Слайд 2
Учебное пособие «Деловые коммуникации» из серии «Презентационные альбомы»
- это труд не совсем обычный. Вместо привычного текста
- графики, диаграммы, схемы и таблицы, представляющие собой основные положения науки управления в обобщенном виде и ее функции коммуникация, в частности. Цель данного учебного пособия – ознакомить студентов и широкий круг читателей с феноменом «коммуникация», а также современными проблемами в организации и реализации деловых коммуникаций.
Учебное пособие предназначено для практических занятий и самостоятельной работы студентов очной и заочной форм обучения по направлению подготовки 080200 «Менеджмент» (квалификация (степень) «Бакалавр»), преподавателей при подготовке и проведении лекционных и практических занятий, а также всех тех, кто интересуется проблемами деловых коммуникаций и современного управления человеческими ресурсами.
© Андруник А.П., 2015
ББК 60.56я73
УДК 659
А66
А 66 Андруник А.П. Деловые коммуникации [Электронный ресурс]: учебное пособие / А.П. Андруник; М-во образования и науки РФ, ФГБОУ ВПО «Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации», Пермский филиал. - Текстовое (символьное) электронное издание (3,30 Мб). - Пермь: РАНХиГС, 2015. - 1 электрон. опт. диск (CD-R). – (Серия «Презентационные альбомы»). - Системные требования: Pentium Dual-Core 3066 Hhz; 2 Гб; Windows XP/7/Vista; Intel G33/G31 Express ; MS Office 2003/2007/2010. - Загл. с титул. экрана.
ISBN 978-5-89919-197-8
Рецензенты:
ДУБРОВСКИЙ А.В. - профессор кафедры менеджмента и права Пермского института (филиала)
Российского экономического университета им. Г.В. Плеханова,
доктор педагогических наук, профессор;
MATYUŠOVÁ Zdeňka - docent, kandidát věd (Ph.D.),
Pedagogické fakulty Jihočeské univerzity v Českých Budějovicích (Чехия)
Слайд 5
ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ
АНДРУНИК Андрей Петрович,
профессор кафедры Экономики и менеджмента
ПФ РАНХиГС
при Президенте РФ,
академик МАНПО,
член Российского общества социологов,
Associate
member IAA,
Full member IANH,
доктор педагогических наук
«Общение работает на тех, кто работает над ним».
Джон Пауэлл
Слайд 6
ПРЕДИСЛОВИЕ
Курс «Деловые коммуникации» предусмотрен Федеральным государственным образовательным стандартом
высшего профессионального образования по направлению «Менеджмент».
Его включение в
государственный стандарт обусловлено тем, что коммуникации являются необходимым процессом управления организациями, а их осуществление - одной из главных функций любого руководителя.
Коммуникации пронизывают всю деятельность организации и позволяют связать воедино усилия различных людей.
Плохо налаженные, неэффективные коммуникации ведут к потере информации, невыполнению принятых решений, непониманию, конфликтам
Слайд 7
Учебные вопросы:
1.1. Деловые коммуникации и их роль в
управлении организацией.
2.1. Управленческая информация: ее виды и свойства .
3.1.
Функции, уровни и виды коммуникаций.
4.1. Коммуникационный процесс.
5.1. Преграды и помехи в деловых коммуникациях.
ТЕМА 1. ПОНЯТИЕ, ВИДЫ И ПРОЦЕСС КОММУНИКАЦИЙ В ОРГАНИЗАЦИЯХ
Слайд 8
Вопрос 1.1.
Деловые коммуникации и их роль в
управлении организацией
Слайд 9
Коммуникация - это процесс, в ходе которого люди,
группы людей или организации обмениваются информацией.
Коммуникация (от лат. communicatio
– сообщение) – специфический обмен информацией, процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания.
Коммуникации – это способ общения и передачи информации от человека к человеку в виде устных и письменных сообщений, языка телодвижений и параметров речи.
Слайд 10
Поведение - это совокупность совершаемых человеком поступков, и
поступок (как единица поведения), выражающий отношение человека к другим
людям и нормам общества.
Поступок - социально оцениваемый акт поведения, совершение которого подчинено мотивам и целям человека. В поступках проявляется личность, её ведущие потребности, характер и темперамент.
Форма организационного поведения:
- поведение индивида как члена организации;
- поведение групп, команд, группировок, характеризующихся общением (лицом к лицу);
- поведение организационной единицы (отделы, фирмы, и др.);
- поведение взаимосвязанных групп организации;
- поведение организации во внешней среде.
Наиболее близким к слову «коммуникация» по значению является русское слово «общение», под которым понимается основная форма человеческого бытия.
Потребность в общении, как считают психологи, относится к числу основных (базовых) потребностей человека. Значимость общения как базовой потребности определяется тем, что она диктует поведение людей с не меньшей властностью, чем, например, так называемые витальные (жизненные) потребности.
Слайд 11
Факторы, определяющие поведение:
социо-культурная среда – это конкретное общество
характеризующиеся определенным типом культуры;
культура – это организационная система, устойчивая
во времени видов деятельности, потребности ценностно-окрещенной информации, передающаяся от поколения к поколению и сохраняющая единый внутренний смысл;
менталитет – глубинный уровень коллективного и индивидуального сознания, совокупность установок и предрасположенности индивида или социальной группы действовать и воспринимать мир определенным образом;
ценности - любые вещи, идеи которые могут стать объектами веры или обладают сильной эмоциональной привлекательностью;
ценностные ориентации – это оценка субъектом окружающей действительности, являющейся предпосылкой к деятельности;
социальные нормы – это правила или модели поведения, санкционированные социальными группами и ожидаемые в реальном поведении от входа в эти группы лиц;
мотив – осознанное побуждение к деятельности, связанное со стремлением удовлетворить потребности человека;
- стимул – раздражитель, который вызывает реакцию. Это событие или благо, побуждающие человека совершать какое либо действие
Слайд 12
Общение - необходимое условие нормального развития человека как
члена общества и как личности, условие его духовного и
физического здоровья. Отсутствие или недостаток общения может деформировать человеческую личность. Общение лежит в основе практически всего, что мы делаем и служит жизненно важной цели установления взаимосвязей и сотрудничества людей.
Слайд 13
В психологии общение определяется как взаимодействие двух или
более людей, состоящее в обмене между ними информацией познавательного
или эмоционально-оценочного характера.
Применительно к сфере управления социальными системами можно сказать, что общение - это процесс установления контактов между людьми, порождаемый потребностями совместной деятельности.
Управление (менеджмент) - это вид деятельности человека, это управление производством с использованием системы принципов, методов, средств и форм управления, разработанных и применяемых для повышения эффективности производства (для достижения поставленной цели).
Не следует отождествлять понятия "менеджмент" и "управление".
Понятие "управление" шире, потому что человек может управлять и биологической системой, и физическими процессами, и химическими реакциями и пр. Понятие же "менеджмент" используется только в сфере производства и услуг, т.е. в управлении социально-экономическими системами.
Слайд 14
Система управления — это комплекс целенаправленных воздействий на
объект управления с целью его перевода в состояние, соответствующее
поставленным целям, или с целью поддержания в данном состоянии
Слайд 15
* Школа научного (рационального) управления (1885-1920):
Ф. Тейлор, Ф.
Гильберт, Г. Гант и др.
Использование научного анализа для определения
лучших способов выполнения задачи. Отбор работников, наиболее подходящих для выполнения задач, гарантия их обучения. Обеспечение работников ресурсами, необходимыми для выполнения задач. Систематическое и правильное использование материального стимулирования для повышения производительности.
* Классическая (административная) школа управления (1920-1950):
А. Файоль, Л. Урвик, Д. Муни, Г. Эмерсон и др.
Развитие принципов управления. Описание функций управления. Систематизированный подход к управлению всей организацией.
Системный (количественный) подход к управлению (1950 по н.в.)
Р. Акофф, М. Мессарович, К. Буолдинг, С. Бир, Д. Форрестер и др.
Углубленное понимание сложных управленческих проблем благодаря разработке и применению моделей. Развитие количественных методов в помощь руководителям, принимающим решения в сложных ситуациях.
Ситуационный подход к управлению (1970 по н.в.)
И. Ансофф, П. Лоуренс, Дж. Лорше и др.
Учет конкретных обстоятельств и условий в данное конкретное время. Использование приемов и концепций различных подходов в соответствии с конкретной ситуацией для наиболее эффективного достижения целей.
*
Школа человеческих отношений (1930-1950) и
школа поведенческих наук (1950 по н.в.):
М. Паркер, Э. Мэйо, А. Маслоу, К. Арджирис, Р. Лайкерт, Д. Макгрегор, Ф. Герцберг
Применение приемов управления межличностными коммуникациями для повышения степени удовлетворенности и производительности. Применение наук о человеческом поведении к управлению и формированию организации таким образом, чтобы каждый работник мог быть полностью использован в соответствии с его потенциалом.
Слайд 16
Организация – это люди, объединенные в пространстве человеческих
отношений, управляемых на основе специальных поведенческих технологий
(М.Паркер, Э.
Мэйо, Э. Герцберг)
Слайд 17
Организация – это содержание (предмет колл. деятельности), структура
(компоненты орг.), связи (отношения между компонентами), а также процедуры
принятия управленческих решений
(Р. Акофф, М. Мессарович, К. Буолдинг)
Слайд 18
Организация – это совокупность разнообразных методов, средств, процедур,
структур, решений и пр., соответствующих некоторым ситуациям
(Саймен, Д. Марч,
Ч. Барнард)
Слайд 19
При введении человека в организацию всегда возникает множество
проблем, среди которых можно выделить три основные:
Первая группа
проблем связана с адаптацией человека к новому окружению, которая не всегда проходит успешно. Успешность адаптации зависит как от человека, так и от организационного окружения.
Вторая группа проблем возникает при коррекции или изменении поведения человека, без которых во многих случаях невозможно войти в организацию.
Третья группа связана с необходимостью изменения и модификации самой организации.
Слайд 20
Социализация личности — это процесс усвоения и активного
восприятия человеком общественного опыта, в результате которого он становится
личностью и приобретает необходимые для жизни среди людей знания, умения, навыки и привычки, т.е. усваивает определенную систему норм и ценностей, позволяющих ему функционировать в качестве члена общества.
Основные сферы социализации личности: деятельность, самосознание и общение
Деятельность - это динамическая система взаимодействия человека с миром. В процессе деятельности человек раскрывает свои психологические свойства и выступает по отношению к вещам и предметам как субъект, а по отношению к людям — как личность.
Самосознание - это относительно устойчивая осознанная система представлений человека о самом себе, на основе которой он строит свое взаимодействие с другими людьми, т.е. процесс становления человека.
Общение - это сложный процесс установления и развития контактов между людьми. Оно возникает в процессе совместной деятельности и включает в себя обмен информацией, выработку единой стратегии взаимодействия, восприятие и понимание другого человека.
Т.о., общение выполняет множество функций, которые можно классифицировать по различным основаниям. Одно из общепринятых оснований классификации - выделение в общении трех взаимосвязанных сторон или характеристик:
• перцептивной - процесса восприятия и понимания людьми друг друга в процессе общения;
• коммуникативной - процесса обмена информацией;
• интерактивной - процесса взаимодействия людей в общении.
Слайд 21
Коммуникативная сторона общения состоит в обмене информацией между
общающимися людьми.
Интерактивная сторона представляет собой взаимодействие и воздействие людей
друг на друга в процессе межличностных отношений, т.е. обмен не только знаниями, идеями, но и действиями.
Перцептивная сторона проявляется через восприятие, понимание и оценку людьми социальных объектов - других людей, самих себя, групп, других социальных обществ.
Для успешного вхождения в организацию каждому новому работнику необходимо изучить системы ценностей, правил, норм и поведенческих стереотипов, характерных для данной организации. При этом важно знать те из них, без учета которых первоначально при взаимодействии человека с окружением могут возникнуть неразрешимые конфликты.
Слайд 23
В теории и практике управления организациями для обозначения
понятия «деловое общение» используют также термин «деловые коммуникации».
Далее,
изучая вопросы форм, видов, уровней, способов, правил передачи и приема информации, установления взаимопонимания мы будем использовать как термин деловое общение, так и термин деловая коммуникация, понимая их как синонимы.
Некоторые специалисты разделяют понятия «общение» и «коммуникация», ограничивая последнее лишь передачей тех или иных сообщений в направлении от субъекта (отправителя) к объекту (получателю).
Следует заметить, что для подобного ограничения содержания понятия «коммуникация» нет оснований. Ведь в процессе коммуникации не только передается информация (причем в обоих направлениях), но и вырабатывается новая информация, являющаяся общей для ее участников.
!!! В А Ж Н О !!!
Слайд 24
Вопрос 1.2.
Управленческая информация: ее виды и свойства
Слайд 25
В процессе управления организацией постоянно происходит обмен информацией.
Руководитель сообщает своим подчиненным информацию, необходимую для выполнения их
работы; подчиненные представляют руководителю отчеты о выполненной работе.
Разные подразделения организации и отдельные работники передают друг другу разнообразную информацию, без которой организация не может существовать и функционировать.
С одной стороны, информация - это предмет труда субъектов управления, т.е. то, на что направлены их трудовые усилия. При этом они могут собирать информацию, обобщать ее, производить различного рода расчеты, осуществлять анализ собранных данных и т.п.
С другой, - результат труда субъектов управления, также представленный в виде информации, т.к. в основе приказов, инструкций, распоряжений, служебных записок лежит информация, которую требуется довести до тех или иных сотрудников организации.
Информация - это сведения и факты об окружающем
мире, отраженные в сознании человека, зафиксированные
каким-либо способом и обладающие свойством воспроизводимости.
Слайд 26
В науке и практике современности нет другого понятия,
по поводу которого ведется столько споров, дискуссий, имеется столько
различных точек зрения как по поводу понятия «информация».
Слайд 27
Первая концепция - количественно-информационный подход (концепция К. Шеннона)
отражает и определяет информацию как меру неопределенности (энтропию) события.
Согласно этой концепции количество информации в том или ином случае зависит от вероятности его получения: чем более вероятным является сообщение, тем меньше информации содержится в нем. Этот подход, хоть и не учитывает смысловую сторону информации, является полезным для решения технических вопросов, в частности, в технике связи и вычислительной технике. Он послужил основой для измерения информации и оптимального кодирования сообщений.
Вторая концепция рассматривает информацию как свойство (атрибут) материи. Ее появление связано с развитием кибернетики и основано на утверждении, что информацию содержат любые сообщения, воспринимаемые человеком и приборами. Иными словами, информация как свойство материи создает представление о ее природе и структуре, упорядоченности, разнообразии и т.д. Она не может существовать вне материи, а значит, она существовала и будет существовать вечно. Ее можно накапливать, хранить, перерабатывать.
Третья концепция -логико-семантичекий подход (семантика - изучение текста с точки зрения смысла). В рамках этой концепции информация трактуется как знание, причем не любое знание, а та его часть, которая используется для ориентирования в ситуации, для активных действий. В этом смысле информация - это действующая, полезная, работающая часть знаний
Слайд 28
Когда впервые был предложен процессный подход, функции управления,
которые в своё время рассматривались как независимые друг от
друга, стали рассматриваться как взаимосвязанные.
Управление при этом рассматривается как серия взаимосвязанных функций, каждая из которых в свою очередь также представляет процесс, потому что состоит из серии взаимосвязанных действий. Т.е., процесс управления является общей суммой всех функций.
Слайд 29
С этих позиций коммуникация может быть определена как
передача не просто информации, а значения и смысла этой
информации.
Эффективная коммуникация, в силу ряда причин, очень важна для успеха в управлении:
во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий;
- во-вторых, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.
Слайд 30
Всю информацию по своему назначению и оперативности использования
можно разделить на: постоянную (базовую), оперативную и экстренную.
К постоянной
(базовой) информации относятся сведения (информация), которые влияют на функционирование подразделения в течение длительного периода времени, меняются очень медленно, и изменения которых не требует немедленных действий органов и объектов управления.
К оперативной информации относятся те сведения, которые меняются периодически, планово или случайно. Её характер таков, что она должна учитываться в повседневной деятельности, но не требуют немедленных решений и являются, как правило, докладами, справками, обобщенными сведениями и т.п.
К экстренной информации относятся те сведения, которые описывают изменения, представляющие угрозу для нормального функционирования подразделения и требуют немедленных корректирующих решений органов управления.
Слайд 31
Для эффективного управления подразделением и принятия обоснованных решений
руководителю необходимо постоянно иметь полную и достоверную информацию о
состоянии внутренних факторов (рабочей среды) организации, а также внешних факторов, существенно влияющих на функционирование и развитие организации.
