Презентация на тему Аналитические функции секретаря

выступлений руководителя. – М.: Бератор - Пресс, 2003. С.

94-101.
Митченко О.Ю. Требования к рефератам и аннотациям на издания и документы. // Секретарское дело. 2005. № 1. С.16-19.
Наумова С.В. Управление информацией.// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2005. № 1. С.58-60.
Поль Л. Сопер. Основы искусства речи./ Пер. с англ. – Ростов н/Д.: Феникс, 2002. – 448с.
Румянцева С.А. Информационное обеспечение деятельности руководителя.// Справочник секретаря и офис-менеджера. 2006. № 11. С. 16-20.
Янковая В.Ф. Поиск информации для руководителя.// Секретарь-референт, 2002, № 5.
Янковая В.Ф. Аналитический обзор для руководителя.// Секретарь-референт, 2002, № 6.

функций секретаря является сбор, анализ и обобщение информации по

заданию руководителя. Такую работу нередко приходится выполнять в течение ограниченного времени, поэтому умение быстро найти необходимую информацию и соответствующим образом ее обработать – одно из важнейших профессиональных качеств секретаря.
Необходимая руководителю информация может содержаться в различных источниках.

на нее как можно меньше времени и сил, секретарю

необходимо владеть сведениями общего характера:

хорошо знать структуру организации, характер и направления ее деятельности, хорошо представлять содержание деятельности подразделений, их компетенцию;
представлять, какая информация создается, обрабатывается, хранится в подразделениях организации, кто из работников владеет той или иной информацией;
знать основные источники информации, которая может потребоваться руководителю, место их нахождения и особенности использования;
знать, в какой информации руководитель нуждается постоянно, и иметь налаженную систему сбора и обработки этой информации, быть готовым удовлетворять любые незапланированные информационные запросы руководителя.

нормативные правовые акты, касающиеся деятельности организации;
управленческая документация организации (документы

вышестоящих органов, поступающие в организацию, плановая, отчетная, распорядительная, информационно-справочная, техническая и др. документация организации);
публикации в периодической печати (газетах, журналах), сообщения в радио- и телепередачах, прямо или косвенно затрагивающие вопросы деятельности организации;
научная и техническая литература по проблемам, касающимся деятельности организации;
справочники деловой информации об организациях, предприятиях, фирмах, экономической, культурной и другой информации.

из официальных справочных изданий:
«Российская газета»,
"Собрание законодательства Российской Федерации",

"Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации",
"Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти"
правовые базы данных – "Гарант", "Консультант Плюс", "Кодекс"

архиве организации;
в канцелярии, секретариате, общем отделе или управлении делами;

в ведомственном архиве (архиве учреждения)
в структурном подразделении у специалистов, которые занимаются решением тех или иных вопросов.

публикациями в периодической печати, радио- и телепередачах.
В обязанности

секретаря входит работа по ознакомлению с публикациями в профильных газетах и журналах.
Работа по отбору и анализу публикаций может вестись секретарем постоянно или выполняться по конкретному заданию руководителя, то есть носить разовый характер.
Эту работу на высоком профессиональном уровне выполняют действующие на информационном рынке компании, специализирующиеся на сборе и обработке информации по запросам организаций.

деятельности организации
Секретарю, работающему в организации, занимающейся научными проблемами, иногда

поручают задания по сбору информации из научных изданий - сборников статей, монографий, реферативных журналов.
Вся эта работа выполняется либо непосредственно в научной библиотеке, либо с помощью Интернета, заказа литературы по телефону или межбиблиотечному абонементу.
Самый большой электронный каталог информационных ресурсов в Интернет - это каталог Российской государственной библиотеки: http://www.rsl.ru (4,2 млн. источников).

