Презентация на тему Документационное обеспечение управления

http://www.archives.ru сайт Федерального архивного агентства (Росархива)

архивное дело. Термины и определения
ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы

документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования
Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: ВНИИДАД, 1991
Основные правила работы архивов организаций. – М.: 2002
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. 2005
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477

Кузнецова Т.В. и др. Делопроизводство: (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Издания не ранее 2004 г.
Организация работы с документами

понятий в области делопроизводства и архивного дела.

Термины, установленные настоящим

стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу

Термины и определения

Официальный документ

Документ личного происхождения

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке

(Ндп. личный документ)
Документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей

(ДОУ)– отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с

официальными документами

дело – „собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу”

XVII век
делопроизводство – „дело производить”, „делать дело ”, решать вопрос

дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Подписание

Утверждение

Документооборот

Информационно- справочная работа

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

С ДОКУМЕНТАМИ

Хранение

технологиях и о защите информации»

„Информация – сведения о

лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления”

„Документированная информация - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать”

информации во времени и/или в пространстве
информационная
социальная
политическая
коммуникативная
управленческая
правовая
учетная
функция исторического источника
культурная

перспективных целей своего функционирования и развития
установление
внедрение
поддержание
оптимизация

единого порядка

обращения с документами и используемой для их создания информацией

документами сосредоточены в ведении одного структурного подразделения или одного

сотрудника

Выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях

Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения

совершенствование форм и методов работы с документами
Обеспечение единого порядка

документирования
Организация работы с документами
Организация работы с информационно-поисковыми системами
Контроль исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив
Сокращение документооборота
Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации
Разработка и внедрение прогрессивных технологий делопроизводства

ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение

в них изменений
2. Разработка и проектирование бланков документов
3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов
4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов
6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству
7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок
8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения
9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации
10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан
11. Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях
12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины
13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации
14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива
15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства
16. Организация и автоматизация рабочих мест, организация условий труда сотрудников службы делопроизводства

организации
Структура организации (количество подразделений, численность аппарата управления, общая численность

работающих)
Объем документооборота
Наличие подведомственной системы (организаций, филиалов, отделений, представительств)
Характер взаимоотношений между центральным органом управления и подведомственной системы

самоуправления, общественные организации

РФ
Постановления и распоряжения Правительства РФ
Законодательные акты субъекта РФ, на

территории которых действует организация
Нормативные акты межведомственного характера, издаваемые федеральными органами исполнительной власти
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной документации
Унифицированные системы документации
Государственные стандарты
Технические регламенты
Правовые акты нормативного и инструментального характера, методические документы предприятий

система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения, общие требования

к документам и службам документационного обеспечения 1991
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 (Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2005)
ГОСТ Р ИСО 15489-1— 2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
Основные правила работы архивов организаций 2002
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения 2000

руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право

на издание распорядительных документов;
права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процессах работы с документами;
виды применяемых бланков и порядок их использования;
порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;
порядок движения основных видов документов;
обязательные требования к оформлению документов;
порядок работы с документами.

о службе ДОУ



Инструкция по делопроизводству
Альбом унифицированных форм документов, применяемых

в деятельности учреждения

Табель унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения

Инструкции о порядке работы с обращениями граждан

Подписание

Утверждение

Документооборот

Информационно- справочная работа

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ

С ДОКУМЕНТАМИ

Хранение

установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических

документах

Организация работы с документами – обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях, и хранения

их создания или получения до завершения исполнения или отправления

Прием

Регистрация

Исполнение

Контроль за исполнением

Распределение

Отправление

документов
Исключение необоснованных возвратных движений при прохождении документа
Организация предварительного рассмотрения

поступивших документов (до передачи их на рассмотрение руководителем)

Однократность регистрации документов, поступивших в организацию и отправляемых из организации

Вынесение конкретных резолюций, по возможности точно определяющих исполнителя, поручение, срок исполнения

Устранение необоснованных согласований, организация параллельного согласования, сокращение времени на согласование документа

Делегирование руководителем права подписывать документы своим заместителям и руководителям структурных подразделений

Выполнение технических операций по обработке и передаче документов техническим персоналом

Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки

Выделение среди других так называемых „нерегистрируемых документов”

сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и

установленным порядком оформления.

Орган управления или должностное лицо, выпускающее документ, обязаны:
⮚ соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства
⮚ издавать документы только в пределах своей компетенции
⮚ соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов

в управленческой деятельности

типизация форм документов

снижение трудовых и материальных затрат

на подготовку и оформление документов

достижение единообразия информационных баз

приведение их к единообразным правилам оформления. С помощью унификации

устанавливают единые правила составления и оформления документов.
Стандартизация – это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению
Унифицированная система документации – система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы

документации;
внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках УСД субъектов Федерации и отраслевых УСД;
введение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;
разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;
разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

предприятия (организации, учреждения);
Документация по ликвидации предприятия (организации, учреждения);
Документация по

приватизации государственных и муниципальных предприятий (организаций, учреждений);
Документация по распорядительной деятельности предприятия (организации, учреждения);
Документация по организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения);
Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности предприятия (организации, учреждения);
Документация по приему на работу;
Документация по переводу на другую работу;
Документация и по увольнению;
Документация по оформлению отпусков;
Документация по оформлению поощрений;
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Классификация управленческих документов по ОКУД

разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками
–

регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию задач, поставленных перед ним, и получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему

– передача информации от одного адресата другому, фиксация каких-либо сведений

учредителей
⮚ учредительный договор
⮚ устав организации
⮚свидетельство о регистрации в регистрационной

палате
⮚свидетельство о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховом фонде
⮚положение об организации

⮚постановления
⮚решения
⮚приказы
⮚распоряжения
⮚указания

⮚протокол
⮚докладная записка
⮚объяснительная записка
⮚переписка: письмо, телеграмма, телефонограмма, факс, электронное сообщение
⮚представление
⮚заявление
⮚акт
⮚справка
⮚сводка
⮚отзыв
⮚список, перечень

⮚штатное расписание
⮚положение о коллегиальных и совещательных органах
⮚положение о структурном подразделении
⮚правила внутреннего трудового распорядка
⮚регламент работы
⮚инструкции по видам деятельности
⮚должностные инструкции
⮚правила, памятки