Обмен информацией - двусторонний процесс: информация циркулирует в прямом и обратном направлении - от органов управления к объектам управления и обратно. Значение той или иной информации, того или иного фактора меняется во времени и зависит от решаемых задач, периода, сезона, этапа повседневной деятельности и состояния самих факторов.
Циркуляция и обработка информации должна быть упорядочена, систематизирована и ориентирована на достижение основных целей организации и решение задач повседневной деятельности с помощью создания коммуникационно-информационной сети, под которой понимается соединение с помощью информационных потоков участвующих в коммуникационном процессе различных индивидов.
Слайд 34
Вопрос 1.3.
Функции, уровни и виды коммуникаций
Слайд 35
Коммуникации являются не только необходимым условием и следствием
всякой деятельности - они отражают одну из ценностей человека.
Не случайно говорят, что самой большой ценностью в жизни человека является общение.
Слайд 36
• информационная - включает информационное обеспечение жизнедеятельности организации,
в том числе текущий обмен информацией между сотрудниками и
подразделениями, информирование о результатах деятельности и планах, получение информации из внешней среды, приобретение новых или дополнительных профессиональных знаний;
• объединяющая - означает осуществление действий по установлению общности. Например, налаживание связей и отношений в процессе работы, в том числе кооперации, сотрудничества, взаимодействия. Смысл этих действий заключается в обмене информацией в расширенном понимании - не только данными, информацией, но и эмоциями, отношением к передаваемым сообщениям; отношением к передаваемым сообщениям;
Функции коммуникации:
Слайд 37
• побудительная или мотивационная – активизирует сотрудников, мотивирует
к определенным действиям, необходимым для достижения целей организации в
целом;
• интегрирующая - позволяет индивидуумам или группам, а также всей организации включиться в более крупные структуры, объединения, т.е. в структуры и связи более высокого порядка;
• координационная - связана с согласованием действий различных сотрудников и подразделений в процессе деятельности организации;
• контрольно-регулирующая - заключается в сборе, обработке и хранении информации, позволяющей осуществлять обратную связь, вносить необходимые корректировки в случаях отклонения от планов и целей.
Функции коммуникации:
Слайд 38
ВИДЫ КОММУНИКАЦИИ
Вертикальные коммуникации
коммуникации, переходящие с уровня на уровень
внутри организации (восходящие и нисходящие)
Горизонтальные коммуникации
коммуникации, проходящие между внутренними
подразделениями организации
Слайд 39
ВИДЫ КОММУНИКАЦИИ
формальные коммуникации
неформальные коммуникации
коммуникации, отражающие связи, необходимые для
выполнения функций, полномочий
коммуникации возникают в процессе человеческого общения по
различным интересам (канал слухов)
Слайд 40
ВИДЫ КОММУНИКАЦИИ
Межличностная
(между 2 людьми)
Внутренняя
( общение человека
с самим собой)
В малых группах
(от 3 до 9 человек)
Публичная
(от 10 до 100 человек)
Организационная
(свыше 100 человек)
Межличностная
( охватывает большое количество людей)
Слайд 41
ВОПРОС 1.4.
КОММУНИКАЦИОННЫЙ ПРОЦЕСС
Слайд 43
Коммуникационный процесс
Каналы связи
Слайд 50
Вопрос 1.5.
Преграды и помехи в деловых коммуникациях
Слайд 51
Схема коммуникационного взаимодействия
Каналы связи
Слайд 52
КОММУНИКАЦИЯ (КООРДИНАЦИЯ)
Барьеры коммуникации:
1. Ваше сообщение содержит ошибки
2. Ключевое
положение Вашего сообщения утеряно
3. Ваше сообщение содержит большой объем
информации
4. Ваше сообщение забывается
5. Ваше сообщение не содержит субъективного фактора
6. Ваше сообщение содержит конфликтогены
Слова-конфликтогены,
запрещенные в деловом общении:
1. слова, выражающие недоверие (Я вам не верю, Вы не разбираетесь, Вы меня обманываете…);
2. слова-оскорбления (негодяй, подонок, бестолочь…)
3. слова-угрозы (мы еще встретимся, ты еще пожалеешь, я вам это припомню…)
4. слова-насмешки (лопоухий, мямля, дистрофик, очкарик…)
5. слова-сравнения (как собака, как слон, как попугай…)
6. слова, выражающие отрицательное отношение (я не хочу с Вами разговаривать, ты мне противен…)
7. слова-должествования (Вы обязаны, ты должен…)
8. слова-обвинения (Вы все испортили, ты во всем виноват…)
9. слова, выражающие категоричность (всегда, никогда, все, никто…)
ПРИЗНАКИ БЕСПОКОЙСТВА
ПРИЗНАКИ УВЕРЕННОСТИ
Слайд 54
ПРИЗНАКИ СИМПАТИИ
ПРИЗНАКИ АНТИПАТИИ
Слайд 55
ПРИЗНАКИ ЛЖИВОСТИ
ПРИЗНАКИ ПРАВДИВОСТИ
Слайд 57
Подбор и расстановка персонала в организации, являясь непосредственным
выражением разделения и кооперации труда, создает производственный коллектив. При
его формировании необходимо иметь в виду не только профессиональные, деловые и личные качества каждого члена, но и эффект их сочетания - так называемую психологическую совместимость, которая помогает людям быстро и успешно «сработаться» друг с другом, что порождает удовлетворенность своей работой и ведет к росту уровня мотивации и производительности труда.
При этом следует особо отметить, отдельный работник испытывает не только организационное воздействие, но и групповое давление.
Чем меньше сотрудников, тем более личный характер носят отношения между ними.
Число возможных комбинаций связей возрастает намного быстрее, чем расширяются размеры группы.
Возможен также расчет и диапазона управления, отражающего количество возможных связей между руководителем и подчиненными
Слайд 58
Оценить внутренний мир потенциального работника при собеседовании можно
на основе знаний о том, что у любого человека
четыре невербальных признака в течение жизни не меняются.
Специалистами в области психологии управления разработан несложный тест, в основе которого положение о ведущей роли одного из полушарий мозга.
Ученые установили, что если у человека главенствует правое полушарие, то аналитичность ума преобладает над эмоциональностью. И наоборот.
Сам тест основан на расшифровке четырех врожденных признаков, которые в зависимости от уровней развития левого или правого полушария будут демонстрироваться человеком в одном и том же виде.
Слайд 59
1 признак «Большой палец». Переплетите пальцы рук, и
Вы заметите, что сверху всегда оказывается один и тот
же большой палец.
Если левый - Вы человек эмоциональный, правый - у Вас аналитический склад ума.
2 признак «Ведущий глаз». Попробуйте «прицелиться», выбрав себе мишень и глядя на нее сквозь отверстие в листе бумаги. Вы заметите, что если зажмурить один глаз, то цель не смещается относительно отверстия, но если Вы зажмурите другой глаз - смещается. Зажмуренный глаз, при котором происходит смещение, и есть ведущий.
Правый ведущий глаз говорит о твердом, решительном и даже агрессивном характере, левый - о мягком и уступчивом.
3 признак «Руки на груди». Если при переплетении рук на груди наверху окажется левая рука, то Вы кокетливы, правая - простодушны.
4 признак «Аплодирование». Если при аплодировании Вам удобно хлопать правой рукой, можно говорить о решительном характере, если левой - о том, что Вы часто колеблетесь, прежде, чем принять важное решение.
Слайд 60
«Диагноз»:
ПППП - для вас характерен консерватизм, ориентация на
общепринятое мнение (стереотип). Вы не любите конфликтовать, спорить и
сориться.
ПППЛ - определяющая черта вашего характера - нерешительность.
ППЛП - для вас характерны кокетство, решительность, чувство юмора, артистизм. При общении с вами необходимы юмор и решительность. Очень контактный тип характера. Встречается, как правило, у женщин.
ППЛЛ - редкий тип характера. Близок к предыдущему, но мягче: наблюдается некоторое противоречие между нерешительностью (левое аплодирование) и твердостью характера (правый ведущий глаз).
ПЛПП - тип характера, сочетающий аналитический склад ума и мягкость. Чаще встречается у женщин - «Деловая женщина»: медленное привыкание, осторожность, а в отношениях -терпимость и некоторая холодность.
ПЛПЛ - слабый и саамы редкий тип характера. Обладатели такого характера беззащитны, подвержены влиянию.
ЛППП - такой тип характера довольно распространен. Основная черта - эмоциональность, сочетающаяся с недостаточной настойчивостью. Поддаетесь чужому влиянию, что позволяет легко приспосабливаться к различным условиям жизни. Человек с таким характером счастлив в друзьях, легко сходится с людьми.
ЛППЛ - для вас характерны мягкость, наивность, требуете особого и внимательного отношения к себе.
ЛЛПП - вам присущи дружелюбие и простота, некоторая разбросанность интересов, склонность к самоанализу.
ЛЛПЛ - в вашем характере преобладает простодушие, мягкость, доверчивость. Очень редкий тип, практически не встречающийся у мужчин.
Слайд 61
ЛЛЛП - вы эмоциональный, энергичный и решительный человек,
но часто наспех принимаете решения, влекущие за собой серьезные
осложнения. Очень важен дополнительный тормозной механизм. Мужчины с таким характером менее эмоциональны.
ЛЛЛЛ - у вас антиконсервативный тип характера. Вы способны на многое взглянуть по-новому. Для вас характерны эмоциональность, эгоизм, упрямство, иногда переходящее в замкнутость.
ЛПЛП - самый сильный тип характера. Вас трудно в чем-либо убедить, вы с трудом меняете свою точку зрения, но в то же время вы - энергичны и упорно добиваетесь поставленных целей.
ЛПЛЛ - очень похож на предыдущий тип характера: та же настойчивость при достижении поставленных целей. Обладатели такого характера - люди устойчивые, переубедить их порой невозможно. Они склонны к самоанализу, с трудом находят себе новых друзей.
ПЛЛП - у вас легкий характер, вы легко можете избегать конфликтов, любите путешествовать, легко находите друзей и часто меняете свои увлечения.
ПЛЛЛ - вам присущи непостоянство и независимость, желание все сделать самостоятельно. Способность к анализу помогает успешно решать сложные задачи. Обычно вы кажетесь мягким, но становитесь требовательным и даже жестоким, когда речь идет о деле.
Слайд 62
Учебные вопросы:
2.1. Деловые беседы и их виды.
2.2. Тактика
проведения деловой беседы.
2.3. Деловое совещание.
ТЕМА 2. ДЕЛОВЫЕ
БЕСЕДЫ И СОВЕЩАНИЯ
Слайд 63
Под деловой беседой понимают речевое общение между собеседниками,
которые имеют необходимые полномочия от своих организаций и фирм
для установления деловых отношений, разрешения деловых проблем или выработки конструктивного подхода к их решению.
Вопрос 2.1. Деловые беседы и их виды
Слайд 64
АСПЕКТЫ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
взаимное общение работников из одной деловой
сферы;
совместный поиск, выдвижение и оперативная разработка рабочих идей и
замыслов;
контроль и координирование уже начатых деловых мероприятий;
поддержание деловых контактов;
стимулирование деловой активности.
Слайд 66
выявление склонности кандидата к мошенничеству;
выявление связей, способных навредить
фирме;
выявление фактов биографии, способных навредить фирме;
выявление профессиональной пригодности кандидата;
получение
информации об особенностях кандидата.
сбор официальной информации и формальные проверки;;
получение отзывов с предыдущих мест работы по официальным каналам;
тестирование кандидата;
открытое психологическое тестирование;
проверка на детекторе лжи;
косвенное тестирование (через косвенные проявления психических особенностей);
замаскированное тестирование (под видом анкетирования);
скрытые собеседования проводятся вне пределов фирмы под видом подбора сотрудника на сходную должность, но в другую компанию, естественно, их проводят подставные лица;
сбор субъективной информации и неформальные проверки;
неформальное общение (опрос) с бывшими сослуживцами, подчиненными, соседями;
создание искусственных ситуаций (провокации) и наблюдение за тем, как человек реагирует, как ведет себя;
наблюдение за поведением в стандартных ситуациях и сопоставление с декларируемыми идеями и принципами;
сопоставление всей полученной информации и принятие решения о пригодности кандидата.
проверка прошлой жизни человека
Слайд 67
АНКЕТА МЕТАПРОГРАММНОГО ИНТЕРВЬЮ
1. Кем хотите быть? Что хотите
достичь в своей профессии? И чего вы ждете от
работы?
Проактивный __________________________________________________
Рефлексивный _________________________________________________
Ключевые, ценностные слова ____________________________________
_____________________________________________________________
2. Ваша цель в профессии? От чего нужно избавиться и что улучшить на вашей работе?
«От»_________________________________________________________
«К»__________________________________________________________
3. Как вы узнаете, что хорошо выполнили свою работу?
Внутренняя референция ______________________________________
Внешняя референция ________________________________________
4. Масштаб
Глобальный ________________________________________________
Специфический _____________________________________________
5. Фокус внимания
Сам _______________________________________________________
Другой ____________________________________________________
6. Почему вы выбрали вашу работу? Что вы хотите получить от работы?
Возможность _______________________________________________
Процесс ___________________________________________________
Слайд 68
7. Чем отличается та работа, которую вы делаете
сейчас, от той работы какую выделали раньше?
То же самое ________________________________________________
То же самое с различием _____________________________________
Революционный тип _________________________________________
8. Убеждающие факторы: как вы узнаете, что другой сделал свою работу хорошо?
Видеть ____________________________________________________
Слышать __________________________________________________
Чувствовать ________________________________________________
9. Что, с вашей точки зрения, в вашем характере мешает вам успешно выполнять свою работу, а что помогает? ______________________________
10. Получаете ли вы то, что заслуживаете? ___________________________
11. Как вы представляете свое положение через 3 (5) лет? _______________
Слайд 69
РАСШИФРОВКА
Проактивный – энергичный, постоянно преобразующий внешний мир, контактный,
предпочитает общение одиночеству, склонен к лидерству («я иду», «Я
делаю», «Я достигаю»).
Рефлексивный – склонен объяснять, пропускать через себя, больше предпочитает одиночество, ведомый («Возможно, мне придется», «Обо мне», «Ко мне»).
«От» - перечисляет минусы, недостатки, проблемы, от которых, с его точки зрения, надо избавиться («Не хочу скандалов, маленькой зарплаты, низкого социального статуса»).
«К» - перечисляет плюсы, задачи, достижения, к которым, с его точки зрения, надо придти («Доброжелательный коллектив, адекватная оплата, рост профессионализма»).
Внутренняя референция – считает, что истина находится в нем самом, что он единственный способен верно оценить процессы, происходящие вокруг него.
Внешняя референция – считает, что истину способны высказывать близкие, родители, начальник и т.д., но не сам. Верную оценку происходящих вокруг него событий способны передать только окружающие.
Глобальный – стремление в общих категориях рассуждать о происходящем, легко обобщать факты.
Специфичный – внимание к деталям, перечисление в подробностях.
Сам – в центре внимания личность говорящего, его суждения и взгляд на мир.
Другой – в центре внимания проблемы окружающих, их суждения и взгляд на мир.
То же самое – полная похожесть того, что делал год назад, с тем же, что делает сегодня и хочет делать через 100 лет.
То же самое с различием – медленный прогресс, умеренное конструктивное изменение.
Революционный тип – многократная, резкая, скачкообразная смена деятельности.
Возможности – перечисление новых путей и вариантов, возможных на новой работе («Могу учиться, ездить в командировки, общаться с людьми»).
Процесс – систематическое, упорядоченное перечисление действий («Пришел на работу, получил инструкции, позвонил кому-то, решил это, пошел на обед»).
Ключевые слова – слова, маркируемые тонально, жестом, сменой позы. Эти слова, обозначающие большой сегмент внутреннего мира человека, для него очень важны. Повторив человеку его ключевые слова, мы ожидаем от него предложения или жеста.
Слайд 70
Сравнение проактивного и рефлексивного поведения
Слайд 71
Сравнительные характеристики людей с преобладанием метапрограммы «Приближения» или
метапрограммы «Удаления»
Слайд 72
Сравнительные характеристики метапрограмм
«Внутренняя референция» и «Внешняя референция»
Слайд 73
Необходимо отметить, что нет и не может быть
хороших или плохих метапрограмм.
Есть удачность попадания человека в
ту деятельность, которая в большей степени соответствует его метапрограмме !!!
Об удачном выборе деятельности свидетельствует чувство комфорта и удовлетворения от ее выполнения.
