Слайд 2
ВРЕМЯ – ЭТО МАТЕРИАЛ, ИЗ КОТОРОГО СДЕЛАНА ЖИЗНЬ
Каждый человек обладает целым рядом ресурсов: финансовыми, интеллектуальными, корпоративным,
семейным, временным. Все они восполнимы, кроме последнего.
ВРЕМЯ НЕ ВОСПОЛНИМО.
Каждый человек ежедневно должен выбирать между двумя ресурсами: ВРЕМЕНЕМ И ДЕНЬГАМИ. Сделать так, что бы каждая минута ВРЕМЕНИ вбирала в себя как можно больше ДЕНЕГ помогает «проактивный» подход к своей деятельности
Каждый человек может выбрать между «ПРОАКТИВНЫМ» и «РЕАКТИВНЫМ» подходом.
«РЕАКТИВНОСТЬ» - жизнь как река – куда понесет – туда и поплывем
«ПРОАКТИВНОСТЬ» - моя жизнь – «МОЯ ЛИЧНАЯ КОРПОРАЦИЯ» - я управляю ею и стараюсь делать это максимально эффективно.
Каждый человек имеет СВОБОДУ ВЫБОРА – это жизненный SWOT- анализ – мы все зависим от внешних возможностей и угроз, которые предоставляет нам жизнь, однако только мы сами формируем, оцениваем и преодолеваем свои слабости и развиваем свои силы.
Каждый человек несет ОТВЕТСТВЕННОСТЬ за то, как он строит свою жизнь.
ВРЕМЯ ЖИЗНИ – это ВРЕМЯ РАЗВИТИЯ.
Слайд 4
Средняя стоимость моего времени
Мой среднемесячный доход ____ рублей
($месяц)
Средняя стоимость моего дня при расчете 30 дней в
месяце ___ рублей ($день = $месяц/30)
Средняя стоимость моего часа (за вычетом времени на сон) ___ рублей ($час = $день/бодр)
Средняя стоимость 1 минуты моего времени
____ рублей ($минута = $час/60)
Средняя стоимость 5 минут моего времени
_____ рублей ($минута × 5)
Средняя стоимость 10 минут моего времени
_____ рублей ($минута × 10)
Слайд 5
Стоимость моего рабочего времени
В среднем я работаю ____
дней в месяц (РД ~ 22),
____ рабочих часов
в день (РЧ ~ 8).
Средняя стоимость моего рабочего дня _______ рублей ($деньР = $месяц/РД)
Средняя стоимость часа моего рабочего времени ________ рублей ($часР = $деньР/РЧ)
Средняя стоимость 1 минуты моего рабочего времени _____ рублей ($минутаР = $часР/60)
Средняя стоимость 5 минут моего рабочего времени _____ рублей ($минутаР × 5)
Средняя стоимость 10 минут моего рабочего времени _____ рублей ($минутаР × 10)
Слайд 7
Шаг 1. Мотивация – методы настройки
Якоря для настройки
Метод
«швейцарского сыра»
Съедайте 1 «лягушку» в день
Дробите «слонов» на бифштексы
Поощряйте
себя
Заполните табличку ежедневных дел
Календарик – «пинарик»
Слайд 8
Как начать работать
Просыпайтесь рано
Выберите цитату дня
Нет неудач, есть
опыт!
Помогайте другим
Просто начните делать!
Слайд 9
Работоспособность
С 6 до 7 утра – «окно», когда
лучше всего работает долговременная память, вся полученная информация в
этот промежуток усваивается легко.
С 8 до 9 включается логическое мышление, это наиболее подходящее время для любой деятельности, связанной - одновременно - с запоминанием и аналитикой.
С 9 до 10 утра – оптимальные часы для работы с информацией и статистикой.
С 11 до 12 дня эффективность интеллектуальных функций снижается, стало быть, можно переключить внимание на что-нибудь отвлеченное. Например, послушать музыку.
С 13 до 14.00 – самое подходящее время для обеда.
С 12.00 до 18.00 – идеальное время для активного труда. Труд в более поздние часы вынуждает мозг работать на износ. Первые признаки такого перенапряжения – сложности с засыпанием.