экономической, культурной и другой информации.
К числу справочников, которые всегда

должны быть под рукой у секретаря, относятся:
телефонный справочник организации;
список сотрудников организации с их адресами и телефонами;
список организаций, с которыми имеются постоянные деловые контакты, с их телефонами и адресами, включая банковские учреждения, вышестоящие организации и др.;
списки фирм, осуществляющих сервисное обслуживание, продажу канцтоваров, оргтехники и т.п. с адресами, телефонами, банковскими реквизитами;
городские телефонные справочники типа «Весь Владивосток»,
карта города, при необходимости - дорожные карты и атласы.

Одна из самых популярных поисковых систем Интернета – AltaVista

(http://www.altavista.com). Система появилась в 1995 г. и принадлежит компании Digital. Ее объем составляет порядка 30 млн. web-страниц. Система поддерживает поиск на 25 языках, в том числе и на русском.
Rambler (http://www.rambler.ru) – одна из самых молодых российских поисковых систем (осень 1996 г.), но и самая мощная в российской части Интернета, ее объем – более 2 млн. web-страниц. 
Яndex (http://www.yandex.ru) – эта поисковая система, разработанная для Интернета с учетом особенностей русской морфологии, ее объем около 2 млн. web-страниц.

структур России с адресами: правительство, министерства, парламент. Верховный и

Конституционный суд.
www.cbr.ru — сервер Центробанка России: информация о банке, описание банкнот, база данных по памятным монетам, признаки подлинности банкнот.
www.nalog.ru — формы налоговой отчетности, разъяснения Министерства по налогам и сборам, тексты законов, ответы на вопросы по заполнению налоговых деклараций.
www.riakornpass.ryazan.ru - сервер правовой информации "Референт- web».
www. Translate. ru — online переводчик.
www.fly.ru - расписание рейсов самолетов по СНГ, справки о наличии мест, тарифы, заказ билетов.
www.gramota.ru - справочная служба русского языка, интерактивные словари.
www. meteo.infospace.ru - погода в мире

необходимы:
Словари: русского языка – толковый, орфографический; иностранных слов.
Не

помешает в работе и энциклопедический словарь.
Если руководитель выезжает в зарубежные командировки или организация принимает у себя иностранных представителей, будут необходимы путеводители и справочники по странам мира, разговорники.
Всегда под рукой должна быть инструкция по делопроизводству, инструкции по эксплуатации офисного оборудования, а также рабочий блокнот и ежедневник.

из какого либо текста или документа.
Обзор – сжатое сообщение

о ряде объединенных общей темой явлений.
Отчет – сообщение, доклад о своих действиях или работе.
Справка – сведения, полученные после поисков, в ответ на запрос.
Таблица – сведения, расположенные по графам.
Аннотация – краткое изложение содержания книги, статьи и т.п.
«Краткая характеристика книги, статьи или рукописи, сочинения, излагающая их содержание (обычно в виде перечня главнейших вопросов) и дающая иногда их оценку".
Аннотировать – составлять аннотацию чего либо.

справочные и рекомендательные (существует рекомендательная аннотация в целях рекламы

и пропаганды лучших произведений печати)
2. способу характеристики документов - подразделяются на общие, аналитические и групповые.
3. по объекту аннотирования - на произведения печати по естественным, техническим и общественным наукам и отраслям народного хозяйства, с одной стороны, и на произведения художественной литературы - с другой.

т.п., а также доклад с таким изложением.
Критерий различения "краткой

характеристики содержания" (аннотации) и "краткого изложения содержания" (реферат) давно определил М.В.Ломоносов.
Для него реферат не просто "экстракт" содержания книги, подобно аннотации, а "экстракт" как отражение содержательного приращения знания (науки), т.е. новой, ценной и полезной информации.

информации (информативный реферат, реферативная аннотация, расширенный реферат),
форме представления

(анкетные или позиционные рефераты, табличные рефераты, рефераты телеграфного стиля, схематические рефераты);
методу изложения информации в реферате (реферат-экстракт, перефразированный реферат, синтезированный реферат);
способу подготовки (ручной, автоматизированный);
количеству охваченных рефератом источников (монографический, сводный);
авторскому исполнению (автореферат, реферат, составленный другим человеком - референтом).