Например, сотрудник с предрасположенностью к метапрограммам «специфичный», «проактивный», «процедурный» и «от», скорее всего, будет получать удовольствие от деятельности, связанной с учетом и контролем. Торговый представитель должен быть предрасположен к метапрограммам «возможности», «проактивный», «другие».
В каждом конкретном случае важно получить точный запрос руководителя по вакантной должности. Это делается для того, чтобы заранее составить метапрограммный портрет кандидата на ту или иную должность.
Не всегда необходимо знание всех метапрограмм. Зачастую выбираются ключевые метапрограммы, которые и определяют успешность дальнейшей деятельности сотрудника.
Слайд 74
Проведение собеседования при приёме на работу должно носить
творческий характер, здесь невозможно всё заранее запрограммировать. У опытных
руководителей, как правило, имеются свои «секреты мастерства» и приёмы ведения разговора с претендентами.
! В А Ж Н О !
Слайд 75
Основные этапы деловой беседы:
1. Подготовительные мероприятия
2. Начало самой
беседы
3. Информирование всех присутствующих
4. Завершение деловой беседы
Вопрос 2.2. ТАКТИКА
ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
Слайд 76
1 ЭТАП. ПОДГОТОВИТЕЛЬНЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ
Выбор места для проведения беседы:
Оно должно быть спокойным, уединенным, но не интимным
Договориться об
удобном для всех времени встречи
Составить план деловой беседы
Собрать всю необходимую информацию о второй стороне
Слайд 81
Форма стола тоже имеет значение:
· квадратный стол способствует отношениям
конкуренции и соперничества между людьми, равными по положению;
· за
прямоугольным столом на встрече партнеров одинакового социального статуса главенствующим считается место, на котором сидит человек, обращенный лицом к двери;
· круглый стол создает атмосферу неофициальности и непринужденности.
Слайд 82
2 ЭТАП. НАЧАЛО БЕСЕДЫ
На начало беседы отводится обычно
до 10-15% времени
Приемы начала беседы:
1. Прием снятия напряженности -
комплименты собеседнику. Каждый человек должен не только уметь говорить комплименты, но и научиться их правильно принимать. Как показывает практика делового взаимодействия, людям очень трудно бывает принять похвалу в свой адрес. Большинство автоматически отвергают комплименты, что делать не следует ни при каких обстоятельствах. Во-первых, вы обижаете того, кто вам сказал приятные слова, во-вторых, вы должны быть благодарны этому человеку: вы принимаете положительную оценку и начинаете верить ей.
2. Прием «зацепки» - в процессе изложения проблемы найти зацепку и начать разговор
3. Прием прямого подхода - сразу сообщается цель разговора и переход к обсуждению проблемы
Слайд 83
3 ЭТАП. ИНФОРМИРОВАНИЕ ПРИСУТСТВУЮЩИХ
Для изменения мнения (или частичного
изменения мнения) собеседника, смягчения противоречия существует аргументирование:
- доказательная аргументация
– при необходимости обоснования чего-либо;
- контраргументация - опровержение доводов собеседника, спор
Слайд 84
ЛОГИЧЕСКИЕ МЕТОДЫ АРГУМЕНТИРОВАНИЯ
Фундаментальный – собеседника знакомят с фактами
и сведениями, которые лежат в основе вашего доказательства
Метод извлечения
выводов – четкая аргументация, которая выводится шаг за шагом посредством частичных выводов
Метод «да, но…» - сначала Вы соглашаетесь с деловым партнером, но потом даете противоположное мнение
Слайд 85
СПЕКУЛЯТИВНЫЕ МЕТОДЫ ИГНОРИРОВАНИЯ
(УЛОВКИ В ДЕЛОВЫХ РАЗГОВОРАХ)
Техника изоляции
– выдергивание отдельных фраз из выступления и их пересказывание
с противоположным смыслом
Техника изменения направления – собеседник переходит к другому вопросу, которые не имеет отношения к делу
Техника ввода в заблуждение – деловой партнер собирает разную информацию, которая запутана и пытается ее перемешать
Слайд 86
СТУПЕНИ ПРОЦЕССА АРГУМЕНТАЦИИ
Ступень главных аргументов -
приподносятся в процессе аргументации
Ступень вспомогательных
аргументов – подкрепляют главные аргументы
Ступень фактов – доказательства для вспомогательных и главных аргументов
Слайд 87
МЕТОДЫ УБЕЖДЕНИЯ
Метод положительных ответов - построить вопросы так,
чтобы на первые из них собеседник смог дать положительные
ответы
Метод классической риторики - сначала Вы соглашаетесь с собеседником, а потом неожиданно опровергаете информацию
Слайд 88
4 ЭТАП. ЗАВЕРШЕНИЕ ДЕЛОВОЙ БЕСЕДЫ
Условия завершения деловой беседы:
Беседа
направлена в нужное русло
Все приведенные аргументы убедили собеседника
Собеседник получил
от Вас ответы на все вопросы
Вы получили всю необходимую информацию и сделали выводы
Создание благоприятной атмосферы для завершения деловой беседы
Слайд 89
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ, ПРЕПЯТСТВУЮЩИЕ
КОНСТРУКТИВНОМУ ДЕЛОВОМУ ОБЩЕНИЮ
Слайд 90
ВОПРОС 2.3. ДЕЛОВОЕ СОВЕЩАНИЕ
Совещание - коллективное обсуждение тех
или иных вопросов.
Существуют различные виды деловых совещаний:
диктаторские (начальник говорит,
остальные слушают)
автократические (руководитель задает вопросы каждому участнику и они отвечают)
сегрегативные (доклад руководителя и некоторых подчиненных)
дискуссионные (свободный обмен мнениями)
свободные (совещания без председателя и четкой повестки дня)
Слайд 91
ПОДГОТОВКА К ПРОВЕДЕНИЮ СОВЕЩАНИЯ
- принять решение о его
проведении, составить повестку дня (все обсуждаемые вопросы), дату и
время начала;
- указать продолжительность совещания, состав участников, подготовить помещения для проведения совещания;
- определить состав участников - на совещание приглашаются тот персонал, присутствие которого необходимо и который вовлечен в решение рассматриваемых вопросов;
- подбирается правильное время для проведения заседания;
- заблаговременная подготовка докладов выступающими участниками;
Слайд 92
ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ
Один из участников совещания ведет протокол
Ведущий, как
правило, в начале совещания за короткое время оповещает еще
раз о его цели, повестке дня, выработке возможных решений и порядке ведения протокола
Вопросы в повестке дня формируется по степени важности и сложности. Первым лучше обсуждать недискуссионный вопрос, чтобы создать благоприятный психологический климат
Выбирается стиль ведения совещания
Слайд 93
ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ
Чтобы деловое совещание было плодотворным ведущий должен
уметь правильно организовать дискуссию
Необходимо проявлять к участникам дискуссии деликатность,
выслушивать их мнение
Спор между участниками должен иметь временные границы и не должен переходить на личность. В процессе спора необходимо убедить, а не уязвить, т.е. обидеть оппонента. Также к спору или дискуссии следует подготовиться, т.е. в свою защиту приводить весомые доказательства (факты, аргументы)
Слайд 94
ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ТИПЫ УЧАСТНИКОВ СОВЕЩАНИЯ
позитивист
спорщик
словоохотливый
расспрашивающий
Также
существуют и другие типы участников:
агрессор – характеризуется тем, что
критикует всех подряд
удалившийся – не склонен обсуждать вопросы, перескакивает на личные темы
«адвокат дьявола» - заведомо задает такие вопросы, которые ведут в тупик
Слайд 95
ПРИНЯТИЕ РЕШЕНИЙ НА СОВЕЩАНИЯХ
Каждое деловое совещание завершается принятием
тех или иных решений
Этапы принятия решений:
Создание благоприятной атмосферы
для проведения совещания
Определение проблемы
Определение целей делового совещания
Выработка альтернатив
Выработка совместного решения
Слайд 96
ПРИНЯТИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО РЕШЕНИЯ –
процесс выбора альтернативы, концентрированное выражение
процесса управления, результат интеллектуальной деятельности
Слайд 97
Управленческое решение можно считать эффективным при
одновременном (!!!)
соблюдении трех условий:
Разница между разнообразием принимаемых решений (Vr) и
разнообразием действий по каждому из них (Vd) должна быть сведена к минимуму: ЭУР = Vr – Vd (min)
2. В разработанном УР должны явно прослеживаться: забота о мотивации («ЛЮДИ»), результат («ДЕЛО»), власть («ВЛАСТЬ»):
ЭУР=Л+Д+В
3. ЭУР = «Конкретность» + «Корректность»:
ЭУР = К+К
Требования, предъявляемые к управленческим решениям:
Слайд 98
ЗАВЕРШЕНИЕ СОВЕЩАНИЯ
В завершении любого совещания всегда подводят итоги.
Ведущий обобщает все положения, называет принятые решения;
Завершать заседание рекомендуется
в четко назначенное время. Участники совещания должны уйти оттуда с чувством удовлетворения выполненной работы (их мнения выслушали, приняли во внимание, выработали коллективное решение);
Все поручения, которые раздаются участникам совещания заносятся в протокол
Слайд 99
ПРОТОКОЛ СОВЕЩАНИЯ
- наименование учреждения
- название документа (протокол)
- дата
заседания
- место заседания
- председатель (лицо, проводящее совещание)
- секретарь (лицо,
которое ведет протокол)
- список присутствующих
- повестка дня (перечень рассматриваемых вопросов)
- текст (слушали-приняли)
- результаты голосования (необходим кворум)
- необходимые подписи
Слайд 100
ЭТИЧЕСКИЕ НОРМЫ ВЕДЕНИЯ ДИСКУССИИ
- Уважительное отношение к чужому
мнению, даже если оно, на первый взгляд, кажется абсурдным.
-
Стремиться понять чужое мнение. Для этого прежде всего набраться терпения, мобилизовать внимание, чтобы выслушать его.
- Необходимо придерживаться одного предмета спора. Не допускать ситуации, выраженной в народной поговорке: "Один про Фому, другой про Ерему".
- Следует избегать превращения дискуссии в конфликт, нужно искать точки сближения мнений, стремиться к поиску общего решения. Это ни в коем случае не означает, что нужно отказываться от своего мнения, но подвергать сомнению свое мнение полезно.
- Даже самая острая дискуссия не должна содержать бранные слова, безапелляционные заявления типа «Это неверно», «Это ерунда», «Глупости говорите» и т.п.
- Главным оружием в дискуссии могут быть только факты и добросовестная их интерпретация.
- Признавайте свою неправоту. Благородно относитесь к своим оппонентам, не злорадствуйте по поводу их поражения
Слайд 101
В современном мире информационных технологий очень важную роль
играют телефонные коммуникации.
Практически у каждого человека есть телефон,
но не каждый умеет грамотно с его помощью общаться
ВОПРОС 2.4. ТЕЛЕФОННОЕ ОБЩЕНИЕ
Слайд 102
ПЛЮСЫ ТЕЛЕФОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ
Общение идет не визуально, значит, не
видно отрицательных эмоций, которые могут напрячь, остановить или сбить
человека, ведущего переговоры. Его отрицательные эмоции собеседник тоже не увидит;
Тексты и фразы можно подготовить себе заранее и читать
Можно легко прервать разговор. Это, конечно, неправильно и ни в коем случае нельзя бросать трубку при общении
Слайд 103
МИНУСЫ ТЕЛЕФОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ
Минусы такого вида переговоров можно вывести
из плюсов:
Не видно эмоций собеседника, может быть, и упростит
общение, но в некоторых случаях может и помешать
Использование сотрудниками для телефонных переговоров печатного материала. Они могут настолько к нему привыкнуть, что при очном общении будут теряться и постоянно заглядывать в текст
Слайд 104
КАК ЭФФЕКТИВНО СЛУШАТЬ
Для повышения эффективности делового разговора надо
научиться удерживать свое внимание на собеседнике несколькими способами:
Письменные пометки;
Вопросы - это эффективное средство, чтобы замедлить скорость прослушивания;
Обратная связь
Замедляя скорость прослушивания и применяя намеченные выше методики, можно создать устойчивый образ себя как интересного, внимательного, умного слушателя
Слайд 105
ТЕХНИКА ЗАВЕРШЕНИЯ РАЗГОВОРА
Нужно стараться сделать плавный переход
Не
следует колебаться
Резюмировать разговор, чтобы показать собеседнику, что пора заканчивать
Пересказать
разговор, чтобы убедить собеседника, что все сказанное им было услышано
Спросите мнение собеседника о разговоре
Завершить разговор. Пусть собеседник положит трубку первым
Слайд 106
Стиль разговора по телефону
Разговор по телефону подчиняется общим
правилам, изложенным для деловой беседы, однако то, что собеседники
не видят друг друга, налагает на телефонную беседу дополнительные требования:
- поинтересоваться правильно ли произошло соединение и нужный ли человек взял трубку;
- убедиться, удобно ли собеседнику сейчас разговаривать;
- говорить не торопясь, четко произнося слова;
- не прерывать собеседника на полуслове;
- не бросать трубку, не окончив разговора;.
- составить себе предварительный перечень вопросов, которые собираетесь обсудить;
- первым завершает старший или позвонивший (при равенстве корреспондентов).
Выражения, которых следует избегать
Слайд 107
При жестком лимите времени выработались устойчивые речевые формулы,
закрепленные за той или иной ситуацией и облегчающие выбор
словесной формы передачи информации.
Так, например, при переходе ко второй части (введение собеседника в курс дела) часто используют следующие фразы:
Слайд 108
Заключительные фразы, предшествующие выходу из контакта
Слайд 109
Благодарят за информацию, предложение, приглашение, поздравление, помощь:
– Спасибо за
предложение, мы обсудим возможность участия в выставке.
– Благодарю вас за
приглашение и с удовольствием его принимаю.
– Очень признателен вам за помощь.
– Должен поблагодарить вас за консультацию.
Извиняются за беспокойство, за несанкционированный звонок, за долгий разговор (большое количество вопросов), за беспокойство в нерабочее время, за поздний звонок, за прерывание разговора по каким-то причинам, за неверное соединение:
– Прошу прощения за то, что беспокою вас в выходной день…
– Примите мои извинения за слишком долгий разговор (за большое количество вопросов)…
– Извините за то, что отрываю вас от дел…
– Извините за затянувшийся разговор…
Выражают надежду на скорую встречу, на благоприятное решение вопроса, исход дела.
Слайд 110
ТЕМА 3.
ДЕЛОВЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ
Учебные вопросы:
3.1. Деловые переговоры и
их функции.
3.2. Переговоры как способ разрешения конфликта.
3.3. Методы ведения
переговоров.
3.4. Социально-психологические основы подготовки к переговорам.
Слайд 111
3.1. ДЕЛОВЫЕ ПЕРЕГОВОРЫ И ИХ ФУНКЦИИ
Деловые переговоры
– это взаимосвязь между людьми, предназначенная для достижения соглашения,
когда обе стороны имеют совпадающие или противоположные интересы и цели
ПЕРЕГОВОРЫ ПРЕДНАЗНАЧЕНЫ В ОСНОВНОМ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ С ПОМОЩЬЮ ВЗАИМНОГО ОБМЕНА МНЕНИЯМИ (В ФОРМЕ РАЗЛИЧНЫХ ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО РЕШЕНИЮ ПОСТАВЛЕННОЙ НА ОБСУЖДЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ) ПОЛУЧИТЬ ОТВЕЧАЮЩЕЕ ИНТЕРЕСАМ ОБЕИХ СТОРОН СОГЛАШЕНИЕ И ДОСТИЧЬ РЕЗУЛЬТАТОВ, КОТОРЫЕ БЫ УСТРОИЛИ ВСЕХ ЕГО УЧАСТНИКОВ. ПЕРЕГОВОРЫ— ЭТО МЕНЕДЖМЕНТ В ДЕЙСТВИИ. ОНИ СОСТОЯТ ИЗ ВЫСТУПЛЕНИЙ И ОТВЕТНЫХ ВЫСТУПЛЕНИЙ, ВОПРОСОВ И ОТВЕТОВ, ВОЗРАЖЕНИЙ И ДОКАЗАТЕЛЬСТВ. ПЕРЕГОВОРЫ МОГУТ ПРОТЕКАТЬ ЛЕГКО ИЛИ НАПРЯЖЕННО, ПАРТНЕРЫ МОГУТ ДОГОВОРИТЬСЯ МЕЖДУ. СОБОЙ БЕЗ ТРУДА, ИЛИ С БОЛЬШИМ ТРУДОМ, ИЛИ ВООБЩЕ НЕ ПРИЙТИ К, СОГЛАСИЮ. ПОЭТОМУ ДЛЯ КАЖДЫХ ПЕРЕГОВОРОВ НЕОБХОДИМО РАЗРАБАТЫВАТЬ И ПРИМЕНЯТЬ СПЕЦИАЛЬНУЮ ТАКТИКУ И ТЕХНИКУ ИХ ВЕДЕНИЯ.