С 21.00 до 23.00 происходит наиболее полный отдых ума и нервной системы.
С 23.00 до 1 часа ночи, во сне, идет активное восстановление тонкой энергии.
Слайд 10
Засыпать и просыпаться
1 . Найдите свою причину рано
просыпаться.
2. Старайтесь ложиться спать всегда в одно и то
же время. Даже в выходные. Назначьте конкретное время для сна.
3. Сделайте спальню приятным местом для отдыха. Начиная от обоев на стенах и заканчивая постелью.
4. Не ждите, если вы уже хотите спать. Почувствовали сонливость в 10 вечера и у вас уже нет дел – не ждите 11 или 12-ти. Отправляйтесь в постель, иначе вы можете упустить момент и перебить сон.
5. Правильная одежда для сна. Одежда должна быть удобной и не причинять вам неудобств.
6. Засыпайте со счастливыми мыслями. Не прокручивайте в голове подготовку к сдаче экзамена или проекта. Держитесь подальше от интернета и телевизора.
7. Примите ванну перед сном. Можно с лавандовым маслом — очень расслабляет.
8. Полностью погасите все источники света. Лучше всего спать в полной темноте.
9. Найдите правильную мелодию для будильника. Она не должна быть слишком мягкой. Но и слишком резкую и громкую тоже лучше не выбирать.
10. Удобная одежда для утреннего подъема. Это может быть халат, тапочки или теплые пушистые носки-зверушки (очень актуально зимой, когда из постели особенно не хочется вылазить).
12. Взбодритесь. Якоря настройки
Слайд 11
Засыпать и просыпаться
Вы «целое» или «половинка»? На какое
время заводить будильник?
Не следует спать днем больше 45 минут;
Не
следует принимать алкоголь за 4 часа до отхода ко сну;
Не следует пить кофеиносодержащие напитки (чаи и кофе) и продукты (шоколад) за 6 часов до сна;
Не следует принимать острую пищу за 4 часа до отхода ко сну.
Слайд 14
СИСТЕМА БАЛАНСА
В – стратегический план
А – действие –
сосредоточимся на главном
L – обучение – любая форма
Е –
физическая нагрузка
R – отдых – у каждого свой якорь для отдыха
Т – размышления
Слайд 15
Шаг 2. Рабочий день
Выделяйте 10 минут вечером или
утром на создание полной обзорной картины задач на день
При
планировании в ежедневнике используйте различные цвета, закладки, стикеры
Заведите «стратегическую картонку»
В плане дня разделяйте «жесткие», «гибкие» и «бюджетируемые» задачи
Делайте список гибких задач результато-ориентированным
Выделяйте 2-3 приоритетных задачи и начинайте работу с них
При планировании жестких задач оставляйте резервы времени
Согласовывайте с Вашим партнером нормы пунктуальности
Запасайтесь избыточной информацией, поскольку все пойдет не по плану
Слайд 16
Рабочие задачи
Задачи
Жесткие
Гибкие
Бюджетируемые
Встречи
Презентации
Совещания
Не привязанные
к жесткому
Времени
(позвонить N,
узнать
точное
время презентации)
Крупные приоритетные
задачи у которых
нет жесткого
времени решения,
но требующие
большого
временного ресурса
Слайд 17
Алгоритм планирования дня
Составьте список гибких задач
Выделите 2-3 приоритетных
задач
Запланируйте жесткие встречи на временной сетке
Забюджетируйте время для приоритетных
задач
Время между жесткими встречами заполняйте гибкими задачами, начиная с красных задач.
Слайд 18
Приоритизация задач
Приоритетные задачи
Безотлагательные
Уточняющие
Влияющие на
стратегические
бизнес-процессы
Требующие уточнения
действий
подчиненных
или
линейных сотрудников
Слайд 19
Планирование –лайт: составление списков
1. Мое расписание. На целый год,
день за днем.
