприятиям по продвижению продукции на рынок и различным программам.
Ведякова учредила ежемесячные, продолжительностью в рабочий день совещания по сбыту продукции фирмы, чтобы наладить двусторонний обмен информацией между главной конторой и сбытовыми центрами, способствовать обмену информацией между торговыми агентами, генерировать новую информацию и обеспечивать, в определенной мере, обучение персонала.
Теперь совещания проводятся раз в месяц в каждом из 17 сбытовых центров, обычно в последнюю пятницу месяца, и присутствие на них обязательно. Базовая форма таких совещаний стандартизована, однако, каждый управляющий по сбыту вправе корректировать повестку дня с учетом собственных (данного сбытового центра) потребностей. Ядро повестки дня и ключевые темы определяет Ведякова и ее сотрудники, а региональные управляющие по сбыту модифицируют их в зависимости от конкретных нужд и «неповторимости» их сбытовых центров и торговых агентов.
Обратная связь с местами — одно из главных достоинств подобных совещаний. Обратная связь встроена в систему с помощью формуляра, который через неделю после каждого очередного совещания региональные управляющие направляют Бос. В этих формулярах содержится информация о том, «как прошло совещание, что идет хорошо, а что плохо, в чем требуется дополнительная поддержка».

на предложения, поступающие с мест, чтобы успеть к следующему

совещанию. «Очень просто заявить — дайте нам нужную информацию, но обеспечить ее приток — это совсем другое дело, поэтому мы всегда отвечаем своим сотрудникам», — говорит она.

Региональные управляющие сбытом поначалу слегка сопротивлялись идеям Ведякова, но сегодня направляют в главную контору все больше и больше предложений. Торговые агенты все активнее вовлекаются в ежемесячные совещания, поскольку там обсуждаются удачные варианты стратегии действий и происходит обмен полезной информацией. По сообщениям, они начали обслуживать потребителей и поставщиков с большим энтузиазмом и профессионализмом. Новая коммуникационная атмосфера способствовала «смещению акцентов туда, куда нужно было компании». Специалисты и управляющие по сбыту приветствуют расширение информационного обмена. Они считают, что семнадцать отделений теперь собраны в единое целое и составляют часть компании, движущуюся в четко определенном направлении.

Вопросы:
1. Какие были преграды на пути информационного обмена, когда корпорация «Самсунг» приобрела фирму «ЭнБиЭм»?
2. Каким образом ежемесячные совещания по сбыту способствуют информационному обмену между отдельными людьми и внутри организации?
3. Как стандартизованная форма проведения совещаний способствовала совершенствованию обмена информацией? Что сделано для преодоления изъянов такой стандартизованной формы?
4. Обсудите различные механизмы, посредством которых обратная связь повысила эффективность информационного обмена.
5. Определите в чем достоинства новой системы коммуникаций?

Влияние информации на управленческие решения в организации.

3. Паблик рилейшнз

– неотъемлемая часть менеджмента.

4. Дезинформация и ее последствия для организации.

5. Виды коммуникаций и их эффективное использование.

борьбе для того чтобы скрыть настоящее положение дел на

предприятии, для приукрашивания непопулярных мер и введения в заблуждение общественности.
3. Это совещание по какому-либо значимому вопросу (обычно научного характера).
4. Событие, в котором обнаруживается сущность чего-нибудь.
5. Совокупность обстоятельств, обстановка.
7. Информация ,которая поступает в организацию по запросу и содержит данные по анализу интересующих менеджера фактов, процессов или явлений.
9. ……… средства могут быть как устными, так и письменными.

По горизонтали:
2. То, что произошло (не обязательно достоверно) или могло произойти.
6. Второй этап коммуникационного процесса.
8. Связь между объектами, а также сам процесс взаимодействия в организации и между организациями.
10. Осмысленные, упорядоченные сведения.
11. То, что действительно произошло.
12. К какому виду общения относятся жесты, изменения положения тела выступающего, особенности его внешнего вида и т.д.