Слайд 112
Принятие решения посредством обсуждения возникших проблем
Деструктивная (имеющую цель
сорвать переговоры)
Информационная, которая осуществляется через обмен мнениями без принятия
решений
Пропагандистская
Регулирующая
Деструктивная (имеющую цель сорвать переговоры)
Коммуникативная
Переговоры выполняют
несколько
взаимосвязанных функций
Слайд 113
Переговоры являются древним и универсальным средством человеческого общения.
Они позволяют находить согласие там, где интересы не совпадают,
мнения или взгляды расходятся.
Переговоры нужны для принятия совместных решений. Каждый участник переговоров сам решает, соглашаться или нет на то или иное предложение. Совместное решение – это единое решение, которое стороны рассматривают как наилучшее в данной ситуации. Существуют различные подходы к классификации переговоров
Виды переговоров
Функции переговоров
Основные виды переговоров
Переговоры о продлении
действующих
решений
Переговоры по
достижению
побочных эффектов
Переговоры
о нормализации
Переговоры о создании
новых условий
Переговоры
о перераспределении
Совместное решение
Функции
переговоров
Информационная
Коммуникативная
Регуляция и координация
деятельности
Контроля
Отвлечения
внимания
Пропаганды
Задержки
Вопрос 3.2. Переговоры как способ разрешения конфликта
Конфликт - процесс, в котором индивид или группа индивидов стремятся к достижению собственных целей путем устранения, уничтожения или подчинения себе другого индивида или группы индивидов
Слайд 114
Соблюдение следующих принципов делового общения позволяет предотвратить возникновение
многих конфликтов:
1. Принцип инструкций. Его суть заключается в предпочтительности
управления с помощью правил и инструкций, а не приказов и распоряжений.
2. Принцип оперативности. Отсутствие оперативной и адекватной реакции руководства на определенные действия воспринимается сотрудниками как попустительство.
3. Принцип воспитания. Руководству следует постоянно убеждать и разъяснять подчиненным целесообразность своих требований.
4. Принцип терпения. Во взаимоотношениях с подчиненными руководитель обязан проявлять бесконечное терпение и такт.
5. Принцип близости. Его суть заключается в том, чтобы разрешать проблемы как можно ближе к тому уровню, на котором они возникли. В этой связи целесообразно подчинять одному руководителю весь цикл производственной деятельности и определить зависимость материального поощрения всех участников этого цикла от конечного результата совместной деятельности.
6. Принцип делегирования. Делегирование полномочий подчиненному эффективно только в случае, если управленческая ответственность остается за руководителем, а подчиненному передается исполнительская ответственность.
Управленческая ответственность предполагает:
• выбор исполнителя;
• наделение его необходимыми для выполнения задания полномочиями;
• информирование коллектива о факте делегирования полномочий;
• помощь в выполнении задания;
• контроль хода выполнения задания.
7. Принцип ответственности. Подчиненный должен отвечать только за то, на что он в состоянии влиять.
8. Принцип конструктивной критики.
Слайд 115
Этот принцип конкретизируется в ряде правил:
• изъять из
критики обвинительное "жало" и сместить акцент на конструктивные предложения;
•
замечания делать наедине и стараться не задевать самолюбие людей другими способами;
• проявлять искреннее сочувствие к суждениям и желаниям оппонента, стараться понять его точку зрения;
• предоставлять возможность полностью высказаться оппоненту, не отвергать его сразу и резко;
• стараться не доказывать, а выяснять факты;
• поддерживать доброжелательный и спокойный тон разговора;
• указывая на ошибку, начинайте с похвалы;
• используйте косвенную форму критики (вымышленного лица или похожий случай);
• критикуйте в порядке обсуждения, не акцентируя свое административное влияние;
• не употребляйте неоправданных приемов усиления аргументации типа: "У Вас всегда так...","Вечно Вы..."/'Сколько раз я говорил..."и так далее;
• не требуйте немедленного признания ошибок и согласия с вашим мнением, давайте время на раздумья;
• критику совмещайте с аргументированной самокритикой;
• делайте так, чтобы недостаток выглядел легко исправимым;
• говорите только о деле и не переходите на личности, проявляйте заботу о достойном имидже подчиненного.
Слайд 116
Например, ситуация 1. Руководитель спрашивает подчиненного: «Почему ты
опять не выполнил план в этом месяце?». В этом
вопросе руководитель из состояния «Родителя» дает оценку, выражает недовольство подчиненным. При этом он обращается к живущему в подчиненном «Ребенку» (данная коммуникация обозначена на схеме 1 вектором белого цвета). Если же руководитель спрашивает подчиненного: «С чем связано невыполнение плана в этом месяце?», то в данном случае он общается исходя из состояния «Взрослого» к «Взрослому» подчиненного (на схеме 1 вектор обозначен пунктиром). Если же фраза звучит: «Ну и что я теперь буду говорить вышестоящему руководству о том, что ты не выполняешь план?», то руководитель с позиции «Ребенка» передает информацию подчиненному, обращаясь к его Родительскому состоянию (на схеме 1 вектор оранжевого цвета).
Слайд 117
«РОДИТЕЛЬ» - это состояние, в котором находит отражение
информация, полученная нами в детстве от родителей и других
авторитетных лиц, это наставления, поучения, правила поведения, социальные нормы, запреты.
Все то, что определяет: как нужно и как нельзя вести себя в той или иной ситуации. В состоянии «Родителя» мы можем проявлять критическое или заботливое поведение. «Родитель» в критическом состоянии проявляется как набор установленных строгих правил (обычно запретительных), которые могут совпадать или не совпадать с правилами, установленными для себя данной личностью.
Критический «Родитель» хранит в себе определенные заповеди, запреты, нормы, традиции, предрассудки. В этом состоянии человек учит, направляет, оценивает, запрещает, проводит границы, все понимает, не сомневается, ищет виновного, иронизирует, за все отвечает и за все требует. Он использует такие формулировки, как «Ты должен», «Это нельзя», «Надо делать так», «Прекрати это немедленно» и т. д. Заботливый «Родитель» выражается также через проявление таких качеств, как тепло, ободрение, готовность помочь, сочувствие: «Не вешай нос», «Хорошо получилось», «Не ломай себе голову», «Я могу вас понять» и т. п.
Слайд 118
«РЕБЕНОК» - это импульсивное, не поддающееся контролю начало
в человеке. С одной стороны, это доверчивость, нежность, непосредственность,
любопытство, творческая увлеченность, изобретательность. С другой стороны, нежелание принимать решения, инфантильность и другие не очень позитивные для взрослого человека качества. Я-состояние «Ребенок» это как раз голос ребенка, живущий в нас.
В этом состоянии мы действуем под влиянием чувств, привычек и моделей поведения, заложенных в нашем детстве. Дети способны выходить за пределы общественных условностей (в отличие от позиции «Родитель») и не любят тратить время на всесторонние логические обоснования (в отличие от состояния «Взрослый»). В этом состоянии проявляются реакции, характерные для детского возраста: люди повинуются, чувствуют себя виноватыми или беспомощными, замыкаются в себе, требуют одобрения, обижаются на кого-либо, опасаются чего-либо, предъявляют повышенные требования к себе. «Ребенок» использует такие выражения, как «Я попробую», «Почему всегда я?», «Я не смогу этого сделать», «Я боюсь», «Я хотел бы». В этом состоянии человек пытается делать то, что, как ему кажется, ожидают от него. Либо переходит в бунтарское состояние протестует против более сильных и авторитетных людей, капризен, своенравен, груб, непослушен и агрессивен: «Я этого не хочу», «Оставьте меня в покое».
Слайд 119
«ВЗРОСЛЫЙ» - состояние, в котором человек способен объективно
оценивать действительность в соответствии с информацией, полученной в результате
собственного опыта, и на основе этого принимает независимые, адекватные ситуации решения.
Состояние «Взрослый» отличает поведение, чувства, привычки, свойственные собственно взрослому человеку, максимально соответствующие реальности. В состоянии «Взрослый» человек может приспосабливаться, быть разумным, строящим объективные отношения с внешним миром на основе независимого реального опыта. В этом состоянии человек трезво рассуждает, тщательно взвешивает, логически анализирует все свои и чужие поступки, действия, события, свободен от предрассудков, не поддается рассуждениям, открыто задает вопросы, может делить ответственность между собой и другими. Его вопросы начинаются со слов «Как?», «Что?», «Когда?», «Почему?», «Кто?», «Где?». В высказываниях из этого состояния человек использует такие слова, как «возможно», «вероятно», «если сравнить», «по моему мнению», «я думаю», «полагаю», «по моему опыту», «я буду» и т. д. Он выбирает наиболее простые и убедительные решения и старается избежать небрежности и неаккуратности. «Взрослый» умеет быть независимым от предубеждений «Родителя» и первобытных порывов «Ребенка».
Слайд 120
В практике менеджмента
при проведении деловых переговоров
используются
следующие основные методы:
Вариационный
Интеграции
Уравновешивания
Компромиссный
ВОПРОС 3.3. МЕТОДЫ ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ
Слайд 121
ВАРИАЦИОННЫЙ МЕТОД. ПРИ ПОДГОТОВКЕ К СЛОЖНЫМ ПЕРЕГОВОРАМ (НАПРИМЕР,
ЕСЛИ УЖЕ ЗАРАНЕЕ МОЖНО ПРЕДВИДЕТЬ НЕГАТИВНУЮ РЕАКЦИЮ ПРОТИВНОЙ СТОРОНЫ),
ВЫЯСНИТЕ СЛЕДУЮЩИЕ ВОПРОСЫ:
- В ЧЕМ ЗАКЛЮЧАЕТСЯ ИДЕАЛЬНОЕ (НЕЗАВИСИМО ОТ УСЛОВИЙ РЕАЛИЗАЦИИ) РЕШЕНИЕ ПОСТАВЛЕННОЙ ПРОБЛЕМЫ В КОМПЛЕКСЕ?
- ОТ КАКИХ АСПЕКТОВ ИДЕАЛЬНОГО РЕШЕНИЯ (С УЧЕТОМ ВСЕЙ ПРОБЛЕМЫ В КОМПЛЕКСЕ, ПАРТНЕРА И ЕГО ПРЕДПОЛОЖИТЕЛЬНОЙ РЕАКЦИИ) МОЖНО ОТКАЗАТЬСЯ?
- В ЧЕМ СЛЕДУЕТ ВИДЕТЬ ОПТИМАЛЬНОЕ (ВЫСОКАЯ СТЕПЕНЬ ВЕРОЯТНОСТИ РЕАЛИЗАЦИИ) РЕШЕНИЕ ПРОБЛЕМЫ ПРИ ДИФФЕРЕНЦИРОВАННОМ ПОДХОДЕ К ОЖИДАЕМЫМ ПОСЛЕДСТВИЯМ, ТРУДНОСТЯМ, ПОМЕХАМ?
Слайд 122
МЕТОД ИНТЕГРАЦИИ.
ПРЕДНАЗНАЧЕН ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ УБЕДИТЬ ПАРТНЕРА
В НЕОБХОДИМОСТИ ОЦЕНИВАТЬ ПРОБЛЕМАТИКУ ПЕРЕГОВОРОВ С УЧЕТОМ ОБЩЕСТВЕННЫХ ВЗАИМОСВЯЗЕЙ
И ВЫТЕКАЮЩИХ ОТСЮДА ПОТРЕБНОСТЕЙ РАЗВИТИЯ-КООПЕРАЦИИ. ПРИМЕНЕНИЕ ЭТОГО МЕТОДА, КОНЕЧНО ЖЕ, НЕ ГАРАНТИРУЕТ ДОСТИЖЕНИЯ СОГЛАШЕНИЯ В ДЕТАЛЯХ; ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ИМ СЛЕДУЕТ В ТЕХ СЛУЧАЯХ, КОГДА, НАПРИМЕР, ПАРТНЕР ИГНОРИРУЕТ ОБЩЕСТВЕННЫЕ ВЗАИМОСВЯЗИ И ПОДХОДИТ К ОСУЩЕСТВЛЕНИЮ СВОИХ ИНТЕРЕСОВ С УЗКОВЕДОМСТВЕННЫХ ПОЗИЦИЙ
МЕТОД УРАВНОВЕШИВАНИЯ.
ПРИ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЭТОГО МЕТОДА УЧИТЫВАЙТЕ ПРИВЕДЕННЫЕ НИЖЕ РЕКОМЕНДАЦИИ.
ОПРЕДЕЛИТЕ, КАКИЕ ДОКАЗАТЕЛЬСТВА И АРГУМЕНТЫ ЦЕЛЕСООБРАЗНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ, ЧТОБЫ ПОБУДИТЬ ПАРТНЕРА ПРИНЯТЬ ВАШЕ ПРЕДЛОЖЕНИЕ.
ВЫ ДОЛЖНЫ НА НЕКОТОРОЕ ВРЕМЯ МЫСЛЕННО ВСТАТЬ НА МЕСТО ПАРТНЕРА, Т.Е. ПОСМОТРЕТЬ НА ВЕЩИ ЕГО ГЛАЗАМИ.
РАССМОТРИТЕ КОМПЛЕКС ПРОБЛЕМ С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ОЖИДАЕМЫХ ОТ ПАРТНЕРА АРГУМЕНТОВ «ЗА» И ДОВЕДИТЕ ДО СОЗНАНИЯ СОБЕСЕДНИКА СВЯЗАННЫЕ, С ЭТИМ ПРЕИМУЩЕСТВА.
ОБДУМАЙТЕ ТАКЖЕ ВОЗМОЖНЫЕ КОНТРАРГУМЕНТЫ ПАРТНЕРА, СООТВЕТСТВЕННО «НАСТРОЙТЕСЬ» НА НИХ И ПРИГОТОВЬТЕСЬ ИСПОЛЬЗОВАТЬ ИХ В ПРОЦЕССЕ АРГУМЕНТАЦИИ.
БЕССМЫСЛЕННО ПЫТАТЬСЯ ИГНОРИРОВАТЬ ВЫДВИНУТЫЕ НА ПЕРЕГОВОРАХ КОНТРАРГУМЕНТЫ ПАРТНЕРА: ПОСЛЕДНИЙ ЖДЕТ ОТ ВАС РЕАКЦИИ НА СВОИ ВОЗРАЖЕНИЯ, ОГОВОРКИ, ОПАСЕНИЯ И Т.Д. ПРЕЖДЕ ЧЕМ ПЕРЕЙТИ К ЭТОМУ, ВЫЯСНИТЕ, ЧТО ПОСЛУЖИЛО ПРИЧИНОЙ ТАКОГО ПОВЕДЕНИЯ ПАРТНЕРА.
КОМПРОМИССНЫЙ МЕТОД.
Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно. При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований. Чтобы приблизиться к позиций партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки. Соглашение на основе компромиссов заключается в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для партнеров неблагоприятные последствия
Слайд 123
СУЩЕСТВУЕТ РЯД ПРИЕМОВ, ДЕТАЛИЗИРУЮЩИХ И КОНКРЕТИЗИРУЮЩИХ ПРИМЕНЕНИЕ МЕТОДОВ
ВЕДЕНИЯ ПЕРЕГОВОРОВ:
1. ВСТРЕЧА И ВХОЖДЕНИЕ В КОНТАКТ. Даже если
к вам приехала не делегация, а всего один партнер, его необходимо встретить на вокзале или в аэропорту и проводить в гостиницу. В зависимости от, уровня руководителя прибывающей делегации ее может встречать либо сам глава нашей делегации, либо кто-то из участников намечающихся переговоров.
Стадия приветствия и вхождения в контакт - начало прямого, личного делового контакта. Это общая, но важная стадия переговоров.
Процедура приветствия занимает очень короткое время. Самая распространенная в европейских странах форма приветствия - рукопожатие, при этом первым руку подает хозяин.
Разговор, предваряющий начало переговоров, должен носить характер необременительной беседы. На данном этапе происходит обмен визитными карточками, которые вручаются не во время приветствия, а за столом переговоров
Слайд 124
2. ПРИВЛЕЧЕНИЕ ВНИМАНИЯ УЧАСТНИКОВ ПЕРЕГОВОРОВ (начало деловой части
переговоров).
Когда ваш партнер уверен, что наша информация будет
ему полезна, он станет с удовольствием Вас слушать. Поэтому Вы должны пробудить у оппонента заинтересованность.