2. Список дел. Стандартный список дел у меня
организован по месяцам, по неделям и по дням, дела имеют три степени важности: A, B, C. Консультант по менеджменту (и «деляга») Айви Ли, говорят, продал эту идею помощнику миллиардера-промышленника Эндрю Карнеги Чарльзу Швабу за $25 тыс. Швабу она помогла. И помогает практически всем, кто пользуется ею сейчас.
3. Звонки. Мой третий список — кому нужно позвонить. Построен в алфавитном порядке.
4. Планировщик совещаний. Это просто отдельная страница для каждого, с кем я много общаюсь, где я набрасываю вопросы, которые хочу с ним обсудить, появляющиеся у меня между нашими встречами и разговорами.
Слайд 20
Еще несколько советов
Времяблоки
Польза от «обрезков»
Сортируются факты по принципу
«нужно - не нужно»
Видеть главное, не обращая внимания на
негативные обстоятельства
Но… учитывая их
Оценивать ключевые параметры
Слайд 21
Планирование «жестких» встреч
ВСЕГДА Закладывайте резервы времени (дорога, вспомогательные
дела, организационные нестыковки)
Разумная пунктуальность: «вовремя», «академическое опоздание», «гибкое начало»
Принцип
«информационной избыточности»: схема проезда, расчет времени на дорогу, вопросы контрагенту
Слайд 22
Шаг 3. ИНФОРМАЦИЯ
Спланируйте ритм и методы чтения деловой
и другой серьезной литературы
Отфильтруйте информационный мусор, получаемый из СМИ
Настройте
автофильтрацию электронной почты
Используйте папки электронной почты как способ планирования «день-неделя»
«Выращивайте» порядок в документации методом ограниченного хаоса
Заведите творческую картотеку для материализации мыслей
Организуйте информационное пространство в соответствии со структурой внимания человека
Выделите на столе «сигнальную область», входящий и исходящий накопители, контекстные лотки и контрольные лотки по методу «День-Неделя»
Слайд 23
Чтение
Покупайте книг больше, чем реально читается
Читайте книгу под
задачу
Читайте с начала, но не до конца
Обеспечьте себе возможность
возвращаться к информации
Применяйте сразу
Расставляйте приоритеты в ходе чтения
Слайд 24
Телевизор и новости
Бюджетируйте время просмотра телевизора в неделю
Выделяйте
в программе те передачи, которые хотите посмотреть
Записывайте интересующие вас
передачи
Снижайте количество телевизора – как фона
Спрячьте пульт дистанционного управления
Слайд 25
Интернет-новости
Структурируйте ту информацию, которая Вам необходима для работы
Определите
сайты, которые Вы будете просматривать и создайте папку новости
Сохраняйте
необходимую информацию, создав свою классификации информации
Не забывайте актуализировать информацию, указывайте сайты и даты сохранения
Слайд 26
Электронная почта
Автофильтры для спама или ручное удаление
Проблема «конвертика»
Автоматическая
сортировка почты
Корпоративная этика рассылки писем
5. Папка «Входящие» - не
более 20писем
6. Наличие контекстных папок
Слайд 28
ОБЛАСТЬ БЛИЖАЙШЕГО ВНИМАНИЯ
Как организовать пространство
ЦЕНТР ВНИМАНИЯ
ПРИБЛИЗИЛИ
АКТУАЛЬНЫЙ
ДОКУМЕНТ
ОБЯЗАТЕЛЬНО
ОТДАЛИЛИ
НЕАКТУАЛЬНЫЙ,
СОХРАНЯЯ 5-9 ДОКУМЕНТОВ
В ОБЛАСТИ БЛИЖАЙШЕГО
ВНИМАНИЯ
ОБЛАСТЬ
ДАЛЕКОГО ВНИМАНИЯ
Слайд 29
Рабочий стол
Контекстные лотки для
документов
Контрольные
лотки
для документов
Исходящий
накопитель
документов
Мотивирующие:
фото,
плакаты
и т.д.