выступления;
— продолжительность и вид выступления;
— необходимость подготовки для выступления

дополнительных информационно-демонстрационных материалов;
— время и место выступления.

определить, какие материалы использовать в процессе подготовки текста, и

набросать список информационных источников.
Информация о продолжительности выступления позволит секретарю с высокой точностью определить объем текста.
Косвенно на продолжительность выступления укажет его вид - доклад, содоклад, выступление в порядке обсуждения, справка, реплика и т. п
Своевременное сообщение секретарю времени и места выступления позволяет правильно распределить время для подготовки.

до предполагаемой даты выступления.
Пример расчета времени на подготовку

выступления

обдумывание содержания выступления,
разработку и написание плана выступления,
разработку

и написание содержания выступления,
представление проекта текста руководителю,
внесение изменений и уточнений в содержание выступления, набор и распечатку окончательного варианта выступления,
представление окончательного варианта выступления руководителю.

имеющиеся в вашем распоряжении материалы.
Затем составьте примерный план

выступления руководителя (по пунктам).
Сгруппируйте материал в соответствии с пунктами намеченного плана выступления.
Не забудьте об обращении к аудитории, о вступлении и заключении.
Подытоживайте каждый раздел выступления одним - тремя выводами.
Выделите в плане ключевые моменты речи, на которых целесообразно остановиться подробнее.
Проверьте также наличие логической связи между всеми пунктами и подпунктами плана.

коротко остановиться на том, что послужило толчком к данному

выступлению.
В каждом разделе выступления предусмотрите: введение в раздел, констатация, аргументация, кульминация, выводы по разделу, логический переход к следующей части выступления.
Предложения в тексте должны быть простыми.
Избегайте использования в тексте малознакомых аудитории слов.
Каждую мысль излагайте последовательно.
Ссылайтесь в тексте на примеры из практической деятельности вашего предприятия.
Не злоупотребляйте цифрами.
Избегайте пространных цитат.
Усильте концовку текста выступления обобщающими аргументами и точными завершающими фразами.

черновика секретарю необходимо выполнить следующее:
1. Бегло ознакомиться с объемом

и содержанием правки руководителя и определить, сколько времени потребуется для доработки текста выступления.
2. Внести в электронную версию первоначального "текста все изменения и исправления, сделанные руководителем. Обратить внимание на структуру текста (она должна сохранить логику).
3. Включить в текст дополнительную информацию на основе письменных указаний руководителя.
4. Произвести проверку уточненного варианта текста на наличие ошибок, исправить их.
5. Сохранить файл, сделать копию файла на носитель.

обзор (реферат) - сокращенное изложение содержания первичных документов с

основными фактическими сведениями и выводами. Аналитические обзоры составляются на основании книг, статей, газетных и журнальных публикаций, управленческих документов и других источников информации.

информация должна быть представлена в сжатом и систематизированном виде.
Хороший

аналитический обзор должен содержать ответы на следующие вопросы: кто совершал, что, где, когда и с какой целью совершалось
В начале аналитического обзора помещается перечень первичных источников информации, на основании которых он составлен.
Перечисление источников информации может опускаться, если исходные книги или копии документов прилагаются к аналитическому обзору.

от заглавия реферируемого документа, если:
аналитический обзор составляют не на

языке реферируемого документа;
аналитический обзор составляют на часть документа (в этом случае заголовок отражает содержание реферируемой части документа);
заголовок документа не отражает содержания документа или аналитического обзора;
аналитический обзор составляется на основании нескольких источников.

затем раскрываются его конкретные или частные стороны.
Выводы (оценки,

предложения), содержащиеся в источниках, также следует отразить в аналитическом обзоре и указать область их применения.
Аналитический обзор должен быть лаконичным и точным.
В аналитическом обзоре следует применять стандартизованную терминологию.
Объем обзора определяется содержанием документа, количеством сведений и их научной ценностью или практическим значением.