3. ПЕРЕДАЧА ИНФОРМАЦИИ. Это действие состоит в том, чтобы на основе вызванного интереса убедить партнера по переговорам в том, что он поступит мудро, Согласившись с нашими идеями и предложениями, так как их реализация принесет ощутимую выгоду ему и его организации.
4. ДЕТАЛЬНОЕ ОБОСНОВАНИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЙ (АРГУМЕНТАЦИЯ). ПАРТНЕР МОЖЕТ ИНТЕРЕСОВАТЬСЯ НАШИМИ ИДЕЯМИ И ПРЕДЛОЖЕНИЯМИ, ОН МОЖЕТ ПОНЯТЬ И ИХ ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТЬ, НО ОН ВСЕ ЕЩЕ ВЕДЕТ СЕБЯ ОСТОРОЖНО И НЕ ВИДИТ ВОЗМОЖНОСТИ ПРИМЕНЕНИЯ НАШИХ ИДЕЙ И ПРЕДЛОЖЕНИЙ В СВОЕЙ ОРГАНИЗАЦИИ. ВЫЗВАВ ИНТЕРЕС И УБЕДИВ ОППОНЕНТА В ЦЕЛЕСООБРАЗНОСТИ ЗАДУМАННОГО ПРЕДПРИЯТИЯ, МЫ ДОЛЖНЫ ВЫЯСНИТЬ И РАЗГРАНИЧИТЬ ЕГО ЖЕЛАНИЯ. ПОЭТОМУ СЛЕДУЮЩИЙ ШАГ В ПРОЦЕДУРЕ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ ПЕРЕГОВОРОВ СОСТОИТ В ТОМ, ЧТОБЫ ВЫЯВИТЬ ИНТЕРЕСЫ И УСТРАНИТЬ СОМНЕНИЯ (НЕЙТРАЛИЗАЦИЯ, ОПРОВЕРЖЕНИЕ ЗАМЕЧАНИЙ),
ЗАКЛЮЧАЕТ ДЕЛОВУЮ ЧАСТЬ ПЕРЕГОВОРОВ ПРЕОБРАЗОВАНИЕ ИНТЕРЕСОВ ПАРТНЕРА В ОКОНЧАТЕЛЬНОЕ РЕШЕНИЕ (ПРИНИМАЕТСЯ НА ОСНОВЕ КОМПРОМИССА)
).
Слайд 125
Подбор и расстановка персонала в организации, являясь непосредственным
выражением разделения и кооперации труда, создает производственный коллектив.
При
его формировании необходимо иметь в виду не только профессиональные, деловые и личные качества каждого члена, но и эффект их сочетания - так называемую психологическую совместимость, которая помогает людям быстро и успешно «сработаться» друг с другом, что порождает удовлетворенность своей работой и ведет к росту уровня мотивации и производительности труда.
В зависимости от обстоятельств рабочая группа может обретать множество социометрических (от лат. societal - «общество» и греч. metre «измерять») форм.
Специалисты в области конфликтологии называют их «молекулами», задающими группе определенные свойства, подобно генетическому коду.
Простейшей формой взаимодействия сотрудников в организации, когда социальное начало только зарождается, является диада (состоит из двух человек).
Здесь отношения строятся на основе эквивалентного обмена и взаимности, а сильные взаимные чувства моментально переходят в свою противоположность.
Слайд 126
Можно выделить некоторые типы диадного взаимодействия:
- сотрудничество (содействие
партнеров друг другу);
- противоборство (блокирование достижения индивидуальных целей, противодействие
партнеров друг другу);
- уклонение от взаимодействия (уход партнеров от сотрудничества);
- одностороннее содействие (один из партнеров способствует достижению целей другого, а второй уклоняется от взаимодействия с ним);
- одностороннее противодействие (один из партнеров препятствует достижению целей другого, а второй избегает взаимодействия с ним);
- контрастное взаимодействие (один из партнеров содействует другому, а второй противодействует ему);
- компромиссное взаимодействие (партнеры частично содействуют, а частично противодействуют друг другу).
Однако отношения между сотрудниками еще более усложняются в триаде (взаимодействие трех человек).
Здесь возникает эффект большинства, когда в противоборстве двое выступают против одного, то есть формируют совместное отношение к индивиду и его поведению.
Слайд 127
По сравнению с диадой, триада более устойчива, то
есть в ней лучше развито разделение труда, имеет место
постоянная смена ролей, увеличивающая число связей сотрудников между собой.
Другими словами, именно в триаде проявляется следующая закономерность: число возможных комбинаций связей возрастает намного быстрее, чем расширяются размеры группы.
Количество возможных диад в рабочей группе можно рассчитать по формуле:
где R - число диад, n - количество членов группы.
Возможен также расчет и диапазона управления, отражающего количество возможных связей между руководителем и подчиненными:
где D - диапазон управления, n - число подчиненных.
Слайд 128
О желании провести переговоры партнера принято извещать за
две недели до предполагаемой даты встречи. Причем место предлагает
приглашающая сторона, а подтверждает – приглашенная;
Еще до начала переговоров стоит обсудить и утвердить круг вопросов, которые будут обсуждаться, обозначить цели встречи;
На переговоры нельзя опаздывать. Но и приходить заранее тоже не следует;
Идеальные переговоры длятся два часа. Если не удается уложиться в это время, то перед следующим двухчасовым блоком необходимо сделать как минимум получасовой перерыв;
Курить во время переговоров можно только тогда, когда это оговорено заранее. Однако сейчас все чаще и чаще за столом переговоров не курят и не пьют ничего, кроме минеральной воды
ВОПРОС 3.4. СОЦИАЛЬНО-ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОДГОТОВКИ К ПЕРЕГОВОРАМ
Слайд 129
Главный элемент обстановки переговорной комнаты - стол
Лучший стол
для переговоров - круглый или овальный
Схема расположения партнеров :
друг против друга в зависимости от их ранга или должности
Представитель принимающей стороны должен сидеть лицом к двери и незаметно подать знак секретарю, чтобы он заменил пепельницы или принес воду
Оптимальное расстояние - 1,5-3 метра
Безусловное правило переговоров - конфиденциальность. Поэтому, если вы решите записать беседу на диктофон, стоит заранее спросить разрешения у партнера.
Слайд 130
ДЕЛОВАЯ ВИЗИТНАЯ КАРТОЧКА
На деловой визитной карточке должны
быть четко обозначены ваши фамилия и имя (отчество), название
вашей фирмы или организации и ваша должность, полный почтовый адрес и другие сведения. Также на ней вполне уместно использование логотипа вашей фирмы или организации;
Деловая визитная карточка без адреса не соответствует нормам этикета (исключение составляют дипломаты и высшие государственные должностные лица). Если меняется адрес, и вы еще не знаете своих новых телефонов, то лучше указать официальный адрес вашей организации, телефон секретариата или канцелярии;
Если сменился номер телефона, Вы можете аккуратно вписать
новый номер, зачеркнув старый, но зачеркивать и вписывать
наименование новой должности считается дурным тоном.
Следует позаботиться о том, чтобы как можно скорее были
заказаны новые визитные карточки.
Слайд 131
Обмен визитными карточками ведётся строго по ранжиру, начиная
с самых высокопоставленных членов делегации. Если партнёры находятся на
одном должностном уровне, первым вручает визитную карточку младший по возрасту. Если Вы встречаетесь в Вашем офисе, этикет обязывает Вас первым вручить визитную карточку, так как хозяева делают это первыми. Вручая визитную карточку, произнесите свою фамилию вслух, чтобы партнёр мог без ошибок её произносить. Принимая визитную карточку, прочитайте вслух имя партнёра и усвойте его должность;
Во время переговоров следует положить карточки перед собой, расположив их в том же порядке, в каком сидят партнёры;
Можно оставить свою визитную карточку у секретаря, загнув верхний правый угол, а затем расправив его. Загиб свидетельствует, что Вы лично оставили визитную карточку, а это воспринимается как знак наибольшего уважения и почтения. Карточка может быть передана и с шофёром или курьером, но в этом случае она не загибается. Считается грубым нарушением этикета, если загнутую карточку поручают завести курьеру или шофёру.
Слайд 132
СИЛА СЛОВ
Обращаться к партнерам в нашей стране принято
по имени-отчеству. Кроме тех случаев, когда корпоративная культура позволяет
называть друг друга по имени, на американский манер;
Не принято сразу брать «быка за рога». Хорошим тоном считается сказать в начале переговоров две-три фразы на светские темы - о погоде, последних культурных событиях, экономической ситуации;
Самые ценные качества переговорщика - терпение, такт, дипломатичность, проницательность и спокойствие. Нельзя говорить громко, но и не стоит еле слышно шептать;
Не стоит злоупотреблять комплиментами.
Можно произносить исключительно те,
что касаются деловых вопросов. Иногда
допустимо отметить деловой костюм
собеседника. Но переходить к обсуждению
замечательных качеств его личности нежелательно.
Слайд 133
В разговоре лучше держаться на ступеньку официальнее, чем
на ступеньку фамильярнее;
Дурным тоном специалисты считают демонстрацию чувства превосходства;
Золотое правило дипломатии - быть аккуратным со словами «нет», «никогда», «это невозможно»;
Невежливо переспрашивать партнера: «Что-что?».Стоит избегать жаргона и иностранных слов;
Все соглашения, которых удалось достичь во время переговоров, вступают в законную силу в тот момент, когда они зафиксированы на бумаге и подписаны руководителями двух сторон. Это может быть не только договор, но и протокол о намерениях, который не обязателен к исполнению.
И самое главное правило переговоров: НИКОГДА НЕ ОБЕЩАЙТЕ ТОГО, ЧТО ВЫ НЕ МОЖЕТЕ ВЫПОЛНИТЬ ! Это всегда дискредитирует.
ЛУЧШЕ ПРЕВЗОЙТИ ОЖИДАНИЯ ПАРТНЕРА, ЧЕМ НЕ ОПРАВДАТЬ ЕГО НАДЕЖДЫ !
Слайд 134
ВНЕШНИЙ ВИД ДЕЛОВОГО ЧЕЛОВЕКА
Если вы потратите время на
свой внешний вид, свою собственную «упаковку», вам не нужен
будет «знак на лбу»: «я компетентен», «я - тот, кто вам нужен».
Ваш внешний вид и ваши манеры скажут это клиентам за вас.
Первое впечатление:
55% отводится вашему внешнему виду;
38% - языку тела жестов;
7% - тому, что вы скажете.
По статистике, у вас есть только 30 секунд, чтобы, при первом
знакомстве, произвести положительное или отрицательное
впечатление на собеседника.
За 30 секунд люди формируют свое мнение о вас только
исходя из того, что они видят. А видят они только ваш
внешний вид. Одежда, прическа, улыбка,
рукопожатие, манера поведения - его основные
составляющие
Слайд 135
Для мужчин
Рабочая рубашка
обязательно должна быть с длинным рукавом, если в офисе
слишком жарко, этикетом допускается засучить рукава, рубашки с коротким рукавом не воспринимаются как показатель благополучия и успеха.
Галстук, который должен соотноситься с костюмом.
Носки, выбираются в тон к обуви или костюму. Недопустимо надевать светлые носки под темный костюм.
Слайд 136
Для женщин
Лучше отказаться от приталенных или
обтягивающих силуэт вещей – даже, если это не запрещено
дресс-кодом компании, этикетные нормы не предписывают бизнес-леди подобные вольности в гардеробе.
Еще одно табу – короткие юбки и мини-юбки. Оптимальная длина – до колен, при этом она уже считается короткой. Так же женщинам приходится отказываться от футболок, джинсов, кроссовок, ярких и прозрачных блуз, коротких платьев и шорт.
Деловым женщинам не предписываются яркий макияж и распущенные волосы. Идеальным вариантом считается немного туши, неяркая помада.
Слайд 137
НЕСКОЛЬКО ПРОСТЫХ СОВЕТОВ
Светлые костюмы носите днём, вечером же
тёмные;
В официальной обстановке пиджак должен быть застёгнут. Полностью расстегнуть
пуговицы пиджака можно во время ужина или сидя в креслах театра. Поднимаясь, необходимо застегнуть на верхнюю пуговицу;
Держите выходной костюм в полном порядке всегда. Это же относится к обуви, носкам, запонкам;
Костюм должен быть удобным;
Не всегда следуйте за модой. Лучше выглядеть не модно, но хорошо, чем модно и плохо;
Имейте при себе два носовых платка. Первый «рабочий» - находится в кармане брюк. Второй - всегда абсолютно чистый - во внутреннем кармане пиджака
Слайд 138
Галстук - бабочка, предназначенный для официальных торжеств или
крупных праздников, надевают только к тёмным костюмам. Галстук к
вечернему костюму лучше всего подбирать из натурального или искусственного шёлка.
Если галстук сшит из качественного материала, то узел развязывают, когда снимают его. Если галстук из недорогого материала, то узел можно не развязывать, а снимать галстук через голову.
Слайд 139
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ ПРИ ВЕДЕНИИ ПЕРЕГОВОРОВ
1. Подготовке к переговорам
не уделяется должного внимания. Участники полагают, что на самих
переговорах легче будет решить все вопросы. На самом деле подготовка к переговорам, по данным ряда исследователей, должна занимать до 80% и даже более от общего времени;
2. За столом переговоров возникают споры внутри делегации (ведутся «внутренние переговоры»), что недопустимо. Если какие-то вопросы остались несогласованными внутри делегации или возникли новые проблемы, следует предложить партнеру сделать перерыв;
Слайд 140
3. В ходе переговоров участники не достаточно внимания
уделяют тому, как конкретно могут быть реализованы их предложения.
Прорабатывая предложения, обязательно решите вопросы возможной их реализации;
4. Избегайте включать в делегацию тех, кто не обладает достаточным уровнем профессионализма. Это может отрицательно повлиять на ваш имидж;
5. Нередко завышается количественный состав делегации, что ведет к снижению эффективности работы на переговорах. Старайтесь обойтись «меньшими силами», но они должны быть высококвалифицированными;
6. Не учитываются особенности делового общения и этикета партнера из другой страны, что ведет к взаимонепониманию на переговорах.
Слайд 141
ПРОЩАНИЕ
Затянувшееся прощание одинаково неудобно для всех - и для уходящего,
и для остающегося.
По истечении отведенного для беседы или мероприятия времени
следует уйти, кратко попрощавшись.
Бывает так, что в знак уважения к гостям хозяин провожает их до выхода. Следует избегать искушения превратить этот жест внимания в продолжение переговоров.
Расставаясь с партнерами по переговорам, постарайтесь пожать им руки.
Если делегации большие, то прощаются главы делегаций, ограничиваясь вежливым легким поклоном остальным членам делегации.
Слайд 142
ТЕМА 4.
ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА
Учебные вопросы:
4.1. Особенности составления официально-деловых
текстов.
4.2. Служебная документация.
4.3. Личная документация.
4.4. Официальные письма.
4.5. Электронная деловая
коммуникация.
4.6. Межкультурный аспект письменной деловой коммуникации.
Слайд 143
ВОПРОС 4.1.
ОСОБЕННОСТИ СОСТАВЛЕНИЯ ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВЫХ ТЕКСТОВ
Деловая переписка предполагает
соблюдение определенных норм, правил и этикета. Невозможно представить компанию,
предприятие или организацию, где не был бы налажен стандартный документооборот.
Документ - это деловая бумага, в том числе составленная в электронном виде, которая обладает юридической силой и несет определенную миссию: подтверждает правовую, доказательную базу на что-то.
Слайд 144
ВСЯ ДЕЛОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ЦЕЛЕЙ ПОДРАЗДЕЛЯЕТСЯ
НА :
деловые письма;
отчеты и планы;
приказы, постановления, решения и распоряжения;
инструкции,
положения, правила и нормативно-технические условия;
анкеты для сотрудников, клиентов;
договоры, контракты;
претензии, рекламации и исковые заявления;
докладные и объяснительные записки, справки, акты и т.д.
Слайд 145
ЦЕЛОСТНОСТЬ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТА ПРЕДПОЛАГАЕТ
точные формулировки в тексте;
краткое изложение
самой сути;
единый формат терминов;
наличие всех необходимых подписей, с четким
определением должностей
Слайд 146
ОШИБКА 1. НЕТ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТА
Любой официальный документ должен быть составлен
в соответствии со строгой внутренней структурой:
- краткое вступление,
- суть основной, главной части,
одно-два предложения заключения.
При этом весь текст необходимо четко структурировать, разделив его на легко читаемые абзацы.
Слайд 147
ОШИБКА 2. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СЛЕНГОВЫХ ВЫРАЖЕНИЙ И НЕОФИЦИАЛЬНОЙ СТИЛИСТИКИ
Вся официальная документация
стилистически оформляется в строгом соответствии с принятым этикетом, который
отрицает применение разговорного, фольклорного или неофициального языка. Если стиль выбран верно, такой документ быстро достигает поставленной цели.