Доска планирования
Телефон
канцелярия,
Калькулятор
Справочная
литература
Центр внимания
-монитор
Подсознательная
сигнальная
область
Входящий
накопитель
документов
Сигнальная область
Слайд 30
Шаг 4. Поглотители времени
Проведите сплошной учет вашего
времени в течение 2-3 недель
Сформируйте 2-3 показателя вашей
эффективности и отслеживайте их в динамике
Планируйте наполнение транспортного времени и времени командировок
Имейте сценарии на случай технических форс-мажоров
Применяйте техники организации совещаний«Точите топор», используя для этого любые «отходы времени»
Слайд 31
Время в транспорте
Читайте или слушайте аудиокниги
Отдыхайте
Выбирайте нестандартные маршруты
Учитесь
Обдумывайте
КОНКРЕТНЫЙ СПИСОК вопросов
Делайте исходящие звонки
Слайд 32
Время в командировках
Определите и используйте «кайросы»
Запланируйте работы на
транспортное время
Запланируйте отдых и работу на вечера
ТЕХНИЧЕСКИЕ СОВЕТЫ
Заведите командировочный
комплект
Избегайте багажа в самолетах
Запаситесь избытком информации
Заведите «карточку города» (координаты постоянных контрагентов, гостиниц, служб доставки еды, авиабилетов, пересчет валют, полезные заметки)
Слайд 33
Что делать в форс-мажоры?
Разгребать завалы
Создать резервные копии информации
Искать
альтернативные сценарии
Слайд 34
Техника организации совещаний
Выберите формат
Совещания
Мозговой штурм
Цель: креативно
решить проблему
Планерка
–
Оперативка
Цель: скоординировать
действия членов команды,
довести нужную информацию,
Отреагировать на событие
Стратегическое Совещание
Цель:
обсудить перспективные
направления принять
решения по долгосрочным
вопросам
Правила
Сначала
«генерация
идей» и их
фиксация,
а только
потом - критика
Жесткий порядок
выступлений
2. Список стандартных вопросов
3. «Гениальные» идеи
не озвучиваются, а фиксируются
и выносятся на стратегическое
совещание
1. Жесткий порядок
выступлений
2. Список стандартных
вопросов
3. Наличие в явном виде
прописанных критериев
принятия решения
Слайд 35
Определите круг участников
Лидер – принимающий решения
Выступающие
Модератор – направляющий
ход дискуссии
Секретарь – фиксирующий все мысли и составляющий протокол
Слайд 36
Определите список вопросов и длительность совещания
Техника «пирог времени»
Слайд 37
Организуйте обстановку, оборудование и рассылку материалов
Описание проблемы по
которой необходимо принять решение
Затребуйте 2-3 варианта решения
Наличие флипчарта, проектора,
бумаги
Используйте схемы
Зафиксируйте и разошлите принятые решения
Слайд 38
Шаг 5. ТМ-отдых
Сделайте отдых в те в течение
рабочего дня ритмичным
Обеспечивайте максимальное переключение
Используйте «творческую лень»
Повысьте эффективность сна
Выделяйте
время на «переживание момента»
Слайд 40
Максимальное переключение
Отдых – есть перемена занятий
В.И. Ленин
Оценка сценариев
отдых (5-балльная шкала)
1 балл – оставаясь на рабочем месте
в той же позе, глядя в компьютер, напрягая интеллект – ПОЧИТАЕМ ЧТО-ТО НЕ ПО РАБОТЕ
2 балла - оставаясь на рабочем месте в той же позе, не глядя в компьютер, поговрим с коллегой на нерабочие темы
3 балла – дойти до «курилки», выпить чаю с коллегами, обсудить рабочие и нерабочие темы
4 балла – выйти из офиса на улицу, полностью отключиться от офисной среды
5 баллов - выйти из офиса на улицу, сделать несколько упражнений, полностью отключиться от рабочих проблем
Слайд 41
Творческая лень
Правила творческой лени:
Если лениться, на 100%
Хочу лениться
и буду это делать
Перед началом творческой лени загрузить мозг
информацией по важной проблеме
Не думайте об этой проблеме во время творческой лени
Слайд 42
Где взять время на организацию тайм-менеджмента
3 правила организации
ТМ:
Используйте любые «отходы времени»
Создайте четкий ритм ТМ-программ. Лучше 15
минут ежедневно, чем большими наскоками
Неделя «внедрения добродетелей»
