Презентация на тему Cистема электронного документооборота в органах местного самоуправления

(ДОУ)
Неприемлемые сроки доставки документов и поручений до исполнителей в

подразделениях ОМС, городских учреждениях и советах МС сельских поселений района, затягивание сроков рассмотрения документов;

Низкий уровень конфиденциальности документооборота (факс, случайные курьеры, ксерокопии и пр.)

Низкая исполнительская дисциплина, повсеместное нарушение сроков и правил работы с документами;

Нехватка квалифицированных кадров для делопроизводственных служб в учреждениях, невыполнение ими ряда обязательных делопроизводственных операций;

Недостаточный уровень организации делопроизводства по муниципальному образованию в целом, отсутствует необходимая координация действий между делопроизводственными службами ОМС, муниципальных учреждений и СМС сельских поселений района;

Многочисленные нарекания со стороны граждан по поводу волокиты при рассмотрении их жалоб;

Следствие: Падение авторитета местной власти

перемещения документов по ОМС, по муниципальным организациям и СМС

сельских поселений;

Обеспечение достоверности пересылаемых документов;

Повышение квалификации и расширение функций делопроизводственного персонала ОМС и муниципальных организаций;

Организация и координация единого процесса документооборота в муниципальном образовании с обеспечением централизованного контроля перемещения и исполнения документов;

Исключение случаев потери документов и волокиты при их рассмотрении;

В целом, повышение исполнительской дисциплины по муниципальному образованию;


Главное – улучшение имиджа органов местной власти.

главы СМС о внедрении СЭД;
- приведение к нормативам деятельности

ДОУ СМС (инструкция по делопроизводству, административный регламент, сводная номенклатура дел, и пр.);
- подготовка регламента применения СЭД, технических регламентов, инструкций, протокола о взаимном признании ЭЦП;

Организационные:
- расширение перечня выполняемых делопроизводственных функций и их перераспределение между секретариатом, канцелярией и машбюро ОМС;
- доукомплектация и повышение квалификации сотрудников ДОУ ОМС, муниципальных учреждений, СМС сельских поселений путем организации постоянных учебных курсов.

Технические:
- оснащение рабочих мест и сервера оборудованием, ПО, сетью;
- внедрение СЭД, обучение персонала и переход на «безбумажные» технологии документооборота;
- внедрение новых технологических решений для повышения производительности и качества работы с документами и поручениями,

ОМС и во всех городских учреждениях:

Формирование, сканирование и хранение

оригинала документа - в месте регистрации (канцелярии ОМС и учреждений);

Каждый оригинал документа имеет свою электронную копию в электронном архиве соответствующей СЭД;

Оригинал документа не подлежит передачи в руки (кроме «первого» рассмотрения);

Конфиденциальность перемещения документа внутри МО - только средствами СЭД (интранет/ интернет), в виде электронной копии, без факсов и курьеров;

Прямая пересылка «регламентных» документов без промежуточного рассмотрения документов «первыми лицами», прямо адресатам;

организации муниципального электронного документооборота:
Координация муниципального документооборота силами специального органа

(служба «одно окно»);
Организация централизованного контроля за исполнением документов и поручений руководства ОМС, с принятием действенных мер воздействия в отношении нарушителей правил, сроков рассмотрения и исполнения, в.т.ч. должностными лицами и делопроизводителями муниципальных учреждений;
Повышение квалификации сотрудников делопроизводственных служб ОМС и учреждений с целью расширения перечня и объема выполняемых операций с документами;
Оснащение делопроизводственных служб необходимым инвентарем, кадрами, наделение необходимыми полномочиями;
Закупка администрацией и учреждениями оборудования и программного обеспечения, привлечение квалифицированных специалистов для корректировки документооборота, внедрения СЭД, обучения персонала;

с модемом, принтер-сканером или МФУ, доступом в Интернет;

Внедрение СЭД

в ОМС (10-15 мест) и в муниципальных учреждениях и предприятиях (по 1 раб. месту), с настройкой работы электронной почты по коммутируемому доступу в интернет;

Настройка рабочих мест делопроизводителей в СМС сельских поселений для работы с электронной почтой по коммутируемому доступу в интернет ( ПК+MS Outlook);

Использование новых технологий для обеспечения «безбумажного» документооборота:
Использование интранет- и интернет-технологий для взаимной пересылки документов и поручений
Поточное сканирование документов
Использование ЭЦП
Шифрование отдельных пересылаемых документов
Web-доступ к своим документам из любой точки мира

контроля

Соответствие российским нормативам делопроизводства

Эргономичность

Экономичность

«одного окна», т.е. централизованного приема документов граждан для решения

вопросов собственности на землю и недвижимость, переоформлению пенсий и пособий и пр. за одно посещение;

Создаются условия для взаимной оперативной пересылки документов с вышестоящими (госсоветом, аппаратом президента, кабмином) и нижестоящими (сельскими СМС) органами власти;

Реализуется возможность получения по e-mail писем и жалоб от граждан, организаций и им пересылка официальных ответов;

за счет использования СЭД и регламентации сроков рассмотрения документов;

Экономия

рабочего времени должностных лиц за счет ускорения поиска нужных документов, их «истории» и прямой рассылки регламентных документов;

Повышение уровня информационной безопасности за счет пересылки документов по e-mail, «сужения» доступа к документам, применения новых технологий защиты документов;

Повышение исполнительской дисциплины за счет четкого учета поручений и разграничения ответственности при их исполнении;

Централизованное управление процессом делопроизводства, снижение внутреннего документооборота,

Экономия бумаги и расходных материалов.

со стороны граждан в адрес органов местного самоуправления

Создание условий

для расширения налоговой базы в МО – контроль за регистрацией права на недвижимость

Следствие: Улучшение авторитета и имиджа органов местного самоуправления