Слайд 148
ОШИБКА 3. НЕВЕРНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Неаккуратно оформленные документы, изобилующие орфографическими, синтаксическими
и стилистическими ошибками, не имеют права на жизнь, поскольку
резко снижают реноме компании-отправителя документа
Слайд 149
ОШИБКА 4. НАРУШЕНИЕ ДЕЛОВОГО ЭТИКЕТА
Несмотря на то, что деловой документ
грешит сухостью и официальностью, он обязан быть составлен по
всем правилам вежливости и уважительности, в том числе объяснительные записки, претензии, исковые заявления, требования об оплате и другие служебные документы с негативной окраской.
Слайд 150
ОШИБКА 5. НЕЭФФЕКТИВНАЯ ПОДАЧА ИНФОРМАЦИИ
Главное правило ведения деловой документации: в
отношениях среди сотрудников и клиентов всегда должно быть достигнуто
взаимопонимание. Дипломатическая подача материала в документальном оформлении – настоящее искусство делопроизводства.
Слайд 151
ОШИБКА 6. СЛИШКОМ ДЛИННЫЙ ИЛИ СЛИШКОМ КОРОТКИЙ ДОКУМЕНТ
Чувство меры в
оформлении официальной документации может помочь избежать многословия или чрезмерной
краткости. В первом случае неструктурированная подача информации играет отрицательную роль и своеобразно, весьма негативно характеризует составителя документа
Слайд 152
ОШИБКА 7. ДОКУМЕНТ НЕ ВЫЗЫВАЕТ ПОЗИТИВНОГО ОТКЛИКА
Если документ составлен в
оскорбительной и унизительной форме, даже приказ об увольнении, рекламации
о возмещении убытков или требование о немедленном возврате долга, он не достигнет своей цели и породит вражду, ответный негатив
Слайд 153
1 СОВЕТ
Текст документа требует подготовки, разработки плана и
структуры. Сначала «накидывается» каркас, затем он «обрастает мясом», то
есть нужными словами и оборотами, выражающими основную суть.
Далее текст структурируется, из него убирается все лишнее, ненужное. Сокращение не должно касаться содержания документа, основной его сути
! В А Ж Н О !
Слайд 154
2 СОВЕТ
После того, как официальная бумага будет составлена,
ее нужно несколько раз внимательно прочесть, в том числе
вслух. Вычитка текста поможет выявить нарушение стилистических оборотов письменной речи, покажет слабые места документа
! В А Ж Н О !
Слайд 155
3 СОВЕТ
Последняя проверка документа перед отправкой по назначению
состоит в том, что визуально проверяется структура оформления, соответствие
ее стандартам делопроизводства. Только так можно достичь главной цели документа – донести структурированную важную информацию до сотрудников или клиентов
! В А Ж Н О !
Слайд 156
ВИДЫ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Служебные документы затрагивают интересы предприятия или
организации в целом.
По функциональному назначению делятся на:
организационно-распорядительные;
информационно-справочные;
финансовые и учетные;
официальные
письма.
Вопрос 4.2. Служебная документация
Слайд 157
2. Строгая форма (формуляр) – совокупность и последовательность
расположения реквизитов и значимых частей текста.
3. Опорные слова, определяющие
конструкцию центральной фразы документа:
глаголы: «Предлагаю», «Обязываю», «Приказываю», «Постановляю» и др.
ЖАНРОВО-СТИЛЕВОЕ СВОЕОБРАЗИЕ ОРД:
1. ОРД обеспечивает управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации
Слайд 158
ОРГАНИЗАЦИОННО-ПРАВОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ (ОПД)
План
Отчет
Устав
Контракт
Договор
ЖАНРОВЫЕ ОСОБЕННОСТИ ОПД
Наличие рубрицирования, необходимого при
перечислении положений устава, пунктов плана и отчета, обязательств и
прав договора;
Четкость в членении текста достигается применением технико-пунктуационных правил:
Например: Прописные буквы начинают текст после букв и цифр с точками, строчные употребляются после рубрик, оформленных цифрами и буквами со скобками
Слайд 159
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ
Документы, реализующие управляемость объектов по вертикали;
Основная задача
- придание юридической силы действиям руководителя;
Жанры:
- Постановление
- Решение
-
Приказ
- Распоряжение
- Указание
Слайд 160
ЯЗЫКОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ РД
Текст состоит из двух частей: констатирующей
и распорядительной:
Краткое изложение причин, целей, мотивов, послуживших основанием
для издания РД.
В соответствии… , в целях…, во исполнение…
Перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.
Слайд 161
ПРИКАЗ:
Распоряжение руководителя, основной документ повседневного управления.
В форме
приказа реализуются иерархические отношения «руководитель – подчиненный».
Цель – решение
вопросов организации работы предприятия, вопросов финансирования, планирования, отчетности, снабжения, реализации продукции и др.
Слайд 162
СТРУКТУРА ПРИКАЗА
Основанием для приказа могут служить:
нормативные документы
государственных органов (правительства, налоговой инспекции, органов местного самоуправления);
решения
Совета директоров, общих собраний акционеров;
производственная необходимость
Например:
«Во исполнение постановления ... № ...
В соответствии с разделом II части I ГК РФ от 21.10.02 г., на основании представленных документов...»
«В связи с возникшими финансовыми трудностями...
В связи с производственной необходимостью...
В связи с реорганизацией отдела инвестиций…»
Распорядительная часть
Констатирующая часть
Начинается со слова Приказываю…
Указывается адресат: «кому?» – конкретный исполнитель, структурное подразделение.
Если исполнение действия предписывается конкретному лицу, в этом случае приводят полное наименование должности исполнителя.
Далее – «что сделать?» – указывается конкретное действие, выраженное инфинитивной конструкцией.
Далее – «до какого числа?» – указываются сроки исполнения приказа в форме словосочетания в родительном падеже.
Срок исполнения до...
Если срок исполнения не указывается, поручение носит постоянный характер.
Слайд 163
ПРИКАЗ
РЕКТОРА УНИВЕРСИТЕТА
Во исполнение распоряжения Министра образования и
науки Российской Федерации от 01.11.2014 г.
Приказываю:
Отделу информатизации
принять на баланс два компьютерных класса с последующим обслуживанием объектов.
Утвердить смету и штатные единицы для обслуживания объекта.
Контроль за исполнением возложить на проректора по информатизации Волкова В.Н.
Ректор Зайцев Н.П.
Слайд 164
ЖАНРОВО-СТИЛЕВОЕ СВОЕОБРАЗИЕ СИД
Информация о фактическом положении дел в
системе управления содержится в справочно-информационных и справочно-аналитических документах
Слайд 165
АКТ
Документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты
или события (прилагается к письму-претензии или к рекламации).
Составляется при
передаче материальных ценностей; списании пришедшего в негодность имущества; в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей и т.д.
Слайд 166
СПРАВКА
Документ оперативной информации.
Составляется с целью описания и
подтверждения каких-либо фактов и событий: справка о подтверждении места
учебы или работы, о занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, медицинская справка и пр.
Слайд 167
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА –
информационно-справочный документ внутренней деловой переписки, принятый
в компании.
Слайд 168
ЖАНРОВО-СТИЛЕВЫЕ ОСОБЕННОСТИ:
написание осуществляется между структурными подразделениями либо сотрудниками,
которые не находятся в прямом подчинении;
составляется с целью освещения
каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника:
Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо и другое или просто какое-то объявление, инструкция, извещение и прочее.
оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот
Слайд 169
СТРУКТУРА СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ:
- «шапка», где указывается, кому она
адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);
-
дата составления и номер служебной записки;
- наименование документа (Служебная записка);
заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки);
- текст документа;
- должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора служебной записки
Слайд 170
ОБРАЗЕЦ СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ
Исполнительному директору
ООО «Виста»
Березе Юлии Семеновне
менеджера отдела
трейд-маркетинга
Соловьевой Ирины Анатольевны
2011-02-11111-ЦН от 25.02.2014г.
О выдаче продукции
Служебная записка
Прошу Вас согласовать проведение акции по ТМ «J». Цель акции:
- увеличение продаж соков ТМ «J» в рознице;
- увеличение нумерической и качественной дистрибуции.
Период проведения акции: март-апрель 2014г.
Регион: Томск, Новосибирск
Участники акции: продавцы розничных торговых точек
Механизм акции: при заказе торговой точкой 5 л сока ТМ «J» предоставляется в подарок 1 л сока ТМ «J».
Распределение призового фонда:
Томск – 400 упаковок (по 1л); Новосибирск – 600 упаковок (по 1л)
Эффективность: планируемый прирост продаж 30-40%.
Остаток неиспользованной продукции будет возвращен на склад.
Соловьева И. А. Соловьева
Слайд 171
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
Информационно-справочный документ.
Составляется на имя руководителя компании или
вышестоящей инстанции.
Пишется либо по инициативе работника, либо по требованию
руководства.
Цель составления – информировать руководство о сложившейся ситуации и побудить к принятию определенного решения.
Иногда докладная записка может носить просто информационный характер, т.е. информировать о завершении или ходе выполнения работ, задач.
Слайд 172
ПРЕСС-РЕЛИЗ
Краткое информационное сообщение, составленное пресс-службой или отделом PR
компании и предназначенное для журналистов и редакторов СМИ, которое
содержит освещение какого-то мероприятия, значимого для компании.
Основная задача пресс-релиза – заинтересовать СМИ с целью дальнейшего распространение данной информации среди широкого круга людей, укрепления репутации и повышения имиджа компании.
Пресс-релиз может, к примеру, сообщать о проведении выставки, конференции, круглого стола, выступлении артистов, продукте-новинке, конкурсе, исследовании
Слайд 173
ЖАНРОВО-СТИЛЕВЫЕ ОСОБЕННОСТИ ПРЕСС-РЕЛИЗА
Должен быть актуальным и представлять ценность
для аудитории издания, в которое он отправляется;
При его написании
важно уметь заинтересовать читателя либо зрителя конкретного издания, донести информацию понятным и простым языком: можно добавить в пресс-релиз интервью, комментарий кого-то из руководителей компании – это позволит «оживить» текст;
В конце текста можно поместить информационную справку о компании: сфере деятельности, продукции, финансовых показателях и т.п.;
Обычно составляют на фирменном бланке компании размером на 1-2 страницы. Отправляют пресс-релиз журналистам в основном по электронной почте, реже – по факсу
Слайд 174
ЛД – это документы, обслуживающие потребности одного человека,
участвующего в деловой коммуникации
Вопрос 4.3.
Личная документация
ЛД
Слайд 175
АВТОБИОГРАФИЯ
Автобиография - документ личного характера, который автор пишет
о себе;
Форма изложения - повествовательная, от первого лица единственного
числа;
Вся информация предоставляется в хронологической последовательности;
Произвольная форма при обязательном присутствии некоторых сведений
Слайд 176
СТРУКТУРА АВТОБИОГРАФИИ:
- название документа;
- фамилия, имя, отчество
автора;
- дата и место рождения;
- образование (место
и период учебы, присвоенная квалификация и специальность);
- вид трудовой деятельности;
- последнее место работы и занимаемая должность;
награды, грамоты;
- семейное положение;
- сведения о родителях и ближайших родственниках (фамилия, имя, отчество, дата рождения, место работы / учебы и адрес проживания);
- дата составления автобиографии;
- личная подпись
Слайд 177
ПРИМЕР:
Я, Поддубный Корней Иванович, родился 10 марта 1968
года в городе Сватово Луганской области.
После окончания в
1984 году Сватовской средней школы № 2 работал простым рабочим на Сватовском заводе торгового оборудования слесарем - наладчиком токарных станков.
С 1986 по 1988 год - служба в Армии.
С 1991 года - студент механико-математического факультета Харьковского государственного университета. Окончил ХГУ в 1993 году со специальностью «преподаватель математики».
С 1993 года работаю учителем математики в школе №8 города Сватово. С 1994 года исполняю обязанности председателя профкома школы (на общественных началах).
Состав семьи:
жена – Поддубная Надежда Федоровна, 1970 года рождения, заведующая детским садом «Малыш» города Сватово;
сын – Поддубный Владимир, 1992 года рождения, ученик СШ №8.
Домашний адрес:
92600, город Сватово, улица Веселая, дом 54, тел. 3-11-99.
Дата Подпись
Слайд 178
НАЙДИТЕ ОШИБКИ
Родился 5 сентября 1983 года в Томске.
Родители – служащие. Закончил вторую школу. Учился не очень
хорошо, по литературе, английскому языку и русскому языку были тройки. С девятого класса стал заниматься в экологической лаборатории при Химико-технологическом факультете ТПУ.
Увлекся техникой быстрого чтения и в 1997 году прошел курсы скорочтения в Школе академика Олега Андреева в Москве.
В 1998 году участвовал в Международной олимпиаде по химии и занял второе место. В этом же году поступил в ТПУ на ХТФ.
Сейчас учится на пятом курсе ХТФ ТПУ и работает в Томском филиале Школы академика О. Андреева.
Слайд 179
РЕЗЮМЕ
Вид деловой бумаги, в которой кратко излагаются
необходимые для нанимателя сведения о том, кто претендует на
вакантную должность;
Краткая (на 1–2 страницы) характеристика трудовой деятельности человека, его профессиональных навыков и знаний;
Для каждого отдельного случая необходимо новое резюме;
Виды резюме: хронологическое / функциональное / комбинированное
Слайд 180
СТРУКТУРА РЕЗЮМЕ
1. ФИО; адрес и телефон (домашний и служебный);
электронная почта.
2. Личные данные.
3. Цель написания резюме.
4. Образование.
5. Опыт
работы.
6. Профессиональные навыки.
7. Личные качества.
8. Ваши увлечения.
9. Дата составления.
Слайд 181
ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ В РЕЗЮМЕ
Сведения о семейном положении, готовности к
командировкам, наличии загранпаспорта, водительского удостоверения, собственного автомобиля, вредных привычек,
готовности к ненормированному рабочему дню, хобби являются необязательными, они указываются в резюме по мере необходимости;
Если есть возможность предоставить рекомендации с предыдущего места работы и/или учебы, можно указать в резюме: рекомендации прилагаются и/или рекомендации будут предоставлены по требованию
Слайд 182
КАЧЕСТВА РЕЗЮМЕ:
краткость;
правдивость;
конкретность;
позитивность (не «улаживал жалобы», а «помощь клиентам»);
энергичность;
грамотность;
эстетичность;
преобладание существительных;
отсутствие
местоимений.
Слайд 183
ЗАЯВЛЕНИЕ
Заявление – это документ, содержащий просьбу какого-либо лица,
адресованный организации или должностному лицу учреждения
СТРУКТУРА ЗАЯВЛЕНИЯ:
«Шапка»;
Название документа;
Основной текст
документа;
Дата, подпись
Слайд 184
Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо
предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие
наименование
документа (Доверенность) – по центру;
личные данные доверителя (кто предоставляет права и обязанности – фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);
личные данные доверенного лица (кому предоставляются права и обязанности - фамилия, имя, отчество, по мере необходимости должность, адрес проживания, паспортные данные);
текст доверенности;
дата составления доверенности (слева);
подпись доверителя (справа)
СТРУКТУРА ДОВЕРЕННОСТИ:
Слайд 185
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА -
документ, который содержит объяснения причины какого-то
события, поступка, факта либо сопровождает основной документ и содержит пояснения
его отдельных положений.
В первом значении объяснительная записка является ответом на докладную записку / распоряжение руководителя.
Слайд 186
СТРУКТУРА ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКИ:
реквизиты получателя (должность, ФИО – кому);
наименование документа (Объяснительная записка);
дата создания, номер документа;
заголовок
к тексту («О…», «Касательно…»);
сам текст пояснения (что произошло + почему);
должность, подпись, ИОФ составителя.
Слайд 187
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
До 80% входящей и исходящей документации компании.
Нужный
тип делового письма определяется целью сообщения.
На форму и содержание
сообщения влияет получатель.
ВОПРОС 4.4. ОФИЦИАЛЬНЫЕ ПИСЬМА
Слайд 189
ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ
По тематическому признаку деловые письма разделяют
на:
1. Коммерческие - используются при подготовке к заключению
коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. К ним относятся следующие деловые письма:
оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;
письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;
рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.
Слайд 190
2. Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при
решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:
благодарственное письмо
– содержит выражение благодарности по какому-то поводу;
гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;
информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;
письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;
письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;
письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;
письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;
Слайд 191
ВИДЫ ПИСЕМ
По функциональному признаку :
Письма-ответы – ответы
на инициативные письма
Инициативные письма – составляются по инициативе
адресанта с определенной целью
По признаку получателя:
Циркулярные письма – адресованные нескольким получателям одновременно.
Обычные письма - адресованные одному конкретному получателю
По композиционному признаку:
Одноаспектные – рассматривают один вопрос.
Многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно
По форме отправления:
Конвертные – отправленные с помощью почты в конверте.
Электронные – отправленные в электронном виде на e-mail.
Факсовые – отправленные по факсу.
Слайд 192
ПРОЦЕДУРА ОТПРАВКИ ПИСЕМ ПО ФАКСУ
Два аппарата соединены телефонной
линией;
Вы вставляете первый экземпляр письма или документа в
аппарат;
Набираете номер принимающего факса;
Принимающий аппарат воспроизводит факсимиле оригинала.
Огромное преимущество факса заключается в том, что передача информации осуществляется практически мгновенно.
Недостаток – качество копии хуже оригинала. Поэтому несрочные деловые письма, одна из задач которых – произвести впечатление на получателя, лучше все-таки посылать по почте
По факсу обычно передают оперативную информацию, так как документ, полученный по факсу, не обладает такой же юридической силой, как подлинник документа или его заверенная копия.
Следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики, которые плохо передаются по факсимильной связи
Вопрос 4.5. Электронная деловая коммуникация
Слайд 193
ВОЗМОЖНОСТИ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ
не сводится только к пересылке традиционных
сообщений по электронным каналам связи;
возможно посылать и получать сообщения
в свой почтовый ящик; отвечать на письма корреспондентов (используя их адреса в письмах); рассылать копии письма сразу нескольким получателям; пересылать не только текстовую и графическую информацию (рисунки, иллюстрации), но и программы.
Слайд 194
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА (E-MAIL) КАК КАНАЛ РАССЫЛКИ ПИСЕМ
значительно
сокращается время на передачу информации и повышается надежность доставки;
Но:
передача документов по электронной почте ставит проблему удостоверения достоверности подписи (авторизации документа), то есть применения специальной программы «электронной подписи» и заключения отдельного соглашения об авторизации с каждым корреспондентом
Слайд 195
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА КАК КАНАЛ РАССЫЛКИ ПИСЕМ
полученные по электронной
почте документы выглядят менее официально;
существуют технические возможности использования
официальных электронных бланков при пересылке электронных сообщений, однако, как правило, такие документы очень объемны, требуют при пересылке много «электронной памяти», вызывают трудности при их приеме получателем
Слайд 196
ПРИМЕР:
От кого: "Gallery"
Кому: "Helen "
Тема: Re:
Ответ на запрос
Дата: Пн, 05.01.2002 17:50:47
> Информация о фотоаппарате
Sony MVC-FD75
Мы благодарим Вас за внимание к нашему ресурсу и постараемся ответить на Ваш запрос как можно скорее.
С уважением, NPr.
Слайд 197
ЭТИКЕТ В ЭЛЕКТРОННОЙ КОММУНИКАЦИИ (СЕТИКЕТ)
регулярно проверять содержимое своего
почтового ящика;
безотлагательно отвечать на каждое письмо, адресованное непосредственно
вам;
всегда указывать основную тему;
в конце обязательно следует указать свои имя, фамилию, должность и место работы, ваш номер электронной почты, а также телефон и обычный почтовый адрес;
отвечая на письмо, следует повторить часть письма, на которое вы отвечаете.
для быстрого ответа на электронное послание достаточно воспользоваться кнопкой «Ответ», чтобы получить готовое к отправлению письмо
Слайд 198
Тема 5.
Выступление перед аудиторией
Учебные вопросы:
5.1. Основы ораторского
искусства.
5.2. Речевая самопрезентация.
5.3. Публичное выступление.
5.4. Психология массовых коммуникаций.
Слайд 199
ВОПРОС 5.1.
ОСНОВЫ ОРАТОРСКОГО ИСКУССТВА
Публичная речь – это официальное,
заранее подготовленное выступление оратора перед непосредственно присутствующей в зале
достаточно большой и организованной аудиторией
ОСОБЕННОСТИ ПУБЛИЧНОЙ РЕЧИ
- Важную роль играют интонация, тембр, темп, громкость, жесты, мимика, поза;
- Речь должна легко восприниматься на слух;
- Текст отражает сложную взаимосвязь между письменной и устной речью;
- Обратная связь превращает монолог в диалог
Слайд 200
КАКИМ ДОЛЖЕН БЫТЬ ОРАТОР?
Уметь:
устанавливать и поддерживать контакт с аудиторией
доходчиво
и убедительно излагать материал, опираясь на логическую и эмоциональную стороны
речи
Владеть навыками:
подготовки текста выступления
самообладания перед аудиторией
ориентации во времени
Быть эрудированной и высоконравственной личностью
Слайд 201
КАК ГОТОВИТЬ ПУБЛИЧНУЮ РЕЧЬ?
1. Анализ аудитории
4. Композиционно-логическое оформление
речи
2. Выбор темы и цели
3. Составление плана
5. Работа над
стилем
1. АНАЛИЗ АУДИТОРИИ:
- Степень единства аудитории (толпа – организованная масса – коллектив)
- Социально-демографические характеристики
- Степень компетентности
- Отношение к проблеме
- Отношение к оратору
- Эмоциональное состояние
Слайд 202
2. ВЫБОР ТЕМЫ И ЦЕЛИ
Информировать (информационная речь): лекция,
доклад, объяснение
Выполнить требования этикета (протокольно-этикетное выступление):
приветственная речь,
поздравление,
траурная речь,
официальный тост,
вступительное слово
Слайд 203
3. СОСТАВЛЕНИЕ ПЛАНА
Вступление – «наживка», привлекающая интерес слушателей
установить
контакт с аудиторией, вызвать расположение и доверие к себе
заинтересовать слушателей
подготовить слушателей к восприятию выступления
обосновать постановку вопроса
Основная часть – кто, что, где, когда, как, почему и т.д.
сформулировать тезис
разъяснить тезис
доказать правильность
подвести слушателей к необходимым выводам
Заключительная часть
суммировать сказанное
способствовать запоминанию основных положений
усилить благожелательное отношение аудитории
призвать слушателей
Слайд 204
4. КОМПОЗИЦИОННО-ЛОГИЧЕСКОЕ ОФОРМЛЕНИЕ РЕЧИ: ПСИХОЛОГИЧЕСКИЕ ДОВОДЫ
- Мы должны,
мы можем, простой здравый смысл нам подсказывает – открыть
пошире наши двери для большего притока беженцев;
- Эта проблема начинает тяготить сознание и совесть каждого разумного человека;
Ни вы, ни я не захотим и не сможем принять на себя эту вину – да, я говорю вину – и ответственность за то, что мы не воспользуемся этой возможностью;
- Простой народ – вроде вас и меня – знает, что ключ к спасению действительно находится в руках нашей страны!
тезис
аргументы
психологические доводы
логические аргументы: факты (цифры, примеры); ссылки (законы, мнения экспертов, высказывания известных личностей)
Слайд 206
КАК ВЫСТУПАТЬ С РЕЧЬЮ? ПРЕОДОЛЕНИЕ СТРАХА
Осознайте причины своего
страха
Выступайте в полной готовности
Сохраняйте уверенный вид
Делайте физические упражнения (ноги,
руки, шея, плечи, челюсть, дыхание)
Не нужно говорить о своем волнении, пить успокоительное, ругать себя
Слайд 207
КАК ВЫСТУПАТЬ С РЕЧЬЮ?
Одежда
Поза
Зрительный контакт
Мимика и жесты
Голос,
интонация, паузирование
Слайд 208
КАК ВЫСТУПАТЬ С РЕЧЬЮ? НАЧАЛО
Забудьте, что вам выступать
Улыбнитесь
Окиньте аудиторию взглядом
Не повторяйте название своего сообщения / доклада
и не представляйтесь, если вас объявил председательствующий
Начало должно быть эффектным (вопрос, комплимент, цитата, демонстрация, история и т.п.)
Выступление должно быть ярким, вызывающим интерес слушателей
Речь должна включать паузы, обращение к аудитории, акценты
Необходимо наблюдать за реакцией аудитории
По памяти / экспромт / карточки / опора на презентацию / «чтение по памяти»
В конце речи необходимо поблагодарить публику за внимание
Слайд 209
ФОРМИРОВАНИЕ ВЕРБАЛЬНОГО ИМИДЖА
Вербальный имидж – мнение, сложившееся о
вас на основании информации:
- прямой или косвенной;
- осознанной
или неосознанной;
- вербальной или невербальной
«Слово - серебро, молчание – золото». Вербальный имидж формируется только через речь (устную или письменную).
Слайд 210
ТЕХНИКИ ФОРМИРОВАНИЯ ВЕРБАЛЬНОГО ИМИДЖА:
- позитивнее с людьми
разговаривать, а не говорить;
- необходимо учитывать личные интересы собеседников;
-
не забывать при разговоре с собеседником инициировать улыбку;
- смелее преодолевать некоторые социальные табу (не явно обоснованные или архаичные запреты на определенные темы)
! В А Ж Н О !
Слайд 211
ПРИЕМ «ИМЯ СОБСТВЕННОЕ»
Назвать человека по имени - значит
проявить интерес к его личности, а не к социальной
или иной функции данного человека;
Вы произнесли вслух имя Вашего собеседника, следовательно:
Проявили внимание к его личности
Утвердили его как личность
Вызвали у него (помимо его воли) положительные эмоции
Сформировали у него невольную тягу к себе
Слайд 212
ВОПРОС 5.2. РЕЧЕВАЯ САМОПРЕЗЕНТАЦИЯ
Самопрезентация – вербальная и невербальная
демонстрация собственной личности в системе внешних коммуникаций; процесс, который
позволяет нам показаться в самом лучшем свете.
Это то, как вы выглядите, как пахнете, как говорите и двигаетесь, – все ваши действия, которые способен оценить другой человек.
Слайд 213
ПРИЕМЫ УСТАНОВЛЕНИЯ КОНТАКТА:
улыбка, доброжелательный взгляд;
приветствие, включающее рукопожатие и
слова;
обращение к партнеру по имени-отчеству, с этой целью -
представление, знакомство, обмен визитными карточками;
проявление дружеского расположения, использование для этого шутки, юмора, комплиментов, видимого участия;
подчеркивание значимости партнера, фирмы, которую он представляет, проявление уважения к нему, демонстрируемое словами, мимикой, жестами, позой, организацией пространственной среды;
открытое признание достоинств вашего партнера.
Слайд 214
СПОСОБЫ РАЗВИТИЯ УВЕРЕННОСТИ В СЕБЕ
Слайд 215
СПОСОБЫ РАЗВИТИЯ УВЕРЕННОСТИ В СЕБЕ
Типичные признаки человека, который
«закрыт» для других:
- испытывает страх, нерешителен, ему
недостает веры в свои силы;
- пессимист, отличается недоверчивостью, рассчитывает только на плохое;
- редко смеется и проявляет свою радость, редко говорит «спасибо»;
- часто отказывается, чаще говорит «нет», чем «да»;
- о себе говорит, что работа приводит его в стрессовое состояние, что у него практически нет свободного времени;
- ругается, брюзжит, выказывает себя умником;
- слишком много говорит о себе и слишком мало слушает;
- часто действует суетливо, нервозно, с раздражением;
- распространяет вокруг себя гнетущую, недружелюбную обстановку, он действует «против»
Слайд 216
СПОСОБЫ РАЗВИТИЯ УВЕРЕННОСТИ В СЕБЕ
Человек «открыт», если:
- уверен
в себе, знает свои цели и знает, чего хочет;
- оптимист, он ищет и видит в других прежде всего хорошее;
- сначала думает о клиенте, потом о фирме, потом о себе;
- жизнерадостный, веселый человек;
- с пониманием относится к другим, чаще говорит «да», чем «нет»;
- не предъявляет чрезмерных требований к себе и не позволяет это делать другим, у него хватает времени на все его проекты и замыслы;
- не брюзжит, внимательно слушает собеседника, старается как можно большему научиться у других людей;
- от него исходит доброта и внутреннее спокойствие
Слайд 217
ПЕРВАЯ ВСТРЕЧА. РЕКОМЕНДАЦИИ:
1. Важное правило – одеться соответственно.
Изучите будущую аудиторию. У всех фирм есть свой код
в одежде. Сотрудники крупной фирмы, связанной с бухгалтерским учетом и менеджментом, одеваются совсем иначе, чем сотрудники небольшой компании звукозаписи. Людям нравятся те, кто выглядит похоже на них самих, поэтому приспособьте свой внешний вид к общему стилю своей будущей аудитории;
2. Приспосабливаться к стилю своей аудитории вовсе не значит жертвовать изяществом. Вы оскорбите их, если будете выглядеть неряшливо;
3. Вы можете ободрить аудиторию своим видом. Покажите, что вы уже преодолели все трудности и проблемы и что они тоже могут это сделать;
4. Если вы выступаете перед аудиторией противоположного пола, не перестарайтесь в своем желании уподобиться им. Женщина, одетая в женственный, хорошо сидящий костюм, выступая перед преимущественно мужской аудиторией, достигнет гораздо большего, чем в строгом мужском костюме в узкую полоску;
5. Никогда не позволяйте, чтобы ваша внешность превалировала над вашим выступлением. Аудитория собралась, чтобы услышать, что вы хотите сказать, а не увидеть, во что вы одеты. Если вы хотите показать себя как знатока в своем предмете, то вам скорее поможет одежда сдержанная и солидная, чем небрежная или очень эффектная;
6. Подготовка очень важна. Никогда не оставляйте решения, что же надеть, на последний вечер. Решите это немного раньше, чтобы все было подготовлено, выглажено и проверено заранее
Слайд 218
Выступление перед аудиторией играет значительную роль в деловом
общении. Доклад на конференции, речь на митинге, выступление на
совещании - все это жанры, которыми должен овладеть тот, кто хочет вести людей за собой, доказывать свою точку зрения, продвигать идеи
Вопрос 5.3. ПУБЛИЧНОЕ ВЫСТУПЛЕНИЕ
Слайд 219
ОСОБЕННОСТИ МАССОВОЙ КОММУНИКАЦИИ
- аудитория СМИ велика и анонимна,
а зачастую и очень гетерогенна;
- источниками коммуникации являются
определенные институты и организации;
- основная экономическая функция большинства СМИ – привлекать и удерживать максимально возможную аудиторию в интересах рекламодателей
Слайд 220
ЭТАПЫ ПУБЛИЧНОГО ВЫСТУПЛЕНИЯ
установить контакт со слушателями;
привлечь
внимание к теме;
заинтересовать аудиторию;
сформулировать тему речи, её
основной тезис;
обозначить при необходимости краткий план речи.
раскрыть основные положения темы;
доказать основной тезис речи и основные тезисы каждого раздела;
подобрать примеры, факты, цифры;
продумать переходы от одной части к другой.
напомнить слушателям основные положения выступления;
«закруглить» речь;
активизировать аудиторию.
Вступление в контакт
Основная часть
Завершение контакта
Слайд 221
«ЗАКОН КРАЯ»
Самое важное следует располагать в начале или
в конце речи, поэтому во вступлении следует изложить план
и, возможно, основную мысль речи, а в заключение обобщить те мысли, которые высказывались в основной части выступления, повторить основные положения, сделать аудитории комплимент, вызвать смех, использовать цитату, создать кульминацию
Слайд 222
ОШИБКИ ГОВОРЯЩЕГО:
- выступление лишено вступительной части: оратор сразу
начал излагать тему «с места в карьер»;
- излагая основное
содержание речи, оратор вышел за рамки темы;
- основная часть выступления не структурирована, оратор «прыгает с пятого на десятое»;
- оратор не завершил контакт, а оборвал выступление;
- нарушено гармоничное сочетание частей выступления, например, объём вступления завышен;
- отсутствуют переходы от одной части выступления к другой
! В А Ж Н О !
Слайд 223
Массовые коммуникации (англ. mass communication) — дисциплина, изучающая
различные средства, с помощью которых отдельные люди и организации
передают информацию через средства массовой информации большим сегментам населения одновременно.
Для массовой коммуникации характерны сугубо психологические процессы:
- Интерес, подражание, например, в соотношении условий и образа жизни коммуникантов.
- Формирование ценностей, неявно присутствующих в масс-коммуникативных процессах, которые, функционируя на личностном уровне, формируют массовое (общественное) сознание.
- Идентификация, означающая эмоциональное и смысловое отождествление потребностной сферы человека в соответствии с поступающей извне информацией.
- Восприятие, понимание, переживание, запоминание, мотивация и ожидания в механизме обращения аудитории к СМИ и т.д.
- Убеждающее воздействие аудитории коммуникантом.
- Формирование интересов и стереотипов массового сознания через установки.
- Создание коммуникатором условий для реализации феноменов подражания и заражения в массовых проявлениях.
- Формирование слухов с определенными целями.
- Мотивация и активизация творческого мышления в группе (корпоративной среде).
Вопрос 5.4. Психология массовых коммуникаций
Слайд 224
Одной из важнейших социально-психологических функций массовой коммуникации является
ее способность самоорганизовывать общественное мнение, общественное сознание.
Развитие коммуникаций в
современном обществе включает в себя и такие процессы, в ходе которых информация не только передается, но и искажается, может самопроизвольно возрастать или угасать.
Т. о. массовая коммуникация - это специфическая форма человеческого общения. Средства массовой коммуникации выступают вещественным, материальным компонентом масскоммуникативного процесса и всегда выражают собой способ передачи, сохранения, производства и pаспpостpанения определенной информации и заложенных в ней ценностей (ценностных ориентаций).
Слайд 225
Массовая коммуникация как социально-психологический феномен предполагает постоянную динамику
и непредсказуемость своих эффектов.
В современных условиях (свобода слова,
право каждого на получение и pаспpостpанение информации и т.д.) возможности массовой коммуникации могут быть реализованы с максимальным эффектом, если соответствующие технологии выстраиваются с учетом психологии массовой коммуникации.
Отличительной чертой массовой коммуникации является ее не однонаправленный хаpактеp . Многовекторность массовой коммуникации предполагает передачу информации от одного активного источника (коммуникатора) к различным, не связанным друг с другом реципиентам.
При этом, обратная связь либо оставлена во времени, либо осуществляется в очень незначительной степени, когда, напpимеp, отдельные телезрители звонят в телестудию, чтобы выразить свое мнение о позиции участника телепpогpаммы. Но в любом случае, психологически объяснимо, что реципиенты, играющие при приеме информации пассивную роль, становятся активными коммуникаторами, распространяя полученную информацию, руководствуясь интересом, подражанием, модой и т.д.
Слайд 226
На Западе массовая коммуникация исследуется с девятнадцатого века
в единстве социальных, психологических и других аспектов ее воздействия
на человека и общество.
Наиболее интересны исследования социологии и психологии публичного восприятия при формировании посредством средств массовой коммуникации коллективных представлений, способных интегрировать индивидов как членов массовых аудиторий через сообщение им чувства солидарности друг с другом.
Психология массовой коммуникации – новая, современная мета-наука, исследующая психологическим инструментарием массовые коммуникационные процессы, в которых субъектами выступают коммуникаторы (ведущие, авторы программ и т.д.) и реципиенты (массовый получатель информации речевого или текстового сообщения).
Слайд 227
ОТЛИЧИЯ МЕЖДУ МК И МЕЖЛИЧНОСТНЫМ ОБЩЕНИЕМ:
МК
1. Общение больших
социальных групп
2. Опосредованность общения техническими средствами
3. Социальная направленность
4.
Организованный характер общения (нет спонтанности)
5. Отсутствие или отсроченность обратной связи
МО
Общение отдельных индивидов
Непосредственный контакт
Как социальная, так и индивидуально-личностная ориентация общения.
Как организованный, так и спонтанный характер общения.
Наличие непосредственной обратной связи
Слайд 228
6. Нормативность
7. Однонаправленность информации и фиксированность коммуникативных ролей
8.
«Коллективный» характер коммуникатора и его «публичная индивидуальность»
9. Особенности
аудитории: массовая, стихийная, анонимная, разрозненная, огромные размеры, неопределенность границ, разнообразие социального состава (разновидность массы).
10. Особенность сообщения: массовость, публичность, универсальность, социальная актуальность, периодичность.
11. Преобладание «двухступенчатого» характера восприятия сообщения (окончательный вывод делается после обсуждения со значимыми другими)
6. Более свободное отношение к соблюдению норм
7. Смена направленности информации и коммуникативных ролей
8. «Индивидуальный» характер коммуникатора и его «приватная индивидуальность»
9. Реципиент – отдельный конкретный человек
10. Единичность, приватность, социальная и индивидуальная актуальность, необязательная периодичность сообщения.
11. Непосредственное восприятие сообщения
Слайд 229
Что должно быть на первом слайде?
Тема выступления, фамилия,
имя и отчество докладчика, время и место выступления, контактная
информация
Что должно быть на последнем слайде?
Повторение первого слайда / Список литературы / Благодарность за внимание
ВОПРОС 5.5.
Оформление презентации в программе Power Point
Слайд 230
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ:
Заголовок для каждого слайда
Колонтитулы
Нумерация слайдов
Кегль: заголовок 36–48,
текст 26–34 (не менее 18)
Шрифты: Georgia, Tahoma, Arial, Verdana,
Times New Roman
Контрастность в цветовом решении (светлый фон, темный цвет)
Единство цветовой схемы
Минимум эффектов
Минимум текста (тезисы, ключевые слова)
! В А Ж Н О !
Слайд 231
ЧТО ВЫНОСИТСЯ НА СЛАЙДЫ?
Короткие фразы
Например:
Студенты:
- становятся деятельными участниками
настоящего научного проекта;
- добиваются конкретного научного результата;
- получают реальный опыт проведения
научного исследования;
- проходят все этапы создания научного проекта
Слайд 232
ЧТО ВЫНОСИТСЯ НА СЛАЙДЫ?
Цитаты
Например:
«Подготовка к экономической деятельности должна
осуществляться в течение всего периода обучения. Опыт проектной деятельности
должен формироваться в процессе выполнения курсовых работ и проектов, включающих экономические, этические, социально-политические и экологические аспекты, вопросы устойчивого развития и безопасности труда» [1].
_______________________________________________
1. Компетентностный подход в проектировании образовательных программ: учеб. пособие / сост. А.И. Чучалин, М.А. Соловьев, Е.Н. Коростелева и др. – Томск: Изд-во ТПУ, 2014
Слайд 233
ЧТО ВЫНОСИТСЯ НА СЛАЙДЫ?
Определения
Например:
Организация – это внутренняя упорядоченность,
согласованность, взаимодействие, объединение людей, совместно реализующих программу или цель
и действующих на основе определенных правил и процедур
Слайд 234
ЧТО ВЫНОСИТСЯ НА СЛАЙДЫ?
Графики, схемы, таблицы, рисунки, статистика,
диаграммы
Например:
Слайд 235
ТЕМА 6
СОВРЕМЕННЫЕ ПРОБЛЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ
Учебные вопросы:
6.1. «Уравновешивание
с задержкой».
6.2. Пределы роста».
6.3. «Подменить проблему».
6.4. «Переложить проблему на
плечи помощника».
6.5. «Эскалация».
6.6. «Деньги к деньгам».
6.7. Правовые аспекты применения «Полиграфа».
Слайд 236
Часто препятствия в работе по совершенствованию системы управления
выражаются в ошибочных установках и приоритетах, в заблуждениях руководителей
в отношении организации коммуникаций с подчиненными.
Опыт работы с большим числом организаций, относящихся к разным отраслям экономики, убеждает нас в широком распространении среди руководителей ряда типичных заблуждений, затрудняющих не только сам процесс управления коммуникациями, но и внесение в эту работу необходимых изменений
Слайд 243
Среди наиболее распространенных заблуждений, свойственных руководителям, когда встает
вопрос о совершенствовании ОСУ и работы с персоналом, можно
выделить следующие:
«Это не те проблемы, которые надо решать в первую очередь» - не следует вплотную заниматься проблемами управления людьми, пока не решены другие, более важные, с точки зрения руководителей, вопросы (производственные, финансовые и др.), то есть работа с персоналом по «остаточному» принципу, лишь после решения «первоочередных» проблем.
«Еще не время» - вопросы, связанные с персоналом, следует отложить до тех пор, пока не прояснится внешняя ситуация (заключение необходимых договоров, принятие тех или иных законов и т.д.).
«У нас все хорошо» - не имеет смысла разрабатывать какие-либо особые программы по более эффективному использованию работников, так как никаких сложностей в этой сфере не существует и в организации, по мнению руководителей, имеется полное взаимопонимание между руководством и подчиненными. Руководители при этом часто не видят (либо не хотят видеть) явные проблемы в работе по управлению персоналом.
Слайд 244
Вера в «универсальный рецепт» - убеждение, что существуют
некие универсальные технологии, позволяющие однозначно добиваться положительных результатов независимо
от специфики организации. Проблема состоит только в том, чтобы найти соответствующих чудо-специалистов.
Психология «больших прорывов» - вера в то, что можно добиться значительных результатов, работая лишь в каком-то одном направлении (отбор, обучение, аттестация и др.).
В плохой работе предприятия виноват персонал (безынициативный, ленивый, безответственный). Руководители считают, что им не повезло с работниками, а конкурентам повезло. У них и люди другие, и лучших работников они переманивают.
Для управления персоналом не нужно никаких особых навыков и знаний. Главное для руководителя иметь необходимые профессиональные знания, а умение работать с людьми - дело наживное. При этом наш опыт обучения руководителей показывает обратное - подавляющее большинство руководителей испытывает острую потребность в пополнении знаний и навыков в сфере управления персоналом. Но и в том случае, если руководитель понимает, какое значение имеет полное использование потенциала его подчиненных, и готов напряженно работать в этом направлении, результат часто бывает нулевым или обратным ожидаемому из-за допускаемых ошибок.
Слайд 245
«В каком мире мы живем?!»
Около 80% ущерба
материальным активам компаний наносится их собственным персоналом.
Только 20%
попыток взлома сетей и получения несанкционированного доступа к компьютерной информации приходит извне. Остальные 80% случаев спровоцированы с участием персонала компаний.
10-15% всех людей в мире являются нечестными по определению, 10-15% абсолютно честны, остальные 70-80% — колеблющиеся, то есть те, кто поступит нечестно, если риск попасться будет минимальным.
Обратите внимание на динамику: стоимость преступлений, совершенных должностными лицами и работниками американских компаний составила:
в 1980 году $50 млрд.,
в 1990 — $250 млрд.,
в 1998 — $400 млрд.,
в 2002 — $600 млрд.
Последняя цифра означает, что каждый работник каждой американской организации (в исследовании участвуют частные и государственные учреждения и предприятия), крадет у своего работодателя больше 12 долларов в день круглый год.
Вопрос 6. 7. Правовые аспекты применения «Полиграфа»
Слайд 246
Таким образом, целью рациональной расстановки кадров является распределение
работников по рабочим местам, при котором несоответствие между личными
качествами человека и предъявляемыми требованиями к выполняемой им работе является минимальным без чрезмерной или недостаточной загруженности.
«полиграф»
Слайд 247
ТК РФ предоставляет право работодателю собирать информацию, касающуюся
конкретного работника (с согласием и участием последнего) и необходимую
работодателю в связи с трудовыми отношениями (гл. 14, ст. 85-90).
В этой же главе впервые вводится понятие персональных данных работника (ст. 85 ТК РФ): «Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Обработка персональных данных работника – получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных работника».
ТК РФ предусматривает добровольность предоставления работником персональных данных.
При проведении проверок с помощью полиграфа соблюдается требование закона о том, что «…все персональные данные работника следует получать у него самого» (ст. 86 п. 3 ТК РФ).
Проведение тестирования осуществляется только с письменного согласия работника, что полностью соответствует п. 4 ст. 86: «В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со статьей 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия». С этой целью обследуемым собственноручно заполняется декларация.
Слайд 248
Согласно ст. 8 ТК РФ, работодатель имеет право
«…принимать локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в
пределах своей компетенции…», но они не должны противоречить ТК РФ.
Соответственно на практике к трудовому договору следует прилагать дополнительное соглашение, в котором будут оговариваться необходимые проверки и их периодичность.
Проведение полиграфных проверок должно осуществляться исключительно в целях «…обеспечения соблюдения законов или иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве […] и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности […] контроля […] выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества» (ст. 86 п. 1).
То есть в трудовом соглашении должно быть отражено, что результаты тестирования работников не могут быть использованы для ущемления или ограничения их прав, кроме случаев, предусмотренных законодательством.
Все данные, полученные при проведении проверок, должны быть строго конфиденциальными.
Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты «должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом» (ст. 86 п. 7).
При этом работодатели, работники и их представители должны совместно выработать меры защиты персональных данных работников» (ст. 86 п. 10).
Например, ни работодатель, ни его представители (т.е. в нашем случае полиграфологи) не должны «…сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом» (ст. 88).
Слайд 249
ТК РФ предоставляет право работодателю осуществлять отбор нанимаемого
на работу персонала и прямо указывает, что «не являются
дискриминацией установление различий, исключений, предпочтений, а также ограничение прав работников, которые определяются свойственными данному виду труда требованиями, установленными федеральными законами» (ст. 3 ч. 3).
Согласно комментарию к Трудовому кодексу РФ, метод тестирования признается одним из современных методов организации подбора и расстановки кадров (глава 11 ТК РФ «Заключение трудового договора»), поэтому в должном соответствии с ТК, является необходимым включение в Трудовой договор положения о том, что работник «…обязан активно содействовать проводимым работодателем служебным разбирательствам и, в случае необходимости, проходить опрос с использованием полиграфа».
Слайд 250
Нормативно-правовые акты:
Гражданский кодекс Российской Федерации.
Обязательная:
Зарецкая И.И. Основы
этики и психологии делового общения. – М., Оникс, 224
стр., 2010г.
Захаров Д.К., Кибанов А.Я., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений. – М., Инфра-М, 424 стр., 2010г.
Кривокора Е.И. Деловые коммуникации: Учебное пособие – (Высшее образование» ГРИФ. – М.: ИНФРА-М, 190 стр., 2011г.
Цвык В.А. Профессиональная этика. Основы общей теории. – М., РУДН, 288 стр., 2010г.
Шарков Ф.И., Бузин В.Н. Интегрированные коммуникации: Массовые коммуникации и медиапланирование: Учебник для бакалавров. – М.: ИТК Дашков и К, 488 стр., 2012г.
Дополнительная:
Борисов В.К., Панина Е.М., Панов М.И. Этика делового общения. Учебник для ССУЗОВ. – М., Форум, 175 стр., 2008г.
Горбатюк Д.А., Сосновская А.М. Деловая коммуникация: учебно-методический комплекс – СПб.: Изд-во СЗАГС, 37 стр., 2009г.
Замедлина Е.А. Этика и психология делового общения. Издание 2. – М., РИОР, 112 стр., 2009г.
Канке В.А. Современная этика. Издание 3. – М,: Омега-Л, 394 стр., 2009г.
Коробкова С.Н. Этика делового общения. Сборник практических задач– СПб.: ГУАП, 79 стр., 2003г.
Лавриненко В.Н. Психология и этика делового общения. Издание 5. – М,: .ЮНИТИ, 415 стр., 2008г.
Мартова Т.В. Этика деловых отношений – М., Феникс, 252 стр., 2009г.
Мерзликина А.Ю. Эффективные коммуникации. Учебная программа.- М.: МГУКИ, 2010г.
Семёнов А.К., Маслова Е.Л. Психология и этика менеджмента и бизнеса. Издание 6. – М., Дашков и К, 274 стр., 2009г.
Семёнов А.К., Маслова Е.Л. Этика менеджмента. Учебное пособие. – М., Дашков и К, 270 стр., 2008г.
Скаженик Е.Н. Практикум по деловому общению. – Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005г.
Тимофеев М.И. Деловые коммуникации: Учебное пособие – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 120 стр., 2011г.
Шарков Ф.И. Коммуникология: основы теории коммуникации. Учебник, 2-е изд. – М.: ИТК Дашков и К, 592 стр., 2009г.
Интернет-ресурс:
www.aup.ru - Административно-управленческий портал. Наш бизнес-портал предназначен для руководителей, менеджеров, маркетологов, финансистов и экономистов предприятий.
www.businesstest.ru - Коллекция тестов, помогающих оценить деловые и личные качества, психологическое состояние, и по итогам анализа скорректировать поведение и изменить ситуацию. Информация о проекте.
http://www.edu.ru – Федеральный образовательный портал
http://www.consulting.ru/ - Интернет-еженедельник CONSULTING.RU
http://www.rbc.ru/ - Информационное агентство "РосБизнесКонсалтинг"
На сервере одной из ведущих российских информационных компаний наряду с постоянно обновляющимися новостями международных и российских валютных, денежных и фондовых рынков представлены также и аналитические материалы.
http://www.consultant.ru - Консультант-Плюс
